新《档案法》视角下国企档案管理的发展路径研究

依虹峰

摘 要：新《档案法》的出台为国企档案管理提供了新的发展契机，本文将立足于新《档案法》，在进一步解读其相关内容后，对新档案法所带来的影响进行分析。最后研究了新《档案法》下国企档案管理工作发展方向，进一步推动档案管理信息化建设、档案开放审核鉴定以及完善档案安全管理等措施，希望为全面提升国企档案管理能力提供支持。

关键词：新《档案法》;国企档案管理;档案信息化;档案安全管理

新《档案法》出台意味着我国档案管理工作进入发展的新阶段，档案管理实现了依法管理，对于整个档案管理工作顺利开展具有重要意义。根据新《档案法》的相关内容，我国国企档案概念被赋予新的定义，作为国企资产的重要一环，应以不同形式记录企业生产经营、管理的相关资料。因此，在历史发展新阶段，相关人员应正视新《档案法》出台所带来的影响，寻找国企档案管理未来建设及发展的新路径，这也是本文研究的主要目的。

一、新《档案法》出台的解读

新《档案法》经第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过，并于2021年1月开始正式实行。根据新增条件，新《档案法》要求必须要完善档案管理责任机制，在优化档案管理制度的基础上，明确国企档案的归档范围，并进一步丰富馆藏资源。同时，新档案法立足于未来发展要求，详细说明了各类机构改革中所涉及的档案管理资料，补充说明档案征集的相关资料，并认可了代存、购买、捐献等方式在档案管理中的作用。

新《档案法》更加关注档案安全管理的内容，明确规定了档案服务机构关于安全保密以及安全管理制度，并针对档案安全管理规范化中有关数字化、档案开发、档案整理等方面的内容进行梳理。同时，受到新冠疫情的影响，将档案管理突发事件上升至法律层面，说明国家更加关注档案的应急管理。新档案法中对档案移交的权责内容做出了新规范，有效划分了档案管理各个环节的负责人，关注档案的分享以及利用率，尤其是关于国际档案交流中各类档案出境审批程序也在新《档案法》中得以明确。由此可见，新《档案法》出台是我国档案管理史上的大事件，对于档案管理权责、档案使用、档案安全保障等都做出了新规定。

二、新《档案法》对国企档案管理工作带来的影响

1.进一步增加了档案管理的工作量

首先，根据新档案法的相关内容可知，对于档案开放时间有了新要求，从之前的30年缩短至25年，且档案开放主体从单一的综合档案馆下放至所有档案馆，所有未移交进档案馆的档案，其开放审核交由档案的形成或者保管单位负责，并且增量的馆藏档案开放审核则由档案馆联合档案形成单位负责等。在这一变化下，综合档案馆需要开展的档案开放审核鉴定工作数量明显提升，工作压力增大。其次，档案形成或者管理部门必须要从头开始了解关于档案开放审核鉴定的相关工作。最后，针对其他档案管理部门，在新《档案法》出台之后，存量以及增量档案的开放鉴定工作压力明显提升，并承担着公布开放档案目录的压力。

2.加快档案管理信息化进程

与传统的档案管理规定条例相比，在新档案法中详细规定了信息化条件下档案管理的相关标准，要求档案馆应该通过网站以及其他网络手段公布档案目录甚至全文。从国企各项业务开展情况来看，随着跨区域、跨机构的业务数量不断增加，国企各部门对于网上查档的需求越来越强烈。在这种情况下，国企档案管理部门应进一步推进信息化建设。但是，实际上各地区国企的档案管理信息化开发程度存在差异，且档案信息化技术的使用能力也存在不同，这对于档案资源的利用与开发是不利的。因此，在新《档案法》实施背景下，为了适应新的政策环境，国企必须有效推动档案管理信息化工作，這是新《档案法》出台所带来的重要影响。

3.推动档案管理部门提升服务能力

新档案法中增加了很多关于档案管理与服务的相关内容，包括档案开发办法、档案开发形式、档案开发渠道的变化等，上述变化会进一步推动档案管理部门服务模式的创新。这是因为现阶段档案管理中存在很多问题，表现为：（1）档案利用服务模式滞后，传统工作模式下档案管理一直采用被动的管理模式，档案管理部门与国企内其他职能部门之间的沟通联动效果不佳，尤其是社会参与档案管理服务的程度远远不足;（2）受到传统档案管理规定下档案开放范围以及管理（或参与）主体等因素影响，档案部门的服务功能无法得到充分发挥，难以满足国企乃至社会需求，未突显档案部门在档案服务中的主体地位;（3）有学者认为，现阶段档案馆在专业化服务中还存在一定不足，尤其是信息化服务能力缺失，表现为档案转型缓慢、信息服务观念陈旧等，一直存在跨区域远程异地档案协同服务不畅等问题，难以适应新档案法的相关内容。针对上述问题，国企档案管理部门应该立足于新《档案法》探索提升自身综合服务能力的新路径。

三、新《档案法》下国企档案管理的开展路径分析

1.进一步加快档案开放审核鉴定工作

按照新《档案法》相关规定，国企档案管理部门必须要进一步贯彻档案开放的相关工作。一方面为有效推动档案的开放审核鉴定，国企档案管理部门应针对企业现状尽早制订档案开放的工作计划以及年度目标，将其作为年度工作考核的重要标准，按照具体的档案开放时间表以及任务量要求，对员工的岗位责任进行划分，保障档案开放审核工作的平稳开展。另一方面考虑到传统的开放审核中心出现变化，这就要求档案管理部门必须要关注多个主体在档案开放审核中的配合，如档案管理部门与档案形成、档案保管单位之间的合作等，保证各部门的定期信息交流，并启动各档案管理机构开放审核鉴定管理的新局面。

2.全面推动国企档案管理信息化

为了适应新《档案法》中关于档案信息化建设的相关内容，本文认为相关人员应重点开展以下工作：（1）养成档案管理信息化思维。根据新档案法中关于“档案信息化建设”专章中的相关内容，在国企档案管理中应将信息化建设纳入未来档案发展新规划中，要求各部门能够有效落实档案信息化建设、电子档案保护与利用等方面工作，确保数字档案管理的合理性。针对档案管理中普遍关注的特殊问题加以明确，如档案数字资源的安全保护、电子档案来源管理等。在实际工作中掌握数字技术在电子档案整合中的功能，在现有计算机档案管理系统的基础上开发其新功能，改变过去单纯关注档案储存以及输入功能的情况;（2）打造一体化的档案数字化平台，利用基于云计算一体化档案管理储存平台，依托当前技术成熟的云平台来增强档案管理水平。以目前成熟的百度云平台为例，国企档案管理部门在该平台上开发档案管理系统之后，可以利用该平台的“分类”功能，将国企内部的文档、视频、图片等档案按照时间进行储存，在后续的查找中只需要录入相应的关键词或者时间编号即可快速识别档案。当档案管理部门接收到跨区域档案查询需求时，可利用平台的“分享”功能将档案直接传输给需求者，提高了网络环境下档案开放利用效率;（3）从长远角度来看，应该打造一体化的档案管理新结构，包括各级业务部门以及其他组织等都应该参与到档案管理中，方便档案管理部门与国企的办公自动化系统、业务系统之间的档案数据对接，提高应用效果。

3.探索档案服务创新的新路径

根据新《档案法》相关内容，未来国企档案管理中必须转变传统的服务思维与方法，能够利用新兴服务理念与技术来拓展服务渠道以及服务路径，将符合未来发展趋势的新服务措施体现在日常工作中，这样才能突显新《档案法》的优势。

结合当前工作来看，国企档案管理部门在档案服务中的常见措施包括：档案查阅、档案编研以及档案资料的网络展示等。为突显新《档案法》的优势，本文认为可以从以下几方面实现服务创新：（1）立足于国企内部开展专题性的档案服务工作。档案管理部门应把握“十四五”发展规划以及国企发展目标等关键内容，在划分岗位责任后提供精准的档案支持。例如，为实现企业安全管理目标，在生产部门档案服务中可以提供早期企业安全事件档案，帮助生产部门了解各类安全事件的诱因并加深了解，突显精准化档案服务优势;（2）完善新技术档案服务模式。在未来档案管理中采用线上与线下服务相结合方法，在开发现有网络渠道功能基础上拓展异地服务模式，随着国企的各项业务开展情况，通过全国范围内的网络服务体系来增强跨区域服务水平;（3）推广多样化的档案服务。随着现代居民生活模式的变革，利用网络平台获得档案信息成为一种新的发展趋势。针对这一特征，国企档案管理部门在对现有馆藏资源进行开发利用的基础上，可利用动漫软件、视频编制App等开发多媒体档案资源，立足于国企网站、微信公众号或者档案管理部门专用平台等推送档案信息。

4.增强档案安全管理水平

新档案法对国企档案安全提出了更加严格的要求，在这一背景下，未来国企的档案管理中应该从软硬件环境基础上来营造良好的安全环境。一方面根据新《档案法》中第十九条的相关内容，要求企业在档案管理中必须要根据现行规定准备好必要的库房以及设备来保证档案安全。同时，新《档案法》中第二十二条的相关内容中明确规定，针对具有重要价值的档案应需妥善保管，并向不符合条件的相关部门提供帮助，这些都是档案管理硬件条件控制的重要组成部分，尤其是纸质档案管理更应该落实各项硬件管理目标，确保通风、消防等档案管理的硬性指标达标。

在软件管理中，新《档案法》针对数字档案资源的管理、移交等也做出了新规定，不仅在局部上强调通过构建良好的网络资源来保证档案安全，在全局上也要关注电子档案管理系统建设要求。应定期更新档案管理平台防火墙，避免档案管理系统遭受黑客与病毒入侵等。

5.打造档案监督管理新体系

根据新《档案法》中第四十二条的相关内容，档案主管部门具有监督档案馆和其他机关、团体、企事业单位档案工作的责任与权利，并检查国企内部各类库房以及设施、设备的使用等。在档案收集保管中，档案管理部门也必须要给予相应的指导与监督。与传统的档案管理模式相比，新《档案法》进一步明确了档案管理部门对各项业务的指导与监督作用，强调了档案管理人员岗位职能以及服务意识的实现。针对这一要求，应打造监督管理新体系，在监督管理中应关注宏观手段与微观细节上的结合，通过岗位责任制来实现监督管理。同时，需要注意的是，档案管理部门的这种监督管理并非单向的，而应该根据被监督对象的反馈来完善监管方法。在监管期间应强调监管部门与其他职能部门之间的双向反馈等，坚持通过沟通与调整来提升档案管理部门的综合服务水平。也有学者研究认为，在档案管理工作的监督指导期间，需要相关人员努力修炼“内功”，在保证自身具有扎实的理论与技术支撑情况下，才能更好推动档案管理监督工作的开展，提升监督管理能力。

6.完善企业档案工作的保障机制

对于相关人员而言，应正确认识新《档案法》的历史功能与现实意义，明确档案管理工作的政治定义，全体工作人员在深入学习新《档案法》的基础上，牢记“为党管档、为民服务”的职责，突显新《档案法》的先进性。首先，全体档案管理人员必须要坚持档案管理的政治定位，明确党对档案管理工作的领导，凸显党管档案的优势，这也是国企开展基层档案管理的重要组成部分。其次，要完善内部部署，打造适应新《档案法》的内部管理与保障机制，围绕国企档案管理工作现状，将档案信息化以及档案长期监督等纳入工作重点，强调档案管理与国企企业文化之间的有效结合，最终打造档案管理的新体系。再次，相关人员应该主动养成工程思维，按照工程思维打造档案管理的新局面，坚持以整体性、动态性的问题来了解档案管理的新问题。例如，在新档案法出台之后，部分员工因为不了解新档案法的规定而出现失误，针对此类问题，日后工作中可组织工作人员集体学习新档案法并分享自己在落实新档案法中的经验，增强全体员工的工作能力。最后，要突出整合思维来实现制度性保障的目标。在档案管理中应坚持问题导向以及综合协同等基本目标，包括企业内部的自我监管、借鉴行业经验等，并进一步增强部门之间的协调与反馈，通过内部体系的优化来约束企业档案管理工作。

7.重视科技人才保障

檔案管理具有很强的专业性，这就要求新《档案法》的实施需要高素质人才以及先进技术的支撑。因此国企档案管理部门为了更好适应新《档案法》的相关内容，应重视档案人才队伍建设，提高工作人员综合素质，保障档案管理人员能够按照相关规定评定技术职称等。鼓励企业内部员工参与到技术档案管理以及技术进步研究中，实现科技成果的转化。在档案管理领域增强国际交流，能够针对国企各项业务的开展情况推动档案管理的变革，确保为档案管理注入新活力，最终更好适应新《档案法》的环境。最后，在人才保障中也应该重视各类人才的支持，如聘请具有专业档案管理资质的应届毕业生等，保证档案管理队伍的新鲜血液注入。

四、结束语

可以发现，新《档案法》具有更加充实、完善的内容，对于推动国企档案管理工作的转型升级具有深远影响。在这种情况下，相关人员需要进一步了解新《档案法》所产生的影响，坚持档案信息的传递以及档案管理制度扁平化工作的开展。在对工作模式进行创新的同时，加快档案管理信息化建设步伐，打造现代化的档案安全管理体系、创新服务体系等。这样才能更好适应未来档案工作的开展，让档案管理工作在国企内部发挥更多作用。

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（作者单位：陕西彬长文家坡矿业有限公司）

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