应用型高校电子档案建设的困境及其高质量发展创新路径

刘筱筠，丁 汀，李 婕*，蒋智林

（1.普洱学院 图书馆，云南 普洱 665000；2.普洱学院 绿色经济发展研究院，云南 普洱 665000）

高等教育是国家发展的基石，高等教育转型发展是建设创新型国家的动力源。在百年未有之大变局的时代，21世纪以来我国高等教育体系和培养模式均在发生着根本性的变化，从原来精英化教育逐步转向大众化教育，从原来填充式同质化教育逐步分化为内涵式多元化教育。如今，我国一方面在大力推动着“双一流”高校建设，另一方面在继续积极推动2000年以后新设立的一系列本科高校转型发展为应用型高等学校。这样，我国高等教育按照办学类型将大学分为研究型、研究教学型、教学研究型、教学型、应用型、高职高专院校等几类，而应用型高校就是指以应用技术类型为办学定位，而不是以学术型为办学定位的普通本科院校，是相对、区别于学术型本科（普通本科）的本科类型。应用型本科教育对于满足我国经济社会发展，对高层次应用型人才需要以及推进我国高等教育大众化进程起到了积极的促进作用[1-2]；应用型本科是新型的本科教育和新层次的高职教育相结合的教育模式的探索，由部分省属普通本科院校与国家级示范性高等职业院校、国家大型骨干企业联合试点培养适应社会经济发展需求的应用技术型本科专业人才。在培养规格上，应用本科培养的不是学科型、学术型、研究型人才，而是培养适应生产、建设、管理、服务第一线需要的高等技术应用性人才；在培养模式上，应用本科以适应社会需要为目标，以培养技术应用能力为主线设计学生的知识、能力、素质结构和培养方案，以“应用”为主旨和特征构建课程和教学内容体系，重视学生的技术应用能力的培养[3-5]。经过20余年的发展，我国应用型高校也已经在教学、科研、管理等领域进入了新的发展阶段，形成了自己独具特色的办学内涵和实践成果。应用型高校电子档案建设管理如何跟上新时代转型发展的需求，如何能够建成符合应用型高校要求和具有应用型高校特色的电子档案，为适应新型教学和科研提供丰富、便捷和优质的服务，是当前应用型高校档案资源体系建设的当务之急和内涵建设的重要组成部分。本文将对我国应用型高校电子档案建设的基本状况以及内涵进行总结，对应用型高校电子档案建设存在的主要问题以及原因进行深入分析，并进一步提出建设的路径与对策，旨在为推动应用型高校电子档案建设高质量发展提供理论基础与应用参考。

一、应用型本科高校电子档案建设的形势与重要性

高校档案是指高等院校在教学、科研、党政管理等活动中形成的对学校和社会建设发展具有保存价值的归档的各种文字、图表、声像等各种形式、载体的原始记录，通过高校档案，可以有力地见证高校的办学历史、办学成绩、办学特色以及综合实力，是学校师生在历史进程中各项活动的真实记载[6]，对研究和推动学校自身建设发展和服务于地方经济社会建设发展均具有重要的信息支撑作用和参考价值。早在2016年4月1日，国家档案局关于印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的通知（档发〔2016〕4号）、《电子档案移交与接收办法》等规章规范性文件和《档案信息系统运行维护规范》《电子档案管理基本术语》等档案行业标准相继颁布，要求在2020年，全国地市级以上国家综合档案馆全部建设成具有接收立档单位电子档案、覆盖馆藏重要档案数字复制件等功能完善的数字档案馆[7-8]。随着电子信息和网络形势的发展，档案信息化建设已经成为高校档案管理的重要内容，档案信息化程度的高低也直接决定了高校档案管理与利用工作的质量与效率，高校电子档案建设的程度和运转水平直接决定和影响着应用型本科高校的现代化办学水平和新时代高质量发展的办学要求。结合新时代应用型本科高校的办学要求和高校电子档案的关系，目前应用型本科高校电子档案建设面临的形势及其重要性主要体现以下几个方面：

（一）高校电子档案建设是新时代信息化发展的必然产物

随着现代信息技术和计算机网络技术的普遍运用，各类信息材料在高校基础建设、教学、科研和行政党务管理活动中通过由计算机产生、处理，并存储在磁盘、光盘、硬盘等载体上的经过归档整理形成过程性的信息资料已经成为最为主要的方式和手段，它与传统的档案相比，具有查询方便、节约物理空间、节约成本等优点，在信息时代和大数据时代下高校师生和广大科研工作者对于电子档案的使用已成为最为主要的需求，也最为重要的形式之一。

（二）高校电子档案建设是信息资料共享的根本条件

档案信息资源主要体现在档案信息的系统性、有效性和完整性，其最终目的是进一步扩大档案资源的利用范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。档案的电子信息资源可以将影像资料、教学情况、科研活动多层次、多结构、多视角的真实完整地保留下来，使档案的存在价值和意义得到可视化的体现。将档案资料电子信息化处理后，利用和发挥网络的作用，有计划性、有针对性、有代表性地实现网上查询和利用服务，电子文件比档案原件更易于导航，更有利于按需浏览保持随机存取，提高馆藏档案的利用率，可最大限度地实现档案信息资源的共享[9-11]。国家已经将档案信息化纳入到国家信息化建设的总格局中，所以我们要深刻意识到高校档案管理的价值、意义及作用，高校档案是高校进行行政管理、教学科研管理、对外服务的重要资源，要让这些重要的信息资源得到很好的开发利用，则必须将档案管理电子信息化纳入对学校管理水平的考核范围，并在此基础上为档案管理电子信息化工作提供必要的资源支持[12]。

（三）高校电子档案建设是优化档案管理和提高服务水平模式的必由之路

随着数字化校园的建设和实施，档案管理人员可通过档案管理软件系统将信息资料在网络中进行检查、验收、归档即可，档案信息的系统化管理，能够从文件的产生、归档、利用进行全程控制，实现了档案管理模式的优化[10]。此外，档案信息化管理，使档案信息更加形象、直观，最大限度地方便了档案的检索和利用，并且节省了大量的储存空间、人力、物力和财力资源，同时又保障了档案的安全备份[9，12]，可以最大限度地提高档案的运行效率和服务水平。

（四）高校电子档案建设是推动应用型高校高质量发展的重要支撑和保障

高质量发展既是高等教育适应经济社会高质量发展的客观要求，也是高等教育自身发展阶段的自然趋向。高质量发展既关乎高等教育发展的性质也涉及发展的结果。党的十九届五中全会要求，地方应用型大学要把推动高质量发展作为生命线，坚持以新发展理念为引领，识变应变、科学定位、强化内涵、彰显特色，努力在建设高质量教育体系中展现新担当、实现新作为。档案建设质量作为应用型本科高校合格评估和质量评估的重要内容，在新时代电子档案建设信息化平台、拥有的电子信息资料类别和海量资料容纳，以及电子信息资料的使用效率等成为应用型高质量发展的基础支撑和重要标志，是应用型高校高质量发展的信息源泉和重要保障。

二、应用型本科高校电子档案建设存在的主要问题及其原因分析

自21世纪来，应用型本科高校取得了快速发展，档案建设作为其重要的基础建设组成部分，尤其是当前形势下电子档案建设的状况更是学校综合运转服务效能和应用型转型发展水平的重要体现，但是基于应用型本科高校基础条件能力和人才队伍水平等多方面的影响，应用型本科高校电子档案建设还存在着诸多问题和不足。归结起来主要有以下方面：

（一）电子档案建设的基础资源条件落后

电子档案建设所需设施和设备是实现电子档案信息化智能化管理的必备条件，而应用型本科高校绝大多数是从专科学校升本而来，其档案建设管理的基础绝大多数还停留在传统纸质的状态，即便是部分应用型本科高校开始重视电子档案的建设，也是因为经费体量不足而又面临基础条件改善和设备购置投入大，其电子档案基础条件建设也是处于起步阶段，与现代化教育对电子档案建设和管理的要求还相差甚远。此外，对于教育高质量发展所要求高校具备的电子信息资料和可供各项的信息资源还很欠缺，一是自有电子信息资料处于初级建设阶段，且建设速度很慢，二是有限的电子信息资料和采购的信息资源受限于基础条件落后而让电子信息资源成为僵化的资源库存和无形的电子材料摆设。

（二）电子档案建设管理人才队伍能力和应用技术薄弱

新时代电子信息和互联网技术发展越来越快，应用型本科高校信息化、智能化校园建设对于电子信息建设管理能力和相关应用技术的掌握成为至关重要的保证，电子档案建设作为其中重要的一环，目前诸多高校其建设管理能力和技术还非常薄弱。一是部分认识到了电子档案建设和信息化管理的重要性，但也有相当一部分依然没有从思想上加以重视，不能从行动上去改变传统档案管理的模式，跟不上快速发展对于电子档案建设管理的要求；二是应用型本科高校人才匮乏，电子档案建设管理的人才队伍技术水平较低，从事档案工作的很大比例上是非专业人员，且年龄较大，对于信息网络技术的理解和应用技术知识掌握得很少，严重制约了电子档案建设管理工作的推进和运转。

（三）电子档案建设管理的信息化和系统化制度体系很不完善

应用型本科高校由于大多数还是传统档案，以至于档案管理制度很大程度上均是传统档案的相关制度，而与新时代电子档案建设发展的要求很不相符。电子档案建设管理这种缺乏系统性、科学性的制度现状，同时也给工作人员带来无据可依和无所适从之困境，特别是一些电子档案信息资料存储和操作过程中的安全性制度保障体系尚不完善，电子档案信息资料的容易丢失、损坏和外泄等问题，均需要建立与电子信息特征相适应的体系化制度来予以保障，同时需要构建对于电子档案管理人员技术操作规程和责任制度；此外，国家也应该针对电子档案的新形势、应用方式和效力价值在法律的角度予以制度保护。

三、应用型本科高校电子档案建设管理的举措与对策

（一）大力加强电子档案建设管理的基础条件改善和信息畅通与安全保障

电子档案建设管理最为基础的就是要建立实现信息化运行管理的平台，主要包括电子档案信息的硬件环境和系统软件，硬件环境建设主要体现在电子文件管理系统和数字档案馆的建设。根据功能需要，必须建设大容量的信息资源数据库、大规模开发用户的访问服务管理系统、城域网系统、操作系统、信息安全系统和存储系统、数据库管理系统和其他相关系统等。系统软件是由计算机设计者提供的一类程序，这类程序的着眼点是利用计算机本身的逻辑功能，达到管理计算机系统的各种资源充分发挥计算机效率，便于用户使用和管理的目的[9，12]。在新时代，高等教育高质量发展和知识信息化要求程度越来越高，作为应用型本科高校对于电子档案信息高效管理和应用技术的快速高效更是迫在眉睫，对于越有传统档案信息管理平台应要高标准进行建设，在硬件和软件上系统集成，实现新时代对电子档案收集、保管、整理、编撰、鉴定、统计、分析、利用等不同方面的高标准需求，给电子档案管理工作的便捷和高效开展奠定坚实的基础。同时，根据国家对于电子信息和网络传输等安全保障的需求，建立高标准的安全防护设施设备和安全防火墙控制软件等提供坚实的条件保障。

（二）倾力推动电子档案建设管理的人才队伍能力和应用技术培养

针对应用型本科高校在档案管理领域的人才团队现状，要倾力加强更新和大力补充电子信息技术人才和现代档案管理人才已是迫切需要，同时根据新时代高校电子档案建设管理快速发展的需求，要对原来传统档案信息管理的队伍加强培训和提出新的要求，要让教职工在思想上高度重视电子档案的建设和管理，绝大多数能够掌握电子档案应用技术，一部分还能够根据高校电子档案的具体情况进行相应的技术开发和集成管理。具体来说，学校应有意识、有计划、有目标地去增强电子档案管理人员的自身素质，加强管理队伍队伍建设。既要多支持管理人员走出去参与学习培训，又要聘请专业的、经验丰富的电子档案管理人员对本校的档案管理人员进行相关的互联网技术培训和电子档案管理培训，让电子档案建设管理团队人员掌握多学科理论与实践的融合，建立起一支能够跟上时代步伐的专业化人才队伍。

（三）着力构建电子档案建设管理信息化和高质量发展要求相匹配的制度体系

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出，要制订和完善信用、交通、教育等相关领域的电子数据归档和电子档案管理的标准和规范。应用型本科高校处于一个转型发展时期，在电子档案快速建设发展过程中，显然传统档案管理制度已经不能适应时代要求。因此，一是高校应该根据各自应用型的性质特征构建符合自身实际的电子档案管理制度，高度重视电子档案在现代教育高质量发展中的重要地位和作用，理顺多级管理和交叉管理，形成管理扁平化，远转立体高效化。二是高校要建立对电子档案建立的质量保障制度，尤其是要建立针对电子档案的真实性、完整性、有效性以及保密性的长期有效的保障制度，让各类电子档案建立的标准，能够高质量满足信息传输、网络应用以及广大应用者的需求。三是高校要针对电子档案特征建立安全保障制度。切实建立一套安全防范的机制，如安装防火墙、设置门户访问、安装杀毒软件以及定期检查制度；同时建立严格遵守相关的电子文档的安全保密制度，掌握好开放、控制的范围和权限，确保电子档案信息的高效运转和规范安全。