探讨关于企业物资采购监督与管理的思考

杨为玥 北矿机电科技有限责任公司

目前，我国社会经济快速发展，企业的经营方式也发生了转变。在企业对物资进行采购时，应合理选择供应商，并改变传统采购方式，确保使物资采购呈现规范性、集中性、标准性的特性。因此，应以供应管理的实际性，重新认识采购功能定位，引入新理念，规范企业采购行为。

一、企业对物资采购实施监督与管理的必要性

企业在对物资采购进行监督与管理的过程中，会涉及很多环节，比如，前期调研市场、审核招标文件和管理资产等。而在这些环节中，内部控制是最为普遍的，但如果内部控制不够健全，忽视了前、后环节，企业便不能实现对物资采购全过程的有效监督与管理。内控体系不健全，还会导致物资采购的各个环节可能发生衔接不畅或者脱节，从而使企业内部部门之间出现职责模糊、权限不明等问题。比如，企业由于对物资的验收不够重视，虽然在质保期内察觉到将要发生的隐患，或者发现产品存在质量问题，却并未积极地应对与解决，没有维护需方的合法权利，从而导致使用部门对于超出质保期的情况不愿验收签字，而与此同时，企业私自扣留采购资金而被供应商起诉。所以，企业应强化对物资采购整体环节的监督与管理。

二、企业监督与管理物资采购过程中存在的问题

（一）采购流程存在问题

企业的物资采购流程缺少灵活性，审查模式也比较复杂。物资采购部门制订相关的采购计划后，只有通过层层审批才能进行采购。此外，在签订购买合同时也较为复杂，只有财务和资源部门全部审查后，才能正式签订合同。并且，企业的物资采购系统的功能较为单一，只能取得反方面的信息，无法获取其他部门的反馈意见，无法对自身的管理工作进行优化和调整。物资采购工作能满足企业内部多样化的物资需求，但缺少供应商问题的探究。因此，在物资采购活动中企业物资采购无法有效地掌握主动权，经常出现物资质量上下起伏较为严重的情况。

（二）采购人员的业务素质偏低

许多企业在选聘与录用物资采购人员的过程中，一般保持“重思想、轻技能”的落后思维，往往过于看重物资采购人员的职业素养与道德水平，严重忽略了采购人员采购企业生产物资和相关设备的技能。加之部分采购人员对自身的要求偏低，仅仅遵照所上报的采购申请信息，在体系中增添物资的型号、名称、签订合同和生成订单，极易导致一些引用标准成为无效标准，造成企业库存清单的紊乱，一些采购人员不具备判断物资质量的基础性鉴别能力，极易造成所采购的物资存在质量偏差、价格偏高的情况；甚至出现所采购的物资并非企业生产所需物资，严重影响企业对运营成本与库存物资的有效控制。

（三）物资质量不达标

在物资采购中不仅要对物资成本进行考量，还应该对物资质量进行把控，确保它们的应用价值和属性都满足使用要求。如果这两项要素得不到充分保障，将会对企业后续的经营发展及销售造成影响。在对物资的质量性能进行探究时，需要对各项因素进行综合研究。如果在采购某个设备的零部件时没有明确具体的型号，物资采购人员购买的零件与设备不匹配，必然造成额外损失。

（四）不能合理确定一般性的招标与采购价格

许多企业在招标与采购的过程中存在不合理的地方，造成不合理情况的原因也是多方面的。首先，一些企业在招标书内所公布的采购需求常常存在不准确、不全面及不合理的问题，或者存在漏项，由此发生“签证后补”“超预算投资”及“低价中标”等现象；其次，招标书内实质性条款与实际情况不符，一些投标人所作的判断由于各种原因极易出现失误，或者发生不能准确理解的问题，对企业的一些设备技术与工艺要求不了解，从而导致仅把企业内现有生产设备的性能参数作为参考制定招标文件，如此也极易发生指向性的技术问题；再次，少数企业过于重视特定的某个供应商，而为了排挤潜在的投标人而设置条件，从此，各种招标评价的标准不合理、不准确、不全面、不科学、不量化；最后，采购来源过于单一，审核界定不明确，没有对物资的实际情况进行核定，如此企业只能被动地接受供应商的条件与价格。以上几种因素对采购招标的准确性定价产生影响。

三、企业强化物资采购监督与管理的相关措施

（一）提升物资采购人员综合素质，做好采购培训

物资采购人员的素质，包括思想和业务两个方面，思想素质方面要求采购人员遵守国家各项法律规定，秉承工作基本职业道德规范，自觉抵制，在处理物资采购过程中的各种腐败现象时，应发扬不怕苦的精神，以企业生产需求为首要任务，做好物资采购和成本核算工作。在实际采购过程中，对各类物资设备的性能要严格把关，按照标准采购方法确保工作顺利进行，并在实际工作期间规范各类合同的签订，保证合同的准确性和合法性。同时借助网络信息化平台办理好相关手续的起草和审核工作，借助各类计算机软件完善采购工作的信息化系统。对于采购招标合同，严格按照规定内容签订，不能私自篡改，尊重采购事实，保证采购工作的严谨和规范。

（二）明确采购目标，建立采购组织

首先，在企业进行物资采购与管理时，应合理规划完善采购方案，企业应明确采购目标并建立完善的采购组织，确定好物资采购目标后应将主要物资进行划分并区分好普通物资、重要物资等以便于企业采购与管理。例如，企业在针对大型设备、重要物资进行采购时，应确保采购组织的合理性与稳定性，应组建专业的采购队伍，并让采购队伍深入施工现场实际了解所需要物资的具体情况，以此开展科学合理的采购，确保以高质量的物资采购满足施工要求并符合我国国家标准。其次，由于目前企业项目采购方式呈现的形式较多，如职能式、规划式、EPC模式等，在这些呈现内容中，主要是按照公司规模及实际需求进行采购。最后，在EPC模式中，相比传统的承包模式而言具有一定的优势，EPC模式可充分发挥在项目设计阶段与工程建设过程中的主导作用，有利于对工程项目整体的方案进行改善与优化，从而达到最佳的建设效果。可有效对设计、采购、施工等阶段进行控制，以实现建设项目的周期与成本、质量符合建筑工程承包合同标准，从而确保后期产生的投资效率。但目前在EPC发展中存在的问题仍有很多，其中包括市场环境因素与主要参与方因素等。

（三）建立完善的信息管理责任制度

在国有企业物资采购过程中，必须建立健全相关责任制度，将所有的信息通过多渠道做好监管工作。对当前的物资设备定价要及时了解，掌握物价的波动变化趋势。在物资设备的采购过程中，要将所有影响价格的因素进行综合分析，通过市场数据反馈，开发和利用多样性的物资采购系统，提升采购管理工作的科学性和有效性。在物资采购过程中，应不断提升管理水平，建立物资采购管理标准，了解采购工作涉及的财务监督和技术方面内容，做好与生产单位的配合协调工作，完善物资采购信息化网络建设。目前大多数国有企业都已建立了完整的物资设备信息档案，通过这些设备信息档案内容，可以更加方便快捷地开展物资采购工作，这样的工作方式也避免了内部交易情况的发生。除此之外，还要定期对相关岗位人员进行轮换工作，以便做好对采购人员的工作监管，提升采购人员工作能力，同时也避免了采购人员与供应商之间的暗箱操作等违法行为。

（四）加强采购的监管力度

根据调查，目前由于市场环境不稳定导致企业在采购时会出现不良行为。针对这种情况，应加强对重要设备采购的监管力度，形成一定的环境约束机制，避免在采购中出现吃回扣、贪污腐败的现象。因此，在企业物资管理中，应加强重要设备采购的监管力度。大多数企业往往重视造价管理而忽略对物资成本进行管理，使企业在经营时物资成本逐渐提高，造成企业经济收益下降等问题。同时，在企业物资管理过程中也存在着一些严重性问题，物资进行运输时增加了一些不必要的成本；人工与防控措施没有到位导致物资被大量消耗，从而增加企业运营成本等；由于物资管理人员流动较少，使市场需求下降，工程项目无法交投等问题。为解决这一系列的问题首先需要提高企业对物资管理的意识，企业应针对物资管理对企业员工进行培训，强化各个部门之间的合作联系。其次，企业应对于不了解的设备进行分析，要求厂家进行详细讲解并熟练掌握设备使用方法和技能后再进行订货。

（五）完善的信息化采购平台

施工企业采购部门的核心业务就是采购，而充分发挥自身的信息优势、信誉优势、公共关系资源优势，就是采购方在市场中的核心竞争力，所以采购部门只有不断提升服务水平，增强竞争力，才能在市场博弈中占有话语权。当前，信息化和网络的发展已经达到了一定的高度，结合自身企业的采购制度，搭建一套好的信息化采购平台，使采购各个环节均可在信息平台上进行，可以确保每个采购环节的高速流转。通过在信息平台完成采购，可以使采购过程追根溯源、有据可查，也可以减少一些人为参与的环节，实现阳光采购。同时，利用信息平台也可以不断累积以往采购数据，形成采购价格的数据库，一方面为后续的采购提供价格信息支撑；另一方面也可以摸索和探寻一些市场规律，为企业大宗物资设备的采购提供一定决策依据。因此，搭载信息化发展来支撑集中采购方式，可以规范采购业务流程、减少采购周期，有效降低采购管理的成本，使集中采购能有效执行。

（六）完善采购流程管理工作

企业需要提高自身物资采购管理效率，适当免去一些不必要的环节，优化采购流程。首先，要减少审批工作耗费的时间，在采购时要创新传统的结构框架，借助采购协议的模式提升物资采购现代化的发展程度。其次，各个部门设置物资采购的专管人员，遇到问题时部门之间能进行有效对接，加强各个环节的连续性。最后，制定明确的物资采购执行指标和管理要点。

（七）重点把控验收和付款关口

验收和付款是整体物资采购管理体系中最为敏感的两个环节，也是最容易发生采购风险的两个环节，是管理工作的重心所在。一是物资验收部门要以采购合同、质检证明、原始单据、票据等为依据，认真核对采购物资数量、质量、规格、型号等与签订合同内容的一致性，防止鱼目混珠，以次充好；二是对于技术性、专业性强的物资和新、特物资，要请专业机构进行专业测试并出具合格证后方可入库；三是财务付款时要对采购票据的真实性、合法性、有效性等进行严格认真的审查，防止因人为因素导致的徇私舞弊贪赃枉法等欺诈、欺骗风险的发生；四是要对付款过程进行跟踪管理，一旦发现异常，要立即终止付款，并同时请求银行、公安等部门配合第一时间追回款项。

（八）提高采购信息的透明度，建立健全供应商准入机制

企业应运用信息化手段建立科学合理的推荐与备选途径，对于企业的可持续发展来说，供应商是重要的外界资源。企业在及时、安全及经济供应的过程中，对供应商进行控制与管理是极其重要的一环。一些企业的物资采购公告不够规范、信息不够公开，致使一些优质商无法全面了解企业的实际需求，从而丧失了公平竞争的机会，同时也为假公济私等一些非法行为创造了条件。企业可以通过对仓库管理，使储备物资相关的采购信息更加公开化、标识化。此种透明、公开的采购进程有利于职工对部分重要采购信息如质量、价格、服务及供应商等方面进行确定，同时将其作为基础，使企业能够规范化、标准化地监督与管理不同阶层职工，并且还能有效听取其他主体的广泛意见，特别是职工所提出的建设性意见，领导层也应做出及时反馈，从而使企业物资采购工作具备较高的规范性。

四、结束语

综上所述，就目前国有企业物资采购管理工作而言，虽然取得了很大的进步，但仍存在很多问题，为了进一步满足国有企业生产需求，提升物资管理水平，必须依据企业实际情况做好相关物资管理基础工作。作为物资采购部门应与生产实际结合，建立健全物资采购管理系统，优化物资采购流程，利用大数据信息网络平台创新物资采购方式，完善采购竞价，在物资采购过程中，要吸引更多的经销商采用在线供货方式，打破传统的物资采购模式，以便为企业创造更大的经济效益，同时也提高了物资采购管理工作质量。