疫情背景下我国档案服务外包行业发展研究

李海涛 朱光亚

（1．中山大学信息管理学院，广东广州，510006；2．中国人民大学档案事业发展研究中心，北京，100872）

自改革开放初期商业性档案代管机构出现至今，我国档案服务外包行业经历了发展初期、国外档案服务企业进入并规模化融入我国市场时期、国内外档案服务企业共生时期三个阶段40多年的发展，呈现出起步晚、发展快、地区发展不平衡、基于主营业务拓展市场等发展特点。2021年以来，尽管新冠肺炎疫情（下文简称“疫情”）给我国档案服务外包行业发展带来一定影响，但行业组织、技术、标准、市场等层面的积累，推动了疫情时期该行业持续发展。

1 疫情对我国档案服务外包行业的影响

1.1 影响较大业务

（1）档案整理业务

疫情影响包括：第一，近距离接触、面对面交互、档案载体易污染传播等因素，增加了疫情扩散风险。为了保证档案整理安全，便于客户查档与监管，通过进驻发包方工作场地开展的劳动密集型档案整理业务，客观上受到服务对象疫情防控政策等因素的影响。第二，档案整理服务型企业多采用贴付服务成本，交付业务获取项目资金的运维模式。受疫情影响，业务量减少、资金回流放缓，增加了该类业务资金链断裂、负债率增长的风险。

（2）档案数字化业务

由于数字化业务流程周期长，为保证服务中档案的监管与安全，该类业务通常以驻场服务形式开展，相关影响包括人员健康与档案载体安全。随着线下业务转向线上，疫情期间出现了系统运维压力加大、线上沟通不畅、工作效率降低等问题。

（3）档案装具销售业务

该类业务多采用线上销售模式，影响表现在档案装具生产材料供应与产品输送上。疫情散状复发对于物流链的影响，一定程度影响了档案装具材料的生产、供应、销售以及资金“回笼”速度。

（4）档案教育培训业务

传统线下如档案整理、编目、数字化处理等培训，易形成共情学习场域，培训效果优于线上。疫情期间的培训系统多为临时开发，存有功能不全、缺乏配套方案等问题，培训管理经验也有所不足；此外由于大部分用户对于在线培训接受度不高等原因，该类业务开展情况受到较大影响甚至停滞。

1.2 影响较小业务

疫情对于档案寄存业务为主的企业影响偏小。因为该类业务通常一次性交接，寄存档案利用率偏低，且利用档案时优先采用线上查阅的方式，服务交互较少。但如果库房疫情防控措施不力，仍易造成档案载体污染。在常态化疫情防控背景下，为提升库房疫情防控能级，除传统的档案库房保护措施外，库房硬件及管理成本投入增加的客观需求也一定程度影响着该类企业的战略规划。

2 疫情对我国档案服务外包行业影响的成因分析

2.1 疫情对我国各类型档案服务企业均有影响，但未造成档案服务企业大量破产

原因如下：第一，客观来看我国疫情防控整体态势良好，市场累积的服务需求有助于拉动后疫情时期行业复苏。第二，相关业务开展多采用预算制模式，供需方以全备精细的预算支持业务开展。其中预算周期较长的项目包括档案数字化、存管、整理及服务人员外派等。以档案数字化业务为例，行业预算制模式保证了该类企业资金持续供给，削减了疫情的不利影响。

2.2 疫情对于发展初期或无主流业务支撑的小微企业影响显著

原因如下：第一，业务开展困难。以档案整理为例，疫情期间相关业务开展频次低，安全检疫程序复杂，效率受到较大影响。长远来看，资金运转不畅影响了企业再生产。第二，业务量减少且服务模式亟待拓展。一方面，尽管采用预算制购买服务的方式，但鉴于部分未纳入预算或预算不足、短期内档案管理业绩不明显等因素，档案服务外包需求减弱，客观降低了业务总量。另一方面，线上业务开发因小微企业受人力资金所限，相应服务模式拓展能力有限。第三，因薪酬无法按时支付、企业裁员等原因，企业人员流失。第四，企业生存发展成本增大。除人工经营等固定成本外，企业复工、员工招募培训等时间、人力成本增加，业务减少，业务完成周期整体推迟，业务开展模式改变等诸多因素增加了档案服务企业运维成本。

3 疫情时期我国档案服务外包行业发展趋势

3.1 监管力度加强，行业竞争逐步规范

近年来随着行业法规政策完善，市场价格及档案服务流程逐步透明。行业“利益寻租”“客户关系维护”等无序竞争行为减少，“属地化企业”数量及非法侵占专利成果的行为逐渐减少。我国档案服务外包行业发展环境逐步“净化”，行业呈现持续发展态势，其内在原因如下：

（1）国家标准规范引导力度不断加强

《“十四五”全国档案事业发展规划》（下文简称《规划》）提出“进一步加强对非国有企业、社会服务机构档案业务指导，引导档案服务企业健康有序发展”，从目标层面为加强档案服务外包行业监管指明了方向。同时《档案保管外包服务管理规范》（DA/T 67-2017）、《档案服务外包工作规范第1部分：总则》（DA/T 68.1-2020）、《档案服务外包工作规范第4部分：档案整理服务》（DA/T 68.4-2022）从目标、原则、战略、资源、业务及安全管理等维度逐步引导规范档案服务企业建设。

（2）社会团体自建自理能力有所提升

《规划》鼓励社会团体开展有关组织管理标准的制定或修订工作。完善和优化档案行业协会等社会团体的职能发挥，依照市场规律，监督和服务档案服务企业，是“十四五”期间档案社会组织的发展趋势。如2021年广州市档案协会成立，标志着行业协会联系档案服务发包方和承包方，配合档案主管部门，搭建交流平台、孵化行业精英，规范和促进行业发展的职能逐步完善。但综合来看，目前我国尚未形成如国际档案信息管理协会（PRISM Intеrnational）等成熟的联盟性档案行业协会，且大部分地区档案行业协会仍处于萌芽或发展初期，存在配套制度缺乏、日常工作开展无规律等问题。我国档案行业协会等社团组织在与档案主管部门“政会”关系的协调、搭建合作平台、构建行业标准等方面仍待完善。

（3）行业市场自我调节能力增强

行业发展早期，档案服务外包方因不熟悉业务规范，以“低价”作为服务购买的单一标准，使得部分档案服务企业忽视服务质量“迎合”市场，影响了行业健康发展。随着我国档案服务外包市场服务价格逐渐透明，削减服务成本已非提升企业市场份额的主要手段。优质服务是稳定的市场份额保证已成为行业共识，加之外包业务招投标流程逐步规范，行业“定标”“陪标”乱象逐步治理。传统通过经营“客户关系”获取市场的企业的生存空间逐步受到挤压。

3.2 产业转型升级，服务纵深发展

（1）由传统劳动密集型存管业务向技术含量高的研发型服务发展

以档案信息系统开发为例，调研发现2021年以来，长三角、珠三角地区档案服务企业“布局”档案信息系统研发，资本投入及市场回报持正向增长。如较2020年而言，2021年深圳某企业在档案信息系统研发上的投入增长高达100%，销售额增长初年实现盈亏平衡。这与国家及地方档案信息化发展政策推进及业务模式革新密切相关。在信息化转型中，早期布局并持续投入或以档案信息系统研发为主干业务的档案服务企业相对占优。该类企业依托高校科研机构，细分市场需求，吸收新的信息技术，加快了产品升级。

（2）由纸质档案整理数字化加工向档案数据智慧管理等方向发展

调研发现，珠三角地区档案服务企业面向金融企业的档案数据开展了组织开发服务；京津冀地区相关企业面向能源机构提供了档案数据决策支持服务；长三角地区相关企业面向社会组织管理部门开展了社区流动人口档案数据管理服务。随着大数据、区块链、物联网技术的发展，发包方业务系统管理能级不断提升，档案知识管理、数据关联、智慧开发等多元需求将促进企业转向档案数据深层组织开发服务。

（3）由档案“存管用”人工服务向档案管理全流程智能化服务发展

调研发现，长三角、珠三角地区档案服务企业智能化服务业务逐步推广。浙江地区相关企业近年来增加了档案智能管理系统研发、智慧库房建设等业务内容。智能化档案馆室建设也是当前档案服务转型升级的重要表现，主要体现在档案馆智能设备研发上。以深圳市某档案装具生产企业为例，其档案密集架研发已完成从红外感应到远程调控的转型。长三角地区的档案库房建设企业的智能档案库房调控系统迭代产品，已推广至长三角、珠三角地区的各级党政机关企事业部门。

3.3 多元服务需求增长，行业呈规模化发展趋势

随着多元服务需求的增长以及企业规模化经营策略的推进，我国档案服务行业发展将呈现以档案产业园为主要形式的发展趋势。档案产业园构想可追溯至2018年，3年来北京、上海、广州各类档案产业园初步形成。多元服务需求与单一服务业务的矛盾将促进我国档案服务外包行业呈规模化发展，并将形成以下发展路径：第一，面向发包方的如纸质档案整理、数字化加工服务需求，企业强强联合，通过合作与规模化服务提升项目中标率并集中解决客户“链式”需求。路径实现关键在于解决服务流程再造以及服务受上层业务限制等问题。第二，通过领军服务企业组织，多家企业联合，以规模化运作提升市场份额与服务效益。领军企业通过资金、人力、策略等方式扶持组织内部企业共同发展的组织与救济作用将进一步凸显。档案服务外包行业规模化发展及良性竞争秩序将在实践中不断完善。

3.4 突发公共事件档案应急服务能力持续增强

（1）突发公共卫生事件档案应急服务能力持续增强

以疫情为代表的突发公共卫生事件正在改变传统档案服务外包行业的服务模式。疫情防控常态化背景下，作为国家档案服务体系的有力补充，档案服务企业将被进一步纳入国家档案应急服务体系。相关企业通过完善应急预案，为突发公共卫生事件提供档案寄存、数字化、系统建设、咨询决策等保障性应急服务，重点增强面向发包方的应急档案系统开发服务能力、档案保护修复及相关设备产品的应急供给能力。

（2）突发自然灾害事件档案应急服务能力持续增强

自然灾害突发性强，破坏性大，对档案资源极易造成重大破坏。如2021年的郑州特大暴雨，大批医疗城建档案因缺乏配套应急机制而受损，表明档案服务企业还需增强突发性自然灾害应急服务能力。因此完善包括灾前预案咨询、灾中应急存管、灾后档案修复等服务内容的档案服务企业的应急服务能力也是档案服务企业发展的着力点。

3.5 档案教育培训体系将逐步完善

当前我国档案学高等教育人才培养目标与档案服务外包行业人才需求存在偏差。档案服务企业专业人员匮乏，人员流失严重。调研发现，随着档案行业协会的成立及服务模式的成熟，我国档案教育培训体系将进一步完善，具体表现为：

（1）专业人才定制化培养模式将逐步兴起

当前我国高校将培养档案管理型人才作为教学目标，与档案服务企业技能型人才需求之间存在偏差。高校专业人才多以党政机关企事业单位作为就业首选，加之行业人才流动性大，导致行业专业人才需求存在较大空缺。为弥补空缺，珠三角地区部分企业依托大中专职业院校，通过定制化培训打造行业人才“蓄水池”。《规划》中“建立职业技能实训基地，探索档案技能型人才培养新路径”的要求，明确了五年内我国档案职业教育的发展方向。以此为契机，结合档案服务外包行业人才供需现状，面向行业需求的专业人才定制化培养模式将逐步兴起。

（2）培训重心将转向新技术的学习及应用

信息技术改变着机关企业的档案管理能级，也在持续推动档案服务企业服务从物理、文件级向数据、规则级管理能级的转变。信息技术革新带来了档案服务企业管理的模拟、数字、数据三态管理空间。模拟态管理，档案服务企业培训重点在于纸质档案的管理规范及技术学习，重在提升企业维持档案实体有序的能力。数字态管理，培训重点在于电子档案的管理规范及技术学习，重在提升电子档案内容固化及长期存取的能力。数据态管理，培训重点在于档案数据的开发利用，重点提升数据规则的描述与存管能力。

（3）校企互动将进一步增强

当前，档案主管部门通过减少对档案服务企业新业务领域开拓或多元合作中的行政审批，降低了企业运维成本。单轨制管理模式推动了档案服务企业管理能级不断跃迁。优良的外部环境与内生动力将促使档案服务企业在服务内容、模式上创新转型，因此加强与高校档案科研部门合作成为必然。调研发现，广州、北京、上海、苏州等地多家档案服务企业联手中山大学、中国人民大学、上海大学、苏州大学等高校开展包括科技项目联合申报、档案信息系统研发、档案行业协会构建、智慧档案馆库建设、文化遗产保护等合作，可以预见该趋势有利于提升企业服务能级，促进档案主管部门及行业协会“政会”关系改革，稳步提升行业人员职业素养。