优化口岸档案管理 助推跨境贸易稳步发展

摘 要：近两年，因为全球疫情不断反复，世界经济遭受严重影响，跨境贸易更是受到重创。国际物流供应链不畅，船舶运力资源供需失衡，对航空和中欧班列的运力提出更高的要求。济南作为内陆口岸城市，在这种大背景下，面临着发展机遇和挑战并存的时机。为了更好地利用口岸资源，促进外贸经济稳步快速地发展，加快口岸档案资源科学整合，优化档案管理，充分发挥口岸档案助推外贸经济发展具有重要的意义。本文以济南市口岸物流办档案管理为实例，分析口岸档案的意义和价值，梳理当前口岸档案管理存在的问题和不足，并对优化口岸档案管理助推跨境贸易发展的路径进行探析。

关键词：口岸档案;跨境贸易;档案管理

引言

口岸是一国主权的象征之一，是国家对外开放的门户，是对外交往和经贸合作的桥梁，也是改善区域投资环境，提升参与国际市场竞争力的重要体现。当前，我国改革进入攻坚期和深水区，经济发展进入新常态，对外开放步入新阶段，这些都对口岸工作提出了新的更高要求。为适应新形势新要求，创新发展档案管理思路，优化提升档案管理技术手段，已成为新时期口岸档案管理工作面临的重要课题。

1 口岸档案管理的重要性和价值性

1.1 口岸档案是研究跨境贸易发展情况和特点的有效凭证

口岸档案不仅记录口岸事业的历史发展轨迹，而且反映了跨境贸易的发展脉络。口岸档案是各级口岸单位在履行职能过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、数据等不同形式和载体的重要历史记录。从1990年山东济南被列入沿海经济开放区以来，济南跨境贸易得到快速发展。1992年，济南国际机场正式通航，后来又经国务院批准对外国籍飞机开放，济南正式拥有国际航空口岸，国际航空物流通道就此打开。2017年8月，济南中欧班列正式运营，自此，“一带一路”下以中欧班列为代表的国际物流行业得到迅速发展。据济南市统计局的数据显示，2018年全市进出口总额131.8亿美元，是1993年的48倍，年均增长16.8%，口岸发展有效带动地区经济发展。口岸档案的各种数据有效地反映了济南市的对外開放程度和跨境贸易特点。又如：2020年，受疫情影响，济南空运口岸出入境航班2417架次，同比下降74.92%，济南空运口岸及时调整工作重心，重点发展国际航空货运，全年新开通11条国际货运航线（含客改货），出口防疫物资和商品，大大缓解了部分国家的资源紧缺，体现了中国的风范和担当，为全球稳定做出了重要贡献。

1.2 口岸档案是外贸企业节约成本的重点抓手

跨境贸易通关业务涉及海关、边检、出入境检验检疫、海事、商务、交通运输、国税等部门单位及港口、航运公司、机场、航空公司、铁路等口岸经营单位。过去企业通关需要填报涉及的各单位业务系统，现在通过集合各单位的档案资源，实现信息共享，可极大提高通关效率，减少企业重复填报和跑腿。例如：山东省电子口岸实行国际贸易“单一窗口”受理，“单一窗口”实现企业一次录入相关部门要求的标准化单证和电子数据后，平台向多个管理部门的系统同时进行申报，实现国际贸易申报“一个平台、一次递交、一个标准”，口岸管理部门实现“信息互换、监管互认、执法互助”，进一步提高申报效率，优化通关业务流程，极大节约了外贸企业的时间和财力成本，进一步促进贸易便利化。

1.3 口岸档案是跨境贸易决策决定的重要依据

档案的一项重要功能就是以史资政，服务经济社会发展大局。口岸档案不仅反映地区经济的变化情况以及发展趋势，而且在服务党委政府决策、经济社会发展、群众生产生活等方面发挥了越来越重要的作用。口岸档案作为管理要素参与管理活动，可有效提高经济管理、生产管理、外贸物流的水平，作为生产要素进入产品化和产业化的过程，获取经济效益[1 ]。以丰富的档案信息支持决策者，可以避免或者降低因信息失灵而导致的市场缺陷和决策失误，有利于经济朝着健康稳定的方向发展。例如：济南作为全省对外开放的重要口岸，承担着济南等中西部11个市进出口邮件的转运封发工作，在2016年前进出口邮件需要绕行青岛、天津等地的互换局。从邮政、海关、机场的相关数据显示，中韩自贸协定落地山东后，济南口岸对韩跨境电商口岸作用日益凸显，通过韩国辐射美、日、欧等地区的跨境电商及邮件市场发展潜力巨大。随后，济南市政府将国际邮件互换局兼交换站建设作为促进对外经贸发展的重点工作，列入重点督办项目。2016年9月经海关总署、国家邮政局批准，原济南国际邮件经转局升格为济南国际邮件互换局兼交换站。2016年，济南邮政速递物流处理邮件6035.29万件，其中国际邮件704.20万件，同比分别增长53.29%、12.46%。济南国际邮件互换局成立，对于优化国际邮路，提升邮件运输时限，加快邮政服务跨境电商协同发展，扩大济南市对外开放起到积极促进作用。

1.4 口岸档案为口岸执法提供法律依据

随着法治观念的不断深入发展，人们的法律意识在不断提升，口岸档案为口岸执法提供重要依据，也是后期案件审理过程中的重要证据。口岸档案管理工作作为涉及法律责任的一项重要工作，其重要性不言而喻，应该在财力、人力和组织协调上给予充分重视，从而推进口岸档案管理的有效发展，为跨境贸易发展和口岸管理提供依据。

1.5 口岸档案是持续优化营商环境的有力推手

习近平总书记高度重视营商环境优化，强调要“加快营造市场化、法治化和国际化的营商环境”。持续优化口岸营商环境是立足新发展阶段、贯彻新发展理念、融入和服务新发展格局的必然要求，是促进外贸高质量发展的有力举措。口岸档案可以有效指导当前工作，促进营商环境提升。例如：应企业实际需求，口岸相关单位企业制定完善了口岸收费目录清单，并在口岸现场、口岸网站和山东国际贸易“单一窗口”向社会公布了通关环节各项收费，口岸收费更加规范透明。

2 现阶段济南市口岸档案管理存在的主要问题

2.1 对口岸档案的认识程度不够

一是对口岸档案重视程度不足，有些部门未能意识到口岸档案对于口岸其他工作的重要意义，对档案的投入不足，相关的档案工作推进速度缓慢;二是在实际工作中重工作，轻收集，导致档案资料收集不及时、不全面，质量不高，严重地造成部分档案资料缺失;三是资料收集方式缺乏创新，对口岸档案管理面临的新形势和新任务认识不深，普遍存在重视纸质文字材料的收集，而忽视对音视频、实物等其他载体形式资料收集的现象;四是口岸是保密工作的重要前哨，口岸单位普遍应用互联网，需要加强档案信息保密管理。

2.2 口岸档案管理制度不完善

各口岸单位档案管理水平不一，面临的实际情况也不一样，但是总的来说，如果口岸档案相关工作不能得到及时有效的开展和完善，便不利于口岸档案功能的充分发挥。以济南市口岸物流办为例，该单位是2019年集合原口岸处、物流处、打私处三个副局级单位而成立的一个正局级单位。原口岸处、物流处和打私处在履职过程中经历若干次机构改革，办公地点也几经变化，造成少量原始档案的丢失以及破损。又由于重视程度不足，在搬迁工作开展之前缺乏系统规划，档案材料没能得以及时妥善整理。目前新的档案室尚处于建设状态，口岸档案得不到及时整理上架。有些档案材料数据库里有文件目录，但文件内容不全，不能找到与目录对应的全文数据。造成此类档案不完善不系统的根本原因还在于档案管理制度和体系的不完善，因此在新旧机构合并之际应进一步加强对档案工作的管理。

2.3 口岸档案管理专业性人才不足

口岸档案管理信息化建设趋势下，綜合型档案管理人才处于缺失状态，造成档案管理相关工作的优化不能持续进行。要保障档案管理工作能够不断发展，还需要对口岸具有全面了解、对信息技术具有全面了解等专业性较强、又具备综合性技能的人才的加入。另外档案工作流程相对枯燥乏味，不同程度上减弱了工作人员工作热情及工作积极性，长此以往则可能产生工作惰性，无法及时记录全面搜集原始数据与原始资料，直接影响口岸档案整体质量，因此需要完善相应的激励机制。

2.4 口岸档案的联通共享不充分

口岸系统是由海关、机场、港口、铁路、代理服务、外贸企业等不同隶属关系、不同行业组成的综合体，各单位都不同程度建立了档案馆（室），目前依托山东电子口岸“单一窗口”可实现部分信息免费共享，但随着跨境贸易的发展和企业对营商环境的需求不断增强，互通共享的程度仍然不足。如果把口岸系统档案信息资源进行科学整合，围绕企业和市场需求，将各个相关口岸单位的档案信息通过专门的档案管理平台汇集起来，形成一个完整的口岸档案管理体系，这就能为企业和社会提供更加便利的服务，有利于促进外向型经济的发展。

3 优化口岸档案管理路径探析

3.1 提高对口岸档案管理重视程度，深入探究档案管理问题

档案管理的质量直接影响口岸相关工作的效率，因此需要持续了解档案管理先进管理理念，对档案管理的功能进行细分，明确各项工作内容的优化要点，不断对现阶段口岸档案管理存在的问题进行深入探究，并及时进行解决，防止对口岸相关工作产生不良影响[2 ]。一是应该强化《档案法》的宣传工作，提高大家对口岸档案重要性的的认识;二是加大对口岸档案管理的资金投入，及时更换陈旧破损的基础设施，引入先进管理方式，运用现代化信息技术进行管理;三是档案管理必须严格遵守保密制度和管理制度，同时加强信息化技术的保密管理，一旦出现非法行为，要严厉惩处。

3.2 完善档案管理制度体系，提升口岸档案管理质量

档案管理工作是一项复杂繁琐的工作，也是一项需要责任心且需长期搜集整理的工作。而口岸档案管理工作往往缺乏明确具体有效的操作规范，导致档案管理人员缺乏有效指导，档案收集、管理较为随意，从而影响档案管理的质量和效率，因此必须建立一套行之有效的档案管理制度体系，以充分发挥出档案的功能和价值。一是制定科学的档案管理工作制度与操作标准，明确基本的档案管理操作方法、步骤和要求。并借助已有的成功经验来完善和修订原有档案管理体系，构建出与现代化发展模式相融合的新体系。二是明确档案管理岗位职责，注重发挥各部门的积极性，单位各科室与职能部门之间需要坚持管理需求的融合性发展。三是要将档案管理工作列入单位考核体系，提高大家对档案工作重要性的认识，进一步强化档案工作考核监督管理。四是针对机构改革对档案管理工作造成的影响提出解决方案。要树立“一盘棋”的思想，统筹协调解决，长远来看待档案管理问题，尽可能地“切尾巴”，把积存的文件尽快整理归档，将有问题的档案加紧整理抢救，能挽回的予以挽回。

3.3 引入档案管理专业性人才，多路径优化档案管理

口岸物流办的档案管理工作不仅复杂而且还具有专业性，需要通过引入专业性档案管理人才，以及相关技术人才，打造档案管理人才队伍，对档案管理进行全面优化。一是在人才的引入上，可以通过编制招聘、人才引进等方式，拓宽人才招聘范围，促使人才不断加入到档案管理工作中。二是加强培训力度，使档案管理人员不仅仅具备档案管理知识，而且能熟练掌握现代信息技术的使用能力，同时具备口岸的专业知识。三是畅通人员晋升渠道。通过职称评定聘用等方式提升档案管理人员待遇，增强工作人员对本职工作的归属感和认同感，进而促进档案管理事业蓬勃发展。

3.4 应用现代信息技术，构建档案管理共享联动系统

目前，数字化档案管理技术已渗透到各个行业，网络技术被广泛地运用在档案领域，但是应用的深度还不够。目前依托“单一窗口”可实现机场、港口等口岸部门信息联通共享，要依托这个平台，深入开发和推广符合口岸工作要求的档案管理系统，构建互联互通、共建共享的档案信息服务网络平台。要利用一切有利条件，推动数字化档案的发展。充分应用大数据以及云计算技术，对系统信息进行快速整合处理[3 ]。目前“单一窗口”列入航空和港口信息，但是欧亚班列信息并未列入。在条件成熟情况下，可积极推进欧亚班列平台信息系统建设，推动海关、机场、港口、铁路、多式联运中心、联运经营人等多方信息联网，为计划调度、实时监控、费用结算、税务征收、物流配送等提供全程可视化、智能化服务，为企业提供更加优质高效的服务。其次，要按照相关法律法规要求，依法公开纳入政府信息公开的现行文件，主动在档案联网平台提供公益性信息服务，最大限度地实现档案信息的社会共享，提高档案的利用率和共享率。再次，要为档案管理部门配备有利的工作条件，对现有软件进行改进、维护和更新，保障系统合理运行，为优化档案管理工作提供有力的保障。在推动档案管理数字化发展的同时，还需明确档案信息安全责任，确保数字化管理的保密性和安全性，尤其是口岸档案处在涉密前沿，目前窃密技术也越来越高端，保密难度也越来越大，需要不断提高保密和自我防范意识，利用最新信息技术做好防范工作。

结语

随着对外开放不断拓展，跨境贸易深入发展，口岸档案管理产生的作用和效益也越来越重要，档案管理工作的开展是物流渠道拓展下的必然要求，也是口岸各项工作规范发展的必要条件[4 ]。通过深入分析目前口岸档案管理的不足，加强对口岸档案管理的认识，引入专业性的人才强化档案管理体系建设，充分应用现代技术，构建档案管理共享联动系统等一系列办法，能够有效实现口岸档案管理工作的优化，进而充分发挥出口岸物流办和各个口岸单位的优势，助推跨境贸易稳步发展，这对于全面提升黄河流域中心城市辐射带动能力，打造国内大循环的战略节点、国内国际双循环的战略枢纽具有重要的意义。

参考文献：

[1]赵淑青.建立口岸档案体系 助推口岸经济发展[J].山东档案，2019（2）：41+57.

[2]李燕，崔大为.自贸试验区背景下绥芬河口岸经济发展问题与对策[J].商业经济，2020，No.531（11）：105-106+131.

[3]李立，刘爱花，刘凯.优化和拓展口岸功能创造青岛对外开放新高度[J].中国海洋经济，2019（2）：92—107.

[4]徐滢，赵滨元.优化天津港口岸营商环境对策研究——基于京津冀协同发展视角[J].中国流通经济，2019，33（05）：32—39.

作者简介：王伟，硕士研究生学历;济南市口岸物流事业发展中心馆员;研究方向：档案管理。

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