创新档案管理理念实现档案管理信息化

李亚鹏

摘  要： 随着科技技术不断发展，数字化技术及远程通信技术不断发展及有机整合，现代化档案管理观念要不断转变，紧随科技发展大趋势，进行 创新性改变，档案管理模式也应适应社会发展需求;传统档案管理只是通过人工操作进行档案管理检索，费事又费力，不能适应时代发展;若想让档案 得到快速查询及长期存放目的，还可以给工作带来便利，进行档案信息化管理是当下的重中之重。

关键词： 创新;档案管理;信息化

1 信息化技术下档案管理工作模式的相关理念

企事业单位档案管理工作信息化发展是指通过融合计算机技术相关信息 学理论知识，使传统档案内容管理搬移到互联网中;并利用信息化相关技术 对档案进行高效统一整合，使企事业单位相关信息实现在线化;档案管理工 作模式由原有线性管理转变为线上资源管理模式;  这种线上在线档案管理模 式能很好契合当下社会资源快速整合发展理念，且能满足人们快速提取档案 资源需要;很大程度强化了档案资源使用效能，最大限度为企事业单位节约 了人力成本和人力资源投入，有助于提升单位或企业经济效益。

2 当前档案管理信息化管理的主要优势

2.1  提高工作中档案信息管理质量

信息化发展是当下时代潮流，也是未来发展方向;档案管理信息化 发展过程中，能有效避免传统档案管理模式带来的局限性;过往档案管理 工作主要在实体场馆中进行，与图书馆馆藏管理模式类似;虽单份档案资 料内容相对较少，但档案资料数量处于稳步增长状态，对场馆环境要求较 高;历史悠久档案资料在外界天气环境影响下，由于纸质资料脆弱，不易 长期保存，且占用空间大，可能会发生字迹氧化、腐败等，档案资料内容 完整度显著降低;信息化理念引入有效弥补档案管理体系中的不足，载体 改变是其中之一;使用信息化模式意味档案存储载体发生实质性变化，数 字化、网络化存储载体在档案管理体系中扮演重要角色，降低现实空间占 用力度，硬盘存储潜力也被进一步激发;可见信息化为档案管理带来更多 稳定性因素，档案价值得以不断延续[1]。

2.2  有利于促进信息档案共享

单位企业档案资料种类多，部分档案资料属于绝密级别，在特殊情况 下由主管同意后方可调用，但很多技术、专业性档案资料与单位企业管理 生产活动密切相关，工作人员在开展分内工作时需借鉴档案资料;档案管 理信息化为档案在一定空间内互通共享提供了通畅渠道，如在档案管理体 系内可建立一种交互平台，档案管理部门与需要档案资料的人员在信息化 环境中沟通交流，在确定需借阅的档案资料后，能在较短时间内获取档案 资料，对于档案资料共享起到客观促进作用。

2.3  提升工作人员工作效率

工作人员在检索资料过程中，目标资料范围可能非常大，为档案资料 检索带来很多难度;档案管理信息化引入意味检索档案资料目的性显著增 强，在检索活动中只需设定条件范围，借助信息化力量就可快速锁定目标 资料范围，并在缩小范围后的条目中选择个人需要的档案资料;可见信息 化对检索效率提升带来的巨大作用，有效节省工作人员在资料检索方面的 时间消耗，为单位企业带来更多效益。

3 推进档案信息化的策略

3.1  创建完备档案资源信息管理制度

推动档案管理信息化发展过程中，档案管理工作人员要具有前瞻性，  在工作中坚持兼容、开放及系统性原则;具备开放性和兼容性思想，才能 使信息技术更加灵活运用于档案管理工作中，使档案管理与信息技术更匹 配;档案管理人员在进行档案管理工作过程中，积极配合其他部门，共享 有效资源，避免重复工作影响工作效率;具备系统性原则要求档案管理工 作人员在管理工作中，借助档案管理工作使事业单位档案管理工作形成有 机整体，在加强协作配合与沟通交流过程中，进一步推动档案管理工作信 息化发展时也能提高档案管理工作效率、提升档案管理工作质量。

3.2  強化档案管理工作的信息化

在开展企事业单位档案管理工作模式创新工作信息化管理过程中，需 整个过程科学合理化，要使信息化技术与档案管理技术融合协调，还要理 论联系实际，促进信息化技术下档案管理工作开展;就需调动单位档案管 理工作人员积极性，需相关管理工作人员具备交稿综合素质，针对档案管理相关部门制定较高标准要求，并加大该部门培训力度，继而充分发挥档 案工作管理相关部门效能[2]。

3.3  提高技术支撑

技术是档案信息化建设的生命，没有过硬技术支撑，档案信息化形同 空话;（ 1 ）配备质量可靠、性能优良硬件设备并添置相应配套设备，防止 电磁干扰、辐射等影响，从源头减少自然毁损概率;（ 2 ）设计开发出通用 档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通;（ 3） 采取有效措施保证软、硬件安全运行;同时，还要建立集成系统，丰富档 案储藏，增加信息储存量;增强综合开发功能，全方位、多角度、多层次 收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络保证档案完整。

3.4  落实档案网络信息安全保障

档案信息化过程随着电子技术参与，越多工作可在网络中进行，因此 注重档案在网络中安全性十分必要;企业应加强安全措施，档案管理人员 也应提高警惕，采取防范措施包括数据备份、身份认证等，避免和减少黑 客对信息系统的危害;落实档案网络信息安全保障可防止病毒和黑客的恶 性攻击，提高了档案信息化建设质量和效率;为保证硬件设备安全，需定 期检查档案信息化用到硬件设备，检查服务器和网络运行状态;完善数据 备份，避免由外界条件变化造成数据损失或丢失;重视网络安全，网络平 台上可设置在线报警系统，并及时处理网络安全问题，强化防火墙等措施 确保档案信息应用安全性;相关技术人员要设置用户使用权限，避免用户 越权行为，落实身份认证工作[3]。

3.5  及时更新档案信息，转变档案管理及服务形式

信息化技术引入为档案管理及服务形式创新创造了条件;档案管理 工作人员应用电子文档取代传统纸质文件存储方式，运用信息技术手段进 行电子文件制作及处理，建立档案目录，实现档案管理类别有效划分及存 储，建立完善档案管理信息体系，为档案资料查阅与使用提供便利;在档 案资料整理过程中，档案管理人员利用计算机及网络收集有效资源信息汇 总及处理，保证信息资源真实性与全面性，还应对档案信息资料更新与补 充，并符合时代发展需求;转变服务形式，运用网络检索及查阅取代传统 人工查阅形式，提高档案

3.6  完善档案管理工作服务机制

随着信息化技术发展，信息传播速度发生了质的改变，传递信息数量 庞大成为档案管理工作特征，因此要求单位需构建档案管理工作信息化体 系时，实现档案管理资源共享、分工等内容，加大档案管理工作完善服务 机制，继而实现档案资源信息在线共享，促进相关工作开展效能。

4 结语

在当前信息化发展势头迅猛时代背景下，大力推进档案管理工作信息 化发展是实现档案管理信息化、现代化发展的重中之重;在创新过程中，  要认识到传统档案管理工作存在不足和档案管理信息化发展必要性，并提 高对档案管理工作重视程度，构建新型档案管理信息化模式和完善的档案 管理信息化体系，增强档案管理工作安全防护意识，制定档案管理信息化 安全保护制度，进一步促进档案管理工作信息化发展，使档案管理工作发 挥出应有价值。

参考文献：

[1]刘小青 .创新档案管理理念实现档案管理信息化探讨[J].社会科学，2019 （05）：196.

[2]刘郁兰.档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究[J].兰台内外， 2020（19）：1-3.

[3]宋金波 .关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].农民致富之友，2019， 605（12）：225.