新时期加强医院计划生育档案管理的对策

张爱红，张洁，刘育新

郑州大学第二附属医院计划生育办公室，河南郑州 450014

医院的计划生育档案管理是以育龄妇女为主，记录着育龄妇女和其丈夫的相关资料。 该档案的建立，能在计划生育服务工作中，为其提供便捷、准确、迅速的服务计划，并能为基层计划生育工作的顺利开展提供管理和服务依据。因而在医院的实际管理工作中，一方面，保障了计划生育工作的正常实施，另一方面，对医院保存和查考具有利用价值的真实历史记录。在新时代的计划生育工作转型发展中， 为确保医院档案管理的高效化、严谨化、准确化提供了精准管理依据。 对于医院计划生育档案管理者而言，在生育全面放开的新时期，对比以往的管理工作，在内容上有所调整，但同时也面临着档案管理工作中存在的思想不重视、制度不完善、缺少专业人才等问题[1]，这也对档案管理人员的素养提出了更高的要求。现就新时期加强医院计划生育档案管理的对策阐述如下。

1 计划生育档案管理概述

在我国计划生育管理制度日趋深化的今天，重视计划生育档案管理工作，能快速获得第一手资料，也更能引起医院重视，如此才能更好地服务人民群众[2]。 因而，在优化生育政策的新时代，对于医院而言，除了加强和重视计划生育档案管理外，还要深入落实计划生育政策最终为其提供坚实的保障。加之社会层面维权意识的提高，社会保障制度日趋完善，人们参与保险的积极性也随之增强。计划生育档案作为民众办理保险环节的重要理赔资料，可满足育龄期妇女，让流动人口的婚姻及生育资料更加详尽，让其深刻认识到建立流动人口计划生育档案的重要性，并为满足其生殖健康的需求提供了佐证资料[3]。

2 计划生育档案管理现状

①计划生育档案管理工作者的责任意识淡薄，原因与其未充分认识到档案管理工作的重要性相关，因该问题导致信息资源开发不足，无法发挥利用效率。因而，对于管理人员而言， 在管理层面暴露出来一定的管理问题，另外人员配备环节的随意性、流动性较大，这也造成了转岗而来的档案管理人员， 实际工作技能尚待改进。在其工作中受客观环境、基础条件、思想观念、管理体制等因素的影响，在实践中还存在一些不足，制约了医院档案管理的发展；还因重视对行政人才的培训，却忽略了对档案管理人员的培训，甚至未留充裕的时间赋予其充足的进修和实习机会[4]。 因而重视对系统档案知识的培训，在以往的经验之中，有待提升相关人员的思想观念和管理水平。 唯有此才能真正跟上时代发展要求，并提升管理人员的工作积极性。

②受管理制度不健全影响，导致档案管理涉及的制度、职责、考核标准等少之又少，在不完善的管理制度下，导致许多有价值的文件材料重视度不足，也无形之中造成了档案收集效率低下；信息管理和档案管理中存在的部分问题，导致档案信息的完整性不足以匹配当今新形势下的要求，因而管理失当直接暴露出了计划生育目标管理考核无法达到预期的目标中，同时也造成了目标考核中生育档案管理不齐全[5]。

③受计划生育档案管理在手段层面的落后，因而在档案工作观念、资源利用、信息开发上，形式过于简单，导致应用条件的落实度略显不足。 除此之外，受档案管理工作的不规范性，尤其是基础管理设施和技术更新升级上逊色，尚无法满足新时期对档案保管环节的标准化要求。 计划生育档案管理的信息化发展要与时俱进，手工操作的信息整合和应用尚待改进。

④在新时期医院计划生育档案管理中，数字化技术尽管有所涉及，但受电子文档不受载波限制影响，引发数字化信息的内容和位置变化，导致信息化管理中存在一定的安全隐患。加之我国在医院计划生育档案管理环节的法律不健全，尤其是网关、防火墙、防病毒软件等档案室建设不合理，导致电子文件维护难，信息数字安全性低等风险[6]。

3 新时期加强医院计划生育档案管理的对策

3.1 加强培训，创新手段

医院计划生育档案管理环节，重视对相关管理人员的岗前培训，并向其广泛宣传档案工作的重要性，重点培训档案人员。或在业务培训、外出参观、现场学习中，深入档案知识指导，进一步提升管理人员的业务水平。培训重点上，制订档案达标升级工作实施方案，明确工作人员，分解落实责任。 组织有关人员学习档案管理的有关文件、法律法规、广泛宣传档案等级的目的和意义。制订和完善档案管理办法，各项制度及归档范围，分类大纳、保管期限表。 完善和添置档案的硬件设施，如调整实物档案陈列室、空调防尘、防鼠、防虫设施和档案盒等[7]。

重视档案工作，充分了解档案工作的内容、性质和任务，并在社会化、个性化、系统化、专业化的档案事业发展中，做好对卷宗的收集立卷、归档、鉴定、保管等工作。 唯有让其主观意识上认识到档案管理工作的重要性， 才能在计划生育方案管理及其信息资源开发中，进一步提高档案利用效率[8]。

3.2 健全制度，统筹管理

在医院管理中，将计划生育档案管理纳入医院的综合管理事项中，并将其地位与医院的医疗、人事、行政、后勤管理制度相等同。 而在档案管理内容上，除了建立明确、统一的管理制度和标准模式外，还要在立卷归档制度上，实现对档案资料的集中管理，确保资料保存、信息管理和档案管理的统一[9]。

还要求档案管理人员全面掌握科学管理现代档案的多项综合技能， 并在医院档案管理的人员文化素质中，经系统化、专业化培训，予以其充足的专业理论指导，并在海量的信息归纳中，顺应时代发展要求。领导层要从宏观层面做好对档案管理工作的把控，以完善的职责体系，确保各项工作均能落实到人，在档案管理工作的开展及其责任追究中，严格做好本职工作，真正寻求与之相符合的医院实际管理模式， 并在信息档案科中，施以严格的准入制度[10]。

档案管理各项规章制度的完善上，还要循证《档案法》的要求，建立完善的档案利用、保管和保管期限等制度，并将该类制度纳入医院的综合管理事项中。 或在不同医院门类、载体中，让档案管理工作实现可持续发展。还要成立信息档案部门，拓展档案归档范围，实现对档案管理课题的有效开发。 为发挥档案的效益，通过搞好档案信息的开发利用，在医院领导中实现档案管理的与时俱进；在医院业务建设与规划布局中，强化对相关人员的宣传，最终在完善的档案法律法规学习中，提升其经济和社会效益。 提升档案管理人员的管理技术，多渠道（文书、专业、病案、基建、设备、财会、音像等）开发档案资源；教会其运用各种检索工具，实现对科研成果的有效编排，在岗位职责上，进一步提升其考核力度，并为医务人员提供有效参考依据[11]。

3.3 壮大队伍，善用技术

新时代计划生育档案的管理技术中，通过更新档案保护设备（去湿、空调、灭虫、灭火）以提高现代化技术水平。 引进计算机管理和现代化多媒体设备及其“电子档案”，并及时查找、阅读，利用电子计算机实现档案信息的收集、传递、开发利用。

新时期，为壮大计划生育档案管理队伍，通过不定期开展专题讲座，或在培训过程中，组织档案人员面对面“研讨交流”。 或在计划生育档案知识竞赛开展中，通过“以赛促学”的方法，引进更优质的人才参与学习。 并潜移默化地发挥榜样的力量， 最终在先进理念影响下，大幅度提升业务素养和专业技能。 对于医院而言，强化在培训档案人员层面的资金支持力度，采用灵活多样的学习、教育或培训形式，让人才队伍在业务知识上的钻研更“精益求精”。 或在档案管理的综合技能掌握中，以新方法、新思路等为其提供优质、高效的服务。

建立完善档案管理制度，具体落实责任，明确专人，强化管理，实现计划生育档案工作管理系统网络化。 要建立完善计划生育档案管理的领导机构， 形成由上而下、纵横交错、配合联动的关系网络，各纵向线要相互影响、相互作用、相互监督、相互制约。 各地区成立人口和计划生育管理领导小组， 全面领导地区内档案管理工作；人口和计划生育局科室是关键，要多途径收集、整理计划生育档案；各乡镇和行政村的计划生育管理人员要明确责任，统计好第一手资料，做好计划生育档案的基础工作。各级要分工协作，严明责任，切实管理好计划生育档案。 档案硬件设施投入环节，还通过引进现代化管理技术，最终在档案文件的采集、著录、检索、传输等工作细节上，让人员编制及其病例档案、图书资料的管理操作朝着智能化、数字化、网络化方向迈进[12]。

3.4 加强防范，保障安全

如在医院的局域网中，系统化地以信息在线检索和归档服务功能来实现信息资源的公关，并在信息查询的渠道建设中，让档案的数字化发展更有序。同时，在医院的计算机网络系统结构化布线中， 建设完善的内部设施，并在信息的输入乃至利用中，加强硬件设施、保障信息安全。采用适当的信息安全技术，如防火墙、防病毒软件、认证和认可技术等优势，让数字管理的灵活性、直观性更强。 而在医院查询文件中，可以直接将遗漏人员的信息输入电脑进行阅览[13]。

充分认识计划生育档案的重要作用， 加大资金投入，解决购置设备经费问题，改善档案工作环境。各级计划生育档案管理人员应切实转变观念， 树立责任意识，推动计划生育档案工作向法治化、规范化、制度化发展。维护安全稳定的数据库环境，对电子信息档案的安全运行环境提供保证。 运作环节，确保数据库等设备远离磁场，防范因干扰造成的破坏。 还要求电子档案管理中配备有独立的电源室， 避免由于突然断电造成的数据损坏。

同时，在网络信息技术的安全上，要求对所有电子信息进行备份， 确保电子档案即使丢失损坏也可恢复。善用本地与异地两种备份操作形式； 针对加密档案信息，善用软件加密、硬件加密、混合加密等方法，确保通过用户认证、身份密码及权限分配等方法来保证数据的安全。

4 经验借鉴和思考

医院档案管理工作规范化理念的有效落实，一方面能够为医院诊疗工作的开展提供更全面的资料参考，通过完善的管理制度与信息平台， 降低临床医疗潜在风险；另一方面，凭借规范化的管理流程，便于管理人员素质的提升， 以便为后续先进技术的落实提供承接平台。针对性改善措施上， 通过推行电子档案向个人开放，其未来发展的方向包括健康提醒、医患沟通、自我管理等，意义在于改善医疗结局，以患者为中心提升患者满意度等。通过规范、科学和标准的记录方法，以居民个人健康为宗旨，对居民的身心健康、医疗诊治、生命安全等相关内容进行记录，贯穿居民完整生命过程，覆盖身体状况、医疗等相关因素，满足居民健康管理需求的一种信息资源[14]。 社区全科医生对辖区居民卫生、医疗服务的动态记录，全面反映了社会基层医疗体系在全民健康、就医体系中的作用和功效，并为构建更加立体、全面、科学和规范全民健康医疗体系提供重要的数据信息支持。引入知识管理能够实现对医院档案的开发和进一步利用。现代信息技术能够处理大数据， 实现数据的无线传输，在医院的知识化档案管理体系中引入信息化技术能够将信息数字化，有利于知识信息的储存和管理。 管理重点上，从档案资料收集情况、档案管理重视程度、档案管理相关制度完善及实施、档案管理人员业务水平、档案的价值发挥、医疗档案服务作用等着手，大幅度提高其管理效率。运用“互联网+”时代的理念、技术和手段推动医院档案管理信息化，实现档案科室与医院其他科室的互联互通，建立完整、高效的档案管理体系，为深化医疗卫生体制改革奠定基础。计划生育部门应多派业务骨干人员参加档案业务培训班及外出参观，现场学习，还可以邀请档案行政管理部门的领导来讲解档案知识，具体指导业务工作，提高业务水平。 在医院计划生育档案管理中，要重视其水平，并将其作为医院基础工作中的关键一环加以重视。 同时，还需将医院的档案管理工作列入到医院的具体日程中去， 并以此达到保障管理人员安全，规范档案管理工作的效果[15]。

综上所述，在医院计划生育档案管理中，医院的管理者应重视档案发展的重要性，并在医院资源共享的大背景下，为医院的改革发展提供高效的服务。同时，对促进医院的计划生育档案管理工作顺利实施，提升管理质量等提供了有效依据。