企业档案管理问题与对策探析

张洁

摘要：本文将对企业档案管理过程中存在的问题进行概述，并详细分析相关对策，以有效提升企业的管理水平。

关键词：企业;档案管理;问题;对策

一、企业档案管理问题概述

目前，企业档案的管理主要存在重视程度不高以及管理方法落后的问题。一方面，在市场经济的环境下，企业往往会将经济放在生产经营上，而档案管理并不能直接产生经济效益，使其重视程度越来越被边缘化;另一方面，在进行实际管理的过程中，因缺乏相应的制度标准，使得管理方法较为落后，对于档案信息的管理与查询都会产生不利影响。

此外，在档案管理工作中，对于职责缺乏明确划分以及保密意识的缺失的问题，使得企业档案管理工作不但缺乏秩序，同时因潜在的泄密风险，使得企业档案管理的安全性难以得到保障。因此，必须对相关问题进行分析，并采取相应的对策，从而有效解决相关问题。

二、企業档案管理对策详解

根据上述问题，为了提升企业档案的管理质量，需要从多个方面提升档案管理的质量，从而解决档案管理过程中出现的各种问题。由于档案管理是一项需要长期进行的工作，因此需要从内到外对相关问题进行详细分析，并提出相应的对策，从而解决问题，并提升企业档案管理工作的质量。

（一）遵循管理原则

在进行企业档案管理的过程中，必须遵循三项基本原则，即档案管理工作的真实性、系统性和全面性。

档案管理工作可以为企业提供有效信息，并提升企业在进行决策时的准确性，为此，需要确保企业档案信息的真实性，避免因虚假信息而造成的损失与后续隐患。由于企业档案为人为记录的信息资料而非自然形成，使得其内容本身存在人为记录带来的主观性，因此，在进行档案管理的过程中必须确保记录的真实性与内容本身的真实性。

如今的信息化时代，人们对于信息有着越来越高的需求量，其中通过档案获取相关信息成为了用户的重要信息渠道。因此，档案的全面性与完整性就体现了其重要性。完整全面的档案能够对企业的客观状况进行真实反馈，而存在缺损的档案信息，不但会对用户造成误导，还会对企业的经营造成不利影响。

（二）提升重视程度

目前，企业的档案管理工作仅仅是简单的信息录入与记录管理，并未对相关管理工作的开展投入足够关注，其主要原因是企业的档案管理人员并未经过系统性的培训，使其专业素养较低，同时，因企业对于档案管理方面并未投入足够的资源，使得企业的档案管理工作的效率和质量难以得到保障。

因此，为了提升对档案管理的重视程度，需要对档案管理工作进行规范。首先，必须建立一套规范的档案管理资料归档制度，结合企业内部各个部门的实际状况，明确相关标准;其次，对于设施的处置，必须重点关注涉及机密数据设施，不可擅自进行操作;最后，档案管理工作人员必须对档案的借阅与归还等信息进行详细记录，从而提升档案管理工作的效率。

（三）革新管理方式

为使得档案管理工作更加符合法律法规，在进行企业档案管理的过程中通常会派遣专人甚至是成立相关部门负责，但在实际落实工作过程在，因缺乏详细的制度与标准，使得管理工作的开展难以进行，加之因各种条件的限制使得档案并非统一管理，使得档案管理的安全性难以得到保障。

为了改善这些问题，需要使用现代化的先进管理方式对档案管理进行革新。首先，需要积极构建企业档案管理网络，从而更好地实现档案的信息化管理;其次，重视对管理网络的开发，使其能够与企业内部的信息平台进行无缝对接，提升管理工作的效率;最后，对于部分重要档案，需要进行独立保存。

（四）转变管理理念

由于传统的人工档案管理方式已经无法适应如今的信息化时代，因此面对各种问题，企业需要保持工作的平稳开展，并做好相应的工作。

在进行档案管理工作的过程中，需要将思想观念进行转变，从认知上了解档案管理工作已经进入信息化的现实，对档案信息的现代化管理具有充分重视，并加快企业档案管理的信息化建设。

此外，通过强化相关的宣传工作，以提升企业上下对于档案的现代化管理工作的重视程度，并从上至下将企业档案管理工作的信息化进行推进，借助相应的培训工作，从而培养出具备信息化管理能力的档案管理人员，并将档案信息化建设工作中落实每一项工作。

（五）完善设施建设

目前，档案信息化管理间和工作缺乏完善的设施，无法适应新的发展需求，且人工查阅仍旧是档案调取的主要方式，储存档案信息的设施仍然是铁皮柜之类的传统设施，档案存放的准确性得不到有效保障，造成档案的缺失，不但降低了工作效率，还为档案管理工作中的各种风险埋下隐患。

为此，档案的信息化管理必须将相关设施进行完善，从而提升档案管理工作的质量与效率，保障其安全性。在完善档案管理设施的过程中，需要具有能够方便获取与共享的档案管理系统与相应的配套设施，同时为保护档案的完好性，还需要配备诸如独立库房、灭火器、除湿机等设施，并搭配一套完善的计算机软硬件设施，从而完善档案管理设施的建设。

（六）确立监管制度

档案管理的信息化是与网络深度融合的，在此状态下，过去的档案管理制度无法满足当下的需求，因此必须确立明确的管理制度，以提升企业档案的管理水平与工作效率。

确立管理制度需要从档案本身和档案管理者两方面切入。档案资料管理过程中的各个环节，都必须做出明确规定，并明确相应的追责制度，使得各项流程都能够根据相应的规范进行;各级管理者必须对自身的职责具有清晰认知，并强化自身的管理责任，根据制度落实情况，使得管理职责得以真正落实。

（七）提升保密素养

信息时代的到来，使得许多纸质档案得以通过扫描和拍照等手段实现电子化，为其传输与携带和使用带来了诸多便利，却也使得相关人员对于保密工作的重要性缺乏足够认知，外加黑客与病毒的攻击，甚至是敌对势力等别有用心者的窃取，使得档案信息遭到泄露，为企业造成损失。

为此，企业必须加强档案管理人员的保密意识，使其具备过硬的思想素质，同时，借助相关的培训教育工作，使得保密工作更加常态化与规范化，提升保密意识，并通过对保密意识的学习，对保密技术具有熟练地掌握，从而杜绝档案泄密的安全隐患。

结论：企业在进行档案管理的过程中，需提升对相关工作的重视程度，同时采用更先进的管理方式，建立完善的监管制度，并提高保密素养，确保档案工作的可持续性与科学性。

参考文献：

[1]孙伟.企业档案管理的现存问题及解决对策[J].企业改革与管理，2021（8）：24-25.

[2]余春艳.企业档案管理的问题、对策与归档整理新方法探讨[J].科学与信息化，2021（8）：166.