综合档案管理系统中信息保密技术探析

【摘要】    科学技术水平的提升，给医疗行业发展带来新的机遇和挑战，作为疾病预防控制中心，综合档案管理系统中信息保密技术有着重要作用，不仅影响着档案管理的整体工作效率，还直接关系着工作人员工作质量，然而，将信息保密技术应用在综合档案管理系统中，却面临着一系列问题，基于此，本文主要阐述综合档案管理系统中信息保密技术的重要意义，分析档案管理中信息保密工作面临的困境，探析在综合档案管理系统中信息保密技术提升的有效途径，希望对相关人员有所帮助和借鉴，进一步提升档案管理水平。

【关键词】    综合    档案管理    系统    信息    保密    技术    探析

引言：

现代社会发展视域下，对于疾病预防控制中心而言，综合档案管理系统必不可少。综合档案类型多样，不仅包括文书档案，还涉及实物等档案，对于档案形式而言，有纸质和电子信息两种，在综合档案管理中，不管是什么形式的信息类型，都会给综合档案管理工作带来一定挑战，尤其是电子类管理信息，其保密技术非常重要，相关人员就需要重视保密工作，在综合档案管理信息系统中，科学利用信息保密技术，将其作为工作的重中之重，来提升管理效果。

一、综合档案管理系统中信息保密技术的重要意义

综合档案管理系统中，信息保密技术有着重要意义，主要表现在能够为信息处理和储存提供安全保障[1]。信息保密技术是在电子信息技术基础上进行的，以疾病预防控制中心为例，在综合档案管理工作中，应用电子信息技术，可以为档案数据信息的储存、管理、获取以及分类提供坚实依据。在管理过程中，能够实现电子信息资源库的有效构建，利用专业管理和技术人员，有利于综合档案管理工作朝着现代化和信息化发展，发挥各类档案资料的最大效应。与此同时，有利于降低工作难度，实现资源有效利用。信息保密技术应用在综合档案管理系统中，不仅能够拓宽管理范围，发挥信息处理和传输的高效性，还能降低管理工作难度，提升资源利用率，为档案管理工作提供技术支持。

二、档案管理中信息保密工作面临的困境

（一）思想意識有待提升

在档案管理工作中，随着经济社会的发展，人们工作方式发生很大改变，尤其是信息技术水平的提升，给档案管理工作带来新的发展要求[2]。然而，部分人员在实际管理过程中，由于信息化思想意识和安全意识较为薄弱，在本职工作管理中，并没有将保密问题重视起来，主要原因是对于档案管理保密重要性缺乏正确认识，加之了解和掌握的信息不多，使得安全意识整体不高，这类现象的出现，给管理工作带来一定阻碍，特别是在信息技术发达的今天，忽视档案管理信息安全性，会给信息数据的安全性产生巨大威胁。

（二）缺乏完善的保密制度

制度在某种情况下是对行为的一种约束[3]。在档案管理工作中，科学合理的管理制度能够促进管理工作的稳定运行。对于档案管理来说，虽然有相关的法律规范和要求，但是，在实际管理过程中，却没有严格按照相应的规范和制度。根据疾病预防控制中心的实际情况，来开展相应的信息保密工作，使得保密制度缺乏一定的科学性，在出现相关信息泄露之后，没有及时采取应急措施，使得处理效果缺乏及时性和有效应。这类问题的出现，对于综合档案管理工作都会产生不良影响，使得信息保密技术迫在眉睫。

（三）管理人员综合素质有待提升

在具体的档案信息保密工作中，档案管理工作人员有着重要作用，作为最为直接管理者，其专业技术和技能水平与档案整体管理质量息息相关[4]。现阶段，部分机构档案管理工作者由于个人技能水平有待提升，在一定程度上给管理工作带来不利，尤其是对信息技术的熟练应用和掌握，如果在档案管理工作中，出现信息泄露等问题，难以及时对其进行有效阻止，或者找出正确的方式手段加以解决。比如，管理“重点档案”时，如果信息保密技术工作人员个人能力和水平不高，严重情况下，会给疾病预防控制中心带来不利影响，甚至造成经济损失和财产损失。

三、提升综合档案管理系统中信息保密技术的有效途径

（一）树立正确的思想观念

经济社会迅猛发展和信息技术水平的提升，在一定程度上提升了综合档案管理工作质量和水平[5]。面对综合档案管理系统中存在的各类电子信息档案，在具体管理过程中，对管理人员有了更高的要求和标准，不仅要将平时的管理工作做好，还要重视各类信息数据的安全性和保密性。因此，作为相应的领导者、决策者以及管理者，就需要树立正确的思想观念，认识信息保密技术在综合档案管理系统中的重要性，从而促进各项管理工作的有序进行。

（二）建立健全管理制度

在综合档案管理系统中，信息保密技术工作的有效开展，需要依靠完善的管理制度去规范[6]。因此，就需要建立健全相关管理制度。一方面，需要完善管理体系，管理体系在信息保密技术中发挥着有效作用，只有将管理体系进行完善，才能为档案管理工作奠定重要基础。比如，在具体管理工作中，可以制定分级管理模式，包含管理主体有档案信息管理者、科室主任以及分管院长，根据机构本身的实际发展情况，将每一等级人员管理责任划分明确，形成一套完整的管理制度，如果部分人员需要查询和使用档案，就需要经过上级人员审批，方可进行操作，为档案信息安全提供重要保障。另一方面，制定相应的激励机制。对于档案管理工作，想要进一步促进信息保密，就需要让管理人员重视管理工作的重要性，只有这样，才能为管理工作创造有利条件。因此，就需要通过激励机制来提升管理人员的工作积极性，对于工作表现优异的管理者，可以对其进行表扬，适当条件下，可以增加绩效奖励，以此来鼓励其他工作人员，从整体上提升管理人员的工作热情，为信息保密工作提供人力支持，实现资源合理利用。

（三）提升管理人员的整体素质

综合档案管理系统中，信息保密技术的有效应用，与管理人员有着密切联系[7]。想要从根本上提升管理水平，就需要重视管理人员整体素质的提升。相关机构管理者，应定期对工作人员进行培训教育，通过邀请专业技术人员，在培养专业理论知识的基础上，还要重视工作人员对信息技术的应用技术和水平，从整体提升工作人员的综合素质。首先，需要向工作人员培训与保密有关的相关法律知识，比如，“保密法”和“档案法”等，让其掌握基本的法律。其次，培训相应的计算机安全和专业技能，在工作中不断提升档案管理人员的整体素质，树立正确的职业责任感，避免工作出现形式主义以及应付了事的现象。最后，定期将先进的管理理论、方法和经验加以传授，让管理人员及时与社会发展相适应，从而提升信息保密的技术水平，面对出现的安全问题，能够及时进行处理和解决。

（四）增强信息安全管理

综合档案信息管理系统要想实现高效运行和发展，就需要将电子信息技术应用其中，从而实现信息保密。信息保密技术主要是依赖于电子信息建设来实现，以此来达到安全管理的目的，与传统档案管理工作相比较，信息化的档案管理在提升工作效率和质量同时，还能有效节省人力成本。然而，任何事物都具有雙面性，综合档案管理系统中也存在安全隐患，主要是因为电子信息是在网络基础上进行传输和储存的，网络具有一定开放性，在使用过程中往往会面临安全风险，想要提升保密性能，就需要使用到相应的安全防护技术，主要可以从以下几个方面入手：

第一，强化电子信息建设。在数字档案管理工作中，有了一定要求，需要配备专业计算机管理工作人员，对档案管理系统加以维护和管理，以此来增强系统在访问过程中的安全性，对其进行安全控制。通常情况下，在系统登录中，以账号和密码形式为主，也可以利用CA技术进行身份识别，以此来保证使用者更加合理合法。与此同时，对于综合档案管理网络，属于专项网络，要及时与外网进行物理隔绝，从硬件上加以管理，确保信息在传输过程中，更加安全有效。

第二，安装防火墙。在综合档案管理过程中，对涉及相关计算机，应安装防火墙，特别是外部网络信息，在进入本网络前，都要通过防火墙进行检查和过滤，在这过程中，还可以下载正版杀毒软件，对其进行实时监控与杀毒，对于病毒库，还要及时更新，以此来建立相应的网络屏障，确保信息安全。对于无关人员，严禁使用相关的档案管理计算机，尤其是管理工作人员，杜绝在计算机中安装各类游戏以及不明软件，防止各类不明存储进入计算机系统当中，实现专盘专用，通过各种途径对病毒进行管理，避免出现信息泄露问题。

第三，科学利用档案信息加密通信技术。在对电子档案进行管理过程中，其加密方式具有多样化，比如，属性和名称等，与此同时，还可以设置相应的口令，加大信息窃取者的破译难度，通过对此类因素进行管理，来确保信息安全，提升加密水平。应用加密技术过程中，最重要的就是管理制度，管理制度经常会使得信息管理面临各种漏洞。比如，管理工作人员，在进行资料打印和档案归类时，没有贯彻落实具体的规章制度，有可能会使得信息遭受泄漏。一般而言，在综合档案管理过程中，信息加密技术包含两种，一是非对称性，二是对称性，这两种加密技术有着重要作用。密码技术在加密通信技术中，作为关键内容，能够为档案管理工作提供安全保障，主要优势有：能够将相关的信息数据保持在隐藏的状态下，使得信息储存和处理管理更加安全有效，提升档案管理的机密性。也可以保护档案信息的完整性，以“档案文件”为例，密码加密技术贯穿于具体的生成和传输过程中，以此来保护相应的信息数据。

除此之外，应用密码加密技术，也可以对系统人员进行管理，主要表现在对信息来源和身份的确认，确保其是否真实，为信息安全创造有利条件。

四、结束语

综上所述，综合档案管理系统在疾病预防控制中心发挥着重要作用，要想进一步推进各项工作的顺利开展，作为管理人员，就需要重视综合档案管理系统中信息保密技术的重要性，对当前综合档案管理系统中信息保密技术存在的问题进行仔细研究和分析，并且找出正确的解决办法，及时顺应时代发展潮流，从而增强信息数据的安全性和保密性，从整体上提升档案管理水平。

作者单位：姜程巍    梅河口市疾病预防控制中心

参  考  文  献

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[4]刘双.信息技术在事业单位档案管理中的应用探究[J].卷宗，2019，（024）：119.

[5]李媛.浅析网络环境中档案信息资源的安全技术[J]. 机电兵船档案， 2020（3）：3-4.

[6]刘春波.我省"基于Hadoop平台的综合档案管理系统研究与实现"科研项目顺利通过国家档案局验收[J].黑龙江档案，2019，（05）：11-11.

[7]郭婧懿. 信息管理系统应用于医院综合档案管理的价值探讨[J].2021（22）：60-61.