事业单位数字化档案管理工作的实践与探讨

李金兰

摘要：信息技术的发展为档案管理工作的数字化建设提供了技术上的支持，事业单位要为档案数字化管理提供必要的支持，建立完善的制度体系，对档案管理人员进行培训，提供充足的資金，运用先进的技术和设备，构建保密性强和安全防护等级高的档案数字管理系统，将功能完善的档案数字管理平台应用在事业单位的档案管理工作中。

关键词：事业单位;数字化档案;管理工作

前言：事业单位的类型较多，如科研单位、教育单位、医疗单位等，在实际的工作中会产生大量的文件资料，每个单位都会安排专门的人员管理单位中的档案，但是档案的数量较多，人事、文书、基建方面的档案管理起来非常复杂，应当加强数字化建设，采用档案数字化管理模式，减轻档案管理人员的工作负担。

一、建立档案数字化管理体系

事业单位的档案管理部门应根据档案数字化管理工作的流程、内容、要求完善档案管理的制度体系，为档案管理的数字化建设提供指导，对设备采购、软件开发、运营管理等工作进行调研，建立一个执行性强的档案数字化管理体系，让各部门人员根据规章制度的要求展开工作。档案管理工作比较繁琐，将纸质档案转化为电子档案的工作量相对较大，很容易出现混乱的状况，要想让档案管理数字化建设的各项工作有序推进，需要将档案数字化管理工作分成不同的部分，由专人负责专项工作，提高档案管理数字化建设的效率。可以安排专门的人员负责档案的录入，将纸质档案录入到管理系统中，在录入的过程中对电子档案进行分类，由专门的人员负责管理平台系统，对不同保密等级的档案采用不同的管理方式，通过工作的划分提高数字化管理的质量和效率。档案数字化管理体系还应包含科学的评价标准，根据评价标准对各岗位管理人员的工作进行考核，如档案分类的合理性评价，档案是否有遗漏和缺失，档案内容是否准确，录入、管理和服务的效率，可以从这些方面进行评价，确保各岗位的档案管理人员明确自身的职责和工作的标准[1]。

二、提高管理人员的技术水平

事业单位的档案管理人员的管理观念和管理方式都比较传统，档案数字化管理对管理人员的技术水平提出了较高的要求，事业单位需要根据档案数字化管理工作的需求对部门中的工作人员进行培训，培养管理人员的数字化技术，提高管理人员的计算机操作水平，详细讲解档案数字管理系统的操作方法。为了让培训更具有针对性，需要先划分档案管理岗位，对管理人员的职位进行调整，学习能力强、技术水平高的管理人员可以负责档案录入和系统管理工作，有较多工作经验的管理人员可以负责整个档案数字化管理的协调沟通工作和人员管理工作，年龄比较大、技术水平较低的人员可以继续对纸质档案和保密级别较高的档案进行管理，根据各个管理人员的实际情况展开培训，让所有的档案管理人员都能了解最新的管理模式、管理制度、管理流程和管理标准，对计算机水平较高的人员进行专业技术上的培训，让该人员掌握电子档案的录入方法、分类方法和管理方法，为事业单位培养更多的复合型人才。

三、保证电子档案的保密性和安全性

事业单位的档案中含有较多的保密信息，不同的档案有不同的保密级别，如果档案中的保密信息泄露，将会带来非常大的损失，在数字化建设的过程中，一定要做好保密工作，保证档案的安全，将保密性和安全性当成档案管理工作的最高原则。在档案管理的保密工作中，首先，确定各个档案的保密级别，在数字管理系统中设置不同的保密级别，同时还要设置不同的管理权限，其他人员想要查看保密等级较高的档案时，必须要向上级提交申请。其次，增加平台系统的安全防护等级，技术人员应建设防护等级较高的防火墙，确保事业单位档案数字管理系统能够抵御各种入侵和攻击，保护好系统中的文件，避免档案文件受到窃取或破坏。最后，采用多样化的网络安全防护技术，每个工作人员都要设置不同的开机密码，打开系统的时候也要输入密码，在计算机中安装防毒软件，还可以设置不需要使用U盘的工作站，对安全防护等级较低的程序和端口进行保护[2]。

四、提供充足的资金和先进的设备

事业单位应当为档案管理数字化建设提供充足的资金，软件的开发、硬件设备的引进、系统的维护和管理都需要资金的支持，无论是前期的建设还是后期的维护，都需要一定的资金，只有解决资金的问题，才能让档案管理数字化建设工作顺利开展。系统的构建还要考虑档案文件的安全性，为了有效抵抗黑客攻击，消除系统中的漏洞，需要及时对系统进行维护和更新，这些工作需要技术和设备的支持，系统的开发还要考虑承载力的问题、兼容性的问题和运行速度的问题，要想解决这些问题，只能请专业的技术人员进行建设，这样才能减少后期实际管理中的问题，同时还要引进先进的设施，保证系统稳定运行、高效运行、安全运行。完成这些工作之后，还要在使用之前进行调试，在使用的过程中也要进行定期检测和系统更新，解决数字管理系统中的各种问题。

五、建立档案数字管理平台

事业单位需要邀请专业的技术人员构建档案数字管理平台，完善档案数字管理平台的功能，根据数字化管理工作的需求加入不同的模块，管理人员可以在平台中根据特定的日期和关键词查找历史档案，还可以将新录入的档案保存到数据库中，为了提高整个事业单位的工作效率，应提供资源共享的功能，如果其他部门需要一些没有保密要求的档案，档案管理部门可以直接将档案发送给其他部门的工作人员，将事业单位的档案打造成智慧档案，加强数字档案馆的建设，实现智能化管理。档案数字管理平台应包含视图化功能，传统的档案都是以文字为主，在现代化办公中，很多文件都能以图片和表格的形式呈现出来，还有一些档案属于音频档案和视频档案，可以直接将这类档案直接收录到平台系统中，在系统中建立数据库，将不同格式的档案划分到数据库的不同类别中。

结论：新时期的事业单位全面采用了现代化办公的方式，加快了信息化建设的速度，提高了单位各部门人员的工作效率，档案管理部门也要进行创新，改变低效的档案管理模式，将传统的档案文件转化为电子档案，推进档案管理数字化建设，在档案数字化管理模式的发展和应用中，让事业单位的档案管理工作更加高效和有序。

参考文献：

[1]赵爽.机关事业单位数字化档案管理工作的实践与探讨[J].内江科技，2021，42（11）：10-11.

[2]杨玉蓉.事业单位实施档案数字化管理的实践与探讨[J].今日财富，2020（15）：111-112.