加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新

刘笑荣

干部人事档案是记录干部个人信息以及其在位期间工作情况的一项证明，通过查阅干部人事档案，可使单位对干部的工作能力和专业素质等信息都有所了解和掌握。传统的档案管理工作通常采用纸质档案，常出现信息模糊不清、查找困难甚至丢失的情况，为档案管理工作带来不便。因此，为顺应我国社会现代化发展的步伐，必须加强干部人事档案信息化管理进程，全面促进人事管理创新。基于此，本文分析了干部人事档案信息化管理的重要性，提出几点加强干部人事档案信息化管理的具体措施，以期为相关档案管理工作者提供参考与借鉴。

我国改革开放几十年来，各行各业均飞速发展并取得了一定的成果，这与网络信息化技术的发展是分不开的。信息化技术在档案管理工作中也得到了较为广泛的应用，但许多地区的档案管理工作人员并未认识到干部人事档案管理信息化的重要性，依然采用传统的纸质档案。虽然纸质档案也有其相应的优点，但较为落后，已经无法很好适应现代社会的发展，阻碍干部人事档案管理工作效率的提高。为使干部人事档案管理更具备规范性、安全性，应积极采取信息化手段进行改革，加快干部人事档案管理工作信息化建设，促进我国社会现代化发展。

一、干部人事档案信息化管理的重要性

（一）提高档案查询的效率

传统的纸质档案数量庞大，导致在查询资料时存在极大的不便，全面推广干部人事档案信息化管理可以有效提高档案的信息化价值。为使干部人事档案管理工作展现出一定的信息化价值，最重要的一个步骤即将传统的纸质档案进行信息化处理，将其内容转化替换为电子信息，并且及时输入到计算机中，利用合适的软件保存在档案系统内部网络中。通过信息化档案管理的方式，可以使档案管理人员在查询资料、查询相关干部人事信息时更加方便、快捷，如通过档案管理软件附带的信息检索功能，通过输入关键词的方法快速检索到相关信息，省去了傳统档案管理工作中烦琐的查询方式。此外，还可以利用档案管理软件直接提取并应用相关数据，若档案信息内容出现变动还可以直接在线进行修改。若需要存档的干部人数较多，或需要存档的干部构成较为复杂，采用信息化档案管理方式可以有效缩短档案查询所需的时间，提高档案管理工作的整体效率。

（二）提高档案管理规范性

加强干部人事档案的信息化管理，可以有效促进档案管理规范化，在将干部人事档案信息转变为电子信息时，通常需要要求填写人员完全遵照档案信息管理系统的规范要求进行规范的信息填写工作，其规范中明确规定了档案信息化所需的字体、文字大小以及内容、格式等，可以有效改善传统纸质档案所存在的手写字体不清、难以辨认、书写内容不全以及格式不规范等情况。在相关档案管理工作人员进行信息查询时，仅需要将所需查找的人员姓名、编号或关键词等信息输入，利用检索功能即可以快速查询出相应的信息。此外，在将纸质档案转变为信息化档案等过程中，需要应用大量信息技术，做好档案的数据迁移工作，并且在内部系统进行档案共享，提高档案信息的有效利用率，使相应的干部人事档案得到规范化管理。

（三）提高档案保存的安全性

由于档案中记录了大量重要信息，所以在保存管理过程中需要较高的安全性，但传统的纸质档案通常采用笔墨在纸张上书写的形式，若要对其长期保存，则必须保证其保存环境始终保持一定范围内的温度、湿度，并且需要保存环境长期不受强烈阳光照射，以对其进行良好的保存，避免出现纸张发黄变脆、字迹模糊不清的情况，导致无法辨识其中的重要信息，对档案信息的长久保管带来阻碍。并且要想长期保持科学合理的档案保存环境，需要投入一定的管理成本，会使档案管理工作的整体预算较高，可行性不高。此外，由于纸质档案自身的特性，十分容易在火灾中引燃，若发生漏水等情况也会严重损毁纸质档案，影响档案管理工作的安全性。因此，首先需要考虑到档案保存的安全性，利用相关的信息技术，将档案进行数字化处理，再通过一定的加密处理后，有效提升干部人事档案的安全性能，更加便于长期保管，避免纸质档案常出现的保管不当等问题，使干部人事档案得到更加长久、安全的保存，并且有效提高了其完整性以及可用性。并且信息化档案可以通过上传云端进行长久保存，安全性得以保障。

二、目前干部人事档案信息化管理过程中存在的问题

随着我国社会不断开展现代化变革，干部人事档案信息化管理工作已经初见成效，并且发挥了一定的正面作用。但在干部人事档案信息化过程中，仍然存在一定问题，影响信息化工作开展，阻碍了干部人事档案信息化发展的步伐，具体问题如下：

（一）干部人事档案信息化管理缺乏相应设备

干部人事档案信息化管理需要借助许多硬件设施，如计算机，信息化管理的所有操作都基于此，因此是不可或缺的设备之一，此外，还有用于扫描纸质档案的扫描仪、用于存储信息的移动存储设备、打印机或复印机等设备，都是建设干部人事档案信息管理系统所必需的硬件设备。购入上述设备以及后续的保养、维修工作都需要消耗大量经费，由于档案管理工作人员未对档案信息化管理工作给予足够的重视，片面地认为投入大量经费用于购买这些硬件设备是没有必要的，欠缺长远的目光，导致没有足够的硬件设备支撑干部人事档案信息化的进程。此外，由于目前阶段企业未建立完善的干部人事档案管理体系，档案信息的录入缺少科学性，或未应用相关的信息化管理系统和软件，会导致电子信息的管理存在漏洞，无法将电子档案上传至档案管理系统中，使档案无法得到安全、统一的管理，并且无法通过网络进行共享，为管理和查阅工作带来不便，无法发挥档案信息化管理的全部优势。

（二）干部人事档案信息化管理安全风险

加强干部人事档案信息化建设，其主要目的是为了实现干部人事档案的网络共享，使拥有权限的相关工作人员均可便携地进行资料查阅工作。但随着信息化档案在网络上的上传和保存，网络安全风险也随之加大。近些年来网络技术不断发展并得到普及，上传至网络的档案信息可能存在遭受木马入侵、信息丢失、信息外泄等许多安全问题，影响档案信息化管理工作的安全性。此外，由于在档案信息化管理的过程中，档案中的信息与其保存载体之间联系不够紧密，随时可以互相分离，档案信息发生泄漏后，会通过网络途径快速进行传播扩散，由于互联网自身的特点，档案信息很难得到及时的补救，严重破坏了干部人事档案的安全保密性。

（三）信息化管理人员专业素质不高

干部人事档案信息化管理，需要相关的档案管理人员不仅具备传统档案管理工作所必需的专业业务能力，具备一定的政治素养，还应同时具备应用现代化信息技术和互联网技术的能力，以更好地为档案信息化而服务。但许多人力资源管理部门往往对信息化档案管理工作的认知不明确，在用人方面依旧遵循传统档案管理工作的要求，未对档案管理部门投入足够的人力资源。并且由于相关部门未认识档案信息化管理的重要性，档案管理部门工作人员很少有机会参与专业的档案管理培训，导致人力资源市场上缺乏高素质的档案管理人员，不利于干部人事档案信息化的建设以及在实际工作中的推广与应用。

（四）管理方式的創新性不高

部分档案管理人员在开展干部人事档案信息化管理的过程中，依然遵循传统的档案管理模式，在工作内容和工作方式上缺少相应的创新，导致档案信息化建设的水平有限，效果无法满足预期。由于部分档案管理工作人员适应了传统的档案管理方式，未在工作过程中对自身专业水平进行有效提升，对信息化技术以及互联网技术的认识不足，因此其专业素质和综合素养有限，无法满足档案信息化管理的实际工作所需。在出现较为复杂、烦琐的档案信息问题时，选择用传统的管理方式对其进行解决，不仅工作效率低，还十分容易出现信息错误的现象，使档案管理工作整体发展受限。

三、完善干部人事档案信息化管理的措施

（一）完善干部人事档案信息化管理所需设备

要想完善干部人事档案信息化管理，首先应确保具备相应的硬件设备，可以满足人事档案信息化管理所需。档案管理部门先明确档案信息化管理所需的硬件设备，如计算机和复印机等等，将需求上报至财务管理部门进行批款，然后统一购入并安装相应的硬件设备，为干部人事档案信息化管理打下基础。此外，还应建立相应的档案信息化管理系统，明确相关的信息化管理标准。第一，在将纸质信息录入系统时，应严格遵循相关的录入标准，按照标准中规定的内容、格式统一进行录入。在管理信息化档案的过程中，应设置相应的权限，确保拥有权限的工作人员才可以调取并查阅相关干部人事档案，为工作职能不同的人员赋予不同的权限，如部分人员仅可对档案进行查阅，而档案管理工作人员则拥有相应的更改信息权限，避免信息外流可能带来的一系列问题。第二，在录入电子档案的过程中，应确保档案内容具备一定的真实性，应建立完善的电子档案内容标准，相关人员应严格按照标准对上传的档案内容进行审核，以确保档案具备一定的真实性和客观性。通过购入相应的硬件设备以及完善相关的管理体制，有效促进干部人事档案信息化建设。

（二）完善档案信息的安全保障体系

在加强干部人事档案信息化的过程中，应采用有效的网络技术对网络安全风险进行预防和控制，例如防火墙、病毒查杀软件、信息自动备份等技术，从而对电子档案形成严密的保护，避免由于网络安全风险所带来的一系列问题。提高干部人事档案信息化管理的安全性，完善人事档案信息的安全保障体系，应从以下几个角度入手：从技术角度来说，应运用当下最先进的技术手段，对档案进行加密处理，并且完善网络运行的防火墙机制，有效抵挡电脑病毒入侵;从法律法规角度来说，应严格遵循国家网络技术安全保护法规，以确保档案信息的安全性;从日常档案管理角度来说，相关负责人应及时做到日常的网络档案管理工作，并且应做到定期对网络数据进行维护、备案等工作;从预警机制角度来说，相关责任人应及时地建立起档案管理预警机制，最大限度地减少档案泄密等事件的发生，工作人员也应加强档案管理的保密意识，增加档案管理的安全性。

（三）加强对人才素质能力的培养

加强专业信息化人才素质能力的培养是健全人事档案信息化的重要环节。管理人员所需具备的现代化能力应包含设备的操作、软件的使用、文件的保存和处理等多个方面，这就要求现阶段档案管理人员具备更高的专业素质和综合素养，更加充分地掌握现代化信息技术，从而提高其工作成效。在开展档案信息化工作前，应对各个岗位工作人员进行特殊化培训，由于各个岗位所需的工作能力是不同的，所以需要对工作人员进行点对点的特殊化培训，用具有针对性的培训方案，以不断提升档案管理人员的专业化素质和综合实践能力。在培训过程中，应增加档案管理人员的信息化能力，使管理人员全面掌握管理档案工作中所需的技术与软件，不断提高档案管理人才的信息化能力，从而推动我国现阶段档案管理工作信息化建设。

（四）完善档案信息的监管机制

由于我国人事档案管理工作起步晚，现阶段的人事档案管理工作还存在着若干不足，关于档案管理的法治建设尚不完善，所以提高干部人事档案信息化管理应该尽快建立档案信息监管机制。负责单位应建立起严格的档案管理标准，对档案新的查阅、复制、拍照等行为进行严格监控，并要定期、定时进行干部档案的检查工作，当发现存在违规查看、拍摄、复制干部档案的行为时，应严格按照规章制度进行点对点的责任追究，在最大限度内保证干部档案信息的安全与有序开展。

结 语

干部人事档案信息化是现代社会发展的必然，这种新型的档案管理方式，既可以创新传统管理工作，提高档案管理工作效率，还能够促进档案管理工作现代化发展，结合更多现代技术和新型管理手段，使档案管理工作更加智能化。因此，档案管理相关工作人员应积极完善档案管理体系，提升档案管理人员的专业素质，保障档案信息的安全，同时完善相关监管机制，促进干部人事档案信息化发展，全面推动人事管理工作创新。

（作者单位：陕西液化天然气投资发展有限公司）

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