医院档案信息数据库建设研究

黄岩

（三明市第一医院，福建 三明 365000）

随着大数据、信息技术的不断优化进步，强化档案数据资料的信息化建设成为医院等企事业单位管理工作重点的重要内容。档案信息数据库的建设可以为医院等单位整体发展、规划提供可靠的办事依据和凭证[1]。档案信息数据库的建设工作具有综合性、多样性、技巧性，而建立完整、健全、准确、真实的档案信息数据库既可以充分挖掘出档案信息资料的价值，还能对医院等单位的日常管理运营工作开展发挥承上启下的重要作用，很大程度上帮助医院提升管理能力，提高管理效率，确保各项工作有条不紊、高效有序进行[2]。

一、加强档案信息数据库建设的意义

优化和完善医院档案信息数据库建设和管理，有利于降低医院档案信息管理的风险，提高医院档案信息的利用效率，在一定程度上有利于提高医院信息服务的质效[3]。相对而言，仅仅依靠改善外部科学技术进步带动医疗行业档案信息数据库建设的发展是远远不够的，还需要医院自身从内部重视档案信息数据库的规划、建设和管理，在医院日常档案信息管理过程中重视信息数据库的管理质效提升，规避档案信息数据库建设过程中的各种影响因素，提高医院档案信息数据的利用效率[4-5]。当前，在实践过程中对于医院档案信息数据库建设还存在一些问题，比如缺乏必要的数据使用功能等。基于此，本文结合相关档案信息数据库建设的基础知识，尝试较为系统全面的分析医院档案信息数据库建设的相关问题，找出医院档案信息数据库建设存在的问题，并提出优化医院档案信息数据库建设的对策建议[6-7]。相关研究不仅可以丰富档案信息数据库建设的相关研究内容，而且有助于医院提高其档案信息数据库建设的质效，在一定程度上为我国医院档案信息数据库的建设提供有益指导[8]。

二、加强档案信息数据库建设的必要性

1.档案信息数据库更具便捷性

相比于传统档案信息管理，建设档案信息数据库存在诸多优势，比如在档案信息数据库中可以实现快速查阅档案资料，实现档案资料的多重备份避免档案资料的丢失或者损毁。同时，相比于传统的档案信息数据库需要在纸质文件中查阅的繁琐，档案信息数据库的建设可以为读者提供电子检索、查阅等功能，在极大提高查找、利用效率的同时，还可以避免对一些珍贵档案原件的反复查阅造成的磨损[9]。

此外，通过规范化的档案信息数据库的流程建设，可以确保在有效降低档案信息数据管理人员工作量的基础上，提升档案数据资料管理的质量。而科学规范、管理有效地档案信息数据库可以给档案利用工作注入新的生机和活力。因此在信息技术不断发展的背景下，档案信息数据库的建设相对更具有便捷性[10-11]。

2.档案信息数据库更具安全性

传统纸质档案信息资料在传输、处理的过程中，一旦出现错误，往往存在难以及时发现错误，且纠错过程相对麻烦，尤其对于一些有着较高机密的数据信息资料，如果出现错误或者被恶意篡改可能产生严重后果[12]。基于当前电子信息技术的不断发展，建设以电子文件为主要载体的档案信息资料数据库，通过一定的信息加密、身份认证等技术，可以有效提高档案信息资料管理人员责任心、职责感，进而使得相关档案信息数据资料的录入和管理更严谨、准确，也在一定程度上有效提高档案信息数据资料的安全性、原始性[13]。

3.档案信息数据库更符合时代发展趋势

当前，以大数据、物联网为基础的信息技术不断深入发展，这为档案数据资料的现代化建设和发展奠定了技术基础。在信息技术驱动发展的新形势下，医院档案信息数据库建设遵循现代数据库建设管理原则制定适用于医院的档案信息数据库类型和管理流程，不仅可以实现随时随地根据需求调整和完善医院档案信息数据库，还可以对档案信息数据管理过程中存在的风险和不足进行优化，避免各种风险因素对档案信息数据的影响[14]。

三、档案信息数据库建设存在的主要问题

1.档案信息数据库建设人才不足

在医院档案信息数据库建设实施过程中，多数医院存在的主要问题是缺乏专业的档案信息数据库建设人才，这种缺乏主要表现在人力资源、人才激励等投入不足方面[15]。众所周知，必要的薪酬待遇激励、晋升通道是有效吸引医院档案信息数据库管理人才的条件，但从当前我国医院档案信息数据库建设的现状来看，多数医院尚未有充分吸引档案信息数据库建设人才的薪酬待遇和晋升途径。医院要想实现档案信息数据库的现代化建设需要，在激烈的市场竞争中占据优势，就需要拥有充足的专业档案数据人才资源[16]。目前，很多医院没有具有吸引力的薪酬待遇和晋升机遇导致很多档案信息数据库建设人才不愿意进入医院行业，因而很大程度上影响了医院的档案信息数据库建设。

2.档案信息数据库建设存在认识误区

从我国医院档案信息数据库管理实践现状来看，很多医院的档案信息数据库管理工作存在明显的认识误区，基层档案管理人员面对所在医院相对有限的档案、服务对象，往往认为现有管理模式“熟门熟路”的固有思维，对于现代化档案信息数据库的建设不热心也不主动[17]。并且，考虑到多数医院是为人民服务的事业单位，其档案管理的人员相比于开放市场的私营医院和外资医院缺乏足够竞争力和现代意识，在接触当前电子档案信息数据管理方法和管理设备存在相对不熟悉的情况，习惯上也有抵触现代化电子档案信息数据库建设的相关工作环境和内容的情绪，这种认识上的误区也在一定程度上影响档案信息数据库的建设。

3.档案信息数据库建设存在功能欠缺

由于当前医院档案信息数据库在建设的过程中主要考虑维护医院治病救人的主业、服务医院正常运营为主要目标，在考虑档案信息数据库的社会化、功能化建设方面存在不足，并没有过多的考虑档案信息资料的使用效率和互联互通等内容。因而很多医院在建设档案信息数据库时，往往是盲目的购买通用的档案管理软件，或者请“懂编程”的技术人员开发档案管理数据库系统。这种缺乏针对性的档案信息数据库建设往往导致本医院档案信息数据库建设存在明显的功能缺失，这主要表现在数据库往往查询速度慢、索引文件容易遭到破坏，没有数据导入导出功能。甚至有一些医院的档案信息数据库在需要升级的过程中出现原有数据无法使用的严重问题。这些问题的存在很大程度上都是因为功能缺失造成的[18]。

4.档案信息数据库建设缺乏相应的制度规范

当前的医院档案信息数据库建设在适应新时代新形势下的变革还存在缺乏制度规范的问题，比如很多档案信息数据库的建设没有相应的项目规范，数据类型之间无法实现互联互通，不同医院之间也无法做到相互衔接和互通。这很大程度上是因为缺乏相关的制度规范，一方面，从政府角度来看，社会管理者缺少规范的制度引导，医院没有相关档案信息数据库建设的框架指引，医院在档案信息数据库建设的过程中各自为营，也导致医院档案信息数据库建设存在乱象。另一方面，从医院自身来看，在不同部门和科室之间的档案信息数据管理和利用没有形成有效地协同配合，对档案信息资料的管理和实际需求无法充分匹配[19]。

四、优化档案信息数据库建设的对策建议

1.加强档案信息数据库建设人才培养

医院档案信息数据库建设人才不足问题的出现很大程度上说明医院在开展档案信息数据库建设的过程中存在重视不足的情况。医院缺乏相应的档案信息数据库建设专业技能人才导致医院档案信息数据库建设和发展水平不高，进而拉低了档案信息数据库建设的质效。一个医院的档案信息数据库人才储备决定了自身档案管理水平和管理能力，很大程度上也影响着医院高效经营方式的变革和现代化改革的进程，因此，应当鼓励医院加大对档案信息数据库建设专业技能人才的培养，通过内部培养和外部引才的方式组建专业的档案信息数据库建设运营和管理团队，内部培养需要医院制定合理的档案信息数据库建设人才培训方案，培养档案信息数据专业人才的管理能力和水平，在新形势下以现代科学管理理念驱动医院档案信息数据库建设水平的提升[20]。

2.转变档案信息数据建设观念

通过对医院档案管理相关管理者和工作人员的专业培训，转变其固有思维，培养重视大数据时代下利用电子档案信息数据库价值的观念，不断摆脱习惯思维和惯性思维，通过广泛的宣传和培训，使得医院所有员工都能意识到电子化、智能化档案信息数据库建设的重要性和价值，从而在内部观念上营造建设档案信息数据库的氛围。另外，通过外部专业机构的调研和分析，形成本医院档案信息数据库建设优劣势情况的分析，对当前医院建设档案信息数据库存在的问题、建设的必要性等内容进行分析，从而为决策提供依据和信息。

3.丰富档案信息数据库功能

在加强人才培养，转变观念的基础上，还要不断从技术、功能等方面强化档案信息数据库的建设。一方面，档案信息数据库的建设管理方，要充分考虑档案信息数据库建设的实际需求，并结合经济社会发展、医院战略规划等内容，不断丰富档案信息数据库的功能项目。不仅满足医院当前的实际需求，还能为未来功能的增加预留空间。另一方面，还要注重对档案信息数据库开发专业技术人才的利用，使得相关建设、开发人员不仅能充分运用自身计算机、数据库建设的知识和经验，还能熟悉医院档案管理的各个环节，从而丰富医院数据库的内容，建设完成功能完备、运行高效的档案信息数据库系统。

4.完善档案信息数据库制度规范

在上述档案信息数据库建设的对策建议基础上，医院还应当通过完善档案信息数据库制度体系进行进一步保障。

对于医院的档案信息数据库制度机制体制的完善，需要根据医院的实际情况展开，因而难以形成具体可参考的制度，但在建立的过程中需要遵循一些科学性原则，具体包括如下方面：（1）全面性原则。在对医院档案信息数据库制度规范机制的制定中，需要全面综合的考虑各个方面，在进行分析研究的过程中，需要充分学习其他行业档案信息数据库制度的优点，并结合具体医院的档案信息数据库建设实际，多个角度全方位地对档案信息数据库制度进行设计，尽量做到全面完备，只有这样才能使得档案信息数据库制度规范机制具有充分的保障作用。（2）客观性原则。在医院档案信息数据库制度规范机制的设计过程中涉及多个方面，多种因素，因此在进行设计的过程中，要秉持公平、公正、客观的原则，围绕医院战略发展的目标，避免过分注重对单一部门或者具体项目的考虑。并且档案信息数据库制度规范机制的制定需要充分借鉴专业技术人才的评估和意见才能保持客观性。（3）科学性原则。医院档案信息数据库制度规范机制的制定应当坚持科学性原则，就是说相关制度的建立应当是在遵循科学研究规律和充分考虑医院当前实际的基础上进行的，这也是避免因片面考虑导致影响医院持续健康发展的重要原则。