互联网环境条件下事业单位档案数字化建设

2022-04-07张敏

数字传媒研究 2022年8期

张敏

内蒙古自治区广播电视局综合保障中心内蒙古呼和浩特市 010050

在各级机关事业单位的众多业务工作中，档案管理工作作为主要且非常关键的工作内容之一，档案类型繁杂多样，其规模与数量随着社会发展增长迅速，不仅包含了发展建设过程中的档案资料，人事档案信息，还不乏上传下达中涉及的涉密文件等，在传统的管理模式下，档案管理工作存在易丢失、利用率低等问题，而数字化技术手段的运用为档案管理工作提供了新的管理模式，通过对现代信息技术的应用，将原来的纸质档案转化为数字档案，提升档案管理效率，并可以长期有效地进行保存。

1 机关事业单位数字化档案建设的重要现实意义

1.1 顺应新时代发展

在互联网环境大背景下，机关事业单位需要紧跟时代步伐，加快进行档案数字化建设。通过运用现代信息化的手段，对各类档案资料进行科学有效的管理，确保档案充分利用，减少传统纸质记录模式的管理成本，避免因信息纷杂反复而导致的查阅困难，保证机关事业单位重要档案得到及时地补充与完善。

1.2 便于档案管理与利用

新的形势条件下，档案信息化管理也顺应了时代的发展，由人工管理模式过渡为数字化档案管理模式，极大的节省档案信息的占用空间。并且档案的安全性得到了较高的保障，一般不会出现因外界因素影响而发生的丢失、损毁等问题。传统的纸质档案，一般都是由人工来进行详细记录整理和分类检查，无法真正对纸质档案内容作出全面细致分类，查询时容易出现错漏，且档案利用效率低下。而运用数字化档案管理系统，可以做到迅速采集档案信息，且划分详细、分类整齐，在实施管理中能够及时地调取与使用档案，提升事业单位管理的效率。

1.3 推动事业单位的深化改革

数字化档案管理模式有助于推动事业单位的深化改革，对事业单位各个职能部门的工作职责进行区分，对过往工作存在的问题进行系统化梳理，加快推动机关单位结构化体系的调整。

2 机关事业单位数字化档案管理建设中存在的问题

2.1 对档案数字化建设的认识有待加强

近年来，社会发展变化快速，信息量的增加无形中加剧了档案工作的数量，涉及到的工作流程也愈加繁琐，需要利用数字化档案来降低传统档案管理的工作难度。但是，在实际工作中，当前部分单位对档案数字化建设的重要性认识不足，仍然使用传统档案管理模式，无法满足机关事业单位的实际工作需要，严重影响着档案信息化建设的顺利实施。

2.2 档案管理设备设施不够先进

数字化档案建设工作需要依托于先进的软件和硬件设施，但部分单位对档案管理工作不够重视，认为没有必要给档案管理科室提供先进的设备，满足日常使用即可，所以设施使用时间相对较长，没有及时更换老化的硬软件设施，无法满足档案信息数据的存储、更新等需求，设备不到位，制约了单位档案管理的信息化建设。

2.3 档案管理缺乏整体的规划

结合实际工作情况而言，由于档案管理工作涉及多个部门，而机关档案数字化建设缺乏成熟可供参考借鉴的经验，导致档案信息数字化建设在项目设计思路上没有做出详细的工作计划安排与部署，没有在项目推进的过程中有效统筹考虑各部门工作的实际需求，不能及时对任务目标提出具体的工作计划，实施过程中或是盲目的引进与目前单位发展现状并不完全相符的档案数字化信息处理系统，或是不能全面覆盖各部门具体的工作管理，造成档案数字化过程中出现诸多问题。对于档案管理来讲，要想将其作用充分发挥出来，提高服务质量与效率，应该建立一个严谨、完善的管理机制提供基础保障。然而部分事业单位的档案管理制度不够完善，无法有效落实档案管理的一些权责，使得部分管理人员在工作过程中，存在较大随意性问题，对档案管理以及服务效率产生较大影响。即便事业单位在档案管理方面实现信息化建设，但是需要专业人员开展更新与维护等工作。如果权责划分不够完善，则在工作中就会发生问题，无法促进档案管理标准化建设。

2.4 档案管理人员素质有待提高

数字化档案管理工作，需要档案管理工作人员具备良好的专业知识与技能。受传统档案管理模式的长期影响，机关事业单位部分档案管理人员对档案数字化建设认识不足，其思维的转化速度难以与时俱进，难以正确看待档案数字化建设的工作内容。同时信息技术能力不足，无法对设备进行充分应用，进而造成数字化系统无法有效发挥，无法满足数字化建设的需要。这就给档案管理工作的落实造成了一定困难，变相影响机关事业单位数字化档案建设的推进工作。因此，亟须加强档案管理人员知识与技能的培养。

3 提高机关事业单位数字化档案管理水平

3.1 提升数字档案建设的重视程度

更新档案数字化建设的管理理念。在档案管理中合理融合大数据技术。基于大数据技术引导，档案管理人员应该明确规定档案信息数据，分类处理相关档案数据，同时对档案数据信息格式进行统一处理，进而将大数据技术优势充分发挥出来，对档案数据展开有针对性提取以及挖掘工作。在信息化时代，事业单位的档案数量与种类持续增多，通过何种科学方法来从海量档案数据信息中充分地获取有利用价值、重要意义的档案信息，是现代档案信息管理研究的一个重要方面。管理人员应该认真开展档案数据整合以及分类等工作，对格式进行规范化处理，保证事业单位的档案管理工作顺利进行。另外，引导工作人员积极参与档案数字化建设，实现良性循环。

3.2 建立和完善档案管理制度

明确数字档案的建设和发展目标，认真研究分析单位目前档案工作管理的现状，有针对性的制定一套规范化、标准化的档案管理制度，优化工作流程，不断推动信息化技术与档案管理的结合。同时还要针对电子档案的缺陷，对可能发生的安全问题制定防范机制。

3.3 加大资金投入力度，完善软硬件设施

档案数字化管理对软硬件设施的依懒性较高，为避免因设备老化等带来的管理效率低下问题，应加大资金投入，定期对档案数字化建设中的设备设施进行维护更新，确保档案管理工作的效率及顺利实施。根据具体工作需要，对已搭建完成的数字化信息平台定期维护，使其始终符合使用要求，便于操作。

3.4 依托数字化档案管理系统，提升管理水平

首先，结合各部门的具体工作，遵循实用性原则，实现一体化管理，通过模块的方式对文件档案实现电子形式管理，汇集信息采集、储存、运用以及鉴定处理等环节到该系统中，主管部门可结合不同模块进行工作流程审批，确保各环节档案管理活动有序开展。其次，优化管理流程，使其流程更加简化，渐进性减少工作人员现场业务的工作量，能实现网上便利，提升档案管理质量与效率。

3.5 加强安全防范

机关事业单位的文书档案或职工个人档案都具有一定的涉密信息，需考虑到档案一旦泄露存在的高风险性，所以亟需强化档案信息的安全保密性。针对这一点，机关事业单位需要提前制定应急方案，加强安全防范。第一，划分多种档案保密级别，同时针对不同保密级别对档案管理人员的阅览权限进行限制，保证信息数据的安全性。第二，建立硬件安全的保障支撑体系，提高网络安全防护系统等级，构建符合安全标准要求的防火墙。尽可能减少档案管理系统被黑客攻击、病毒入侵等突破的可能性。充分保证管理工作的整体安全性。第三，积极建立恢复机制，加强数据备份工作。第四，定期进行工作人员保密教育培训，强化其安全保密意识。

3.6 建设专业人才队伍

要实现档案的数字化管理，必须与时俱进，从思想层面引导档案管理工作人员正确看待档案数字化建设工作。结合单位的实际发展情况，实施科学培训计划，提高管理人员对专业知识的了解，以及遇到突发状况处理问题的能力。作为档案管理工作人员，应了解当前数字化档案管理的现状与特点，深入分析工作中遇到问题，并制定相应的对策。定期组织档案管理方面、系统操作等专业化培训学习，定期考核，以此来提升工作人员的专业素质与技能。同时，还要加强档案管理人员的学习与交流，邀请档案管理专家和学者开展讲座交流，重点加强档案人员在新思想和新理念方面的引导，加深档案管理人员对档案信息化建设的新认识，更好地落实档案信息化建设中的人本服务理念。