文书档案、科技档案、会计档案的分析与对比

袁文娅，郑艳燕

(内蒙古电力科学研究院 电力技术情报所，内蒙古 呼和浩特 010020)

内蒙古电力科学研究院(以下简称“电科院”)电力技术情报所综合档案室面积116 m2，库藏文书档案、科技档案、会计档案等16万余(卷)件。文献资料直观地记录了1958年到现今的管理、发展、生产、科研、基建、设备、安全、财务、人资、监察、审计、组织、干部、工会、团青等工作的日常轨迹，体现了电科院改革与发展的历史轨迹，显现了内蒙古自治区电力工业科学发展的历史脉搏，展示了历史文献档案资料的参考价值，是电科院为电力技术监督和技术服务提供服务的有力保障。

1 各类档案的标准定义及特性

1.1 文书档案

1.1.1 应用标准。DA/T 22-2015归档文件整理规则；《电力工业企业档案分类规则》(0-5大类)。

1.1.2 定义和特性。①文书档案:反映行政管理、党务等活动的档案。②特性：企业在管理过程中产生，反应本单位工作活动的全貌，具有普遍性。

1.1.3 文书档案、会计档案的档号章。①档号章：涵盖档案馆(室)全部档案，档号章大于归档章。②文书档案、会计档案的档号章式样见图1，加盖于归档文件首页上端居中空白位置。

图1 文书档案、会计档案档号章

1.1.4 提供利用。本单位员工填写《档案借阅登记表》均可借阅与利用，资质档案主管领导批准签字；外单位人员查阅与利用档案需持单位介绍信，写明提供利用的内容和目的，主管领导批准签字，不得带离档案室。

1.2 科技档案

1.2.1 应用标准。GB/T 11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求；《电力试验研究所企业档案分类表》(6—9大类)。

1.2.2 定义和特性。①科技档案：反映科学技术、生产、基建、建设等活动的档案。②特性：保存备查的直接记录，包括检测、调试、技术措施；检测、调试、技术报告，其中各专业技术报告是职称评审的主要参评依据，重点是专业性强。

1.2.3 科技档案的档号章。①归档章：机关单位档案室，归档时盖在归档文件居中或右上角的档号章。②科技档案的档号章式样见图2，加盖于技术报告首页上端居中或右上角空白位置。

图2 科技档案档号章

1.2.4 提供利用。本单位员工填写《档案借阅登记表》均可借阅与利用，专业技术报告职称评审是撰写人；科研成果档案征得课题负责人同意后利用；产权档案主管领导批准签字，审批填写《档案利用审批表》。

1.3 会计档案

1.3.1 应用标准。DA/T 39-2008会计档案案卷格式；《电力工业企业档案分类规则》(0—5大类)。

1.3.2 定义和特性。① 会计档案：是会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。②特性：范围构成广泛，独立会计核算单位、社会各领域均普遍产生会计档案，纸质档案实体数量较大。档案内容类别稳定及形成共性，易于整理分类，管理制度规范统一。外在形式多样，会计账簿有订本账、活页账、卡片账；会计凭证外形大小不同，长短不齐。

1.3.3 会计档案的档号章。会计档案的档号章式样与文书档案档号章和盖章位置相同，参见图1文书档案档号章式样。文书档案包括0—5大类，会计档案是文书档案其中的4大类——财务审计。

1.3.4 提供利用。会计档案只限财务人员借阅利用，档案不得借出查阅室，因工作需要需经财务部长批准，非本单位工作人员调阅需由分管领导批准。

2 文书、科技、会计档案的相同点和不同点

文书档案反映行政管理，把握政策引导；科技档案反映科学技术，体现生产创新；会计档案反映经济业务，展示劳动价值；档案之间既紧密联系又有所不同。文书、科技、会计档案携手共同展示档案库藏资源的历史及精华。

文件是档案的前身，档案是文件的归宿；科技生产的不断创新，需要扎实的专业技术支撑，专业性强的特质尤为凸显；会计专业的性质决定会计档案形式的多样化，真实、准确、完整地记录各项经济业务，维护国家财政、财务制度，专业性门槛比较高。

2.1 相同点

档案交接，相关部门的兼职档案管理人员，检查本部门归档文件材料的齐全、完整，电子、纸质版文件一并向档案室移交，同时填写《档案归档文件目录》《档案移交目录清单》一式两份，交接双方签字、盖章；归还档案，必须核实、注销，借阅人员填写《档案利用效果登记表》。

文书、科技、会计档案整理归档的程序、份数相似；案卷文件目录、卷内文件目录、归档文件目录、档案借阅登记表基本相似；卷内备考表、案卷封面、案卷脊背填写方式大致相似。

2.2 不同点

保管期限、归档时间、归档份数，依据文书档案(10年、30年、永久)、科技档案(长期、永久)、会计档案(10年、30年、永久)，划分的特性和专业设置略有不同；文书档案以件为单位、科技档案以卷为单位、会计档案以件和卷为单位统计保管。

3 文书、科技、会计档案突发应急事件处理

应急处置工作的准备，根据DA/T 42-2009《企业档案工作规范》,档案库房配置必要的安全防护设施，安装监控、自动报警装置，配置灭火、消毒、除虫等必要的档案安全保护设备和器材。每个季度由档案管理员对档案库房的安全情况进行常规检查，由安全质量处进行抽查并对不符合要求的消防器材进行更换。

应急抢救的重点，档案库房为特级应急处置的区域，其他档案管理场所为一级应急处置的区域，按档案的重要程度进行应急抢救。工程档案包括土地证、立项批复文件、工程专项验收证书、合同、协议及竣工图纸； 财务档案包括会计凭证、明细账、总账、月报；科技档案、基建档案、声像档案、实物档案、电子档案均在应急抢救的重点范围。

应急处置的措施：及时报警，对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断，启动相关应急处置预案。

4 结束语

文书档案、科技档案、会计档案是库藏文献具有凭证作用的主要信息资源，为电力技术监督、技术服务提供利用和法律参考的有效依据。

笔者从事档案工作30多年，面对文书、科技、会计档案逐年递增的库藏资源有好多想表达的话语。库藏文献是文化底蕴的积累和延续，放眼未来，电科院人不忘初心，牢记使命，面对新时代发展的历史机遇，坚持“以人为本，技术为先，务实钻研，创新发展”的理念，为展示档案历史概况，共圆伟大中国梦，行稳做好，立业建功。