档案电子化的风险防控

2022-03-15刘霞

中文信息 2022年11期

刘霞

（重庆市长寿区卫生健康委员会干部人事档案中心，重庆 401220）

一、绪论

干部人事档案管理是人力资源开发的重要基础。近年来，很多单位重视人事档案管理工作，加大了人事档案电子化建设力度，进一步拓展人事档案管理思路，提升人事档案管理效率，实现人事档案信息更大范围、更广领域的共享和利用，提升了人事档案信息的价值和作用。但同时我们看到，干部人事档案电子化建设还存在着一些亟待解决的问题，这些问题不仅影响人事档案管理本身，也对人力资源开发乃至单位发展产生了不利影响。新形势下，我们必须正确判断人事档案电子化建设的利弊，转变传统的人事档案管理思路，引进现代信息技术，推动人事档案管理工作高质量发展[1]。

二、干部人事档案电子化建设的必要性

档案电子化建设的重要意义档案信息包含了历史发展中的各类信息，可为现实工作提供依据。面向海量的档案信息，在现代信息技术普遍应用的前提下，应用电子化档案管理系统是未来档案管理的主要方向，基于此背景，档案电子化建设具有重要意义。

1.档案电子化建设对档案管理工作的提质增效具有重要意义

档案管理工作量大、专业性强、使用频率高，传统的档案管理工作程序复杂且烦琐，且易产生错漏，需要耗费大量的人力物力进行查找与利用。档案电子化建设有效缓解了上述问题，利用计算机和网络，能够实现快速全面检索，提高档案查询、管理的效率和质量。

2.档案电子化建设对党和国家的事业发展具有重要意义

档案形成于人们的社会活动，具有客观性、真实性、可靠性等特征，可作为历史依据，为党和国家决策、构建和谐社会提供重要参考。在实际工作中，无论是政府机构还是普通民众，对档案信息的需求量越来越大，档案利用频次逐年增加，利用领域不断扩大，档案电子化建设可适应多样化需求，充分发挥档案信息的服务性作用[2]。

3.档案电子化建设对档案事业的转型再发展具有重大意义

目前，我国电子化进程加快，档案事业呈现迅猛发展的势头，各地档案部门的管理理念也从单一保存式向档案的开发与利用等多元化方向转变，档案的电子化建设能够在档案的信息挖掘、归纳整理方面，丰富档案管理内涵，提升档案服务质量，在社会发展的过程中充分发挥档案的重要作用，促进档案事业的转型发展。

4.档案电子化建设已成为必然趋势

档案电子化是档案工作新技术发展的必然结果。当前社会正处于云计算、大数据、物联网、人工智能普遍使用的时代，这类新技术在档案管理中的功能日益凸显，在面对急速增长的信息量、信息处理和信息传播需求时，传统的档案管理模式明显落伍，档案电子化管理以高速、高效、高量的优势应运而生。如今，档案电子化管理已经成为全社会的一种普遍需求与行为。电子化普遍融入档案管理及档案服务的全过程。新修订的《档案法》增加的电子化建设章节，正是这种普遍融入的结果，档案电子化已经成为档案工作中一个必然且需要常态化管理的环节。档案电子化是档案管理发展的一个阶段性历程。随着与档案管理有关的科技成果不断推陈出新，档案事业也历经了一系列发展过程，档案电子化是档案自产生至今发展过程中诸多技术变迁的一种，现阶段档案电子化建设的目标，即是档案信息的数字化，档案信息的管理标准化以及档案信息的网络化[3]。

三、干部人事档案电子化建设的主要内容

当前，干部人事档案电子化建设主要包含纸质档案数字化转型、电子文件档案的数据化、人事档案数据库建设以及档案信息资源的开发利用等内容。

1.纸质干部人事档案的数字化转型

很长一段时间，我国在干部人事档案管理方面以纸质档案为主，纸质干部人事档案成为承载干部人事档案信息的主体。随着网络信息技术的发展，在人事档案电子化建设过程中有必要将纸质档案转化成为数字档案，进而存储到信息存储介质或系统中，实现干部人事档案信息的有效保存和合理利用。在变种转型过程中，需要档案管理人员结合纸质档案的具体特点选择合适的数字化转型路径，对于近期形成的纸质人事档案信息可以直接用扫描和复印的方式对其进行数字化处理；对年代久远、无法进行复制和扫描的档案，可以通过拍照的形式将其存储到数据库中。通过纸质干部人事档案数字化转型，能够为后续干部人事档案信息资源的管理和开发提供更扎实的数据信息[4]。

2.建立干部人事档案数据库

无论是纸质人事档案数字化转型所形成的大量人事档案数据资源，还是新收集上来的干部人事档案信息资源，都应该统一存储到人事档案数据库中，结合不同档案类型对其进行合理划分，确保不同类型的干部人事档案都能够得到有效的管理，形成干部人事档案数据目录，方便后续检索和查询。通过干部人事档案数据库建设，能够使原有的纸质档案和数字化档案得到妥善的保管，形成完整的人事档案信息数据库，无论是在人力资源开发方面还是在干部选拔任用方面，都可以通过数据库数据进行分析判断，提高选人用人的科学性和准确性。

3.开发利用和共享干部人事档案信息资源

干部人事档案信息只有得到充分利用，才能体现其价值和作用。因此，应将档案信息资源的开发利用和共享作为工作的重要方面，既应围绕单位中心工作充分利用干部人事档案数据库优势，借助大数据、云计算、人工智能等技术，对干部人事档案信息资源进行系统开发和利用，更好地服务于干部人事及中心工作。同时也要加强干部人事档案信息资源与政府相关部门以及其他社会组织的共享共用，为政府人力资源调整和社会组织人才引进提供更为全面的人事档案信息支持，实现人事档案信息系统与政府相关部门业务系统和社会组织人事管理系统的有效对接，方便人事档案信息的互联互通[5]。

四、档案电子化的风险

1.对档案电子化建设的认识不够全面

首先，档案电子化是指将社会、文化、经济、等信息整合，然后通过现代信息技术促进档案资源的共享和利用。具体来讲，就是将传统纸质档案转化为数字形式，结合电子化平台等手段，实现档案信息的共享，提升档案管理工作的效率及科学性。档案管理传统观念就是对档案进行整理和保存，如今信息资源的重要性越来越凸显，档案电子化管理的核心就是资源的“共享”和“利用”，而不仅仅局限于把档案保存好，方便查阅，部分档案工作者传统守旧，对于档案电子化缺乏全面认知，一定程度上影响了档案电子化的进程。

2.档案电子化建设的资源分配不均

档案电子化最基础的工作就是将纸质、音频和视频等资料转化为电子化存储，扫描及记录的精度决定了电子化的质量，这些都少不了设施及设备的支撑。从目前档案电子化进程不难看出，基层档案部门在这一方面较为薄弱。档案电子化建设资金不足，导致基层档案部门软硬件基础设施购置不完善，缺乏专业的信息处理系统、扫描仪器、声像档案采集系统、磁盘阵列及微缩档案胶片采集机等软硬件。另一方面，一些档案部门虽然配备了一定仪器设施，但是由于思想重视程度不够或技术受限，没有真正发挥这些仪器的最大效用，造成一定程度上的资源浪费。对于档案陈列室、数字化用房等专门用于档案电子化的场所，在基层单位，尤其是高校和企业也很少见，对档案电子化造成了一定阻碍。

3.档案电子化建设专门人才稀缺

档案管理工作有一定的复杂性，特别是档案电子化过程中需要大量档案管理、信息技术类专业人才。但目前大学档案专业属于冷门，档案相关部门工作强度大、难显成绩，薪资待遇一般，难以吸引优秀人才投入档案电子化事业中。现有的大多数人员工作结构固化，学习意识不强，难以适应飞速发展的现代信息技术，尽管通过一定的培训能够提高业务水平，但与专业人员相比，能力明显不足，在档案电子化大趋势下，显得较为被动。此外，档案人才队伍一般为劳务派遣或事业编制人员，一些能力突出的工作者通过遴选或考公务员等方式离开档案管理队伍，因此，电子化建设人才不断流失。从总体情况来看，专业人才缺乏是制约档案电子化建设的一个重要因素[6]。

4.相关管理制度存在缺陷

各项工作的顺利开展脱离不了科学规范的执行标准和制度。目前，随着档案电子化发展进入深水区，现行的档案管理制度难以适应新的管理需求，新的运行制度调整不及时，档案管理制度的制定不够及时、规范，缺乏一定的时效性和统一性。监督机制也有待完善，对于档案电子化管理过程中产生的新漏洞及新问题，不能及时发现和解决。此外，安全制度也是不可忽视的一部分，档案电子化涉及计算机、网络等技术，均具有一定的安全隐患，存在机密档案泄露和丢失等风险，科学完善的档案数据安全管理制度也亟待构建。

五、档案电子化的风险防控措施

1.建立完善干部人事档案大数据管理体系

各单位应将干部人事档案电子化建设与有效利用放在重要位置，推进干部人事档案信息的有效整合，不断提升干部人事档案电子化管理质量。在具体实施过程中应建立和完善干部人事档案数据管理体系。一是要建立数据管理平台。通过数据管理平台实现对不同类型的干部人事档案信息的全面收集，建立更契合单位发展实际需要的干部人事档案信息管理体系，进一步增强干部人事档案信息管理的科学性、有效性和系统性，通过对干部人事档案信息的合理分类，更好地为单位中心工作和发展提供干部人事档案信息支持。二是注重数据管理系统的安全性。干部人事档案信息只有完整、安全、有效，才能够被开发利用。如果干部人事档案信息失真或泄漏，势必会影响单位发展和干部人事档案信息所涉及个人的合法权益。因此，在干部人事档案信息管理过程中应引入更为先进的信息技术，提升干部人事档案管理系统的安全性。应通过身份识别和绑定密码形式对登录用户进行认证，防止非法恶意登录。同时采用加载数字水印和数字版权保护技术，防止干部人事档案信息被恶意篡改，切实保障干部人事档案信息安全。干部人事档案信息只有得到有效开发利用，才能够体现出价值。因此，应将干部人事档案数据信息开发工作放在干部人事档案信息化建设的突出位置。

2.构建档案电子化建设资源及信息服务系统

档案管理水平的提升对推动党和国家事业发展具有重要作用。要切实增强档案电子化建设的有效性，提高档案电子化的效率和质量，有关部门需加大财政投入，购置建设所需的高质量扫描仪、计算机、电子化管理系统等基础软硬件，为档案电子化建设奠定基本的物质基础。在此基础上，按重要等级对档案进行分类管理，利用专业信息设备及系统，可实现对档案资源的采集、整理、存储、利用等，从而建立集成平台，即档案信息资源库，真正达到高效管理、共享和应用的要求。同时，可对管理流程进行科学优化，提升管理效率。

3.提高档案管理人员的专业素养

人才是档案电子化建设的关键，因此，必须注重档案电子化专门人才的培养。一方面，要注重高层次档案电子化专门人才的引进，加大人才引进力度；另一方面，要转变现有档案工作人员的工作理念，档案管理人员要对档案电子化建设建立全面的认知，才能投入电子化建设中。相关部门可以通过组织学习、培训、专家讲座等方式，为档案管理人员普及知识，使档案管理人员理解电子化建设的重要性及实际效用，树立先进的档案管理观念。加强网络技术、计算机技术、大数据分析等知识的学习，提升档案电子化人才培养的针对性，打造一支专业电子化档案管理人才队伍，使档案电子化更好地为党和人民服务。

4.完善档案数据科学管理制度

一是完善监督管理制度。完善的监督管理机制是档案电子化高效发展的前提，因此，在电子化过程中，针对新问题、新漏洞，需要及时调整完善管理流程，确保档案管理过程中的科学规范。此外，需利用信息技术手段对档案管理的全过程进行监督，及时应对，并形成长效管理和监督机制。二是完善安全保密制度。档案的安全性是档案管理的重要环节，要确保档案的安全性，首先要完善档案数据安全管理制度，制定档案数据安全工作规范，细化责任范围。在档案电子化建设中，要改善网络环境，加强网络安全防护体系建设，使用先进技术，抵御黑客等入侵，从而保障档案信息在传输及共享过程的安全。运行维护人员应定期实施运维，提升电子档案的管理效率和安全性。