高校资产与财务信息共享平台的建设探索

王秀珍 汤日鹏

吉林大学 吉林 长春

一、引言

近年来，随着国家对高等教育事业投入的不断加大，高等学校办学条件得到了显著改善，高校所拥有的资产体量也越来越大。据教育部公开数据显示，2016年国家对高等教育机构的固定资产（不含民办的其他高等教育机构数据）投入为17,932.07 亿元，2019年达23,069.92 亿元，增长比例高达28.65%。面对如此庞大的固定资产体量及增速，各高校为做好资产的统计、报告、分析和动态管理，已经采用了比较成熟的资产信息管理系统。

2017年10月24日，财政部印发了《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》(简称“政府会计制度”)，2018年8月14日，相继印发了《关于高等学校执行〈政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表〉的补充规定和衔接规定的通知》，要求各高校自2019年1月1日起执行政府会计制度。根据政府会计准则第3 号、第4 号以及《政府会计准则第3 号——固定资产》应用指南的相关规定，“固定资产应当按月计提折旧，当月增加的固定资产，当月开始计提折旧；当月减少的固定资产，当月不再计提折旧”。那么，确定计提折旧的固定资产和摊销的无形资产增加或减少的时点就成为关键因素，因为入账时点的确定是以资产是否在财务系统入账为基准，而不是以资产在资产信息管理系统入库时间为基准的，因此，为做好资产折旧和摊销工作，各高校资产管理部门必须掌握已登记入库的资产是否在财务报销、在财务报账的日期、报销使用的经费项目等信息。各高校必须尽快加强对资产的全过程管理，建立资产与财务信息共享平台，实现资产信息管理系统（以下简称“资产系统”）与财务会计核算系统（以下简称“财务系统”）实时对接。

二、高校建设资产与财务信息共享平台的意义

通过搭建资产与财务信息共享平台，消除两者之间的信息孤岛，实施效果非常明显，主要体现在以下几个方面。

1.实时共享资产信息，奠定了资产折旧和摊销的基础

资产与财务信息共享平台建立后，负责办理新增资产采购及报销的经办人（以下均简称“经办人”）将资产信息录入资产系统，同时经办人在财务系统选择中间库的资产信息，生成“资产预约单”，财务人员根据预约单号生成凭证，资产系统与财务系统通过中间库同步资产信息及财务入账情况。信息共享系统能够对资产管理的实时控制，资产管理部门可以随时掌握资产在财务部门的入账时间，便于统计每月资产增加和减少的数量和金额，奠定了按月计算资产折旧和摊销的基础。

2.自动生成智能凭证，提高了资产入账的准确性

财务核算人员借助资产与财务信息共享系统，将资产大量常规性工作模版化，将每笔资产的类型一一对应财务的会计科目，使用方向对应财务的归集项目，自动生成的智能凭单，避免财务在资产入账的类型、金额、使用方向等与资产管理部门登记的信息不符的问题，减少人工录入环节产生的错误，从而保证年终财务决算与资产分类总账的一致性，提高财务在资产入账工作方面的准确性。

3.增进部门工作协同，优化了资产管理流程

资产与财务信息共享平台实现了资产入库到报销支付段流程的制式化和电子化：资产办理入库手续后进行财务报销，报销时财务人员在财务系统能够校验资产信息，资产和财务的工作保持联动。通过对比已登记入库的资产与财务入账资产信息，能够自动生成资产已入库财务未入账明细表、资产和财务均入账的资产明细表，资产管理部门与财务部门不用再耗费大量精力人工核对资产明细账，有助于各部门集中精力于资产管理的资金筹集、使用的关口，确保高校资产的安全、完整。

4.简化签批手续，提升了高校管理和服务水平

两个系统对接前，资产管理要求院（处）负责人或项目负责人对新增的资产签批，财务报账也需要项目负责人有相应的签批手续。系统对接后，经办人由以前的多次找负责人签批，到可以合并为请负责人在一张“固定资产建账与财务报销审批单”签批或同时在“资产入库单”和“资产预约单”上签批，提高了经办人的工作效率，同时提升高校行政部门的管理和服务水平。

三、资产与财务信息共享平台中典型业务的构建

高校资产系统与财务系统的信息共享平台主要包含新增资产的日常报销、资产折旧、资产调拨、报废处置等业务的信息共享。高校新增资产的形式包括购置、接受调拨/划转/置或接受捐赠，以及自行建造、改扩建完成后确认为学校所有的资产。高校90%以上的新增资产是以财政资金购置形成的，因此以购置形成的新增资产的建账报销流程为代表进行介绍。

目前，高校一般新增资产建账报销有两种类型，第一种类型是预约报销前置到资产验收初审前，经办人在资产系统中录入新购资产信息，资产系统自动跳转到财务页面，经办人提交本次报销需使用的项目卡号冻结要报销的资产金额，然后二级单位管理员和学校资产管理部门对资产信息审核，资产管理部门审核通过后，推送资产相关的信息至中间库，同时生成“固定资产建账与财务报销审批单”作为资产入账和财务报销共用的“资产预约单”。经办人可在财务系统中完成签批或打印“资产预约单”在线下完成签批手续进行投递，财务部门通过识别预约码，采集关联该项资产的相关信息，待账务处理成功后，将该笔资产的入账日期、凭证号、项目卡号信息推送至中间库，由资产管理部门核对中间库数据，核对无误后，资产系统将该项资产入账，流程结束。

第二种类型是经办人在资产系统登记资产信息，二级单位管理员验收初审，初审通过后，资产系统自动将资产信息推送至中间库。经办人在资产系统打印资产入账凭证，在财务系统调用中间库的资产信息生成“资产预约单”。同时，资产管理部门终审，终审通过后办理资产入库，经办人可在财务系统中完成“资产预约单”签批或打印“资产预约报销单”在线下完成签批手续进行投递，财务部门通过识别预约码，采集关联的资产信息生成智能凭证，待账务处理成功后，财务系统自动将该笔资产的入账日期、凭证号、项目卡号信息推送至中间库，资产库更新资产的支付信息，流程结束。

两种资产建账的方式虽然都借助中间库来完成两个系统的搭建。但也存在以下区别：首先，第一种方式表面看经办人只打印一张资产建账与报销联单，而第二种方式需要进入资产和财务两个系统，分别打印资产建账凭单和预约报销单；其次，第一种方式的资产入账（入库）时间是在财务报销后，如果在财务报销时发现项目卡不符合要求，就需要从业务流程的第二步起，重新由二级单位管理员验收初审。另外，在第一种方式下，出现除资产编号、业务单号、资产名称外非关键问题时，经办人需要返回第一步重新走流程。而在第二种方式下，经办人直接在资产系统或财务系统进行修改即可。所以，第二种方式在实际操作上更具有灵活性。

四、某高校资产财务信息共享平台的建设情况

某高校在资产与财务信息共享平台搭建基础上，某高校依托大数据与网络管理中心，对接了招标采购系统、人事信息系统、实物资产系统、财务管理系统等，建立了“直采平台”，通过此协同平台，高校与供应商、税务局、银行进行信息传递，实现了供应商提供商品→教职工采购→资产验收入库→财务集中支付的全流程管理。

“直采平台”上从资产采购到财务集中支付款项的流程是：经办人用工作证号登录“直采平台”，按需求选择采购资产，输入使用的经费卡号和合同信息，订单成立时“直采平台”关联财务系统冻结经费。当经办人确认收货后，“直采平台”将订单中资产相关的信息推送到资产系统，经办人在资产系统补充填写详细的资产信息，完成资产建档。二级单位资产管理员与资产管理部门审核通过后，将资产信息推送到中间库的同时，将建账资产的业务单号推送“直采平台”，这时财务人员可以在“直采平台”上对该项资产进行审核。“直采平台”每月末汇总推送审核通过的订单，申请集中结算，财务进行账务处理，支付信息推送至供应商的开户银行、资产入账信息推送至资产系统、电子档案系统，流程结束（如图1所示）。

“直采平台”强化了人员身份验证、岗位业务授权、收支审批控制、系统操作记录、电子档案、内控管理等系统功能，实现了招标采购、资产管理与财务结算集中一体化，不仅实现了高校业务与财务的深度融合，提升了财务集中核算的效率，还有助于高校多个管理部门实现日常工作的联动性、规范性和科学性。同时，这种电子流程化管理和系统操作记录的存档还有利于高校日常的内部监管，对提升高校内部控制水平大有裨益。随着学校信息化建设的日趋完善，“直采平台”将会成为未来高校购置报销资产的主要模式。

五、未来高校信息共享平台的建设方向

高校的信息化不是简单的IT项目，而是一个系统工程，笔者认为高校普遍信息化的发展路径为：财务内部信息化―业务财务信息一体化―移动化/智能化―财务数字化，上文所涉及资产与财务信息共享平台和“直采平台”均属业务财务信息一体化的内容。

随着数字经济时代的到来，人工智能在各个领域的广泛应用，各个高校在构建业务财务信息一体化的基础上，充分利用区块链技术、物联网技术、云/大数据技术等多元技术的财务信息共享平台，将多个部门主体的不同场合下的多样化数据，进行资源、过程和状态数字化管理，并利用大数据分布式云端存储的优势，实现智能化提取分析多样化数据，一键生成高校管理者所需要的分析报告，为高校管理者提供最优决策，并达到改善高校管理状况、提高运营效益的目的。