事业单位档案管理工作创新研究

张铁华 才丰

（辽宁省果树科学研究所，辽宁 营口 115009）

引言

在事业单位的实际业务中持续推进网络信息化管理等档案的创新管理，可以有效地提高归档管理的质量，事业单位的相关人员有必要将一些新技术和新管理方法应用于归档管理业务，可以提高事业单位日常工作中档案管理的标准化和科学性，还可以通过与电子档案和信息资料相结合，快速的对档案进行检索。

一、事业单位创新档案管理概述

1.事业单位创新档案管理的原则

在信息时代的背景下，传统的管理模式已经无法跟上时代发展的步伐。事业单位档案管理也应积极改变传统的管理模式向信息化、网络化发展。新型的档案管理是一项系统性的综合性较强的管理工作，它会密切影响单位的每一个工作环节，无论哪个环节发生错误，它都会给档案的管理工作带来非常重大的后果。因此，我们必须制定一个严格的档案管理系统，使档案管理工作更加动态。现在，事业单位的档案管理中也面临着很多课题，它需要改善管理人员的全面素质和技术水平，以便可以更好地跟进工作进行有效的管理。

2.事业单位开展档案管理目的及作用

档案可以记录事业单位的发展过程和高质量的管理成果，准确衡量一个单位的发展水平，同时，事业单位的档案管理也是评价综合发展水平、人才培养的成效性、潜在开发能力等其他方面的重要工作，对事业单位的综合发展有着非常重要的影响。事业单位的档案归档通常具有以下两个作用首先，参照的效用。档案记录了单位所有内部活动的数据和信息的状态，事业单位完全可以参照这些内部活动的数据和信息的状态来开展实际工作，因此，档案的数据具有非常高的参考值。第二，是参考和实用的效果。其他参考文献与档案最大的区别在于，档案是依据公正性和客观性的据实特性来进行记录的，而且具有一定的法律约束。由于形成档案的过程比较客观公正，档案中记录的数据和信息具有一定的代表性和信服力，是可以作为信息和数据参照考核的根据[1]。

二、事业单位档案管理工作中的问题

1.管理制度不健全

目前，许多事业单位的业务焦点主要集中在社会功能上，因此常常忽视了档案管理体系，所以很多事业单位没有建立完整的档案管理系统，或者已经具备了相应的档案管理系统，但没有严格的实施，这降低了档案管理的效率。由于系统管理的缺乏，在档案管理的初期阶段容易出现数据收集不全、未执行管理规则、不完全信息记录等问题。这些纰漏降低了档案管理的有效性，降低了档案管理过程中的管理效率和利用效率。在没有明确的系统保证环境的情况下，档案管理工作容易出现人员责任不明确以及劳动热情下降等问题，同时，它还会受到传统思想和基础问题的影响，导致资源信息传输速度慢，篡改和丢失的风险高，影响了档案资源价值的体现[2]。

2.技术水平普遍较低

在信息化水平普遍不高的传统环境下，事业单位的归档管理业务主要对象是纸质材料。纸质档案保存起来困难、查找困难、容易被损坏和出现返潮虫蛀等情况，并且由于数据众多占据了很大的空间。随着信息化水平的不断提高，事业单位的归档管理技术水平也需要同步提升，也要向现代化和数字化的方向发展。近年来，大部分事业单位的归档案理部门将计算机作为业务管理的必要设施，大大提高了档案管理的效率。然而，与当今社会信息技术的整体适用相比，许多事业单位的档案管理应用并不充分，他们在探索信息共享和大数据分析方面有些欠缺，还需要进一步改进技术水平，为档案的管理提供更有效的信息。

3.人员工作能力不强

传统意义上，事业单位的档案管理内容很多，主要有收藏、排序、记录和保管等工作。操作的方法比较简单，归档管理人员的技术水平也不需要太高，因此，事业单位的档案管理人员常常是兼职或相对年纪较大的。随着社会的发展和科技的进步，事业单位的档案管理的管理方法和技术水平发生了很大的变化，如果档案的管理人员不是全职的担任方式或者还是传统落后的管理方式，就无法跟进档案管理的改革进程，从而耽误档案管理的进一步发展。另一方面，档案管理人员没有掌握一定的计算机水平和档案管理知识的情况下，整理、修改、检索的工作效率大幅下降，不能够满足调档管理的必要条件，不但会增大劳动时间、增加劳务成本，也会影响单位的发展。档案管理人员如果不具备一定工作能力，会在档案管理中产生档案混乱或丢失的错误，工作能力的水平决定了员工对于档案工作的态度，如果理解有失偏颇，或者分类不明确，或者分析不当，往往会导致归档混乱[3]。

三、事业单位档案管理工作创新

档案的管理通常包括收集、整理、分类、归档等方面，从创新的角度来看，它通常包括档案管理思维创新、档案管理工作方式创新、存档保存模式创新以及管理体系创新。随着电子信息化在档案管理中的整合，越来越多的事业单位改变了传统的档案管理方式，建立了与当前档案管理模式相一致的档案管理理念，并遵循电子信息化的步伐而进行革新。此外，使用高级专业技术，在事业单位日常工作流程中加强档案管理工作，取得一定成效[4]。具体战略如下：

1.科学合理更新管理制度

档案管理的核心是档案的管理制度，健全制度能确保整个管理过程的科学性。以前的规则和标准已经不适用今天时代的发展了，我们有必要制定新的规则和制度来规范档案员工的工作职责。新规则应结合事业单位的工作特性和实际情况进行个性化，规定的标准和规章的具体实施也要严格进行。在实施过程中，最好有相应的薪酬惩罚体系和监督体系，在实施中，不仅要公正正义，还要合理。系统的标准化、档案借出制度、档案利用和保密系统、文件的完整性等方面要被关注。为了确保单位范围内的归档统一，要对归档范围、时间、要求、步骤等进行标准化，并及时排序以确保其完整性。管理系统的数字化不容忽视[5]。

2.创新档案管理思维意识

管理档案的具体方法非常复杂、而且流程众多、中间的关联方众多、缓慢的过程转换，而且，它显然不能完全满足事业单位对档案管理的需求。今天，电子信息管理在各个领域普及的情况下，有必要为管理者、经营者、机关操作者创建多级多地点的媒体平台，同时，有必要在将管理系统标准化的同时，形成档案保证机构、档案管理与管理机构、档案流通机构、衍生档案机构、电子信息执行标准化机构、电子信息服务理念意识、安全管理系统等多种机制，因此，只有不断创新档案管理的概念，才能不断完善和完成档案管理机制。

3.提升档案人员素质水平，奠定良好的管理基础

事业单位的档案部门应积极进行人才的引起，结合档案管理的需要增加专业人员，确保人才的综合质量。此外，还需要定期组织对档案管理人员的教育和培训工作，明确工作规范，了解具体档案工作中需要特别关注的内容，增强责任感。在教育和培训过程中，建立完善的人员培训考核机制，设立档案管理奖惩方案，激发管理人员对实际工作的积极性，并提升其专业素养。档案管理人员不仅要掌握档案管理相关的业务能力，也要具备一琮的管理能力及管理知识体系，可熟练运用信息系统，完成各项档案资源的处理工作，为事业单位的档案管理提供优质的服务[6]。

4.设备更新实现管理信息化，引进各种现代化数字档案管理设备

在信息化时代的背景下，事业单位的档案存档管理遇到了新的课题，信息技术与档案管理的整合成为可行性的发展趋势。因此，不仅需要对存档管理方法进行革新，还需要将网络信息技术运用到档案管理工作中。另外，利用信息技术和信息设备，在存档的收集、核对、具体应用中，可以最大限度地提高档案管理的有效性，减少错误的发生，提高档案管理的信息化水平。为了有效地解决数据量大、复杂和不易查找等关键性问题，需要引进一些有效的具有一定规模的数字管理设备信息系统，使档案管理的业务效率得到有效的提高。为了保证档案信息能够被安全的存储，可以根据单位的实际工作条件，创建适应单位特点的现代数字档案管理信息系统，并与它们自身的资源优势相结合，严格控制数字档案信息管理存储站点的质量和安全性。通过数字化档案管理创新，不仅能创造一个良好的档案管理工作环境，也能促进和有效提升事业单位整体档案工作的顺利发展[7]。

5.创新档案管理媒介平台及档案收集模式

过去，档案管理模式和档案收集方法需要事业单位的档案部进行纸质文件的存档，该部门定期按照相关规定向单位其它管理部门收集档案，在按照相关管理规定收集到档案后，档案管理部门存档并对其进行分类。在这种模式下，管理归档变得更加困难，并且管理归档的过程常常在实际工作中被中断。电子档案独立收藏模式在档案管理实际工作中的应用，极大地将档案工作人员从枯燥的工作中解放出来，档案管理员利用扫描器、计算机和其他电子信息设备，使用档案管理的信息数据库，根据需要的条件，将需要自动存档的数据传送到指定的场所，另外，通过自动存档进行收集存档的技术被称为档案自动收集技术[8]。

网络信息化是今后事业单位档案管理工作顺利发展的必然趋势。事业单位内部档案管理的实际实施，应有效引入电子信息管理的意识。随着大规模数据时代的到来，事业单位档案的管理中放弃了纸质办公那种枯燥漫长的过程，建立了快速集成的现代管理模式，逐渐成为档案平台管理的重要过程模式。通过大数据的优点，设置基于信息数据库的综合管理，工作人员可以根据注册的具体权限，进行资料的保存和管理，最大限度地利用人力物力资源，提高事务的适时性[9]。

6.创新档案借阅模式

档案的借阅是档案管理操作过程的主要部分，也是档案机构进行管理的主要工作。有效的归档借阅可以提高工作效率，节省人力。以前传统的手动管理和文件的借用管理方式，有可能在借阅后的规定时间不能及时收到返还文件，降低了文件的使用频度。目前，在网络信息时代的背景下，工作人员根据需要设置单位内部的局域网络系统，设置电子档案数据信息数据库管理站点，创建不同的借阅登记和咨询登记制度规则。开发档案阅览平台，根据档案保密级别不同，设置分级查阅权限，简化归档文件审批过程，提高归档文件管理效率，并在不受时间限制的情况下重复使用每个文件。在档案管理的实际业务中，大大提高档案的利用率[10]。

结语

事业单位档案管理创新应从不同层次考虑。本文研究的目的是明确事业单位的档案管理工作，完善事业单位的档案管理体制，保证系统层面的档案管理创新。同时，充分发挥档案管理在事业单位的价值，提高档案管理的综合效率，推进事业单位档案管理信息化发展，变革事业单位档案管理形态，全面提升事业单位的整体工作效率，更好地服务群众。