“放管服”和内控结合下高校科研耗材采购全流程管理

林巧利

【摘要】在科研“放管服”和内控结合下，既要有力地接住“放”，也要全力地做好“服”，提高科研经费使用效益，但又不能让“管”流于形式，造成内控风险。文章以高校科研耗材采购为研究对象，从耗材范围界定、耗材采购的风险识别入手，从单位层面完善制度建设，明确高校耗材采购的主体责任，建立科研诚信评价体系；从业务层面具体剖析高校耗材采购预算编制、意向公开、采购实施、验收管理、经费报销等流程，阐述如何实施高校科研耗材采购全流程管理，着力防范科研耗材采购风险，为提升科研经费使用效益和科研人员工作的开展保驾护航。

【关键词】内部控制；科研经费；耗材采购

【中图分类号】F406.72

一、引言

一直以来党中央和国务院高度重视科研创新活动，在科研领域推行“放管服”等相关政策，持续激发科研人员的创造性和创新活力，如2021年发布的《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国办发〔2021〕32号）中提出扩大科研项目经费管理自主权、减轻科研人员事务性负担，让科研人员把更多的时间投入实验等创造性活动中。高校作为承担科研项目的重要组成机构，其性质决定了必须同时遵守《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》，要做到明确关键控制节点和风险评估要求，提高内部控制的针对性和有效性。

耗材是科研经费开支中的常规项目，具有种类多、消耗快、购买起点低、事后难以核对的特点。在“放管服”政策之后，部分高校科研人员过于自我松绑，认为耗材可以自由采购，无须接受监督，要求财务国资等部门“放开”“放行”。这种行为正是高校内部控制业务层面的风险点之一，应该受到关注并采取有效措施防范风险，从强化服务的角度全面梳理再造流程，以期实现耗材采购方便快捷，防范科研腐败保护科研人员。

二、高校科研耗材采购范围界定及通用做法

（一）界定科研耗材范围

科研耗材是指为开展科研活动而需要的消耗性材料，包括试剂、器皿、电子元件（不含仪器设备类）、原材料、各种低价值的辅助材料等。

（二）科研耗材采购通用做法

传统采购方式是由科研人员自行零星购买，或与供应商签订协议定点供货；信息化普及后，有条件的高校建立了耗材采购平台，打通大型供应商网络渠道，科研人员可在平台范围内选择。由于耗材种类繁多，需求多样，更新快速，且因为部分特殊实验材料、试剂受到管控等，在实际操作中，高校一般采用传统方式和平台方式相结合的方法。

三、识别高校科研耗材内部控制风险点

（一）拆单购买，规避采购流程

《中华人民共和国政府采购法》规定了政府采购限额标准，属于中央预算的政府采购项目，由国务院确定并公布；属于地方预算的政府采购项目，由省、自治区、直辖市人民政府或者其授权的机构确定并公布；高校根据规定制定符合本校标准的采购限额。以A校为例，本部门一年内同类耗材累计金额预计大于等于2万元且小于5万元需要通过校内招标流程采购，大于等于5万元的则要通过省政府采购平台公开采购。而有些教师在采购耗材时，为了省时省力存在拆单行为，将同类耗材分批次购买，化整为零将单次购买金额控制在2万元以下，存在以拆单行为规避校内招标和公开招标的风险。

（二）验收环节缺失，虚假采购套取科研经费

验收是对经济业务活动是否真实的一种实质性检验行为。高校教师在使用科研经费采购耗材时，认为金额小、不起眼，习惯性安排经办人包办采购、验收、报销流程，对实际收货中的耗材种类、型号、数量、质量等并未做到逐一核对。而学校国资管理部门一般并未参与耗材的验收，财务部门的职责只是核对报销、验收表单签字等要素是否完整。这就可能存在科研人员在科研经费富余时有侥幸心理，以虚假采购耗材的方式套取科研经费的风险。

（三）质次价高影响科研实验结果，浪费科研经费

科研实验的结果有赖于实验材料的质量和精准性，随意采购的耗材纯度、精度有可能达不到实验要求，从而造成实验结果的不稳定性，甚至可能误导实验结论方向。以A校为例，某科研人员以高于市场价购买的一批试管，壁管四周粗糙，壁管底部不平整，在提取液体实验过程中挂壁现象严重，重复实验几十次才能得到预期结果，既造成试剂、试管的大量浪费，也额外花费时间，耽误科研进度。这就存在耗材质次价高，变相浪费科研经费的风险。

（四）出入库管理无序或缺失

由于科研人员实验工作时间不定，在科研关键阶段加班加点也是常事，有时凌晨时分还在实验室忙碌，而耗材管理员实行正常上下班制，客观上无法满足科研人员随用随领耗材的要求。如果提前领取耗材，也存在数量不确定、试剂活性消失等可能性。由于在实验急需时耗材不够，科研人员和耗材管理人员的矛盾时有产生。现实磨合中，耗材管理人员有时会采取让科研人员自行拿取耗材，过后补办领用手续的方式。这就存在漏记、错拿、耗材外流、账物不实、出入库管理无序的风险。

四、单位层面完善配套措施规范管理科研耗材

（一）建章立制完善配套措施

在科研“放管服”和内控建设要求的结合下，既要有力地接住“放”，也要全力地做好“服”，提高科研经费使用效率，但不能让“管”流于形式，造成内控风险，因此要在制度上先行完善，堵住风险漏洞。全面梳理学校相关规章制度，包括科研经费管理办法、采购管理办法、实验室管理办法，整合与耗材采购相关的规定，制定制度汇编或制度指南。如果已出台的制度不完善，则应出台专门制度进行规范管理，形成操作性强的指导办法。制度中可涵盖使用科研经费购买耗材的范围、采购限额、采购途径等内容，配套发布科研耗材采购全流程图或一览表，内附流程节点、办事时限及岗位责任人，以简洁明了的方式告知经办人耗材采购全流程，方便对照流程图按进度办理相关事项。

（二）明确主体责任

使用科研经费进行耗材采购时应明确主体责任，自上而下建立四级主体责任人分级制度。目前高校普遍实行的是校长负责制，校长作为法定代表人在离任审计、经济责任审计、内部控制建设中承担经济活动的一级责任即第一责任人；分管科研业务的校领导承担科研经费相关领导责任即二级责任人；各部门领导承担本部门科研经费相关责任即三级责任人，如国资部门承担资产管理责任，财务部门承担经费开支责任，科研部门承担科研项目管理责任；科研项目负责人承担科研经费具体责任即四级责任人，如真实性、必要性、合理性等。各级责任人在职责范围内，应该做到强化自我管理，杜绝腐败行为，环环紧密相扣，严格把关重要節点，从底层防控科研耗材采购风险点。

（三）建立科研誠信评价体系

依据科学技术部科研诚信建设办公室2009年出版的《科研活动诚信指南》，结合高校科研活动特点，构建科研人员科研诚信指标体系，将经费开支是否诚信作为一个关键指标赋予相应比重。科研耗材作为科研经费开支的常规项目，数量积少成多，金额可大可小，种类丰富多样，应该由审计监督部门定期进行核查，将核查结果反馈至科研管理部门，计入科研诚信评价体系。确立负面清单和违规次数、金额上限，以规范的体系来约束科研人员的采购行为，引导其树立不敢腐、不能腐、不想腐的科研心态。

五、业务层面实施高校科研耗材采购全流程管理

（一）预算先行

科研人员根据科研项目经费额度和实际需求编制耗材经费本测算说明。财务部门结合高校信息化建设情况，对接科研项目管理系统和财务管理系统，根据科研项目申报时的预算，导入财务系统，分配可用额度。

如果在科研活动实际开展过程中发现耗材需求量大于预算，则由科研项目负责人及时提出申请，进行预算调整。在“放管服”后，科研经费预算调整过程已简化，除设备费用外的其他费用调剂权全部下放给项目负责人，由项目负责人根据科研活动实际需要自主安排。科研耗材属于业务类费用，其调整权限下放至科研项目负责人，行政部门应减少行政干预，转化管理意识为服务意识，对合理的预算调整进行备案并及时更新预算额度。

（二）意向公开

根据财政部《关于开展政府采购意向公开工作的通知》，推行采购意向公开工作有助于提高政府采购透明度，方便供应商提前了解政府采购信息，对于保障各类市场主体平等参与政府采购活动，提升采购绩效，防范和抑制腐败具有重要作用。财政资金是科研经费的重要来源，高校在具体使用过程中，应该设立意向公开起点，履行采购意向公开。

科研耗材采购实行意向公开，有利于扩大供应商范围，增强竞争性，减少科研采购腐败行为，回归科研真实采购需求。以A校为例，当采购金额大于或等于2万元时，使用科研经费采购耗材的部门原则上应在发布采购公告前30日，进行意向公开工作。具体公开内容包括需求部门、耗材种类、数量、规格要求、需求时间、总价等。公开方式有校内采购网页、省政府采购平台公开等。

（三）采购实施

无论采用零星购买还是耗材平台购买的方式，科研耗材具体使用项目的负责人是采购实施行为主体，是采购事项的发起人，有责任跟进全程，推动采购顺利进行。采购环节上的各个行政部门根据职责权限行使审批权，提供专业服务。采购实施环节是科研耗材采购全流程的重要风险点，要避免拆单购买、商业贿赂、裙带关系，选择合格供应商。零星购买时建议货比三家，挑选质优价美的耗材；在耗材平台购买时应该选择完全符合要求的，不因平台商家货物限制而勉强购买；及时报送耗材平台管理部门扩充商家库，剔除不合格商家，防止变相垄断。

（四）验收管理

设计标准统一的科研耗材验收单，采用双人验收模式，验收人员应该具有相关专业技术能力，能够对耗材性能做出正确判断；采购人和验收人均要严格把关耗材质量，建议与供应商签订耗材质量承诺书，对耗材给予适当保证期，保证期内发现耗材不合格的予以退换；验收时重点检查耗材型号、试剂纯度、规格、数量、重量、保质期、厂家信息等，发现与采购需求参数不符合的耗材要第一时间退回，并要求更换合格产品；二次验收不合格的耗材，则要取消该供应商供货资格。

（五）出入库管理

针对前文所述的耗材漏记、耗材外流、账物不实、出入库管理无序的风险，要建立规范的耗材出入库流程，实行专人保管，用信息化方法管理耗材库存信息，如使用出入库管理系统，做到入库有核对，出库有登记，单单有痕迹。定期盘点库存耗材数量，检查耗材保存情况，特别是要关注耗材试剂的活性成分、有效期等有可能影响科研实验准确度的关键因素，及时淘汰过质保期、破损的耗材。根据库存数量及实验需求，及时补充耗材，保障科研工作顺利进行。

（六）经费报销

根据高校财务报销制度及财务信息化要求，适当简化报销流程。有条件的高校可采用无纸化报销方式，采用技术手段对接耗材采购平台，在耗材采购事项包括验收环节结束后，由采购负责人在平台上操作推送报销信息至学校财务系统，财务系统自动提取耗材相关资料如总价、使用部门、经费开支项目等生成报销单，再由采购负责人上传相关验收附件等，完成报销送审。财务部门根据经费审批流程及科研经费额度控制情况，及时审批耗材采购报销。

（七）人员培训

加强对科研耗材经办人员的培训，包括加强思想教育，树立廉洁采购意识，强化业务培训，了解耗材信息，熟练掌握采购流程；增强行政部门科研耗材采购审批人员的服务意识，改变工作作风，换位思考，提高办事效率，为科研耗材采购提供便捷全面的服务。

主要参考文献：

[1]国务院办公厅.国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见[EB/OL].（2021-08-13）[2022-02-27].http：//www.gov.cn/zhengce/content/2021-08/13/ content_5631102.htm.

[2]财政部.财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见[EB/OL].（2015-12-21）[2022-02-27].http：//ln.mof.gov.cn/lanmudaohang/ zhengcefagui/201601/t20160126_1657568.html.

[3]财政部.财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见[EB/OL].（2016-06-29）[2022-02-27].http：// www.ccgp.gov.cn/zcfg/mof/201607/t20160704_6992030. htm.

[4]财政部.关于开展政府采购意向公开工作的通知[EB/ OL].（2020-03-02）[2022-02-28].http：//www.ccgp.gov.cn/ zcfg/mof/202003/t20200310_13982872.htm.