信息化手段在医院人事档案精细化管理中的运用

牛静丽

摘 要：社会经济的发展，科技的进步，促使信息化发展的进程不断加快。现如今，信息化手段已经在各行各业中得到了普遍的引进与应用。医疗卫生事业是我国社会发展中不容忽视的一项重要事业，其发展受到了社会的广泛关注，医院为人民群众提供了疾病治疗的场所，与每一个人的生命健康息息相关，医院的发展也需要与时俱进，有效的应用信息化手段。文章主要针对医院档案精细化管理中信息化手段的应用进行研究与探讨。

关键词：信息化;医院人事档案;精细化管理

中图分类号：F542 文献标识码：A 文章编号：1005-6432（2022）04-0115-02

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.04.115

医院人事档案工作是医院工作中的一项重要内容，档案记录了医院在职人员工作的详细信息，是重要的管理资料，也是医院人力资源管理工作得以有效开展的重要依据。现如今，信息化发展速度不断加快，医院的人事档案管理工作也需要与时俱进，探索新型管理模式，逐步实现管理信息化。医院在发展的过程中需要不断地进行人才的招聘，与此同时，也有工作人员离职或者退休，人事档案处于不断更新变化当中，只有实时进行更新才能确保信息的准确性和可应用性。医院在人事档案管理工作中需要不断提升工作效率，构建信息化管理系统，强化档案的精细化管理，确保人事档案管理工作得以切实的落实。

1 医院人事档案管理存在的主要问题

医院人事档案管理工作主要就是完成医院的人事档案资料的全方位管理工作，人事档案能够将每一个工作人员的总体情况都记录得非常全面、清晰，包括个人基本情况、工作情况、学历情况以及奖惩任免情况等。随着信息化手段的介入，人事档案管理工作已经有了较大的改变与突破，档案电子化基本实现，同时也有专门的信息系统开展人事档案各项工作。人事档案电子化改革虽然得到了一定的推进，但是档案的分析与具体应用方面还是存在一定的问题，信息技术的优势还没有在人事档案管理工作中得到最大的发挥，具体表现在以下五个方面。

1.1 管理标准不统一

信息化建设尤其强调技术标准和管理条件，这是最为基础的工作，无论是技术标准还是管理条件都要求科学化、统一化和规范化。信息化手段的有效应用需要以成熟完善的医院人事档案管理制度为依托，这样才能有效地推进信息化建设，进而解决传统档案管理中存在的诸多问题，实现档案资料的共享与交换，将人事档案的价值真正的发挥出来。这项工作不仅需要借助于信息化手段，还需要相关部门的通力配合，医疗系统现在已经从不同程度上加强了人事档案的信息化建设，但是由于制度不统一，技术标准缺乏科学性和完整性，使得人事档案信息化建设还没有取得较为显著的成效。

1.2 人事档案的归档存在问题

医院人事档案的归档工作都是有相应的规定和依据的，具体来说，按照规定可以将档案进行十个不同类别的划分，根据分类对归档的内容进行不断的丰富，尽可能全面地展现人力资源的相关信息。医院是典型的知识密集型单位，对于每一个工作人员的学历水平、业务情况、进修经历等都要做详细的记录，然而，现如今医院在档案的归档方面还不是足够细致，信息的完善度不够。

1.3 人事档案信息的利用率不强

档案管理最为重要的作用就是为人事工作的开展提供依据和相应的支持，在此过程中还需要对人事档案的相关资料进行认真研究，充分挖掘其重要性和使用价值，确保医院的人力资源管理真正做到人尽其才、才尽其用，从而更好地进行人才培养，促进医院整体工作的进一步开展，强化医院的全面建设。然而，由于传统的人事档案管理工作更为注重人事档案的保管，人事档案只是作为存放在文件柜中的一件資料而存在，人事档案信息的价值没有得到有效的开发，相关工作人员没有意识到开发人事档案的重要性，即使人事档案管理采用了信息化手段，但是人事档案资料的建设依然难以推进，档案的利用率较低，直接影响档案管理的实际成效。

1.4 人事档案管理的工作人员整体素质有待提升

信息化建设与信息化手段的应用要求人事档案管理人员具备专业的信息化应用背景，但是现在的医院档案管理工作人员很多都没有经过专业的培训，缺乏信息化的专业技能，档案的保管和整理等工作都是凭借长期的工作经验逐渐熟悉的，档案管理的专业技能缺乏，更不具备电子信息技术的专业技能。在人事档案信息化建设的过程中，能够熟练应用信息化手段进行档案管理工作的人员严重缺乏，而同时具备专业的档案管理能力和信息化技术技能的专业人才更是少之又少，这也是医院的人事档案管理工作很难贯彻落实信息化技术的一个主要原因。

1.5 现有的档案管理模式与信息化建设要求难以匹配

从传统档案管理角度来看，档案管理模式基本都是结合人工工作的具体情况而设定的，这与信息化建设之下的档案管理工作要求不相符，不利于信息化建设的管理模式的应用。比如有的医院已经改进了档案管理方法，档案信息已经基本实现了信息录入和电脑归档，然而这些只是信息化手段的最基础的应用，档案信息的检索、分享和开发等相关方面还没有明确体现信息化的特征，因此信息化建设还只是处于基础的阶段，档案管理的管理模式还有待改进。

2 医院人事档案精细化管理的必要性

2.1 档案管理现代化发展的必然要求

现如今，医疗卫生体系在发展的过程中不断完善，使得人事档案的类型和数量都有了显著的增加，每一个医疗机构都有庞大的人事档案信息数据。另外，现在的人员流动性也比较强，档案数据需要不断地更新，传统的档案管理方案已经不能适应当下的人事档案管理的需要。与此同时，庞大的人事档案信息数据在更新处理的过程中要求必须准确，没有精细化管理，很容易出现信息数据的混乱。

2.2 人事档案管理效率提升的必然要求

信息化手段的应用能够有效地提升医院人事档案管理的效率，所以，信息化技术需要精细化管理的同时，也是精细化管理实施的重要基础。人事档案的精细化管理对于任务的划分是非常明确和详细的，需要对每一个任务的落实进行严格的监督，这就使得人事档案管理的工作量无形中增加了不少。人事档案管理的工作人员数量是一定的，想要完成繁杂的工作，就需要提升工作效率，这样才能保证精细化管理的有效实施。信息化技术手段的应用，精细化管理的实施，使得档案管理工作效率提升，档案的利用率也相应提高。

2.3 医院档案管理模式变革的必然要求

医院传统的人事档案管理工作采用的都是粗放型的管理模式，现如今人事档案管理工作需要深度挖掘档案的可用价值，需要对档案进行精细化管理，管理工作要细化到档案的鉴别、收集整理等多个环节，每一个环节都需要有效的衔接，这样才能保证管理的有效性。

3 借助信息化手段促进医院人事档案精细化管理的具体策略

3.1 打造资料数据库

信息化建设的有效落实，首要的就是进行数据库的打造。首先，打造全覆盖的电子信息档案系统，该系统要将医院每一个医务工作者的信息详尽的涵盖其中，此项工作要充分的借助于现代化的管理软件和专业的设备，通过现代化信息手段资源，对医院的所有医务工作者进行档案信息的完善，做好档案目录的编纂，实现部门信息的共享。医院工作者的个人信息要逐一不漏地全部完成电脑系统的输入，并在网络云端进行储存，这也是人事档案资料数据库的基本打造环节;其次，结合具体工作内容，借助于云计算等信息化技术在建立的基础数据库中进行人事档案信息的初步分类，这样有助于信息资料的后期检索和实际的应用。

3.2 建立健全人事档案管理制度

人事档案精细化管理需要以信息化为背景，重新进行医院人事档案管理制度的制定，从而提升医院人事档案管理的整体水平。其一，完善制度，逐步推进信息化的工作方式，对医院现阶段的在职工作人员的个人信息进行进一步的整理，借助于计算机系统进行信息整理和归档，逐渐转变管理方式;其二，完善医院的档案管理系统，强化软件信息系统的建设，信息化建设的基础就是硬件设备，尤其是通信设备和计算机设备，医院的人事档案管理工作信息化的推进，需要在设备上进行进一步的完善，结合实际需要进行相应设备的配备，增加必要的财政投入;其三，完善数据库管理系统。充分利用大数据技术，准确及时地进行档案数据的整理，建立精准的数据库系统，确保信息能够被精准的检索。

3.3 积极进行人事档案信息化管理人才的培养和引进

医院在发展的过程中离不开人才的引入，这是医院发展的重要资源。医院档案信息化管理的深入，精细化管理的推进需要医院重视信息化人才的引进，这样才能实现档案管理工作的规范化和标准化。现如今，人事档案精细化管理和信息化建设要求档案管理人员具备信息化意识，这样才能更好地完成档案管理的信息化建设。医院除了引进人才之外，还应该注重内部人才的培养，定期组织档案管理人员参与信息化业务技能的培训，提升工作能力，培养其工作的专业性，确保档案管理工作程序更加的规范，档案管理工作任务更为标准的完成。

3.4 充分发挥医院人事档案信息管理系统的作用

医院的人事档案管理工作也是专人负责，但是信息的产生和利用却是与医院的每一个科室、部门都息息相关。因此医院需要进行统一的人事档案信息管理平台的搭建，从而与每一个科室和部门建立联系，借助于平台完成信息的共享，并确保在统一的权限管理内，保障医院档案信息的安全。医院的人事档案管理系统既能够提升工作效率，同时还具备较强的监督作用。传统的档案管理在这方面是较为欠缺的，为了档案管理的精细化推进，需要强化管理的规范性，通过有效的奖惩措施，提升人事档案管理人员工作的积极性和责任心，从而高效的开展档案管理工作。

4 结语

信息化手段的引进与应用是医院人事档案实现精细化管理的必然要求，也是重要的途径，只有借助于先進的信息化手段，医院的人事档案管理工作才能更为高效地完成，档案管理的质量才能得到有效的保证，人事档案信息管理的效率才能得到切实的提升，医院的人力资源管理工作才能高质量地开展。

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[基金项目]本文系邯郸市 2021年度哲学社会科学规划重点课题立项项目“基于信息化技术的公立医院人事档案精细化管理研究”（项目编号：2021140）。

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