探讨数字档案建设面临的困境及对策

赵轶宾

（内蒙古自治区人民医院，内蒙古 呼和浩特 010017）

引言

数字档案馆就是各级各类的档案馆为了在日益增长的信息社会中有效生存，满足档案信息资源管理和运用的需求，以现代信息技术为基础，收集、加工、保存和管理数字档案信息，通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享，满足信息社会对档案信息管理和利用日益增长的需求[1]。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出，将继续发展数字档案，到2020年，地市级以上国家综合档案馆将全部转换为数字档案馆。各级档案馆也应将此视为一个良好的机会，积极改进规划和利用，整合和建设与档案馆藏兼容的基础数据和基础设施，开发和应用安全可控的数字档案管理系统。建设数字档案馆藏基础数据库。促进建设，支持档案安全系统[2]。目前，数字档案馆正在开发中，这将改变传统的档案管理模式，开辟新的档案管理模式。

一、数字档案馆建设存在的意义

1.保障信息安全

数字档案的建设和发展可以促进文件和各类信息的安全和保存。这不仅对文化有影响，而且对当代社会的发展也有较大的影响。首先，档案的数字化可以给社会带来一股现代化的浪潮，通过互联网实现资料的数字化，让人们快速获取不同的信息来源，从而促进社会走向现代化发展的道路。另外，它还使档案记录的初始管理向更快、更方便的方向发展，使档案资源得到更有效的组织和管理。从纸质存储到使用互联网技术的需要，使信息可以更持久的存储，并大大提高了使用的安全性。数字化档案的建立不仅方便了信息获取，还可以利用大数据搜索各类内容，从而快速提高管理的质量和效率[3]。

2.适应时代需要

数字档案馆的初步建设符合时代发展的需要，已经开始从以前的保存形式向现代化和自身的效率发展，提高自身的效率。可以说现代社会是一个信息社会，拥有更多信息的人有更大的发展优势。建筑档案的数字化有望不断提高中国的信息化发展水平，增强综合国力。

二、数字档案馆的特点

1.具有一定的开放共享性

目前，数字档案馆主要以网络信息技术为基础，一旦建成，这些信息的保存不仅可以在网络中完成传输和交换，还可以有效整合不同的资源。此外，通过在大数据时代基于当前网络对用户进行分析，将有可能更准确的定位他们想要的资源。

2.技术的多样化和持续创新

目前，数字档案的建设和运行主要依靠互联网技术，由于目前互联网上的信息发展和变化很快，数字档案建设技术也需要不断更新。如果不这样做，就不可能跟上当前的社会发展。

3.信息资源复杂多样

数字档案馆具有多功能性的优势，可以整合当前的信息、数字发展中的职业、当前和传统档案馆的信息发展以及互联网。信息数据的有效整合形成了一个非常复杂的信息系统，并允许人们获取广泛的信息。

三、数字档案室建设的主要内容与现状

数字档案馆的建设由许多要素组成，是一个收集、处理、保存、管理和使用档案信息的综合管理系统和平台。建立数字档案的前提是，在清楚了解其基本含义的基础上，有计划、有步骤地进行档案建设。与传统档案相比，数字档案的存储介质正在发生变化。传统的档案是纸质的，而数字档案可以在数字或电子媒体上复制。传统的档案馆需要大量的空间来储存档案材料，而数字档案馆不仅节省空间，而且在一定程度上也节省了人力，因为它主要是储存数据，可以灵活的获取档案材料，因此效率更高。数字档案室的建设通常涉及标准系统、基本设计、应用系统、档案材料的数字化和归档服务。由于这是一个复杂的系统项目，它需要相关部门之间的密切合作和分工协作[4-5]。

1.建设数字档案室基础网络架构

所谓基础网络架构，是指满足建设和管理数字档案的要求，确保归档信息的安全，为建设数字档案提供技术支持的硬件和软件设施。

2.开发数字档案应用系统

该系统必须易于使用和安全，是一个多功能的应用程序，并能够证明它与传统的档案管理系统有什么不同，例如，使档案事务自动化。

3.应用先进技术和方法实现档案的电子化管理

一方面，它是将原始档案材料数字化，为数字管理奠定基础；其次，它必须形成一个完整的、可用的和安全的数字档案资源系统，严格按照档案标准实施，为后续的数字保存、管理和使用档案提供一个良好的基础。

4.持续改进并完善数字档案室工作流程、管理制度、人员建设

为了数字档案信息的安全平稳运行，需要明确数字档案服务的基本内容和服务流程，对档案类型进行分类管理，加强技术建设和更新，有效确保数字档案信息顺利与安全运行。数字档案室建设极大提高了人才与技术的要求，使传统档案室人才队伍的结构必须重组和优化，特别是，数字档案的建设和后续管理需要发展智力保证，包括加强对档案员的培训，引进不同角色和职责的工作人员，加强现有工作人员的知识管理，以应对新技术和新方法。数字档案室建设必须严格注意以下几点：一是推动传统档案的数字化发展，丰富数字档案馆的档案信息资源；二是形成规范化、高功能的体制结构，优化工作流程，有效利用档案信息资源，为相关领域提供可靠的决策依据，并向公众提供社会和个性化的档案管理服务[6]。

四、数字档案馆建设中面临的困境

1.档案信息安全性难点依然存在

在建立数字档案馆时，信息安全始终是一个重要的问题，虽然现阶段信息技术的发展促进了信息数据量的增加，但信息存储技术还存在一定的不足，其中怎样有效延长数字信息的使用时间是信息存储需要关注的一个重要方面，如果数字信息档案储存的条件发生了变化，那么会影响数字信息的可靠性、兼容性与原始性，进而影响数字档案信息储存的安全性。另一方面，网络病毒带来的技术困难尚未被克服，仍然是当前对数字档案安全的主要威胁因素[7]。

2.缺乏专业的技术人才

技术人才直接影响了数字档案馆的建设与运行，针对数字档案馆，识别、档案检索、电子签名、信息加密和信息共享是数字档案馆建设和运行中的一核心技术问题。如果软件公司因合同原因发生变化或公司员工调动，数字档案馆的运行和维护就会受到影响，这在一定程度上限制了数字档案馆的建设与发展。

3.技术标准规范亟须完善

为推动全国数字档案馆的全面发展，国家档案局近日发布了《数字档案馆建设指南》和《数字档案馆系统测试方法》[8]。这些准则更加详细和具体，包括档案服务基础设施建设、电子文件的接受和管理、纸质文件的微细化和数字化、数字资源的数据库建设和信息安全等方面的标准和规定，然而，目前还没有适合当地情况的具体技术应用或工作流程，而且目前的情况还不足以为数字档案馆的所有功能建立一个标准体系，包括多媒体档案管理技术、全文数据库标准和档案评估系统。

4.缺少深入实践研究

首先，数字档案建设缺乏理论基础。目前，中国的数字档案建设研究仍处于理论分析和实践探索阶段，严重缺乏对数字档案馆建设标准与模式化的深入探讨，在系统测试后没有进一步指导研究后续数字档案馆的工作；其次，对新的档案类型、新的档案模式和具有悠久历史的档案收藏缺乏详细的研究。科学技术的发展应改变传统档案的管理方法、管理特点和储存条件，需要进一步研究如何纳入和利用有价值的档案，包括过大和过小的格式、不规则的布局、特殊材料、手写文本和小语种文本[9]。

五、数字档案室建设的创新对策

1.提升数字档案应用的整体效应

数字化档案建设必须积极应对新时代，改变原来'信息孤岛'式的档案材料建设，实现档案建设的一体化发展和材料利用的综合效应。首先是根据当时的环境，与时俱进地加快数字档案的更新，特别是通过硬件、软件和网络技术的创新，确保数字档案始终处于当时环境的最前沿。现在，数字档案馆利用信息网络的各种资源，建立独特的地方档案空间，具有明显的优势，首先提高自己的知名度和吸引力，为自己的档案创造品牌。其次，还要注意进行集成化工作[10]。综合管理意味着充分利用档案馆的各种信息资源和业务。在全国普遍开展专项档案建设的基础上，要充分发挥资源共享的有益补充作用，通过构建更加开放的档案管理体系，使国家数字档案馆对档案资料的信息掌握得更加全面。它还可以改善档案馆内部的沟通和协作，从而带动数字档案馆的整体发展，提高其整体效率。

2.保障数字档案平台的高效运行

数字档案室的很多服务都是借助网络平台来实现的，从而保证数字档案平台的正常有效、安全运转尤为重要。首先，政府应当增强对数字档案平台的数据处理能力。一般来说，档案有更多的社会使用价值，如检索、证明、决策、分析、宣传教育等的使用，有很高的社会使用价值。但是海量的数据资料放在人们眼前，如果缺乏适当的平台就很难实现其价值。提升数据归档系统的数据处理性能就是要转变信息的存放形态，进行数据归档的规范性、标准化处理，使相关参与者可以运用统一标准的相关信息，增强数据归档的可靠性[11]。其次，将各种形式的数据归档整合在网络平台上。数字档案服务也包括了文字、影像、图表、影像等的各种形式，要把各种数据资料信息加以有机集成，这样才能增强档案业务的有效性，包括为客户决策过程提供最有价值的数据信息，从而充分地发挥了数字档案室的优势作用。再次，加强与数字档案室等网络平台的交互性。为了建立新时代的数字档案馆，必须了解市场的需求并收集用户的反馈。它应被用作与观众沟通的渠道，并作为不断改进档案馆服务的参考。用户的反馈也被储存为数据，可以通过收集、整理和分类来考虑更有针对性的专题档案服务，加速档案的转型和发展。

3.有机整合数字档案资源

数字档案馆的建设需要档案管理者的积极参与和学术指导，以弥补现阶段理论研究和实践创新的不足。首先，档案主管部门应承担好数字档案室建设的指导、监测、审核、教育、考核的功能，使自身成为数字档案室建立和后续工作的平台。数字档案室管理者要积极掌握先进信息技术、增强数字档案创建和管理工作意识，参与领域内先进的学术交流项目或实地访问参观，总结各地和相关机构的成功经验与方法。在实践的过程中应发挥积极性，勇于突破与革新并能不断作出反映，出现问题进行改进，进一步引导归档工作者提升档案服务意识与水平[12]。其次，加强对归档数据来源的挖掘能力。改变传统档案管理方式，利用现代计算机技术进行数据文档的智能化搜索，从大量的信息来源中进行快速、准确搜索，进行智能化的数据挖掘和处理同样，需要建立一个数字档案空间系统。开放性是数字档案的一个重要特征，但作为一个虚拟概念，提高档案的开放性应从以下几个方面着手：其中之一是将档案数据的出版和资源共享纳入国家数字档案馆发展的长期规划，在发展数字平台的同时加强相关功能。其次，需要充分考虑不同档案材料之间的相互关系，以避免数字材料转换中的重复和浪费，提高数字档案转换的效率。数字档案馆的建设首先要搞好资源建设，按照现代环境的要求充实档案和数字资料，同时要注意提高质量和经济效益，使数字档案馆向高质量发展[13]。

结语

总之，数字档案馆的建设是时代的产物，也是时代的要求。虽然我国采取了相关政策在全国范围内推进数字档案馆的建设，并取得了一定的成效，但在建设过程中仍存在一些困难，阻碍了数字档案馆的作用。因此，应重点核查数字档案系统的各项指标，构建数字档案保障体系，完善技术标准，搭建信息服务平台，加强技术人员培训，在大数据和知识经济时代的竞争中展现档案的价值，确保数字档案的 建设应以标准化和国际化的大趋势为指导。