人才服务中心毕业生档案管理研究

摘 要：毕业生档案管理是人才服务中心的重要业务。随着高校毕业生数量和规模的不断增长，做好新时期人才服务中心毕业生档案管理工作任务艰巨、责任重大。本文首先从转入与转出两个方面探讨了人才服务中心毕业生档案管理的基本流程及内容。然后结合新时期毕业生档案管理的特点，提出了新时期做好毕业生档案管理的全面性、现实性、真实性、动态性和机密性等现实要求，并从人员配备、弃档现象及信息化管理和档案流转等四个方面，分析了毕业生档案管理的现实问题，针对存在的现实问题提出了解决对策，为做好新时期人才服务中心毕业生档案管理提供有益经验借鉴。

关键词：人才服务中心;毕业生档案;档案管理

概述

人才服务中心是人社部门的直属事业单位，经政府主管部门批准、从事非营利性人才服务、人事代理、档案管理、培训、牵头举行招聘应聘活动、对毕业生就业进行服务及学历学位验证等业务。人才服务中心是市场经济条件下，政府深化人事制度改革的产物，它是在人力资源配置从统包统配模式向发挥人才市场基础性作业模式转换中形成的，其最基本的业务是为单位招聘、个人求职提供信息和平台，发挥政府在人才市场中的引导服务作用。其中，毕业生档案管理也是人才服务中心的又一重要业务。人才服务中心代管毕业生或流动人员人事档案，为这一群体提供代管人事档案、接转人事关系、管理集体户口、管理组织关系、人事政策咨询、办理调动手续、评定技术职称等服务[1 ]。如到外地就业，还可由人才服务中心办理档案调转手续等。人才服务中心一般是针对无就业单位落户人才的，需要将人事档案保管于中心，如先前已经有过就业单位的，可携带解聘证明办理存档手续，或通过机要寄送档案，将相关证明等补充进档案后寄送。而针对未就业的毕业生，则无需提供离职证明，直接由毕业院校通过“高校EMS專递”方式递送档案。据统计，2019年全国中职院校毕业生达487.27万人。2020年，受新冠肺炎疫情影响，传统的招聘应聘模式受到挑战，企业、学校及人才服务中心纷纷尝试新的人才服务模式，大力推行“云招聘”“云服务”。其中，为尚未就业的毕业生提供档案管理服务是人才服务中心的重要职责使命，具有积极的现实意义。

1 人才服务中心毕业生档案管理流程

针对准备考研、专升本、创业或灵活就业的毕业生，通常会选择将档案转至人才服务中心，其优势就是解决了毕业生档案保管的现实问题，无需担心个人档案丢失、损毁等[2 ]。从管理流程来看，主要包括毕业生档案转入与转出两个环节。

1.1 转入

携带本人身份证到人才中心填档案存放申请表，并申请调档函。在填写申请表时应填写毕业生档案所在学校的全称，以便人才中心顺利调档。调档函填好后，本人或委托他人持调档函回学校将商调档案调入人才服务中心，毕业生档案通常需要通过机要的方式邮寄到人才服务中心，以免丢失或泄露。在调档成功后，需要签订协议，即，待毕业生档案邮寄至人才服务中心后，由毕业生持本人身份证、照片等，与人才服务中心签订《人事代理手册》，毕业生档案入库管理即告完成。根据2015年《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》要求，毕业生档案委托人才服务中心管理的，相关保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目费用不再收取，为毕业生提供免费人事档案管理基本公共服务。

1.2 转出

在毕业生就业后，需要将个人的人事档案从人才服务中心转出的，一般需要由具备人事档案保管权限的单位出具调档函，从人才服务中心调动档案至新的保管单位。其中，研究生入学或专升本的，需要由录取学校出具;公务员或事业单位入编人员则由组织人事部门出具;应届生或派遣时间不满一年需要迁出的，凭新开具的报到证、身份证，由人才服务中心出具[3 ]。出具前，需要提供档案人员身份证原件，属档案托管期间的，应将劳动合同、考核材料等归入档案。在提档簿上填写个人相关信息和档案去向信息，最后由人才服务中心人员检查档案密封情况，并盖章转出。任何个人对密封的档案均不得私自拆封、涂改。随着信息技术的应用，人才服务中心实现了档案管理“云服务”，即，通过微信小程序检索人才服务中心App，注册申请→短信验证→相关信息的认证→人脸识别;认证通过→存档证明预览→打印→选择“发送邮箱”或“预览存档证明”保存打印等服务功能。

2 人才服务中心毕业生档案管理要求

2.1 全面性

人才服务中心档案转入或转出均需要提供反映毕业生学历、能力、经历的各方面档案资料。因此，就需要收存毕业生的学业经历、入党入团资料、奖惩资料，这些作为毕业生个人信息，无论是转入还是转出均应完整提供，不得私自截留。

2.2 现实性

人才服务中心保管的毕业生档案具有很强的现实应用价值。一方面，为毕业生档案管理提供直接服务;另一方面，通过保管的人才档案信息分析，及时掌握地区毕业生的学历、专业、年龄等数据，为政府人才资源使用和配置提供政策指导。此外，人才服务中心可通过馆藏档案资源，为企业招聘和人员应聘牵线搭桥，提供就业机会。

2.3 真实性

毕业生档案记录了其成长、思想发展历史，展现其个人家庭情况、专业情况和特长，无论是转出还是转入，都要求保障毕业生档案的真实完整准确。毕业生个体档案资料的真实、客观是提供优质服务的重要保障。

2.4 动态性

毕业生档案立卷后，其内容不是一成不变的，而是随着就业、成长等不断形成新的信息文件资料，这就要求人才服务中心的档案管理人员实时补充完善最新材料。而且要保证人档一致，要始终坚持“档随人走”“人档相符”的原则，一旦毕业生就业，应及时将档案转出至有人事档案保管权限的部门保管。

2.5 机密性

毕业生档案内容涉及毕业生的个人信息、家庭成员信息等，这些信息属于毕业生的个人隐私，非经法定程序和相关部门批准，任何人都不得随意泄露、保存。即使由人才服务中心管理相关毕业生档案，任何个人也不得随意查阅或向社会无条件提供服务。

3 人才服务中心毕业生档案管理现状

随着经济社会的快速发展，经济流、信息流等各种要素在不同区域、主体之间的流动加快，做好毕业生档案管理工作，搭建人才供需之间信息交流平台，对促进毕业生就业，优化人才资源配置具有重要作用。但从人才服务中心档案管理现状来看，还存在一些亟待解决的现实问题：

3.1 人员配备不充分

根据档案管理的相关规定及现实要求，通常每千卷档案便需要一名人员专门负责档案管理。但从目前人才服务中心的实际情况来看，由于实际编制数的限制，以及资金等原因，毕业生档案管理专职人员数量始终较低。近年来，随着大中专院校招生规模的不断扩大，高校毕业生的数量和规模都呈现出较大幅度的增长态势，毕业生档案管理人手短缺问题十分突出。此外，人才服务中心毕业生档案管理也是一项十分重要的专业性工作，需要长期的经验积累;毕业生档案管理的枯燥和繁重，却难以长期栓心留人。

3.2 弃档现象难解决

毕业生档案重要性认识不足、“档案无用论”错误思想，以及灵活就业形式的变化，部分用人单位仅验证学历、学位等信息，导致毕业生弃档现象依然存在。或将档案“遗弃”在学校，不闻不问;或将档案长期“遗弃”在人才服务中心，不办理相关手续;或将档案揣在手中而不及时转递至人才服务中心，等等，长此以往，毕业生在需要其档案资料时往往无处寻，久而久之，这些遗弃的档案成为人才服务中心手中棘手问题，增加了毕业生档案管理难度。

3.3 档案流转不规范

毕业生档案需要从院校流转至人才服务中心，后期毕业生就业了，还需要再从人才服务中心将毕业生档案流转至具有档案管理资质的部门或用人单位。但现状是，从院校来看，重教育轻档案转递，毕业生档案无序、散乱、缺失现象不同程度存在，转递过程较为随意，保密性不强。从人才服务中心来看，毕业生档案转递效率不高，转递的后续跟踪问效做得还不足，对毕业生携带档案现象监督纠正不够有力。

3.4 管理信息化较低

随着信息网络技术的快速发展，毕业生档案管理的信息化要求越来越高，只有加快毕业生档案信息化步伐，不断提升毕业生档案管理信息化网络化水平，才能满足新时代日益增长的毕业生档案管理现实需要。但从人才服务中心的毕业生档案管理现状来看，一方面，由于经费紧张，相关的信息化设备设施采购不到位，毕业生档案管理所需的电脑、档案管理专门软件等软硬件条件无法得到有效保障，依托人工手工管理的现象依然普遍存在[4-7 ]。另一方面，人才服务中心档案管理人员有限，信息化理念及人才的缺乏，等等，都是导致毕业生档案信息化管理水平较低的因素。

4 人才服务中心毕业生档案管理对策

人才服务中心毕业生档案管理工作是一项民生工程，做好毕业生档案管理，不仅能够为毕业生顺利就业提供优质高效服务，还可以通过毕业生档案信息分析研判，为用人单位人才引进提供科学现实依据。

4.1 强化档案管理队伍配备

针对目前人才服务中心档案管理人员配备不足的现实问题，应按照档案法，以及人才服务中心毕业生档案管理规模的现实要求，积极向组织人事部门争取，适当增加编制，并通过招考等形式引进档案专业人才。此外，还可以走市场化人才引进之路，从人才市场中招聘具有档案学专业背景，有一定毕业生档案管理经验的人员充实到档案管理岗位一线。要不断加强现有档案管理人员的思想再教育、业务知识再培训，以及岗位练兵活动，切实提高人才服务中心档案管理人员的理论水平和实践能力，真正做到耐得住寂寞、守得住清贫，甘于平凡筑忠诚。此外，还要从奖励和惩处两个方面调动档案人员的工作积极性。即，加强人才服务中心档案工作的细化和考核，树立鲜明的考核导向，从物质和精神两个层面给予先进档案工作者以表彰和奖励;反之，对人才档案管理工作不负责任者，应予以调岗等处罚。

4.2 严格档案管理制度落实

人才服务中心档案工作应以制度化保障档案管理科学化。要立足人才服务中心毕业生档案管理的实际需要，从毕业生档案收集、整理、归档、鉴定、编目、上架、借阅、归还等多个方面，细化档案管理制度。紧密结合毕业生档案管理特点和现实要求，制定严密的规章制度，将毕业生档案管理工作具体细化到部门、责任到人，确保分工明确、责任明晰。在实际管理中，还要针对人才档案转入、转出采取分类管理，专人负责的原则。例如，在档案分类方面，可根据时间分类或者来源进行分类，在一级分类之后，再按地区、姓氏、专业、学历、毕业年限等进行二级分类，与一级分类建立一一对应关系，并标号，便于后期查找、管理和调阅。对遗弃的档案，要格外重视，安排人员做好清点和造册，及时清理分类。此外，还要建立健全人才档案调入、调出、存放制度，人事代理制度，等等，使毕业生档案管理真正实现科学化、制度化和系统化。

4.3 规范档案转递工作流程

从宣传毕业生档案重要性、提高规范转递意识和行为等方面，切实做好毕业生档案转递工作。首先是要加强宣传。院校要加强对毕业生檔案重要性宣传，引导师生重视档案工作，从离校起就要在思想上重视和关注个人的档案，严格按照毕业生档案转递要求科学规范转递[8 ]。作为人才服务中心来说，要加强毕业生档案转递业务知识培训，熟悉毕业生档案转递程序和内容，增强毕业生档案转递规范化能力和水平。此外，还要完善毕业生档案转递各项规章制度，确保转递的每一个环节都能有章可循、有据可依，可追溯，确保毕业生档案安全转递。

4.4 提高档案信息能力水平[9 ]

随着毕业生档案电子化这一趋势，加快人才档案信息化管理水平至关重要。一方面，要加大人才档案信息化管理软硬件投入力度，添置必要的硬件设备，以及专门的管理软件系统。另一方面，就需要做好人才档案信息内容的录入和管理。既要做好馆藏“旧”毕业生档案的信息化，将相关信息录入微机系统;也要做好新增毕业生档案信息化管理。积极推进毕业生档案数字化进程，建立毕业生档案数据库。此外，还要注重毕业生档案信息安全保密工作，通过人防、物防和技防，筑牢毕业生档案信息安全防线，防止毕业生档案信息泄露。

参考文献：

[1]项密竹.推进人才服务中心档案建设，服务高校毕业生就业工作[J].商业文化，2021（16）：114—115.

[2]时晓影.人才交流中心对大学生档案管理服务工作的创新[J].IT经理世界，2019（9）：13.

[3]赵启才.2002年～2011年大学毕业生档案传递信息数据计量分析——以河南师范大学学生档案传递为例[J].档案管理，2012（5）：73—74.

[4]郑慧.浅议卫生职业院校毕业生档案管理的现状与对策[J].卫生职业教育，2010（20）：40—41.

[5]王静，荆秀琴.毕业生档案机要转递与自带转递之比较[J].山西档案，2015（2）：114—116.

[6]张美珠.大中专毕业生档案管理、转递问题浅析[J].人力资源管理，2012（7）：182—183.

[7]张俊英.高职院校毕业生档案管理存在的问题及对策[J].人力资源管理，2013（4）：148.

[8]姚莉丽.毕业生档案信息化管理的实践与思考——以黄山学院为例[J].黄山学院学报，2017（6）：131—134.

[9]杨秀丽.探究就业形势与毕业生档案管理优化策略[J].办公室业务，2018（19）：119.

作者简介：张明珍（1976— ），大学学历，石楼县人社局直属事业单位中级职称，主要从事人社局档案管理研究。

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