机关文书档案数字化管理分析

刘志超

（凌源市住房和城乡建设局，辽宁 凌源 122500）

大数据时代到来之后，机关事业单位在开展文书档案管理工作时，已经对原有管理理念和内容进行了全面更新，并且引进了更加先进管理方式，通过构建信息化管理系统，对文书档案进行了科学分类，也根据不同档案安全等级，对其进行了针对性管理。尽管当前机关事业单位在开展文书档案数字化管理工作时，已经根据时代发展要求，对现有管理内容进行了及时更新，但各项工作在开展时，依然存在一定不足之处，需要对其进行持续完善和优化，才能提高文书档案数字化管理工作开展质量和效率[1]。

一、机关文书档案数字化管理要求

1.提高数据检索效率

机关事业单位在发展期间，产生的文书档案，对各种业务活动进行了记载，可以对机关事业单位发展情况进行真实反映，对机关事业单位可持续发展战略制定，存在重要参考价值。传统文书档案管理工作在开展时，主要是对纸质文件进行管理，在对各项数据进行检索时，依靠人工作业形式开展相关工作，因此检索效率比较低。在对档案信息进行数字化处理之后，可以将其转化为电子文本形式，通过对各项信息进行全文检索，提高了检索工作开展效率，检索的内容更加准确。在对各项数据信息进行数字化管理时，只需要在信息化系统中输入关键词，就能在较短时间内检索到相关文档，并且对文档进行在线编辑和使用，可以为各项业务活动开展提供有效数据支持[2]。

2.提升综合服务水平

在进行纸质文书档案应用时，要到档案保存地点，对纸质档案信息进行查询和使用。用户需要根据自身需求，对档案信息进行查询，还需要提交证明，才能获取相应信息。在对纸质档案信息进行使用时，主要存在复印和证明以及阅览等业务。因为在对文书档案信息进行使用时，涉及到的环节比较繁杂，且整体工作成本比较高，会对各项业务活动发展产生不良影响。在对文书档案进行数字化储存和管理时，可以提高档案信息利用率，数字化档案打破了空间和时间限制，用户可以在信息化平台上提交申请和证明。在获得审批之后，可以对档案信息进行在线利用和传输，用户还可以借助自动查询系统，对各项数据信息进行查询和使用。尽管当前档案自助查询系统使用范围比较窄，但再对其进行推广和使用之后，将成为档案信息利用最主要方式，可以进一步提高档案服务水平[3]。

3.对档案原件进行全面保护

传统管理工作在开展时，主要是对纸质档案信息进行保存和处理。机关事业单位在引进信息化技术之后，构建了OA办公系统，并且对系统进行了推广使用。在进行办公系统应用时，可以对电子文档信息进行传输和查询。但实际上纸质档案信息，对各项工作开展依然存在重要影响。在对纸质档案信息进行保存时，会受到储存环境湿度和温度影响，容易出现原件数据遗失等情况。机关事业单位需要投入更多人力和物力资源，才能提高纸质档案管理水平。在对纸质档案信息进行使用时，如果查询次数比较高，就会引发原件破损等问题，还存在字迹褪色等风险。将纸质文书档案转化文电子文件，在对其进行数字化储存时，可以在信息化系统中对副本进行高效共享，还可以对数据信息进行整合应用，减少了纸质文书档案使用频次，降低了档案信息损失风险，可以对原件进行充分保护。但因为纸质文件转化为电子信息工作量比较大，需要加强转化环节管理，才能避免出现数据误差等问题[4]。

二、机关文书档案数字化管理措施

1.建立长效管理机制

1.1 完善管理内容。在对文书档案进行管理时，要想提高数字化建设水平，就需要建立长效管理机制，并且对原有管理制度内容进行更新和完善，才能为各项工作开展提供有效依据。机关事业单位在对文书档案进行管理时，需要严格按照我国法律要求，制定针对性制度体系，促进数字化建设工作有序开展。机关事业单位要对数字化管理内容进行科学梳理，并且从综合层面开展顶层设计工作。国家政府也要出台相应法律法规，为各项工作开展提供行政依据。在对文书档案进行数字化管理时，需要按照最新档案法要求，对保管期限进行科学划分，还要做好文书档案数据处理。在对各类材料进行管理时，需要对现有工作流程进行完善和优化，还要将数字化技术融合到管理各个环节中[5]。

1.2 规范管理流程。机关事业单位可以建设数字档案室，并且严格按照管理标准，对各种载体档案进行数字化处理，还要加强基础设施建设力度。在进行数字化管理系统建设时，要对保护等级进行科学划分，还要引进更加先进技术，对系统功能进行完善和优化，通过对系统进行定期收集，提高综合管理水平。在对专门文件进行管理时，要对其进行保密处理。我国在进行机关档案数字化管理师，已经出台了相应参考标准，可以为机关事业单位管理工作开展提供科学指导。机关事业单位在开展相关工作时，需要积极积累经验，并且对现有管理标准和要求进行深入探究，通过对各项管理内容进行完善和优化，进一步提高数字化建设水平[6]。

2.构建统一管理标准

在对文本档案信息进行数字化管理时，工作系统性特征比较强，要从多个角度对影响因素进行全面分析和控制。在进行管理制度建设时，机关事业单位需要在现有制度体系基础上，对其进行完善和优化，还要构建统一管理标准。机关事业单位需要根据自身管理要求，结合法律规定制定符合自身特色的管理制度。在进行数字化管理时，还要对各项工作流程进行完善和优化，并且将管理内容细化分解到具体建设环节中。因为在进行数字化管理时，会受到多元化因素影响，可能会出现管理缺陷问题。机关事业单位需要建立健全责任制度，将权责落实到个人身上，确保所有管理人员都能明确自身岗位职责和要求，要促进文书档案管理工作向着规范化方向进行更好发展。在对纸质档案信息进行数字转化时，需要引进更加先进设备，并且对各个环节进行统一管理。如果机关事业单位采用了外包形式开展数字化建设工作，要对各个工作环节进行全方位追踪和管理[7]。

3.优化资源配置

3.1 提高资源利用率。要想提高文书档案数字化管理水平，管理人员需要强化自身责任心，要转变原有工作思路和方法，将被动服务转化为主动服务。在对现有数据资源进行管理和应用时，需要对各项资源潜力进行充分开发，还要为档案管理工作开展提供有效支持。机关事业单位需要借助信息化技术构建档案网站。如果单位条件比较好，还可以创建专题网站，要对档案行业相关信息进行定期推送，还可以公布可公开的档案数据。在进行档案网络管理时，需要设置用户入口，用户可以通过在线申请调取档案信息，并且对档案资源进行科学利用。在对现有档案信息进行开发和使用时，管理人员需要根据不同保护等级资源应用特点，制定针对性管理措施，提高数据资源应用安全性[8]。

3.2 加强工作宣传。在对档案专题进行编研时，机关事业单位需要利用重要时间节点，举办档案展览等活动，还要借助多媒体对档案管理工作进行大力宣传，要保证所有部门工作人员都能认识到这项工作重要性，还要强化工作人员档案管理意识。每年6月9日属于国家档案日，机关事业单位可以利用这一日期，策划档案宣传活动。在进行展览活动设计时，可以将线上活动和线下活动进行有机融合，通过对档案管理内容进行宣传。强化工作人员档案管理意识。机关事业单位还可以开发档案小程序，并且借助微博等软件，对档案信息资源进行开发和利用。在对档案信息资源进行开发时，需要做好数据处理，要对可公开的数据和需要保密的数据进行准确区分，还要强化安全意识，才能对各项资源进行科学利用。

4.加大基础设施建设力度

4.1 做好设备更新。在进行数字化建设和管理时，各项工作开展都需要充足设备支撑。但因为有些机关事业单位在开展数字化管理工作时，没有加大资金投入力度，导致自身信息化建设水平比较低，影响了数字化管理工作开展。因此机关事业单位需要提高对管理工作重视程度，要根据基础设施建设要求，加大人力、物力资源投入力度。在进行数字化设施和设备建设时，需要引进最新设备，并且对设施应用情况进行全方位管理。如果发现设施已经存在问题，要对其进行针对性维修，还要对损坏比较严重的设施进行全面更新。机关事业单位在对基础设施建设情况进行管理时，需要对各项设施应用情况进行详细记录，将其作为后期维修和保养依据。机关事业单位还要对市场上一些新型设备进行重点关注，并且将其融入到自身建设中，要尽可能引进性能更加优越的设施和设备，确保各项设施和设备在使用时，能够发挥更大作用。

4.2 规范设施建设。在进行基础设施和设备建设时，主要存在自动化办公设备和管理系统以及档案网站等内容。在进行自动化办公设备研发时，可以通过温度和湿度控制系统以及监控系统、OA办公系统、数字化扫描仪等设备，提高办公质量和效率。在进行档案管理系统建设时，机关事业单位需要根据自身的管理需求，引进符合管理要求的档案系统。系统不仅要具备基础数字化管理功能，还要通过系统升级，对功能进行拓展。管理人员要借助这项系统进行档案信息录入和输出，还要实现全文检索以及资源在线利用。在进行网站建设时，可以构建专题档案或者设置专项管理模块，要对有关档案工作的信息进行定期推送，还可以将能够进行公开的信息资源发布到网站中，提高资源利用率。

5.组建专业工作团队

5.1 加强人才管理。在进行文书档案数字化建设和管理时，对工作人员要求比较高，工作人员不仅要掌握基础管理知识，还要学习一些新型信息化技术，才能提高数字化建设水平。目前大多数机关事业单位在进行管理人员选择时，仅仅是对管理能力进行了考核，并没有组织管理人员定期学习一些新型信息化技术和知识，导致管理人员数字化系统操作水平比较低，无法对档案数据信息管理期间，存在的各项风险问题进行及时发现和解决。且档案管理行业缺乏有效人才支撑，很多管理人员缺乏专业背景，不具备数字化管理能力，难以满足受到数字化管理要求。机关事业单位需要拓宽人才引进渠道，并且建立健全人才培养机制，为数字化管理工作开展，提供有效人才支持。在进行人才引进时，机关事业单位需要对人才专业背景进行全面了解，要引进能够掌握基本数字化技能的专业人才，还要通过制定实践活动，提高人才动手能力，对现有档案管理队伍结构进行完善和优化。

5.2 提高人才能力。在人才进行教育和培训时，机关事业单位要根据自身发展要求，对现有人才培养机制进行完善和优化，并且对教育培训内容进行定期更新，要鼓励人才积极参与各项教育和培训活动，提高人才能力水平。机关事业单位也可以定期举办线上讲座和研讨会以及培训班等活动，还可以让专家讲授工作经验，并且在单位内部营造积极愉悦工作范围，对人才进行潜移默化影响，确保专业人才理论知识更加丰厚，实践能力能够得到进一步提升，还要提高人才综合素质。机关事业单位还可以建立健全人才激励机制，要通过对人才能力进行定期考核，并且制定针对性奖励和惩罚措施，充分调动人才积极主动性。机关事业单位还要对现有职务竞争机制和评优评奖、职称评价等措施进行适当调整，通过对人才发展需求进行全面了解，并且制定针对性激励内容，促进人才进行更好发展。在对人才进行管理时，要对表现比较好的人才进行物质奖励，还要对存在重大失误的人才进行严重惩罚，确保人才能够自觉规范自身行为，降低失误问题发生几率。

结语

综上所述，机关事业单位在对文书档案进行数字化管理时，不仅要从各个层面对管理风险问题进行全面预防，还需要提高文书档案服务水平。将传统管理模式转化为数字化管理模式，是一项长期任务，不能一蹴而就。机关事业单位需要根据文书档案管理工作要求，对各项内容进行同步更新，还要对数字化管理期间存在的技术难题进行深入分析和解决，才能降低档案数据丢失等问题发生几率。机关事业单位需要积极积累经验，提高自身综合管控能力，还要引进更加专业复合型技术人员，提高数字化建设水平。