对做好中职学校档案工作的思考

符 晓

（钦州市职业教育中心 广西 钦州 535000）

中职学校是技术型人才培养的重要基地，档案管理工作在中职学校中占重要地位，是学校的基础性工作。通过档案能够了解到学生在学校的中的基本情况，社会单位用人选拔时可以此作为依据。档案不仅记录了学校过去的发展历程，而且还记录了学校当前的各种现实情况，是学校长远发展的基础。信息化时代，中职学校档案管理人员要认清发展形势，对如何提高档案管理质量、充分发挥档案应有的作用进行思考，不断档案工作水平。

1.中职学校档案管理工作存在的问题

1.1 学校对档案管理工作不够重视

中职学校领导通常将更多精力应用于校园硬件设施改善以及招生和教学工作，认为档案管理工作不是学校主要工作，对于档案管理工作会有所忽视，这样就导致档案内容得不到实时更新，以此也就无法发挥出档案的价值。在很多学校，档案管理的重要性并没有得到足够的重视[1]。

1.2 档案管理机制不合理

学校各科室工作与档案管理工作之间配合不协调。档案管理工作重点是档案管理工作人员向学校各科室收集文件和资料的，但是在实际工作当中面临的却是这样的尴尬局面：学校各科室之间配合不够，不能协调工作。很多科室每次使用一些与本科室工作相关的资料或者文件时，都要经过相关领导的批准，然后才能到档案室进行查找，他们考虑自身使用的便利性，在向档案工作人员交文件或者资料时，就会特意隐藏那些不愿意上交的资料，或者找出各种各样的理由或者借口来搪塞档案管理收集人员，这样以来就给档案管理人员实际的收集工作带来相当大的困难，很难将档案管理工作做好，做细，不利于档案的统一利用。同时各科室对档案资料零星、分散、重复管理，也会造成人力、物力、财力的极大浪费。

1.3 档案管理信息化建设落后

随着互联网技术的不断发展与更新，其在各行各业都表现出了较强的应用优势。信息化技术在档案管理工作中的应用，不仅可以简化整个档案管理工作的开展流程，减轻工作人员的工作量，而且还能提高档案的管理效率。但是，针对当前中职学校的档案管理工作而言，大部分中职学校依旧采用纸质档案，不仅更新以及记录起来较为困难，而且还容易丢失。信息化建设需要在软硬件设施方面进行改造和提升，并且还需要配备对应的信息化管理人才[2]。就目前情况来看，中职学校在档案管理方面缺乏专业化的管理人才，还未掌握新型的信息化档案管理软件，这样就给档案管理工作的有效展开带来了难度。

1.4 档案管理人员素质偏低

中职学校当前的管理工作人员素质与档案管理工作人员的要求相差甚远，很多单位专门进行学校档案管理工作的人员几乎没有，一些学校的档案管理工作人员大部分都是临近退休的老教师，或者是职工，他们大多数人对计算机、网络专业知识和档案管理知识掌握的不深，所以只能使用传统的档案管理方法进行工作，工作效率不高；还有一些学校的档案管理工作人员是从其他工作岗位上临时抽调出来，甚至有很多都是在做着教学管理工作的同时，临时兼顾档案管理工作，认为档案管理工作就是把一些档案简单整理，需要使用的时候能够找到就行，所以很容易在档案管理工作中出现错误。

2.做好中职学校档案管理工作的措施

2.1 提高思想认识，重视档案工作

要想确保档案管理工作能够有序展开，中职学校的领导应从思想上认识到该项工作开展的重要性和价值，这样才会投入更多的精力和财力，确保能够提高档案管理工作的开展水平。学校的管理者还应做好档案管理的宣传与推广工作，通过开展培训的方式，能够让不同岗位的人员认识到档案管理的重要性并掌握档案管理的方法和技巧，促进不同岗位部门密切配合，确保给档案管理工作的展开给予更多的支持和帮助。要想让中职学校领导重视档案管理工作，除了要认识到档案管理工作的重要性之外，更重要的是政府教育主管部门的整体重视，并提出一些具体要求，这会让中职学校领导更加重视档案管理工作。

2.2 强化档案意识，转变工作观念

对于中职学校档案的价值、作用和地位，一定要有充分的认知，除此以外，中职学校档案现代化建设的重要性一定要引起高度重视。如果对于档案信息服务以及档案工作的重要性没有明确的认知，那么档案信息服务的工作想要深入开展，就根本无法得到有效落实。对于中职学校的现代化管理水准来讲，档案的现代化建设好坏是衡量这一工作的重要标准，为了实现中职学校的全面发展，必须立足当下，搞好档案的现代化建设。除了要提高档案管理的认知以外，还要切实地转变观念，从科学发展观的角度出发，对中职的现代化建设给予指导。增强服务意识，促进档案工作能够与时俱进。学校相关人员要时刻意识到档案工作属于学校规划与计划的一部分，应纳入到学校的各项管理制度中，有关工作人员也应该将其划入到自己的职责范围内，同时支持档案工作的全面发展[3]。

2.3 制定合理的档案工作机制

缺乏较为完整的档案管理制度，使得中职学校档案管理工作的展开缺乏目的性和合理性。因此，学校应根据档案工作的特点以及学校的具体发展状况，来制定一套较为完善的档案管理工作体系，确保档案管理制度的制定能够更具针对性和合理性，以此为档案管理工作的展开奠定坚实的基础。而在完善制度的过程中，还应根据不同档案的管理需求，分为不同的管理部门，有效明确各个部门的管理职责，确保各个管理部门都能完成档案的收集、管理、分类以及归档工作，保证档案内容的真实性和可靠性。此外，不同部门之间还应密切合作，共同实现对档案的高效管理。制度建设是长期稳定的，中职学校档案管理制度的完善，才是推动档案管理事业长远稳定发展的根本。

2.4 购置现代化办公设备，掌握现代化管理技能

自电子计算机技术应用以来，档案管理实现了迅速发展，通过电子计算机技术可以系统性地完成很多档案管理的基本工作。让档案文件涉及的各个环节能够实现自动化办公。一方面是促进档案管理工作的数字化和信息化发展，这是当下时代对于档案工作的要求，同时也是档案工作发展的必然方向。另一方面，档案管理工作者需要认识到时代发展的推动作用下，档案管理工作者应该边学习边操作，逐渐提高自身的业务素质，特别是对计算机知识的学习，不断提高自身的综合能力，才能够成为新时代的综合性档案管理人才。

2.5 提高档案人员管理水平

档案管理人员的工作素质往往能够直接决定档案管理工作水平的高低以及质量的优劣，因此中职学校在开展思想道德教育和职业道德教育的过程中，需要针对档案管理员提出明确的要求，要求档案管理员能够真正做到业务精通、爱档如珍，但人员需要不断强化自身业务建设，接受大业务培训的同时，掌握一系列的现代化管理技能，将现代化的技术和操作手段运用到实践工作中。所以，对于档案管理工作来讲，数字化和信息化是必然的发展趋势。另外，档案工作人员在选拔方面需要抬高门槛，选择热爱档案事业同时又懂得信息技术的人员担任学校的专职档案管理员，就这样中职院校的档案管理工作才能跟上自动化办公的步伐，对学校的教学和其他工作提供及时的服务。进入信息化时代，档案业务的管理与服务也有了更多的挑战，中职学校档案管理人员在工作中应该创建积极向上的学习氛围，坚持终身教育，努力学习，不断实现自我能力的提升，拓宽视野，才能对档案工作进行指导与改进。与此同时，也可以制定相应的制度，提出一些具体的要求进行思考与研究，制定完善的档案管理制度。

2.6 注重档案收集工作与科学管理

中职学校档案工作部门要时刻意识到，对档案材料进行妥善管理是日后重大问题管理和重大决策研究中的重要依据，必须要保证文档材料的齐全，因为这不仅关乎学生未来，同时也直观地反映出学校当前的管理情况。为了做好学校的文件收集管理工作，首先，要结合相关档案管理要求，将文件材料进行传阅和归档，定期对所有文件进行检查，保证文件的整齐性。其次，要对没有及时归档的文件材料做出查询，确保所有文件资料都能够按时归档。档案收集、整理、鉴定、保管等方面要多下功夫，因为这是档案管理工作最根本的需求。

2.7 做好档案利用服务工作

中职学校档案管理的根本目的是能够为师生、学校提供应有的服务，也就是档案利用。针对中职学校的档案管理，在工作落实期间，需要保证按规办事，提高服务质量，精准、迅速、热情主动地为学生提供档案管理服务。档案管理部门也要意识到自己的职责所在，关注新形势下档案工作的创新发展，完善管理方法，结合学校的办学特色编制档案管理规则，促进档案管理的科学化、高效化以及标准化。积极发挥信息技术在档案管理中的作用，推动档案管理与时俱进发展，使档案资源可以更好地服务于教育事业[4]。

结语

不断研究与分析新形势下中职学校档案管理工作现状与完善措施，对于有效促进档案管理工作的顺利展开，提供档案管理效率以及提高中职学校的发展水平都具有至关重要的作用。因此，我们应首先探讨与分析目前中职学校档案管理工作中的问题，根据这些问题，寻找对应的改善措施，包括从思想上正确认识档案管理工作、引入信息化的管理策略以及完善档案管理工作的开展制度三个方面来有效完善中职学校的档案管理工作，确保能够提高档案管理工作的开展水平，以此来为学校的可持续发展提供服务。中职学校档案管理工作的完善，对于中职学校的长远发展，有着积极的意义。