电子发票对民办高校财务管理的影响及应对措施

张迎辉

摘 要：科学技术和市场经济的飞速发展，新时代的产物——电子发票被大力地推广，其替代传统纸质发票已然成为必然趋势。电子发票具备节省社会资源、使用存储便捷、促进税务管理、节约经营成本等优势的同时，也存在着辨别真伪难度大、财务信息化发展滞后等问题，这些问题必然影响着民办高校财务管理工作。电子发票在我国民办高校的财务管理工作中扮演着越来越重要的角色，为此，文章针对电子发票的优势以及对民办高校财务管理带来的机遇，针对电子发票制度滞后、辨别真伪难度大、财务信息化发展滞后等问题，提出了电子发票对民办高校财务管理的应对措施。

关键词：电子发票;民办高校;财务管理

中图分类号：F253.7文献标识码：A文章编号：1005-6432（2022）12-0182-03

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.12.182

1 产生背景

李克强总理在2015 年3月5日的全国人大十二届三次会议的政府工作报告中，第一次提到了“互联网 +”行动计划。同年，国务院发布了《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》（以下简称《意见》），《意见》指出，要“顺应世界‘互联网+’发展趋势，充分发挥我国互联网的规模优势和应用优势，推动互联网由消费领域向生产领域拓展，加速提升产业发展水平，增强各行业创新能力，构筑经济社会发展新优势和新动能。” 国家税务总局为响应《意见》的行动要求，提出了一系列顺应“互联网+”发展趋势，进行税制改革，实现税务管理现代化的重要举措。2017 年，国家税务总局发布了 《关于进一步做好增值税电子普通发票推行工作的指导意见》，指出要坚持问题导向的原则，高度重视、大力推行电子发票。同年6月，财政部提出了关于电子发票改革的试点方案，进一步明确部署了电子发票的改革工作。

2 定义及优势

2.1 电子发票的定义

电子发票是顺应时代发展的产物，它是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的以电子方式存储的收付款凭证，它和普通发票一样具有同等的法律效应，只是在网络生成、流转、存储上采用了电子的形式。

2.2 电子发票的优势

（1）节省社会资源。电子发票不再以纸张为载体，减少了纸张的印刷环节。大力推广电子发票，一方面可以减少纸张的使用率，减少印刷成本，节省运营开销;另一方面是身体力行国家节能减排工作的号召，积极落实节能环保工作，努力建设生态资源节约型社会。

（2）使用存储便捷。从消费者的角度来说，一方面，电子发票开具便捷，基本上可以实现交易时间和发票开具的时间同步，消费者可以即时查验发票信息;另一方面，电子发票打印便捷，只要有打印机和纸张，即可实现发票打印。电子发票更利于存储，改变了异地购物或者网上购物中发票须通过邮寄方式获取的劣势，避免了发票在传递或存储过程中的丢失和损坏。

（3）促进税务管理。从税务机关的角度来说，一方面，电子发票的应用可以加强税务机关对于发票的实时监控，迅速掌握发票的领取和使用情况，从根本上遏制假发票的使用;另一方面，电子发票的运用可以避免税务不合理的现象发生，税务机关通过即时上传的电子发票信息，实现实时查询，并在查询的基础上对数据的合理性进行分析，便于税务机关规范管理和应用数据。电子发票能够提高税收效率和准确性，改变以往税收征管的滞后与被动，减少偷漏税的现象。

（4）节约经营成本。对于企业来说，与传统的纸质发票相较，电子发票无论在发票的购置环节、开具环节，还是在发票的传递环节和报销环节，都更加便捷。一方面帮助企业节约了经营成本，另一方面也促进了企业经营利润的增加。这也使电子发票受到企业青睐，尤其是我国电信部门最先试点实行使用电子发票的重要原因之一。

3 对民办高校财务管理带来的机遇

（1）提高民办高校财务人员的素质。民办高校财务管理工作离不开财务人员。电子发票的出现，帮助民办高校财务人员了解了电子发票的由来;电子发票的普及，帮助民办高校财务人员了解相关政策及报销注意事项等，推动他们时刻保持学习，随时掌握财务规则的变化，能够应对电子发票使用和报销过程中出现的问题。此外，电子发票的应用，需要各种信息化软件的支撑，这就要求民办高校财务人员要及时学习信息化软件技术，更新财务知识，推动他们的多元化发展，提高他们的财务管理水平和素质。

（2）助推民办高校财务信息化建设。由于办学经费的限制和财务预算的牵制，民办高校的财务信息化水平落后，财务系统建设跟不上时代的要求和步伐。传统的纸质原始凭证使得民办高校财务系统中的网上报账功能受到一定程度的约束，无法真正实现无纸化和电子化。电子发票的出现和推广，对民办高校财务处提出了电子化存储和无纸化办公的要求。为实现这一目标，民办高校财务处必须引进相应的信息化系统，这将助推民办高校财务信息化建设的完成，极大地提升民办高校的信息化水平。

4 对民办高校财务管理带来的影响

（1）电子发票制度滞后。随着电子发票的推广和深入，我国相继出台了一系列的文件和管理办法，规范电子发票的相关工作。例如，2015年12月，国家税务总局发布了《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》。同年，财政部和国家档案局联合出台了《会计档案管理办法》，规定了会计档案的留存期限和留存方式（完整的纸质文档留存）。2020年3月23日，财政部、國家档案局联合印发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，对电子会计凭证报销入账归档的合法性以及规范性提出了具体的要求，为确保凭证附件的完整性，需要将电子发票打印和装订。我国从国家层面对电子发票进行了规定，并且一直在不断更新。但是一些民办高校的电子发票规章制度跟不上国家电子发票相关工作规范的步伐，规章制度滞后，造成电子发票在上传、报销以及存档等环节信息流通不顺畅，对电子发票的入账、报销、支付以及存档等一系列工作造成了影响。民办高校无法及时依据国家已经出台的一系列的电子发票文件和管理办法，结合本校财务的实际工作情况，制定和及时更新相应的电子发票制度和实施细则，规范财务处对电子发票的核算以及管理等工作。

（2）辨别真伪难度大。由教师提供需要报销的票据，再由财务人员进行审核报销。审核工作完成后才能进入报销环节，财务人员在报销过程中只有见到票据的原件才会进行报销。因此，每个环节的工作都至关重要。传统纸质发票具备物理防伪性能，直接通过税务机关的税控系统联网开具。财务人员通过紫光灯，经验丰富的财务人员还可以通过手感触摸的方式对纸质发票进行鉴别。而电子发票的打印次数无法受到限制，可以重复多次打印，只要报销人员通过自己在销售平台填写的发票信息便可轻松获取销售方开具的PDF格式电子发票，而且打印的过程无须加盖公章。这无疑给民办高校财务人员的工作带来了很大的难度，财务人员只能上网查验电子发票，不能及时甄别电子发票的真伪，也无法及时制止重复报销行为，既影响了财务人员的工作效率，也提高了财务人员工作的风险。

（3）财务信息化发展落后。目前电子发票在流通过程的各个环节已经畅通，要发挥电子发票与传统纸质发票的相同作用，就需要具备相应的财务信息技术。但是，目前多数民办高校信息化建设条件有限，信息化水平相对较低，没有相应的财务核算、报销等财务信息技术作为支撑，也没有建立无纸化的财务信息管理系统。由于传统的财务信息系统软件，无法传送和审核处理电子发票，在资源传输以及共享上就会有一定的难度，无法实现电子发票的审批、核算、报销等电子发票的一体化操作。民办高校的财务部门与其他相关部门也未建立即时有效的办公衔接系统，无法实现信息的及时流通与共享。同时，电子发票也给民办高校信息安全带来极大的挑战。由于财务工作的特殊性，为了保障财务数据的安全，财务信息系统运行需要安全且封闭的局域网环境。电子发票的出现改变了原有的财务系统运行模式，需要互联网开放环境，因此在运行过程中会面临数据存储安全问题。

（4）财务人员水平不足。电子发票在报销流程、报销方式等方面都具有其自身的特点。民办高校财务人员面对的服务对象是全校的教职工，伴随着电子发票的使用率越来越高，他们需要处理的单据数量也就越来越多。而且往往同一笔业务的报销人员不固定，还会由于其他原因导致发票报销无法一次完成，需要报销人员二次或多次操作，降低了财务人员的工作效率。电子发票数量的日益增加和使用的日益增多，对民办高校财务人员的业务水平、业务能力、专业素质和工作效率等也提出了更高的要求。民办高校财务人员自身对电子发票的理解程度、熟悉程度和掌握程度，和他们能否对如何使用电子发票进行广泛的宣传和详细的解释说明，直接影响着财务工作的质量和效率。

5 对民办高校财务管理影响的应对措施

（1）制定电子发票相关制度。我国已经陆续出台电子发票管理的相关政策文件，民办高校应当以国家的政策和文件为依据，密切关注、及时学习和不断掌握国家发布的新政策和新变化。同时，民办高校应考虑自身的实际情况，规划和制定符合高校自身特点的电子发票的具体方案和管理制度，加快电子发票制度规范的管理速度。关注电子发票的使用、审批、报销、流转、入账和存储等各个流程，针对每个工作流程等制定相应的实施细则。首先，保证民办高校电子发票的相关工作受到制度的保护;其次，保证电子发票使用的各环节都有制度可循;最后，保证报销人员和财务人员的日常工作有规章可循、有制度可依，从而减少电子发票使用中各个业务环节的矛盾，科学高效地为电子发票的推进和应用保驾护航，为电子发票在民办高校的应用营造良好的制度环境。

（2）引入电子发票查询系统。当前，只需登录税务部门的官方网站，即可实现便捷查询电子发票的真伪，但却无法实现电子发票是否已在交易单位报销的信息查询。因此，随着信息化建设的深入和推进，民办高校应当建立科学完备的电子发票跟踪系统。依据这一系统，民办高校能在实现数字认证和信息加密的前提下，构建一套完整的物流式信息管理、查询系统。这里的电子发票查验功能，可以让教师和财务人员实现及时查询、有效监控电子发票的报销情况和去向等，及时查验发票的真伪以及查询发票是否重复报销问题，避免了电子发票重复报销，解决了报销手续烦琐的问题，提高了全体教职工的报销效率，提高了财务人员工作效率，并切实有效地防止一票多用的现象发生。

（3）建立無纸化办公系统。民办高校应建立一个符合电子发票财务工作的无纸化办公系统，建立起集查询、报销和归档等多功能为一体的财务信息化综合平台，不断完善及规范电子发票的使用和流通等环节，提高在这些环节过程中财务数据的可靠性和安全性。实现线上支付、电子发票、核算信息化和档案信息化管理的协调发展，使民办高校财务工作趋于电子化和信息化， 减轻民办高校财务人员的工作量，为日后财务信息的查询提供了很大的便利。此外，还要强调财务信息化管理的安全性，以提高安全技术的水平和信息化平台的级别。民办高校应高度重视信息安全建设，设立严格网络安全管理制度，安排专业技术人员，引入网络安全维护机构，维护与保养财务信息化设备。民办高校还应当加大财务信息系统使用者安全防范意识教育，努力营造安全和稳定的网络环境，避免发生财务信息泄露等问题。

（4）加强财务人员业务培训。首先，民办高校应当建立财务人员继续教育制度，财务人员应当适应时代的发展，深化学习、不断进步、与时俱进，成为一支综合能力强的专业队伍。民办高校财务人员要在思想上深刻认识到电子发票报销管理的重要性和可能带来的风险;要加强业务知识储备，强化会计法律、法规的学习;要针对电子发票的报销规定、报销流程、审批及核算过程、注意事项等核心要点开展内部培训; 还要经常开展内部培训和交流，更新报销观念，提升业务水平。其次，民办高校财务处应当加强电子发票的宣传工作，通过多种渠道和方式，就电子发票报销的相关事宜进行解释说明、深化宣传。宣传方式可以囊括校园官方网站、学校论坛、财务处的微信公众号、财务处网站发布宣传文件;还可以定期举办培训讲座，发放报销指南和传播报销视频等方式进行电子发票的普及。最后，民办高校财务处针对教职工提出和遇到的电子发票疑难问题，耐心解答、答疑解惑，财务处人员应当现场演示和帮助，及时解决发票使用中的各种问题，为顺利进行网上报销打下基础。电子发票的普及和推广，极大地影响着我国民办高校的财务管理工作。既为民办高校财务管理工作提供了机遇，也使民办高校财务管理工作受到了影响。为此，民办高校应当发挥其创新能力，制定电子发票相关制度、引入电子发票查询系统、建立无纸化办公系统和加强财务人员业务培训，更好适应电子发票发展的同时，也能发挥电子发票的最大用处。

参考文献：

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