探讨档案管理的信息化发展趋势

洪莲

摘 要：目前，我国的经济建设不仅自身蓬勃发展更先进，而且促进市场经济的进步，人们渐渐意识到档案管理在商业和行政部门的重要性。就目前来看，为提高了我国记录管理工作的质量和有效性，通过积极应用高科技设施和技术来提高我国记录和技术的质量，打造高效、科学、全面的档案管理信息化建设。在本文中，首先解释了什么是档案管理的信息化，并分析档案管理的信息化需求的必要性，最后为发展档案管理的信息化呈现实用的建议。

关键词：档案管理 信息化 趋势 建设

文件管理工作是一项相对专业的业务，各单位管理部门应提高对这项管理任务重视。及时加强存储管理，不断优化，解决实际出现的问题。信息存储是信息重要的支持载体，科学和民主的信息管理体系在现代社会中非常适用。在任何一个单位、任何一个部门，高效并且科学的文件管理必须是有效的保证，唯有此，才可以最大化的保障单位的和谐和高度有效地操作。

一、档案信息化概念

文件信息化将现代信息技术应用于所有相关部门的统一计划和组织，将现代信息技术应用于管理活动，并加快信息资源现代化，为存档文件提供管理和服务，档案工作是一个单位的历史面貌的反映。换句话说，当再次保存文档信息时，它指的是存储文档信息的数字化，管理方式的网络化。也就是通过网络数据化、数字化和资源网络管理，通过系统的处理和网络传输，最后实现存储资源的共享。这是一个长期的发展不断更新信息技术的过程。存储文档管理模式以存储文件为中心，建筑和完成自建立以来的发展历程的文档存储，它在公司的库存开发和科技创新中发挥着作用[1]。

二、档案管理信息化的意义

时代飞速发展，技术不断更新，现代科技应用于公司管理管理的每个领域已经是普遍现象，传统的文件管理方法已经无法满足新发展的需求。建立现代化管理和信息的保留是不可避免的，对档案文件业务的发展更是不可避免的。档案的建设及管理的信息化程度会对保存时间的长短以及存储信息资源的管理产生重要影响，由此可见，档案管理的信息化是传统存储管理的不可避免的发展。文件管理的信息管理是使用文档，方便快捷的服务实现，资源共享它是一个有效的路径。

档案信息化建设是社会发展的要求，由于人类社会发展，增加了大量的信息，需要对这些信息进行筛选并且加以利用，但是信息量过大，人工操作传统文档管理方法已经很难适应新的信息环境，例如文档存档、录编制、统计、编辑研究和开发文档信息，传统档案的载体开始逐渐向数字化过度，文件业务的效力和质量大大上升，为各个业务之间建起桥梁，使档案工作的效率大大提升。所以完善信息资源战略是重要的，对人类社会发展具有重要意义。随着中国社会和国民经济的发展，传统的信息管理方法已经无法适应当今社会，人们不可避免的要推动管理信息的发展，并且将信息作为经济和社会发展的重要资源来进行有效管理。进行档案管理信息化是时代的要求，更是人民的诉求。文档管理信息可以高效的进行文档收集，共享文档进行等工作，可以满足当今社会的需求，可以说是社会的发展促进和推动了档案管理业务的变革。

存储文件信息将为社会提供更有效的资源，信息文档管理大多数是基于经验的重复操作，占据了管理层的大量时间。存储文件管理信息化提高了雇佣效率，管理人员可以从复杂的琐事脱离出来。文档信息化实现了最大范围，最快的记录信息资源共享，信息化促进文档的利用价值的最大化。文档信息化以数字信号的形式显示，导致更加广泛的传输和使用，提供真正的资源共享，提供充分实现资源的最大化的可能性[2]。

三、档案管理信息化建设面临的主要问题

3.1缺乏对信息化重要性的认识

目前，虽然我国档案管理信息化的建设仍然在推进并且取得一些成果，但是档案管理工作的重点仍然放在存储上，为满足社会发展的需要，重保管轻利用的思想应该向更加重利用轉变，忽视利用的档案管理意义比较小。由于思想认识上仍然存在偏差，往往就导致工作人员配合、协助较为懈怠。

3.2资金不足，基础设施不完整

想要进行档案管理信息化建设，确保高性能软件和硬件基础设施是重要的环节，但当前对档案信息化建设的资金投入较为不足，而相关的软件和硬件设施的设施并不完整。另外，修复，更换，升级没有及时与时俱进，硬件的发展和建设严重的制约着档案管理信息化建设。

3.3存储文档管理的存储标准化水平低

档案管理信息建设的保证就是文件管理信息标准的颁布和落实。然而，目前，中国的几乎每个地区，每个系统的文件信息和网络建设都尚未建立统一的标准和标准，这就成为档案管理信息化建设的一大阻碍。

3.4文件管理信息缺乏专业人士

我国在档案管理信息化方面高素质人才较为缺乏。目前，从事档案信息管理的人员的部分综合品质较低，行政经验较为稀缺等，缺乏较强的学习能力和适应能力，不能适应新时期档案管理信息化建设的需求。同时，由于人员的稳定性缺乏，因此录制记录的进度较慢[3]。

四、相关策略建议

4.1加快档案标准化制定和宣传

加强档案管理建设信息化信息和媒体标准的建设，档案信息化基础建设要以计算机网设备和数据库为主要方面，不断推进传统载体档案向数字化档案转变，实施公共档案信息资源共享服务工程项目，目的是打造标准化的档案信息资源标准，方便为社会提供全方位的档案信息服务。

4.2注重文档管理信息化建设安全性

加强数字化文件在存储、传播过程中的安全建设。要保证文档管理信息化建设最有力手段就是加快推进电子文件管理、文件信息披露、互联网安全和文件信息安全管理系统的建立，以及形成有效的法律方面的文件信息构建和约束。增加信息安全意识，防止机密泄漏并确保文件数据库的安全。进行备份并且提供管理人员的技术水平和警惕性，自觉遵守相关法律法规，确保档案信息化的安全运行。与此同时，严格执行现有的管理制度，维护制度的严谨性和权威性，确定相应的正面系统增加了系统的权限。

4.3 重视档案信息化人才队伍的建设

想要完成对档案管理信息化建设的安全管理，首先也就是最重要的就是切实加强各级管理机构建设，不断深化纠正各级管理人员的思想认识的问题，从科学发展的高度认识档案管理信息化建设的必要性，打破固有的传统的思维模式。此外，加大积极力度，要保证工作经费，特别是要解决好档案管理信息化建设安全管理的人员配备问题，并为他们提供必要的办公条件和培训，只有这样，才能形成长效的管理安全机制。第一，提高档案人员的政治品质、技术、设备、方法的应用和更新，加强信息技术知识的传播，其次，根据情况吸收现代化管理人才是有必要的，新型的管理人才可以为档案信息化建设注入新的活水。

五、档案管理信息化是档案管理的发展趋势

档案文件管理的重要发展趋势就是档案管理信息化，这是对传统储存文件的有效改革。信息技术和信息产业的快速发展是机会的同时也是一个严格的挑战。建设档案文件的信息化是当前阶段档案管理业务发展的一个重要战略阶段，作为实现国家信息流程的重要程序，信息管理保存在基础上提高业务效率。也促进了交流和分享文献是我国档案存储的有效进步。因此，档案文件的信息管理的构建是关于全球信息的信息浪潮。我们必须不断补充记录管理技术，积极开发和使用。

六、结束语

科学技术的发展促进人类工作的方式的改变，人们不断增长的需求给每个领域带都来了机会和挑战。信息技术的发展对档案管理人员产生了巨大影响，不仅要求在操作上进行优化升级，并且在思想上也要进行转变，适应市场经济的需求和新世纪的发展，管理人员要时刻进行思考，如何通过提高其素质和其品质来适应管理工作，为我国档案管理记录做出贡献。

参考文献

[1]李雯娟.档案管理的信息化发展趋势[J].办公自动化，2021，26（18）：56-57+22.

[2]邢慧明.档案管理信息化是档案管理的发展趋势[J].黑龙江人力资源和社会保障，2021（09）：108-110.

[3]杨静薇.浅析档案管理信息化在档案管理中的发展趋势[J].今日财富，2020（03）：189.