项目想定化解项目独特性难题

刘志学

独特性是项目的基本特征。项目因受不同需求、不同目标、不同相关方等因素的制约，造成了项目在组织形态、表现特征等方面的显著差异。由于项目独特性的存在，项目实践问题的解决需要具体情况具体分析，项目管理研究结论也只能在具体的案例情境中才能体现其价值。因此，只有破解项目的独特性难题，才可以形成具有普遍应用价值的项目管理策略。

化繁为简、化整为零是我们面对复杂系统性问题时常用的解决思路。例如，工作分解结构（Work Breakdown Structure，WBS）就是最常见的分解项目的工具。WBS可以实现将一系列复杂的项目任务按照责任承担的原则分配到每个人的项目工作中，通过局部可控实现整体可控。但是这种基于项目任务的项目分解方式一方面因项目而异，另一方面也无法有效地描述项目执行过程中的动态变化，因此无法用于构建基础的、通用的项目模块。

一个完整的项目模块需要包含一定范围内的所有项目要素。项目运行是一个组织决策与项目状态交互的过程，因此项目模块除了涵盖项目的任务要素外，还需要包含项目中的决策要素；同时，模块中各要素之间并非孤立存在，两类要素之间的关系也是构建基础项目模块的重要组成部分。

因此，当从项目任务的角度无法实现对于项目的有效分解时，从时间的角度来构建完整的项目模块就成为一种替代的可能。我们从时间维度上对项目进行切割，在每一个时间截面上都得到一个完整的项目要素集。这一项目要素集既包含了项目在该时间节点上的任务状态，也反映了在该时间节点上的决策状态，同时还包含了决策对项目任务正在施加的影响和效果。这种在项目执行过程中某一时间片段上的项目所有要素构成的完整场景被称为项目想定，如图1所示。

需要说明的是，想定来源于军事领域的兵棋推演，是指在战役、战斗演习或作业前对敌我双方情况的基本设想，它涵盖了一个场景内的全部要素及其发展趋势。因此，构建完整的项目想定，对于精确地描述项目、科学地刻画项目，进而利用计算机系统来真实地模拟项目的进展具有重要意义。

项目想定的构成要素

构建项目想定的关键在于从项目中抽离出一组可以完整描述项目的要素集，对现实世界中项目的相关方、执行过程、运行环境、关系和交互形成结构化和形式化的描述。從要素属性的角度划分，项目想定包含的要素可以分为与项目任务相关的想定要素及与项目决策相关的想定要素。

与项目任务相关的想定要素

项目任务是项目管理工作的对象和实体，根据合同要求的各项条件完成项目任务并提供高质量交付是项目管理工作的目标。与项目任务状态相关的要素即用以描述项目任务的实际完成情况，如项目的质量、工期和成本等；以及影响项目任务执行的其他因素的状态，如涉及质量管理工作的人、机、料、法、环等各类因素的状态。基于“凡系统必有结构，系统结构决定系统功能”的系统思想，要素通过彼此之间的复杂关系构成了具有特定功能的想定结构，由与项目任务相关的想定要素构成的结构即为任务想定结构。常用以描述变量间关系的工具有系统动力学方法等。

与项目决策相关的想定要素

项目中仅仅有任务要素是无法正常运转的，项目决策是推动项目前进的动力及控制项目发展方向的方向盘。项目任务状态是产生项目决策的条件，每一个项目决策又将产生新的项目任务状态。项目决策想定表征了项目相关方之间的责、权、利关系及基于该关系进行项目决策的过程。由于项目决策本身千差万别，无法通过一组固定的变量来描述项目决策本身的状态，但是产生项目决策的条件是可以通过相同的变量集来进行表达的。与项目决策相关的想定要素即用以描述项目决策产生的环境和条件，具体而言，包含描述相关方自身属性的变量及表达影响相关方决策的结构属性变量。

描述相关方自身属性的变量主要与相关方执行项目任务的能力和可靠性相关，如相关方的信誉、自身需求和管理能力等。影响相关方决策的结构属性变量主要与相关方执行项目任务的意愿和稳定性相关，这些因素受到相关方之间复杂关系的影响。现有研究表明，组织中的相关方关系以网络的形态存在，并基于不同的关系形成不同的网络结构，因此描述此类属性的变量可以利用相关方所处的网络结构的相关指标进行表达，如图2所示。

在项目想定中，与项目任务相关的想定要素及与项目决策相关的想定要素是不可分割的整体，两者之间基于“组织—项目决策—项目任务”的作用路径交互在一起。因此，一个完整的项目想定除了包含与项目任务及项目决策相关的两类要素外，还包含要素之间的复杂关系。每一个时间点上的项目形态就是这些要素及要素关系的特定取值的表现。随着时间的推移，要素的值以连续或离散函数的形式发生变化，并产生新的项目想定。当项目想定中某些要素的取值达到一定的限定时，将会产生新的决策需求。

项目想定的作用

总的来说，项目想定在项目管理工作中可以起到三种作用：一是对可能实施的项目计划、决策方案进行事前预演，验证计划和方案的可行性；二是检验项目相关方的能力，从而选择合适的相关方参与项目；三是实现项目风险的实时监测和风险响应决策支持。

（1）项目决策是否有效往往只能通过决策后项目的执行效果得到事后的验证，一旦决策失误，将对项目造成大量损失。项目想定构建了项目的完整变量结构模型，项目的实际参数值，如项目计划、决策方案等，以初始数据或过程数据的形式输入模型中，通过仿真模拟，得到在设定变量取值条件下的项目结果，当模拟结果符合预期，则证明初始的项目计划或决策方案可行。利用项目想定模拟项目执行过程，可以将决策验证过程提前，从而有效避免项目返工。

（2）判断相关方与项目是否匹配是一个复杂的、多方检验的过程，严重依赖管理人员的管理水平。项目想定将相关方抽象成为一组与项目相关的变量的集合，判断相关方与项目是否匹配，就转化为判断该相关方在不同变量上的取值，能否保证项目想定目标的达成。此时，判断相关方是否适合项目不再是判断相关方的综合能力，而是其是否满足项目的具体要求，相关方不再是“最好的就是合适的”，而是“合适的就是最好的”。

（3）越大型的项目，风险的成因越难以真正理清，这一方面是因为诱发项目风险的因素之间存在复杂的关联关系，另一方面是因为风险之间也存在复杂的关联关系。因此，无论是基于经验的风险预防，还是出现风险征候之后的风险处置，其策略总是容易出现治标不治本的问题。风险预防方案防不住风险发生，风险应对策略管不住风险重复发生。解决这一问题的核心在于找准风险发生的“证据链”，在风险产生的源头控制风险。

除了风险控制的精准性，风险控制的及时性也是风险管理的关键。大量的风险案例证实，在出现明显的风险特征时，风险的发生将难以避免。因此，我们需要在问题发生的初期就及时发现潜在的风险点。及时性的要求意味着对项目状态的实时、动态监控。实践中，由于人的能力和精力局限性等问题，在复杂的项目中抽丝剥茧和即时反馈都难以实现，只有借助系统和大数据的力量才能实现这一复杂的工作。由于项目想定是随时间连续变化的，因此当项目想定中的某些要素的取值产生异常变化时，即意味着项目中可能出现了风险。我们在及时发现风险后，通过变量之间的复杂关系，找出造成该变量值异常的原因，有针对性地提出风险应对策略，从而提高风险管理的效率。

结语

在数字时代，推进数字化转型已经成为各行各业的热点话题，众多行业、企业已经在数字化转型方面取得了一定的进展。然而在项目管理领域，当前对数字化、人工智能等方面的研究和应用并不常见，原因就在于项目的独特性特征与数据体现出的规律性特征并不匹配。可以说，无法化解这一矛盾，项目的数字化转型将陷入纸上谈兵的窘境。

而项目想定的提出，实现了对项目的结构化表达，将具有独特性的项目利用一组统一的要素集表达出来。任何项目都可以通过对描述要素的变量集的不同赋值进行表示。变量是否进行赋值依据项目确定，变量之间的关系通过对同类型项目的大数据分析获取，由此可以建立适配该项目的项目想定结构，从而进行项目决策支持。随着项目数据量的增加，机器学习等人工智能方法将可以被引入项目想定结构及变量选择优化的过程中，从而使得理论化的项目想定能够更贴合实践应用。P