掌上协同办公平台建设现状与对策建议

摘要：本文结合调研结果，得出以S省Y市为代表的大部分地区存在传统办公方式效能低下、现代办公方式存在瑕疵、掌上协同办公平台建设行动迟缓等问题的结论，从宏观视角、中观、微观三个视角进行归因分析，提出先行试点、行推广，转变思想、提升能力，互联共通，化繁就简等对策性建议，以期最大限度促进机关工作减负增效。

关键词：数字政府;协同办公;行政效率

1 S省Y市掌上协同办公平台建设现状

1.1传统办公方式效能低下。第一，纸质办公浪费资源。被调查者中，認为“纸质办公耗时较长且易丢失”的占71.25%，纸质公文传递效率过低，浪费纸张资源，破坏生态环境，与“绿色”“无纸化”办公理念背道而驰。第二，现场办公耗时费力。被调查者中，认为“现场办公有时浪费时间精力”的占25%，现场办公方式既浪费了公务资源，又耗费了时间精力，甚至导致形式主义、官僚主义。第三，协同办公收效甚微。被调查者中，认为“部门协同办公效率较为低下”的占57.5%，办公主体依然以“点”的方式分布，连点成线、成面可能性低，条块分割、推诿扯皮不同程度存在，导致信息鸿沟巨大、行政效率低下，难以实现政务协同。

1.2现代办公方式存在瑕疵。第一，电子政务优势渐失。被调查者中，使用电子政务和OA系统的仅分别占7.5%、6.25%，二者虽然实现了文件快速传输，但其文件传输受设备、场景制约明显，造成“信息孤岛”现象，原有的快速化优势不再明显。第二，新兴媒介良莠不齐。被调查者中，认为“QQ、微信办公侵占私人空间”的占58.75%，QQ、微信是一般社交平台，作为办公工具使用，存在许可度不明、安全度不高、公私界限度模糊等问题。

1.3掌上协同办公平台建设行动迟缓。第一，部分地区先行先试，效果显著。在被问及“您是否了解浙江、广东、贵州、甘肃等省份的机关事业单位已全面使用掌上协同办公平台”这一问题时，81.25%的被调查者表示不了解，仅有18.75%的被调查者表示了解。浙江、广东、贵州、甘肃分别建立了“浙政钉”“粤政易”“贵政通”“陇政钉”等掌上协同办公平台，成为现代移动智慧办公领跑者，上述几省公务处理效率平均提升40%以上，公职人员传统的工作模式向“掌上办公”转变。第二，目前S省Y市等待观望，行动迟缓。被调查者在被问及“所在单位、行业、地区是否已启动掌上协同办公平台建设和运行工作”时，回答“未启动”的占88.75%，回答“有启动计划但未开始实施”的占11.25%，通过电话调查市委办、市政府办等部门发现，S省Y市尚未开展掌上协同办公平台建设工作，另外，据调查调查有关部门，S省省直机关和市州均为开展平台建设工作。

2 S省Y市掌上协同办公平台建设迟缓的主要原因

2.1宏观视角：上级支持认同尚要时日。一是上下联动难。被调查者中，认为本市乃至本省掌上协同办公平台建设存在“上下联动难”问题的占73.75%。而下级部门“自下而上”的提议建议与上级部门“自上而下”的安排部署是一个复杂的政策过程，二者的有机结合受多种因素影响，耗时较长。二是资金技术缺。被调查者中，认为本市乃至本省掌上协同办公平台建设存在“资金技术缺”问题的占48.75%。相对技术问题，资金问题更为突出，要考虑到部分县（区）财政能力较弱，自身无法全部承担购买费用，需要提请上级财政资金支持，因而缺少资金的情况也需考虑。

2.2中观视角：干部观念能力尚待提升。一是亟需打通观念瓶颈。被调查者中，认为本市乃至本省掌上协同办公平台建设存在“干部观念转变难”问题的占58.75%。在掌上协同办公平台建设初期，可能遭到干部质疑，误以为是形式主义的“新花样”，会增加基层负担，因此，引导干部认识到该平台的简约便捷功能极有必要。二是亟需提高能力水平。被调查者中，认为本市乃至本省掌上协同办公平台建设存在“干部能力水平不足”问题的占32.5%。部分干部对智能终端、新媒体、办公软件的熟练程度不够，一旦掌上协同办公平台开始运用，将提出更高标准的操作要求，干部的数字办公能力需进一步提高，以适应新的工作模式。三是亟需破除领导顾虑。被调查者中，认为本市乃至本省掌上协同办公平台建设存在“领导传统偏好改变难”问题的占53.75%。领导干部工作繁忙，且习惯于纸质办公、现场办公，时间非常宝贵，需要平衡好掌上办公与个人偏好的关系，有必要由办公室（综合部门）承担领导个人账号操作任务。

2.3微观视角：保密知悉范围尚需明确。一是保密制度遭受挑战。被调查者中，认为本市乃至本省掌上协同办公平台建设存在“保密制度建设跟进难”问题的占40%。国家保密部门对公务内容通过网络传输有严格规定，甚至不允许公文和限定知悉范围的其他内容传输，但“法未禁止皆可为”的观念难以短期内取得保密部门认同。二是保密能力有待提高。部分干部保密意识不强、保密能力较差，在掌上协同办公平台运用后，可能催生使用该平台“不会涉密”的错误思想，有意或无意向无关人员泄露平台内的工作内容，违反保密规定，造成工作被动。

3加快掌上协同办公平台建设的对策建议

3.1分步实施：先行试点，再行推广。一要上下联动。建议由市委办、市政府办等部门在对部分市直部门，县（区）党委、政府和平台供应商深入调研后，草拟建议方案，呈送市委、市政府领导班子研究。市委、市政府领导班子要形成共识，将掌上协同办公平台建设提高到实现国家治理体系和治理能力现代化的高度，并作为一项重要议题纳入市政府常务会、市委常委会研究范围，抓紧研究后形成议定事项实施。二要科学试点。建议报请省委、省政府挑选部分有条件的省直部门和市（县、区）党委、政府（含S省Y市）作为试点单位，争取通过6个月时间，在试点单位的政务移动办公、“网格化管理”等共管领域试用试点，发挥掌上协同办公平台即时通讯、消息提醒、协同办公等基础服务作用，试点期间，要深化平台功能建设，组织线上、线下培训，推动试点单位各级组织和干部用好平台，并及时收集反馈用户体验，采取有效技术手段修正平台“堵点”“痛点”。三要全面铺开。建议在试点结束后，由专门部门（工作领导小组）牵头负责整体推进，按照实施方案，组织全省各级各部门有序开展平台建设工作（建议命名为“蜀政通”或“川政通”），并对财政困难的艰苦偏远地区予以支持，尽快通过政府采购后，将平台接入省市县乡村组六级组织机构，分阶段逐步推进平台运用，不断完善相关功能，提升用户体验度，最大限度为干部减负增效，打造机关内部“最多跑一次”甚至“一次都不用跑”掌上协同办公平台。

3.2培训提能：转变思想，提升能力。一要打通观念瓶颈。建议对已运用平台的浙江、广东、贵州等省份进行体验度调研，结合平台供应商提供的产品参数，对平台的功能模块、操作规程、优势特点进行专门归纳，并在全省、全市各级各部门发布，以具体数据和用户感受引导全省干部形成思想共识，从内心深处接纳掌上协同办公平台。二要适应数字办公。建议采取分级分类培训的方式，对全省、全市干部开展一轮全覆盖业务培训，重点培训平台模块设置、功能使用、问题反馈三个方面的内容，让干部成为运用平台的行家里手，加快实现全省各级各部门组织在线、沟通在线、协同在线、决策在线，提升协同效应和行政效能。三要兼顾领导需求。建议考虑部分领导干部个人习惯和时间宝贵等因素，由办公室（综合部门）掌握领导个人账号，以纸质方式将文件、通知等内容呈送领导，将领导处理意见输入平台，再进行“链式传输”，兼顾平台运行和领导习惯。

3.3高效简约：互联共通，化繁就简。一要整合数字资源。建议将掌上协同办公平台作为全省各级干部移动办公的总入口，全面整合各级非涉密移动办公应用，关停清理功能重复、使用率低、关注量少、无力维护的政务APP、微信公众号、微信、QQ群组;要引导各单位基于平台快速开发满足自身业务需求的优质应用，实现平台与各类移动应用深度融合;要充分运用大数据、人工智能、区块链等新技术、新手段，深入挖掘和开发利用海量数据资源，推进平台与政务内、外网和互联网的数据安全有效融合，实现业务流程数据全贯通，达到“一网集成”“内联外畅”的效果。二要确保信息安全。建议请保密部门根据《保密法》和相关保密工作要求，列出不能导入平台的“禁止性清单”，确保互联网信息安全，“禁止性清单”外的内容均导入平台处理;要建立安全“防火墙”，通过应用数字安全认证、通道密码保护、沙箱技术隔离等多重有效技术，实现全链路数据安全防护，有效保证非涉密信息传输处理安全;要教育引导干部严格遵守保密工作纪律，提升保密意识和保密工作能力，不得泄露工作秘密。三要不断迭代升级。建议通过政府购买服务的方式，与供应商保持密切沟通配合，在工作实际需要、用户体验反馈、平台功能升级等基础上，不断优化、更新平台功能，保持平台生命力，不断提升干部用户运用满意度，让平台成为感知群众需求“最先一公里”和办理群众诉求“最后一公里”的桥梁，大力发展现代大数据技术，努力以“内部治理”数字化助推全域治理数字化、智能化。

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作者简介：郑维，男，1995-，西华师范大学硕士研究生。