高校科研经费管理问题的探究

李岱锦 吴军 王梅

摘 要：目前我国正处于现代化建设新时期，社会正经历前所未有之大变局，科技迅猛发展，经济实力不断增强，国家对科技创新的投入力度也是越来越大。高校科技创新工作是科技创新体系的重要组成部分，起着举足轻重的作用。但科研经费在使用和管理过程中，不可避免地会出现了一系列问题，针对这种情况，文章分析了其中的原因，对比借鉴美国科研经费管理的经验，为逐步形成规范化、制度化、正规化的科研经费管理体系提出了相关的解决方案。

关键词：高校科研经费 动态管理 三级管理 财务助理 信息化内控

中图分类号：F233  文献标识码：A

文章编号：12004-4914（2022）02-088-03

在习近平新时代中国特色社会主义思想的指引下，随着科教兴国与人才强国战略的实施，当代的高等院校不仅承担着“传道、授业、解惑”的重担，还肩负着开辟国家科技创新之路的使命。教学与科研相结合的办学模式决定了高校在科研领域举足轻重的地位。高校作为国家科技创新体系中的重要组成部分，是培养高级人才和发展科学技术的重要阵地，是推动科技成果转化和社会发展的攻坚力量。国家对科研事业的重视直接体现在其科研经费投入的资金规模上，然而科研经费来源渠道的多元化和复杂化，预示着科研经费管理问题如雨后春笋般地逐渐涌出。为规范我国科研项目的资金管理，中共中央、国务院先后出台了一系列简政放权、优化服务的政策，来解决当前我国财政科研项目资金管理中存在的“难点”“痛点”“堵点”问题，为充分释放科研人员的活力，制定了一系列改革新举措，对完善我国科研管理制度、充分发挥科研经费的使用价值、建立起一整套完善的科研经费管理体系、保障高校科研工作持续、稳定、健康发展具有强烈的现实意义。

一、S高校科研经费收入情况

我们以S高校2018年至2020年之间的科研经费收入数据进行研究，对比分析“放、管、服”政策实施以来，S高校科研经费管理的变化。

由表1和相关资料可以看出，S高校无论在纵、横向科研课题申请数量上还是经费收入规模上都呈现出逐年攀升的局势，这表明国家对科研资助的力度不断加大，对高校科研领域的政策倾斜，以及对科研领域的重视程度。

虽然国家定期推陈出新了一系列科研政策，但在现实中，科研经费的管理和使用仍存在诸多漏洞，政策的贯彻实施举步维艰。

二、科研经费管理存在的问题

1.内控环境薄弱，廉政建设危机重重。当前，我国大部分科研事业单位的内部控制体系形同虚设，内部审计监督职能没能落到实处。如S高校的审计部门，它只是附属于高校的职能部门，由单位负责人掌控，缺乏必要的独立性，因此廉政风险防控只能过多地依靠外部审计、专项审计、巡视等，审计部门失去了它存在的价值;财务内控制度的不健全会导致腐败、违法违规问题的滋生。一般来说，单位负责人只关注与学校排名密切相关的申请项目的数量和经费多少，忽视整个科研项目动态管理监控的全过程，这将必然导致科研工作者工作重心的偏移，形成“重结果、轻过程”“重论文、轻实践”的怪圈，完全违背国家科研政策的导向。财务体系内部监管不力，对违法违规问题视而不见也屡见不鲜。以山东省S高校为例，有些教师在项目快结题前，为加快科研经费使用速度，虚开假发票;有些教师打着买实验材料的幌子，购买私人用品;还有些教师因财务报销规定超5000元的实验材料需在网上竞价平台采购，过程繁琐，便让销售方将发票拆分，使每张发票小于5000元，以达到报销标准等等。这些投机行为都是在钻科研规章制度的空子，因此建立健全全过程的动态监督管理系统势在必行。根据有关资料可以看出，全过程的动态监控是个链状结构，无论是项目执行前的预算管理，项目执行中的项目与经费的过程管理，还是在项目执行后的绩效评价，其缺少任一一环，结果必然造成科研经费管理的混乱局面，也就无法形成良性循环的科研环境。

2.预算编制不科学、不合理，致使预算支出与财务支出不一致。科研经费的预算编制是在项目申请时就要提交的。预算编制的科学与否直接关系到项目能否获得批准。目前，科研经费的使用以及对科研项目的监督管理都是以预算书为依据的。所以预算的编制的合理与否至关重要。然而在我国，高校科研项目的负责人就是预算编制人，他们缺乏预算管理和财务管理的相关专业知识，对预算编制的理解必然出现偏差。例如购买的小型测量仪，科研人员把它作为设备费，而财务人员把它归为耗材;科研人员认为外出参加会议，应把参会费用列支到会议费当中，而财务人员把它归为差旅费。由于專业知识的不对等，科研人员对预算把握不准确，就很容易出现预算支出和财务支出相差悬殊的现象。

3.科研经费使用严格受限同时，陷入“花不动、赶紧花、胡乱花”的恶性博弈怪圈。据山东省S高校的一些教师反映，在科研项目执行过程中，有时会因临时性的不可抗拒的原因造成某些费用花多了，某些费用花不完，而在做项目预算时并未将其考虑进去，这会限制科研人员的自主权。再例如，有些教师因公出国考察，临时有一个到外地参加的会议，按财务规定需要事前审批，但时间紧张，审批手续繁琐，做预算时也未将其费用考虑进去，最后要么会议参加不成，要么费用超出预算无法报销，一定程度上影响了科研人员科研活动的需要。由此看来，我国高校科研经费的管理与使用缺乏必要的、合理的弹性，规章制度和审批手续有待进一步完善;我国高校科研经费还普遍存在的一个怪现象是，有时科研项目已经做了一半或者大半了，申请的资金还没有到账，于是只能自己先行垫付或者拿别的项目的钱预支，造成科研项目经费使用的混乱，等到项目快结题时，资金就位了，这时教师就会想办法抓紧把钱花出去，此时违法违规问题也就不可避免了。

除此之外，科研课题结题未结账现象也普遍存在，财务账面累计数量过多，结余资金长期挂账，不仅导致科研资金闲置，资源浪费，增加财务人员的工作量，还存在擅自挪用资金的隐患，极大地增加了管理风险;间接费用的提取比重偏低，会直接影响科研人员的工作热情，不利于学校科研工作的发展等等。因此，亟需建立由政府牵头的自上而下的完备的科研经费管理体系。究竟是什么原因导致以上问题的产生呢？

三、原因分析

1.国家层面。我国虽然在国家政策方面对科研领域进行了“放、管、服”的改革，但是科研管理的模式不创新，管理体制不改进，管理系统不完善，还是无法净化科研学术环境，维护学术的权威。

2.学校层面。受“官本位”思想的影响，学校强化了行政权力，弱化了科研的权威。科研和财务管理人员服务意识不强。他们与科研工作者形成了管理与被管理的关系，而非服务与被服务的关系。这种畸形的关系很难保证学术自由，维持学术主导地位，极大地打击科研工作者的工作热情。

3.个人层面。无论科研、财务管理者还是科研工作者的综合素质有待提高。行政管理人员缺乏必要的专业技术培训，无法结合科研实际需要处理现实问题。科研人员只懂学术研究，不了解科研管理及财务制度相关知识，在项目完成过程中会困难重重。

相对比中国，美国作为科技实力雄厚的发达国家，其科研机构在发展运作的过程中，已经形成了一套相对成熟的科研经费管理模式。

四、经验借鉴

相关数据表明，在管理体制方面，美国的高校是校、院二级管理体系。学校一级设资助管理办公室，由负责科研和财务的副校长全权负责，对全校的科研项目及经费进行全过程管理，为制定科研管理政策提供全方位服务，其下设的四个职能部门中的科研和财务管理人员各司其职、分工合作，共同协助科研工作者心无旁骛地开展科研工作;院系一级设有科研业务办公室，负责科研项目实施过程中的具体事务。

美国高校申报科研项目途径有两种，一种是联邦政府下达各部门、社会团体或个人要资助的项目，申请人根据自己的钻研领域和兴趣爱好自由申报;另二种是依托学校平台申报的重大科研项目。资助管理办公室对申报的不同形式采用不同规则进行全过程的跟踪服务。

在运行机制方面，美国高校提倡“一站式”服务的工作模式，最大程度地为学校科研教师提供专业化、职业化科研辅助服务。从项目的寻找、申请、立项、开展到最终结题，在整个流程中，科研和财务管理的工作人员都会为老师提供最专业的指导和最优质的跟踪服务，在保证科研项目完工质量的同时，还对整个流程进行了实时监控，杜绝腐败、违法违规现象的发生。美国高校还通过定期开设在线课程，组织培训等方式来不断提升科研和财务管理团队的专业技能和职业素养，做到人员素质和科技的发展与时俱进。

在人力成本方面，第一，科研人员可以在项目的直接费用中列支项目负责人、实验人员、研究生的劳务费和学费减免;第二，学校为教授一般只发放9个月的工资，科研经费可以承担剩余三个月的薪酬，但不得超过本人年薪的30%或者三个月的工资，同时，教授每年需呈报自己本职工作以外的收入，阐述自己额外收入和所花费的时间，以此来监督教授是否把主要精力投放在本职工作上。优化的人力成本补偿机制能激发科研人员的工作热情，使科研工作者更加积极主动地承担越来越多的科研工作，由此推动社会的进步和经济的发展。

虽然中美两国国情、体制机制大不相同，但是，中国的科研院所仍然可以借鉴美国在管理模式发展历程中的成功经验，并结合中国的实际，为我所用，来应对中国高校、科研院所在发展过程中遇到的挑战，实现科研领域的跨越式发展。

五、对策

针对我国高校在科研经费管理方面遇到的瓶颈，提出针对性的解决方案刻不容缓。

1.优化制度建设，发挥三级管理的优势。学校制定的具体规章制度不仅要紧跟国家政策、法规，还要结合学校的实际。山东省S高校，是以农业为主的科研院所，如果科研人员野外考察，住宿的小旅馆有时无法开具正规发票，按规定此票据就无法据实报销。学校可以根据此类特殊情况，对出差的住宿费、伙食及市内交通采用“包干制”，为科研人员做研究提供极大便利。预算编制方面，学校应按规定适当简化科研预算编制科目，对会议费、差旅费、国际合作交流费合并“同类项”，适当放开预算调剂权限，在项目总预算不变的情况下，可以相互调剂除设备费外的其他直接费用，由课题组提出，科技处核准实施;劳务费预算不设比例限制，科研人员据实编制;提高间接经费的比重，取消绩效支出比例限制，以酬绩相当为原则，强化科研人员的创造性劳动。预算编制的优化一定程度上使科研人员从繁琐的财务制度中解放出来，发挥了科研人员的积极性、主动性和创造性。“学校、院系、项目组”三级应相互牵制，互相监督，加强沟通。学校应建立问责机制以及项目公开制度，保证项目在透明、公平、公正、公开的环境下进行。

2.推行财务助理制度，转变行政人员服务意识，提高整体服务水平。山东省S高校在《S高校科研经费管理办法》补充规定中也提到要推动建立科研财务助理制度。为创新科研服务方式，提升财务服务科研的效能，院系或者项目组可以聘用科研财务助理，来协助编制预、决算报告，办理财务报销手续，做好科研经费检查，项目结题、审计等，增加科研人员与科研管理人员、财务人员之间的业务沟通，缓冲矛盾，提高工作效率和工作质量。财务助理还要定期地接受专业培训，解读最新财经政策、法规，从而为科研人员提供更高质量的专业服务。科研财务助理制度有助于推进科研工作的更好更快发展。我国高校“行政化”的管理模式下，科研管理人员和财务人员的服务意识不强，因此行政管理人员应不断提高自身综合素质，转变服务观念。例如，财务人员可以通过微信群、QQ群等方式发布新的政策和规章制度，及时为科研人员提供咨询服务;有些教师不了解科研经费报销审批的相关政策、报销流程、以及网上财务预约报销系统，学校也可以组织财务专职人员到各院系给科研人员做讲解，这样不仅提高财务人员自身的职业能力和综合素质，还为科研人员提供了最优质的服务。科研人员与行政人员加强沟通，相互理解，各部门相互协调配合，共同促进科研经费管理的良性健康发展。

3.借助信息化平台，推动投递式报账系统的建立。在当今社会高速发展的信息化背景下，积极构建资源共享的网络信息平台已成为大势所趋。此平台的搭建需将科研、财务、资产、审计等职能部门和院系、项目负责人所涉及的科研业务信息化，实现信息互通，资源共享。这个平台可以动态监控科研业务报销的进度，资产管理是否到位，审计监督是否跟进，形成一个全过程科研经费信息管理系统。此外，定期优化和升级现有的财务和报账系统，能更好地满足高校科研事业发展的需求。以山东省S高校为例，S高校的财务人员发现一张财务预约报销单无法同时提交固定资产和非固定资产两种业务，给报销工作带来了诸多不便。財务负责人及时发现问题并对系统进行更新、升级，最终实现了固定资产和非固定资产“合并提交”的功能，简化了报销手续，减少了财务人员出错概率的发生。我国高校应稳步推进“投递式”报账系统建立。报销人员只需将整理好后的报销材料放到文件袋内，再将其投入到财务大厅的投递箱中，财务人员定期将其取出，审核无误的会在网上报销平台中显示“已报销”，相应账户金额增减变动一目了然;审核有误的系统自动以短信形式告知项目报账人员取回更正，同时系统上会显示“未通过”。“投递式”报销方式会减少科研人员不必要的等待，节约了时间，提高了办事效率，使科研人员能够更大程度地专注于科研事业中。

4.加强内控监督机制建设，规范科研经费管理。我国高校的内控监督机制不够健全，学校的审计部门一般偏重事后审计，发挥事后监督作用。审计过程中即使发现违法违规问题，也只是责令项目负责人退回不合理支出，并没有惩戒措施，不足以引起他们的高度重视，内控监督机制没能发挥它应有的作用。因此学校应建立健全内部审计监督机制，要加强科研项目全过程实时跟踪审计，定期抽查项目的收入和支出情况，尤其是近年来曝光的审计高风险事项。审计处要将违法违规问题通知到各学院，各学院要配合审计处共同监督检查科研腐败问题，并定期将整改意见向审计处反馈。违规人员需被记录在案，将其表现与工资、考核、职称挂钩。为保证审计工作的公开、透明，学校可以聘请会计师事务所对学校科研经费的使用情况进行外部审计，一步步规范科研经费的管理和使用。

[本文为山东省教育会计学会2020年度课题项目]

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（作者单位：山东农业大学 山东泰安 271000）

（责编：若佳）

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