浅议新冠疫情下科研单位如何做好内部控制工作

刘丽花 孙宇 陈昶希 陈柳含

摘 要：2020年初新冠疫情席卷全球，全球各科研机构紧锣密鼓地研究疫苗，来预防新冠病毒的肆意扩张。其中中国的科研机构新冠研究属于步伐比较快的。在科研工作的同时，经济业务量也随之迅速发展：试剂耗材和设备采购量增加、存货及固定资产量增加、合同签署量增加、财务收支量增加。文章就科研机构如何在新冠研究任务比较紧急的情况下，经济业务量增加的情况下，做好单位的内部控制，减少经济运行过程中风险，使科研工作顺利高效低风险运行等谈出看法。

关键词：新冠疫情 科研单位 内部控制

中图分类号：F287.6

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2022）02-286-02

一、新冠疫情下建立内控体系的必要性。

1.新冠疫情紧急应对下，经济业务加速的迫切需求。新冠疫情下，财政部放宽了许多政策，例如新冠便利化采购政策、新冠相关资产管理办法、新冠疫情下房租管理政策、新冠税金等。

2.财政部财政内控工作部署要求。2021年8月25日下午，财政部内部控制委员会召开会议，听取关于2020年以来财政内控工作情况的汇报，通报2020年开展审计问题内控审核及内控考评情况，会议指出：一是进一步提高内控重要性的认识，要始终认识到内控是自己的事，坚决扛起内控主体责任，在日常工作中把自己份内的内控工作做好;二是进一步加强内控体系建设，做好各项内控制度的评估和及时修订完善工作，信任不能代替监督;三是进一步强化内控执行，把内控信息化建设纳入预算管理一体化建设统筹考虑，通过预算管理一体化系统统一执行。

会议中将内控体系建设作为一条重要的内容，因此在新冠疫情下特殊经济业务开支较多的情况下，必须加强内控体系的建设工作，才能有效减少经济业务中的风险。

二、内部控制体系建设的发展

企业内部控制体系建设比较早，2008年已经有完善的内控体系，而事业单位的内控体系建设比较晚，一直到2012年才建立完善的内控体系试行，内控本身是因为防控风险而产生的，有风险的地方就要有风险应对，内部控制就是针对经济业务中有风险的环节设置应对风险的控制措施，使风险可控或降低。

科研单位大多数为事业单位，因此采用事业单位内部控制，事业单位内部控制较企业内部控制少了投融资内部控制和成本内部控制两个内容，相对比较简单，但是事业单位内部控制也存在其特殊性。在单位层面，事业单位的组织架构和企业有明显的区别，企业的最高决策层为董事会，重大事宜召开董事会会议，内控领导小组一般由董事会成员组成，事业单位的最高决策层为单位领导班子，领导班子会议为最好决策层，内控领导工作小组为单位领导班子组成。内控领导小组和内控小组的组成会对内控工作的执行起到很大的影响，好的内控组成能有效避免个人凌驾于内控之上。

三、科研事业单位内部控制如何建设

内部控制怎么建设才能适应单位的发展，一直是许多单位永恒的话题，张庆龙在“龙教授频道第二集：开篇语”中提到：“内部控制建设的新思维、新思路、新方法：管理制度化、制度流程化、流程岗位化、岗位职责化、职责表单化、表单信息化、信息数字化、数字职能化。”将内控方法融入在内控建设中，提出内部控制不单单是画个内控流程图执行，而是个不断改进的过程。

事业单位的内部控制不像企业那么复杂，但也有其独特之处，主要表现在它的业务流程比较简单，但是在组织架构上却比较复杂，在重大决策和授权设置上需要重点关注。例如：在资金控制方面，不像企业有投资融资方面的复杂业务，对预决算的影响比较大，主要自资金的收支方面，体现在在规定的时间内实现收支平衡。收到一笔课题资金，执行期限为两年期，项目预算的编制是有固定有效的项目技术目标，即实现完成项目的技术目标，并执行完预算资金，目标就达到了，为达成这一目标，又能减少执行中的风险，那么就要设置好内部控制。其中包含重大决策内控、授权内控、不相容职责内控，财务内控、预算内控等几个重要内部控制。

第一步是预算内控，首先是预算的编制和审核与审批，预算编制是由项目组完成，项目组为完成课题任务，需要消耗试剂耗材，发生测试化验费、劳务费、人工费等，这些费用发生的基础是技术目标。为完成技术目标需要发生的相关费用是基本可以预计的，根据预计发生量和单价计算出分项费用，合计为总费用。总费用决定重大决策程序，首先预算这一项目要经过重大决策程序，支出金额方面超过一定数额要过重大决策程序。执行中的内控要求为授权，授权根据组织架构层级进行设置。费用发生方面只要设置费用发生的审核和审批，费用报销主要设计发票合规性审核，费用发生依据的审核，费用金额审核。不相容职责方面要求预算的申报和审核审批相分离，费用的发生和审核相分离，资产的购置和审批相分离，资产购置和保管相分离，资产的保管和使用相分离。预算执行方面，主要是预算执行率方面，使执行率大于80%为宜，技术方面达到预计目标。从以上实例可以看出事业单位的内部控制在资金方面是比較简单的。

但同样可以按照通用的内控方法进行设计内控的建设。组织架构方面主要层级越多审批就相对复杂。业务层面按照业务流程进行设计。

1.完善单位的内控制度。完善制度是一个看似简单但制定时却复杂的过程。制定制度以国家制度为基础，要结合单位的实际情况进行，这样制定的制度才具有可操作性。各业务块的制度完善后，单位可以形成制度汇编，汇编是内部控制的基础文件，就像学生的教材一样重要。业务就是依据教材做练习，实务练习是对教材的检验。制度往往是由大幅的文字组成，很多人并没有时间和耐心将制度认真完全的看完，为了让制度有可操作性就需要完善流程。

2.根据制度绘制流程。流程使制度更简单，一目了然。但流程的汇总，不但要懂制度还要懂业务。流程是制度与业务的衔接，通过简单的表述、图标和箭头使业务按照时间顺序和操作顺序完成。流程是制度的重点内容提炼，使岗位操作人员能够快速地理解业务怎么合规操作，提高工作的效率。

以采购业务为例，根据采购制度可以提炼出采购业务的流程，作为需求部门人员看完流程可以知道，第一步是提出采购申请需求，获得采购项目预算的审批后，将采购申请提交采购归口部门执行采购程序;作为采购归口部门看完流程可以知道，取得审批的采购申请后根据采购事项和金额选择采购程序;作为合同审核部门的科研看到流程后，可以把判断执行的采购评标结果作为签订合同的依据，审核合同标的与采购结果的一致性。作为使用部门做标的验收时，看完流程后知道对照到货标的与采购技术要求是否一致作为验收的对照标准。

3.明确与内控执行相对应的岗位职责。为了使流程能够更好地完成，必须明确岗位职责。不同部门在不同内部控制业务流程中承担不同的岗位职责，以财务部门人员为例：

财务部门的人员分工一般为：出纳岗位、预算审核人员岗位、会计核算岗位、统计岗位、资产卡片登记岗位、稽核岗位、税务岗位、开票岗位、会计报表编制岗位、管理会计岗位等。在预算内控流程中、采购内控流程中、合同管理流程中、工程项目管理流程中、采购收支流程中，分别处于不同的流程环节中。例如在预算环节中财务人员处于预算编制审核和调整审核，预算汇总岗位环节;在采购流程中财务人员出入付款审核岗位环节;合同管理流程中财务人员处于合同审核和合同付款岗位环节;工程项目内部控制管理中，财务人员处于付款环节和财务决算环节;财务收支内部控制管理中，财务人员处于发票审核和付款环节中。

总之，只有明确业务流程中的哪个环节由哪个部门的岗位人员负责，才能提高业务执行的效率，提高人员管理水平，减少冗余人员，节约人工成本，明确不相容岗位职责，做好内控，减少内控风险。

4.明确内控执行过程中各部门及人员的职责分工。确定业务流程中各个环节中的岗位人员后，必须明细岗位人员工作任务及岗位职责，才能更好地完成岗位职责目标，提高效率。例如作为采购需求申请岗位人员，定岗后必须明确这个岗位应该做什么，怎么做，即这个岗位的职责：对采购标的的技术参数进行市场调研，明确采购标的规格型号及具体需求参数，预估采购标的的预计费用金额，根据审批权限提交部门人员和分管领导审批;采购执行岗位人员的职责为：根据采购申请中采购标的及预算选择采购方式，组织采购招标文件的编制，组织投标人员进行谈判和投标，组织评委进行评标后确认采购中标人。

总之，明细了内控流程中各个环节的岗位人员的职责任务，才能更好地执行业务，完成目标任务，促使经济业务高效有序地进行。

5.内控信息化建设。经济业务流程是信息化的基础，信息化是目前提高经济业务运行的有效方式，只有实现了信息化财务快速地将业务的执行情况总结传输给需要的管理人员进行管理决策，但是没有业务流程，信息化程序人员就无法编制业务执行的程序，因此必须提供经营业务的流程图，程序员根据流程图设计信息化的程序，实现业务信息化的目的。

例如以合同内部控制管理信息化为例，程序员把合同签署的审核程序编制指令，不同部门审核会签后，合同生效，业务员将合同信息录入信息系统，财务部门根据合同条款付款后，付款信息备在自动记录为合同执行内容中，同时与财务凭证相链接，每笔记录被录入信息系统后，就可以查询所有合同台账、合同执行情况、合同对应付款凭证记录情况，通过信息化实现合同系统与财务系统的互联互通，及时快速收集合同执行信息，及时发现合同违约情况，减少业务员、财务人员、审计人员的统计工作量，并作为管理人员决策的重要数据基础。

四、新冠疫情下科研事业单位的風险识别及应对措施

科研事业单位的体制和管理模式决定了科研事业单位的风险控制能力有局限性，具体表现如下：

（一）风险控制能力

1.风险自主控制性较弱。事业单位的大多数为上级单位拨款，主要目标是完成上级单位交代的任务，因此自主控制力较弱。

2.风险预警机制较弱。事业单位虽然建立了一系列的制度，但是很多制度是为了应对检查查处的问题而建立的，大多是为解决问题而解决问题，而非为完善管理建立制度。制度本身一个重要作用即管理预警作用没有体现出来，因此风险识别能力较弱。

因事业单位未建立风险预警相关的制度和应对措施，遇到风险时，并没有部门立刻启动起来应对，而只是静待上级决策部门下达指令后方开始实施，这导致事业单位的风险应对能力机制启动较慢。

（二）建立快速有效的风险识别和应对措施

1.对疫情下的经济管理风险进行识别。对疫情下现有的经济业务运行进行分析，对比疫情下和非疫情下，为加快经济业务运行而减少或放宽的业务环节，这样可以快速识别经济业务中的风险所在的环节。梳理处在疫情下的风险清单。例如新冠疫情下，为了节约时间，会减少和放宽采购方式的选择，因此采购方式的选择是否合理，就是一条内部控制风险点，这样整理采购、工程、收支、合同、资产管理等各个环节放宽的经济业务执行环节，这样可以快速有效地梳理处在经济中的风险清单。

2.经济管理风险的应对。为有效地控制经济业务中的风险，需要不断地加强单位的风险应对能力，经济业务发展是个动态变化的过程，风险不仅由自身引起，也可能受外界环境的影响，面对风险，需要有风险的应对机制，不能坐等风险消失。例如单位在对外签署设备采购合同，支付预付款后，对方单位突然倒闭了，这样会导致预付款无法收回，设备无法供货的情况，面对这样的风险，单位应该请律师积极与对方沟通，了解法人是否有其他的公司或者其他的渠道可以供货，或者让律师将进入清算的企业提出债权清算程序，也可能收到部分资金。

3.建立完善的风险预警机制，防患于未然。风险预警机制是单位不可缺少的防范机制，在风险可能发生前，采取有效的措施，可能会减少损失。风险预警机制可以包含财务比率指标预警、供应商评价结果预警等一系列预警机制，而且可以将风险预警机制信息化，这样提高风险预防的全面性，提高风险预警的效率，也可以为后期内部控制减少压力。

总之，新冠疫情下，科研事业单位的内部控制体系有待进一步完善加强，使科研事业单位既能抵制疫情的侵袭，又能提高内控风险的防御能力。

（作者单位：中国医学科学院医学生物学研究所 云南昆明 650000）

（责编：吕尚）

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