数字经济时代企业电子发票应用与风险防范的研究

魏蕾 中国电子科技集团公司第三研究所

一、引言

随着市场经济的不断深入，市场整体规模不断扩大，人工智能、5G系统、云计算等数字经济蓬勃发展。为推动其与实体经济行业的深度融合，2015年11月26日，国家税务总局出台了《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，这一公告的发布是我国发票电子化改革迈出的重要一步。2017年3月，国家税务总局发布了《关于进一步做好增值税电子普通发票推行工作的指导意见》，深度普及和推广了电子发票在实践中的应用，更好地配合了我国营改增重大税收制度改革。

二、电子发票的内涵及发展趋势

发票是指在相关经济业务发生的这个过程中能够记载业务收付实际金额的一种凭证，也是会计核算工作和税收征管稽查的重要依据。电子发票本质上也是一种收付款凭证，是以电子方式开具、收取、存储并通过网络传递的收付凭证。“电子发票”从名称上可拆分为“电子”和“发票”，可通俗地理解为以“电子形式存在的发票”。相比传统纸质发票，电子发票运用了网络信息技术手段，其成本较低、方便快捷、远程交付便利，具有显著的社会效益。不远的将来，电子发票取代纸质发票终将成为必然趋势。而伴随着电子发票的推广和应用，其在有效简化税收流程，节约税收成本，为智能化、数字化发展提供重大助力的同时，由于其可复印性，可跨地域开具，可集中批量开具（如网约车）等新的特点也给企业带来了新的内部控制难题。

三、现阶段电子发票在企业会计核算应用中存在的风险

（一）真实性和唯一性存疑，制造了舞弊的机会

当前电子发票已在各行各业广泛推广，企业财务人员接触到的发票类型有：餐饮费、会议费、快递费、运输费、交通费（网约车）、电商购物等，基本上涵盖了纳入电子发票范围内的绝大多数发票类型。但是，很多企业报销电子发票时仍然需要打印成纸质发票，而纸质发票只是承载发票信息的媒介，不具备物理防伪功能。比如现在各类修图软件工具很发达，能够对PDF格式文件进行修改的工具也比较多，且易于学习、便于操作。这样难免就会有人利用这种漏洞，通过专业工具对发票信息进行伪造和篡改，从而滋生舞弊，导致会计信息失真，虚假入账。另外，电子发票下载后可多次打印、复印，使得财务人员无法分辨和识别之前是否报销，从而又会产生重复报销的问题。为了“查重”，财务人员采取了很多办法，比如将发票代码、发票号码、销售方名称、金额等字段信息录入表格，建立台账。但类似这种人工排查手段，自动化程度低下，给一些营运资金巨大、岗位人员编制不足的企业集团带来了很大挑战，其效率和准确度远不能满足企业的发展需求，且存在潜在的成本控制、税务稽查、纪检审查等风险。

（二）电子发票以打印件入账存档，有悖电子发票的本质，无法助力实现“碳中和”目标

从目前电子发票推广运用情况来看，以打印件入账很普遍，企业仍然承担着印刷成本、打印成本、邮寄成本、保存成本以及人力成本等，没有获得预期的红利，更没有很好的保护环境，节约资源。电子发票本是“互联网+ 税务”背景下出现的新生事物，很大程度上却退回到了手工记账的老路。其开票环节高效、环保，报销环节却低效、浪费。这有悖于电子发票的本质，偏离了数字经济时代的发展轨迹，更没能做到节能减排，助力社会低碳发展，不利于实现“碳中和”目标。

（三）会计核算系统不能对电子专用票进行自动接收、识别和认证

2020年12月，国家税务总局发布《关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》，要求自12月21日起全国新增11个地区的新办纳税人实行增值税专用发票电子化。2021年1月21日起，专票电子化范围继续扩大至25省市，发票电子化改革持续深入推进。

然而，当前会计核算系统还不能对电子专用票进行自动接收、识别和认证，企业也没有及时给员工组织相应的财税培训。他们作为业务经办人，没有基本的财税知识，在收到一张增值税电子专用发票时，不知道与电子普通发票的区别，打印完电子增值税专用发票后，同其他票据一起附在报销单后面，全程对财务人员没有任何提示。而财务人员在面对海量的发票报销单据时，因审核要素较多，比如票据内容的规范性、准确性，经费使用的合规性，业务背景的真实性，内部流程的完整性，很有可能疏忽了票据中的增值税电子专用发票，错过了进项税的认证抵扣，造成税金的损失。

四、对电子发票应用中的风险思考与探析

（一）提升信息化技术手段，完善报销流程

为了确保电子发票的唯一性，可以引入信息技术工具“查重”。当前电子发票全国样式统一，且运用了二维码防伪技术，一票一码。对此，企业可以配置扫描枪等信息技术工具，通过扫描二维码，将发票信息存储到电子数据库中。这相比于手工登记和维护，有效提升了操作的准确性和效率。

为确保电子发票入账的真实性，企业可要求经办人在验证发票真伪的同时，提供进一步的支撑材料。比如，报销餐饮电子发票须提供招待人员名单及菜单；会议费电子发票须提供会议通知及签到表；快递费运费电子发票须提供运单；电子网购发票须提供销货明细；滴滴打车、代驾等网约车电子发票须提供行程单。但这种方式有利有弊，有利的是在一定程度上保障了发票入账的真实性，弊端是打印电子发票及各类证明材料、支撑材料耗费了员工大量的时间，加重了企业的成本。根据会计法对于以电子形式储存的会计档案有效性的认可，企业可建立单独的附件存储数据库，按照电子档案的存储要求进行保管、备查。这样不仅可以减轻企业的成本，同时还能节约员工整理、打印各种证明材料、支撑材料所耗用的时间。

（二）引用区块链前沿技术，推动未来电子发票系统、增值税专用发票认证系统与企业ERP系统协同对接，真正实现电子发票无纸化流转

区块链是当前颠覆性的互联网技术之一，它是利用块链式数据结构来验证与存储数据，利用分布式节点共识算法来生成和更新数字，运用多种密码学原理进行数据加密及隐私保护。区块链技术的特点是去中心化、不可篡改与可追溯、安全透明、智能合约。

区块链可以连接以及实现信息的交换，通常不需要借助第三方中心机构，通过共识机制实现节点间的相互信任。相关信息一旦上链，则永久存储，不可修改，这使得链上信息具有不可篡改的优势。同时链式存储结构使得信息溯源非常方便，区块链上任意一条记录都可以通过链式结构追根溯源。链上节点根据授权还可以查阅链上交易信息，而非对称加密技术又使得数据安全得到了保障，交易信息只有在经过信息所有者授权后才能被其他节点访问，在保障数据安全的前提下实现公开透明。智能合约是预先以代码方式写入区块链网络，在相关条件得到满足时自动执行合约，是实现自动化的工具，其实质是通过技术方式实现契约原则，最终实现互信。

将区块链技术应用到电子发票管理上，其链式结构有利于完善发票链条，将每一张发票所涵盖的信息作为一个区块的交易信息连接起来，中间任何一个环节发生类似信息篡改时，都会使整个区块链产生异常，引起监督者的察觉，从而能够在很大程度上保证了电子发票的真实性和唯一性。鉴于此，引用区块链技术势必可推动电子发票系统、增值税专用发票认证系统与企业ERP系统协同对接。当前这几个系统是分属于税务局和企业端的独立系统，拥有独自的数据运行逻辑，如果能够在区块链技术的推动下实现协同对接，就好比打通了电子发票的任督二脉，形成了从电子发票的接收、审核、认证、抵扣、核算、记账，到归档、保存、调阅一体化财税全流程，真正实现“交易数据即发票”，使电子发票无纸化流转，为企业降本增效，更为税务部门提高监管力度。虽然目前在实践中系统对接还存在着诸多困难，但随着电子发票的逐步推行，电子发票系统、增值税专用发票认证系统与企业ERP系统的对接一定是未来宏观层面财税发展的大趋势。

（三）推动发票电子化管理流程，实现会计档案数字化管理

由于电子发票是新生事物，在实践中还存在许多问题和难点，因此纸质发票与电子发票并存的局面预计还要维持较长时间。2015年国家税务总局出台了《会计档案管理办法》，将会计档案的范围扩展至电子档案，在此背景下，企业应顺应政策方向，结合管理诉求，逐步推动发票电子化管理流程，尽快构建电子会计档案管理系统。

电子会计档案系统是运用图像识别、影像传输等新技术，对电子会计凭证及相关原始单据的获取、入账、归档、保管的全过程实施数字化和网络化管理。当前如何进一步优化电子会计档案系统，保障档案信息安全性、真实性和有效性，是应重视和亟待解决的问题。例如对财务系统与电子档案系统之间数据传输可以引入第三方电子认证，由相关权威机构提供数字证书作为会计档案证据固化手段，同时采用电子签名、签字签章、时间戳等技术有效避免电子会计档案信息遭到伪造、篡改。

另外，在当前纸质发票与电子发票并存的过渡期，实物票据的影像文件还不能取代实物票据作为原始凭证的存在，那么其归档后应与电子会计档案建立检索对照，比如设置目录查询、关键字检索、综合查询、模糊检索等多种检索方式，以此降低信息查阅的成本，提高查询调阅效率，满足单位内外各种需求，优化财务管理流程。

总之，建立健全发票电子化管理是对国家发票电子化改革的积极响应，是探索电子发票内控管理的重要举措，是为电子发票内控管理工作的深入推进提供重要支撑，为企业财税管理向智能化、数字化方向转型提供支持。

（四）保障电子发票的数据安全，为企业财务数字化转型保驾护航

电子发票有其重要的数据价值，是企业数据资产的一部分，对业务发展和经营决策都有着深远的影响，故财务数据的信息安全问题至关重要。实际应用中电子发票的开具、交付、传输、存储等功能的实现都依赖操作系统和网络安全，如果出现网络故障、瘫痪，或者被恶意破坏攻击，会造成数据丢失、信息泄露，给企业带来重大经济损失。因此，电子发票信息系统在数据库、网络环境的选择上务必力求安全、稳定、可靠。企业须加强网络安全预警和管理力度，以防止黑客攻击、网络监听、数据篡改等不法行为的发生。同时数据备份中心后台运行须能随时进入应急状态，做到即使数据受到破坏也能很快修复。为此，企业可以与专业运营商相互合作，加强后台的运维，构建稳定的网络环境，保证操作系统安全有序的运行，对电子发票数据信息进行全面保护。

（五）建立个人信用考评体系，加强企业内部审计

对于抑制舞弊的发生，可以建立健全个人信用考评体系。诚然，企业应坚持以人为本的治理理念，用激励、启发、感召的方法调动员工积极性，提高员工忠诚度，但始终应将职业操守和道德价值观置于员工考评的首位。另外，企业还应加强内部审计，财务人员在无法判断是否存在舞弊的状况时，应第一时间汇报给内审部门，由内审部门从专业角度来调查。在调查完毕后，应以书面形式将情况汇报给企业管理层，并由管理层宣布处罚决定。不能只要申请人解释辩解，或要求退回单据不再报销，调查舞弊的工作就不了了之。对于舞弊行为要一查到底，严厉惩罚，从而规范员工的职业操守，提高职业素养。

（六）提高财务人员综合素质，加强风险防控意识

过去，会计人员大多以手工方式核算记账或是辅助一些简单地电算化手段。随着全球数字经济时代的来临，传统会计须与时俱进，尽快转变思想观念，努力提升业务能力水平，灵活运用互联网信息技术，提高综合素质能够胜任岗位工作。企业财务人员可通过网络等多渠道学习相关软件及系统的具体操作技能，及时了解和研读相关财税政策。同时还须加强风险防控意识，能深刻认识到风险可能给企业带来的巨大损失。财务人员在实践中应积极优化财务管理流程，进一步提高会计核算质量和效率，最大限度发挥电子发票的优势，为企业财务管理向数字化转型作出贡献。

五、结语

作为数字经济时代的新兴产物，电子发票虽然已具有与纸质发票同等的法律效力，但是在涉及范围、使用方式、后期管理上还处于探索阶段。此外，与电子发票相关的法律法规也存在着一定漏洞，这使得企业财务工作难免会遇到问题和风险。目前国际上，欧美一些发达国家都已经推广和应用电子发票，在不断改进的同时也可以借鉴国外电子发票在发展进程中积累的经验，增强自身核心竞争力，从容面对全球数字化经济所带来的机遇与挑战。