数字化背景下科技档案信息化建设与管理

王东华/中国兽医药品监察所 100081

1 档案管理信息化概述

档案管理信息化是信息时代的必然要求，传统的档案管理模式已无法满足日新月异的档案资源使用需求，在数字化背景之下，科技档案信息化建设与管理工作也正在发生深刻变化，运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新理论，使档案管理模式实现信息化，从而提高档案管理工作的发展目前已成为单位档案管理工作刻不容缓的事。通过信息化手段的管理，实现档案资源的快速收集、归纳、管理和利用，对于档案资源价值的有效发挥具有重要意义。

2 数字化背景下科技档案信息化建设与管理工作意义

随着社会和科学技术的不断发展，互联网大数据分析技术以及云计算技术不断进步，档案工作的任务、环境、服务对象以及管理方式等发生了巨大变化，现代信息技术广泛的被应用到科技档案工作中，为科技档案信息化建设与管理工作提供了源源不断的技术支撑与保障，同时对科技档案管理工作也提出了新挑战。为适应数字化、信息化下的档案管理工作，运用智能化、信息化档案管理技术，将科研信息进行开发、利用，对科技档案信息化建设与管理中的细节进行合理研究与分析，实现资源的共享，将大大提升科技档案的实际应用效率，从而更好地服务社会。

3 数字化背景下科技档案信息化建设与管理

3.1 加强科技档案的信息搜集和整理数字化时代，科技档案信息化建设与管理具体形式已经发生了巨大变化，相比于传统的管理模式，数字化以及智能化的管理模式具有明显的技术优势。档案是伴随着工作的进行而产生的主动行为，所以在日常工作中要主动跟踪档案收集工作。科技档案的收集，是做好科技档案工作的基础和起点，是维护科技档案安全和充分发挥科技档案作用的重要保证。科研工作具有长期性特点，科技档案都是在科研工作的过程中不断产生的，不管什么样的科研课题，最重要的是要把科技档案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作纳入日常工作中，且要明确职责，落实到人。要增强科研人员、科技档案管理人员的责任和管理意识，每位科研人员都是立卷归档责任人，工作中要随时将有价值的资料进行积累，及时完成预立卷、立卷、归档，移交等。要将责任分解到部门，具体到人员，确保科技档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

3.2 加强科技档案信息资源的开发利用要充分发挥档案信息资源的优势，将科技档案的利用价值变为单位的智库，为领导决策提供依据。通过收集资料、编写参考信息等方式，完善档案信息化发展保障机制。在数字背景下融入数字经济、数字社会建设，推动科技档案纳入单位的发展规划。充分利用网络优势，加强科技档案网站建设，充分利用网络平台，提供档案网上检索服务，定期公布开放档案目录和全文信息，主动提供公益性的信息服务，最大限度地实现档案信息的共享。加大对科技档案信息内容的研究和开发力度，把信息内容转变为档案信息知识。充分发挥档案编研人才的优势，鼓励社会力量对已公布档案信息内容进行研究和开发，从而提高档案信息资源开发利用的深度。

3.3 创新管理手段，进一步推动科技档案管理现代化水平积极适应经济社会发展和信息时代要求，进一步强化创新意识，打破僵化的思维模式，把创新理念贯穿于档案收集、管理、保存、利用、宣传等各环节，充分发挥科技创新在档案事业发展中的支撑作用，落实“存量数字化、增量电子化”战略和档案“双套制”标准，积极推动互联网、云计算、大数据、人工智能、区块链技术与档案工作的深度融合，完善档案科技创新和应用机制，提高档案科技创新能力，建立档案数字治理新模式，推动档案工作融入各项业务全流程，数字档案馆对于提高档案业务的精细化、规范化、科学化起着关键作用，要深刻认识数字档案馆建设的重要意义，以思路创新推动科技档案工作创新，为档案事业创新发展注入思想活力。

4 现代技术对档案信息化的影响

在科技档案传输与保存的过程中，首先需要相关工作人员密切关注档案的实际保存形式，如发现档案内容出现错误，或者是数据被篡改，则必须及时剔除错误数据，随后运用加密技术保证档案内容的安全性与真实性。利用加密技术要求工作人员在传输科技档案信息之前，应用二级密钥，对科技档案的具体内容进行层层加密之后，选择较为安全、可靠的文件传输形式。在传输环节中，档案管理人员需要做好协调与统一，及时联系接收方进行快速接收档案，以避免不法分子窃取档案中的重要信息。接收方在完全接收到档案内容之后，必须要认真检查档案的实际内容，做好档案的保存与整理。

将信息化技术引入到科技档案在存储过程中，可以实现存储形式、内容的多样化以及存储量的提升。信息化形式的存储，实现了档案存储形式和内容的多样化。引入信息化技术，实现纸质档案、电子档案的多介质存储，可以保证档案的安全性和完整性，同时还可以实现声音、视频、音视频等内容的多样化保存，从而使档案内容更加详实、材料更加生动。将信息化技术应用到档案利用工作当中，可以使档案的查阅和调取更加方便，通过计算机软件的检索功能，只需要输入档案号或者输入关键词，就可以显示相关档案内容，调取相应电子版资料之后也可以进行直接的打印、传输等工作，方法简单易行，因此可以大大提升档案利用工作的效率和质量，实现档案价值的深入挖掘。

5 数字化时代科技档案管理信息化工作的应对措施

5.1 强化责任意识，牢固树立依法治档的理念档案作为重要的信息资源和历史文化遗产，价值日益凸显，档案工作对国家事业的支撑作用更加突出，在国家确立的依法治国的指导下，必须要把依法治档作为工作的原则和发展方向。新形势下发展档案事业，依法管理是关键。要紧密结合档案工作实际，以规范化建设为核心，推进科技档案事业全面、规范、可持续发展。牢固树立依照《档案法》办事观念，有针对性地制定或修订相关规章制度，并认真组织实施、切实做到依法治档。要建立档案工作规范化评估机制，通过达标评级，激发单位内部动力，调动做好档案工作的主动和积极性，合力推进科技档案工作科学发展。

5.2 抓好科研人员队伍建设，夯实科技档案发展基础要牢固树立人才资源是第一资源的思想，加大力度抓好科研人员档案队伍建设。建立兼职档案员机制，明确职责，定岗定责，完善档案员队伍体系。大力弘扬忠于职守、爱岗敬业、无私奉献的精神；加强科技档案宣传工作，展现科技档案工作成果，展现科研档案人员风采，把科研档案人员的劲鼓起来、气提上来，坚守平凡，创造非凡，在本职岗位上争先创优，建功立业。要不断提高科技档案人员的业务素质，根据职能分工，划分为协作组；推动协作组机制正常运转，充分发挥协作组机制沟通交流、学习互进的作用。

5.3 狠抓安全保密，夯实科技档案保密工作基础科技档案是一个单位全部档案的核心和主体。档案的安全将直接影响到档案的管理和利用。根据科研工作的特点、科技档案形成的规律以及档案材料之间的联系要求，严格抓好档案利用和数字过程中的审查监管工作，完善科技档案管理和利用制度，特别是对密级科技档案的管理和借阅。建立健全科技档案安全应急防范机制，采取相应的安全措施，对有密级和不能公开的档案信息，坚决不放在网络服务器上；要设定提供档案信息的权限，建立数据备份制度，建立网络防火墙，进行数据加密处理，还要注意网络黑客的攻击等特殊情况的出现，及时对科技档案进行备份，以确保档案信息的安全，杜绝失泄密事件的发生。

6 结语

传统的科技档案管理模式在数字化环境中已经举步维艰，档案管理数字转型是大势所趋势，也是机遇和挑战。科技档案信息化建设与管理需要科技档案管理人员充分整合各类重要信息以及资源，对档案进行分类与研究，采用信息化手段进行技术处理以保护档案重要信息以及关键数据的安全至关重要。工作中注重应用数字化管理技术，妥善保存重要内容以及关键信息，并在此基础之上，逐步形成独具特色的科技档案信息化建设与管理体系。科技档案工作者要坚定信心，迎难而上，不断创新，推进科技档案事业迈上新台阶。