高校大型仪器设备管理专项审计调查研究

陈忆平

广东工业大学 广东 广州

大型仪器设备是高校学科和科研发展的基本条件，是推动高校发展的保障和衡量办学实力和科研水平的重要指标。随着国家实施科技创新驱动战略，各级政府都加大了对高校建设资金的投入力度，高水平的实验室和仪器设备越来越多，大大提高了高校的教学和科研水平。但目前不少高校实验室大型仪器设备管理存在不足，如管理不到位、利用率不高、共享程度低等现象。因此，高校如何有效管理，充分利用和发挥现有大型仪器设备的效能，是当前亟须解决的问题。本文以G高校为例，通过审计调查高校大型仪器设备管理情况，分析存在问题的原因，提出改进意见及建议，充分发挥内部审计在高校治理中的作用，同时也为高校仪器管理提供参考。

一、审计调查情况

2015年G高校入选省高水平大学建设高校。为提高高校科研水平，完成高水平大学建设任务，G高校凝聚全校力量，利用高水平大学建设机遇，购置了高水平的仪器设备，填补了高校发展的空白，建立了一批高水平的平台和国家、省部级重点实验室，大大提高了高校的和科研水平，主要办学指标不断取得新突破。针对高校近年大型仪器设备购置及使用情况，G高校审计处派出审计组，与高校设备管理部门共同对高校单价20 万元及以上的大型仪器设备，购置及使用情况进行了专项审计调查，涉及高校16 个二级单位，调查主要情况如下。

1.高校大型仪器设备购置及管理情况

（1）高校大型仪器设备购置情况。高校大型教学科研仪器设备涉及高校规划、人事、设备管理三个主管部门，以及学院、中心等二级单位组织进行论证立项及购置。大型仪器设备购置经费来源主要是高水平大学建设资金、教学建设资金、科研资金三方面，见图1。

图1 大型仪器设备购置资金来源

（2）各年度购置金额情况，见图2。

图2 大型仪器设备各年度购置金额情况

2.高校大型仪器设备使用情况

（1）管理系统记录的使用情况。根据高校大型仪器设备管理系统记录的数据，结合审计情况，截至2019年底全校大型仪器设备近四年平均使用机时超过800机时/年(按全年使用800 机时作为标准) 的占总数的38%，具体情况见图3。

图3 大型仪器设备使用总体情况

（2）各二级单位大型仪器设备共享情况。根据审查情况，高校各二级单位的大型仪器设备共享率不高，全校的共享平台还没有完全建立。截止到2019年底全校共享率只有32.6%，部分有意向开放共享服务的仪器设备正在制定相关的收费标准，搭建开放共享平台阶段。

3.审计发现的主要问题

一是高校大型仪器设备购置没有全校统一的管理制度和程序。高校大型教学科研仪器设备购置由各资金主管部门分别组织论证，存在多头管理、多头论证、导致信息不对称的现象；论证时由于时间紧急等因素，审核论证把关不严，对仪器参数、性能指标、同类仪器设备的配置和使用情况等未充分调研，导致出现重复购置的现象。

二是管理制度未适应高校发展的要求，缺乏有效的执行机制。审计调查发现，现有管理制度明显不适应高校快速发展的要求，部分二级单位和实验室没有严格执行，导致出现个别单位在管理上随意性较大、使用维护不到位，难以有效发挥仪器设备的作用。

三是针对实验人员的设置、培训，也缺乏相应的管理机制，导致部分仪器设备未能规范使用和有效维护。

4.大型仪器设备缺乏信息化管理，共享程度低、使用效率不高

一是高校缺乏信息化管理手段。当前，高校在仪器设备管理手段和方式上比较落后。现有的大型仪器设备管理系统无法适应高校的发展要求，对大型仪器设备或实验室未能实现实时监控。大部分二级单位仍在采用登记本预约、记录使用情况，并每月自行报高校设备管理部门录入管理系统。检查中发现部分实验员对此项工作不重视，存在不登记、随意登记现象，或未及时报送录入管理系统，造成了管理比较混乱，不能及时掌握仪器设备的实际使用情况。

二是缺乏共享机制。部分设备存在谁买谁管，谁管谁用的模式，仪器设备使用大多局限于团队内部。全校的共享需求和信息不对称，重视不够、共享意识不足、责任不清。没有全校统一的共享机制去促进仪器设备的开放共享，直接限制了仪器设备的有效利用。

5.缺乏考核评价和激励机制

审计调查发现，高校现有管理制度中的考核和激励机制不明确，无考核结果应用导致实际工作中出现了管理观念淡薄，仪器设备是否共享、使用率高低未能从制度上加以考核；对管理规范的单位和人员及实行开放共享的单位对其激励制度并不明确，影响了工作的积极性。

二、高校大型仪器设备购置和使用的审计建议

1.立项和采购阶段

（1）建立统一立项制度。由设备管理部门牵头，相关部门配合，建立健全全校大型仪器设备购置立项程序和制度，形成由设备管理部门牵头负责，其他相关部门配合的立项程序和制度。

（2）做好规划，统一入库。高校各单位应当根据学科发展需要，做好长期、科学的发展规划，综合确定大型仪器设备的配置计划，并坚决推行全校统一的项目库管理制度，统一立项入库。按学科发展和高校预算情况，统一安排高校大型仪器设备的购置，做到全校统一论证和审批，避免出现多头管理、信息不对称，导致配置不合理、低水平重复配置的情况发生。

（3）推行购置评审制度。建立全校大型仪器设备配置立项论证专家库和评审制度。

（4）查重工作程序前移，加强比对审核。在立项阶段，将新购置仪器设备与现有仪器设备进行比对，进一步核实高校是否已经有类似设备及其使用情况，确定是否立项购置，或调拨校内现有使用率不高的仪器设备，从源头上减少重复购置的现象发生。

（5）改变引进人才大型仪器采购机制。引进人才配套资金出现重复采购的情况时有出现，建议高校将配套大型仪器设备购置费直接下拨到二级单位，由学院统筹协调，而不是给到引进人才本人，既提高了大学仪器设备的共享率，又提高了学院引进人才的积极性。

2.使用阶段

进一步完善管理制度和加强执行力度。针对部分二级单位和实验室未能严格执行管理制度，未能形成有效的管理机制，审计建议：①建立和完善统一的管理制度。设备管理部门征求各相关使用单位的意见，进一步完善实验室、大型仪器设备管理的规章制度，并使制度更贴近实际和具有更强的操作性。②加大制度执行力度。加强制度宣传、人员培训教育和责任追究机制。设备管理部门要加强对高校二级单位的管理，敢于管理、勤于管理、严格制度执行，促进制度能落到实处，使高校的实验室及仪器设备管理更加科学合理，整体水平得到较大提升。③对高校现有大型仪器设备进行优化整合，用制度强化管理。对于使用率长期达不到要求的大型仪器设备，进行集中分类清理。收归高校统一管理，或调拨给有实际使用需求的单位使用。

3.尽快建立大型仪器设备的信息化管理平台

针对高校缺乏对大型仪器设备有效的管理手段，特别是那些没有建立信息管理的实验室，采用登记本进行管理，建议由设备管理部门牵头，尽快完善全校的大型仪器设备管理系统和高校、学院、科研团队三位一体的大型仪器设备共享平台，实现仪器设备实时监控管理，切实有效地开展共享服务，提高仪器设备的共享比例和利用效率。

4.加强对大型仪器设备的操作培训

大型仪器设备大多是精密仪器，操作程序复杂，对操作人员专业技能要求高。建议由分析测试中心牵头，建立能熟练操作大型仪器设备的专家库，由专家定期对使用人员进行培训或指导，通过不断地培训，强化实验人员的管理技能和操作水平，减少仪器设备的故障率，提高大型仪器设备的使用效率。

5.加强专业实验人员队伍建设

调查发现，普遍存在专业实验人员严重不足的现象。建议高校完善实验人员编制和配置，引进一批高素质的专业实验人才，提高队伍的整体素质，每台大型仪器设备均应安排专人进行管理、操作、维护、信息录记录等。对存在额外工作量的教师给予薪酬或是其他工作绩效奖励，充分调动其工作的积极性和主动性。

6.建立专项维修基金

大型仪器设备的维修维护费用一般较高，一旦维修维护不到位，必然影响其使用，甚至损坏造成浪费。建议高校设立专项维修基金，而且共享的收费建议归入高校维修基金。

7.建议实行考核、激励和责任追究制度

在建立健全管理制度过程中，要进一步增设和完善一套科学的、行之有效的考核评价、激励和责任追究机制，注重考核结果的应用。

（1）建立考核评价体系。大型仪器设备可参考其使用频率和标志性成果作为考核评价因素：校院级公共平台侧重共享服务成效，如服务单位、研究项目和测试用户的情况评价；教学用途可参考其完成的实验课程、实验项目、实验人数、教学情况、共享情况等；而团队的科研设备可以参考科技成果奖励、研究论文和发明专利等。

（2）加强考核和结果运用。根据规章制度，对各单位大型仪器设备购置、管理及使用情况等进行考核。考核结果与实验室绩效挂钩，与仪器设备立项负责人、管理人及班子考核结果挂钩。对达到标准的人员及单位给予奖励；对达不到要求或立项承诺标准，又不能提供合理原因说明的情况，建议减少该团队和单位下一年度相应的财务预算、或暂缓一定时期其申请购置大型仪器设备。对未能严格执行制度，导致大型仪器设备管理不善、长期缺乏维护、人为导致贵重仪器设备不能正常使用，购置后没有合理原因长期使用率达不到要求，并拒绝开放共享的行为追究相关人员的责任。

三、结语

内部审计是推动高校实现良好治理的重要手段，可以促进高校公共资源的合理分配和有效利用，为高校内涵式发展提供有力的保障。同时高校实验室和大型仪器设备的有效管理和使用，是高校开展教学科研的基础。通过建立完善管理制度，健全运行机制，利用信息化手段进行有效管理，注重人员队伍建设，实行考核评价、激励和责任追究，以期达到从源头上控制大型仪器设备盲目购置。严格执行制度有利于提高高校大型仪器设备的共享程度和利用率，实现高校资源的良性循环，为高校教学、科研和培养高素质人才提供更加有力的支撑和服务。