档案信息化管理优势及相关安全问题

林晓跃

（中水珠江规划勘测设计有限公司 广东 广州 510610）

档案信息化管理模式可以有力地提供计算机和互联网等相关技术的保障和支持，可以实时为相关部门提供相关的服务。维护这个信息化管理模式，这样可以最大限度地促进其发展，对社会和企业的发展都做出最大的贡献。工作人员在充分了解这个模式的运作之后，对这个模式进行了改善和创新，实现了信息管理的升级与发展。在信息化持续发展的背景下，利用这一条件，更好地加强信息管理，增长文件保存的时间，也保证档案文件保存的完整性，可以很好地预防因设备故障或突发状况而导致的文件丢失，增加了文件管理的安全性［1］。

1 档案信息化管理的优势

1.1 搜索速度快，精准度高

电子档案是智能化信息管理的主体部分，这期间，只需借助搜索引擎，就可以实现对文档信息的精确调用与管理，所以，其检索速度很快，并且还可以保持比较高的正确性。与此同时，信息化发展背景下，无纸化的办公模式减少了纸张使用，提高了对纸资源的保护，让办公的环保性有所提高，同时还可以增加电子档案的使用频率，让社会和环境在一个更加友好的环境下进行发展［2］。这几年，社会的迅速发展让人们对社会资源的索取更加频繁，在市场发展需求和相关政策的影响下，很多行业累计的数据是人们所无法预料、无法想象的，以前传统的纸质储存模式确实已经很难满足当前人们的需求，因此，数据库和智能化档案管理技术的发展很好地满足了现在的需求，在保障经济发展的同时，也很好地保护了环境，让二者可以和谐发展。

1.2 工作效率高，质量好

纸质文件保存时间较短，不仅要预防外来人员的偷盗，其还对存放的环境有一定的要求，如要防虫、防潮，因此，保管起来不是很方便［3］。而通过对信息技术和文件管理的开发，可以利用电子文档来实现对文档信息的集中管理，既安全又快捷。此外，电子档案具有不受区域、时段局限等优点，最重要的是，管理人员可以更加高效地找到目标档案，可以大大节省去寻找目标档案的时间，这是档案智能化发展的最大驱动力。

1.3 传输共享更便利，失误偏差大大缩小

智能化档案管理独特的优势表现在它的智能管理方面，不仅给行业提供很大的方便，更是在节约时间和提高服务质量上起到很大的作用。特别是在远程操作领域，现在很多信息化档案管理可以实现多地联网进行共享查询，而且还可以达到一些空间上的传递，即使相隔万里，在天南海北的不同地区，只要被授权，查询就可以完成跨越地区、时间的限制，以此来实现远程的工作需求［4］。

1.4 节省人力，优化资源配置

无法估计的大量数据还处在持续的增加中，这对档案管理人员的工作水平提出了更严苛的要求。为了保障档案管理的安全性和准确性，很多企业会招聘很多员工来完成这项工作，这种方案确实可以对档案管理的准确性起到一定作用，但是很影响企业的资源配置。现在，得益于不断进步发展的信息化技术，目前的档案管理模式更加智能，在这样的背景下，企业只需要少数有一定信息能力的人来进行操作即可，这样不仅可以提高档案的保存与管理效率，还可以兼顾节约资源，为健康绿色的发展奠定基础。

2 在文档信息化管理过程中存在的安全性问题

2.1 档案管理者出现的安全问题

2.1.1 安全意识淡薄，素质不达标

现在，一些档案管理人员的档案安全意识还有待加强，这样才能对改善工作品质起到很大的作用。因为他们没有深刻地了解到档案信息的重要性，所以，在工作期间，没有十分严谨的态度和极致的耐心，更重要的是，他们对档案的安全性认识不够全面，在专业程度上，他们的工作能力没有达到需要的水平。于是，在现实中出现了很多的突发状况，对档案的智能管理产生了很大的影响，导致了档案安全性不高［5］。

2.1.2 归类标准不统一，管理混乱

大多数时候，为了管理工作人员高效地操作，档案信息化会有一个十分详尽的分类。可是，存在一些专业水平不够的工作人员，他们没有对信息管理能力引起重视，因此，存在管理不规范、工作态度不积极的现象。这样就会增加信息检索的难度，更严重的就是造成关键核心数据的丢失或者失效，给企业带来不可估量的损失。

2.1.3 权限管理不明，保密性不强

企业中的人事档案属公司机密，其不仅对个人前途产生影响，甚至还会对整个公司造成不必要的影响，所以，只有在授权之后，才可以对人事档案这个机密文件进行查询。但是，有些企业未能实现合理的权限设置和分类管理，这种情形尽管罕见，但还是对档案安全管理工作造成了很大的不便。

2.2 管理过程中的安全问题

2.2.1 缺乏安全保障体系，系统安全性低

以前传统的纸质档案的归档过程十分繁琐，所有经手的人都要去找负责人进行签章的流程，这样可以在一定程度上保障档案的安全性。现在，信息化技术不断发展，其已经深入到了档案的领域中，文档拷贝的风险非常高，再加上一些黑客对系统的袭击，使得网络系统稳定性下降，没有办法保证电子文档的安全性，所以更不能提供高质量的服务［6］。

2.2.2 传输系统不合理，管理系统不完善

因为存在不重视档案管理工作的工作人员，所以，在对档案进行统计分析时，会出现很多错误的现象，甚至有一些档案内容与实际不符的现象，这就没有办法为单位的需求提供准确的数据。除此之外，档案的交接工作一定要做到位，把细节都交代清楚，如果没有及时更新数据，会对之后的查找参考产生很严重的不良影响。

2.3 网络方面的安全问题

为实现档案信息化安全性，防止病毒入侵是这项工作的重中之重，特别要对计算机病毒警惕起来，如果遭遇病毒，将有很大可能对文档造成无法挽回的损害，给企业带来无法预计的损失。更重要的是，在现实中的管理操作中，会有很多潜在的风险，如软硬件的损坏等，管理部门一定要完善自身的工作流程，建立一套健全的技术来应对这种现象的发生。针对这一点，可以肯定地说，档案信息的安全性没有受到完全保障，是因为信息化技术本身就存在很多的漏洞，很多居心叵测的人会利用这些漏洞来非法获取他人的隐私信息，还以此来威胁他人获利，对档案信息化的管理起到了很大的阻碍作用。

3 档案信息化管理过程风险要素识别

3.1 组织风险要素

档案信息化管理中的特别关照对象即组织风险，组织风险的出现主要有以下两个原因。第一，相关部门没有重视档案信息化当中可能出现的风险情况。以获利为主要目的的公司来说，因为相关部门的轻视，对该项工作不够积极，就会出现信息更新不及时的现象，存在一定的时延和滞后性，这就会影响企业的决策和发展。第二，还存在不完善的档案安全管理制度。多数企业因为开展档案信息化的时间不充足、准备不充分，所以缺少了一些制度的制定，如一些为信息化的特点量身打造的相关的标准和完善的制度，少了这些制度的参照和指导，就让很多实际操作与理论不相符合。

3.2 人员风险要素

人事的调动也是影响企业电子档案安全管理的一个核心原因。现在，很多企业都存在人员流动频繁的问题，这会提高档案信息的泄露风险。如果之前的工作人员没有强烈的电子档案安全意识，会对公司产生很多的不良影响。如果只是修改数据的话，那么还损失不大；如果利用数据进行一些不正当交易的话，那么甚至可能会对公司产生毁灭性的打击。

3.3 技术风险要素

首先想到的就是保存档案的设备出现一些连接故障，这会造成电子文档信息安全数据流失或者遭到破坏。保存档案本身的设备出现问题是一个很严重的风险问题。随之而来的问题就是，目前，电子档案的发展历程比较短，还没有进到成熟阶段，所采取的相关信息技术还没有发展完善，因此，无法完全防范多方面的风险因素。所以，当企业在进行档案管理过程中，为了保证系统中的电子文档安全，应当把企业内部安全管理工作视为最重要，并选择适当的先进信息技术增强企业对电子文档安全的保护力量。

3.4 过程管理风险

进行中小企业的信息化企业档案管理过程中，会面临着一些风险，具体风险主要包括如下几类。首先是加工公司的选择。公司如果想完成纸质文件向信息化文件的转型，那么就一定要用到文档扫描这个技术进行处理，选择一家可靠的加工公司是至关重要的。其次是合同风险。在企业将纸质文件交给加工公司处理时，会签订一份协议书，里面会把很多过程事无巨细地记下来，这样对双方的利益都能起到一个保障作用。但是，如果在协议商议期间存在部分模糊不清的责任明确，那么就很有可能会有信息外露的风险。

3.5 档案的保密风险

大多数情况下，文档中都有一些比较私密的信息，一旦这些私密的信息不慎泄露，会给团队或者个人带来一些不良的影响。另外，就是数据挂接的风险，在纸质档案经过加工公司处理加工后，还没有结束工作，需要把纸质档案和扫描后的信息化数据进行核对挂接，这样才能在后期对原文档进行再加工和共享时更加便捷，不至于带来困难。但是，有些企业在对信息化档案操作时，因不了解其中的挂接关系和档案内容，所以就出现了数据挂接和之前纸质档案不能完整衔接的问题。还有就是，对纸质文档进行拆分、解析、再组合重装面临着不小的风险。在以前传统的纸质文档时期，出于对纸质文档的机密保护，企业会对纸质版文档不定期地进行拆分、重装操作，在这个过程中，一些不当的行为就会对纸质文档造成一些不可逆的损伤，破坏了企业信息的整体性。

4 解决档案信息化安全问题的策略

4.1 增强档案管理人员素质，提高安全意识

企业为了有效提高整体的电子档案管理能力（包括电子档案安全性问题），就必须培养管理部门工作人员的信息安全意识，要让他们锻炼自己的信息化技术，在工作中高效、快速地完成相应工作。除了员工个人，企业的督促也不应该仅限于口头表述，单位要做实事，定期对电子档案相关工作人员组织培训来提高大家的信息安全意识，这样才能更好地实践，不至于出现信息泄露的现象。

4.2 完善保障体系，为档案信息化管理奠定基础

（1）主动实行解决对策，保证信息环境安全性。企业要积极地不断地对信息安全管理制度进行调整、完善，只有这样，才能更好地应对电子档案的业务办理，更好地促进电子档案的合理优化、标准化，只有不断更新换代，才能不断适应发展来建立一个安全的电子档案管理流程。当然，企业一定要落实明确的责任制度，之后才能在出现问题时有人可查。

（2）要时刻对电脑软件安装有所注意，对电子档案及时进行备份。电子档案的管理人员要重视保存电子档案设备的软件杀毒工作，最大限度地减少电脑感染病毒的可能。企业要舍得出资金，支持设备的更新换代，只有这样，才能建立一个有力的支持。预防电子文档被破坏，还有一个很有效的方式就是对电子档案进行不定期备份，这样可以在数据受到破坏之后最快地恢复数据，保障企业信息的完整性。

（3）明确责任，加倍关注。建立一个健康正确的责任明确制度，这样才可以清楚每个人的职能，将企业的资源最大化地利用起来，更好地解决企业问题。把责任落实到人，每个员工都会提高警惕，高度重视自己的工作，很好地避免推卸责任、无人承担的现象，这样也可以推进电子档案的安全发展。

4.3 以多样化手段保护，提高档案信息系统的安全性

（1）采用信息加密技术，筑起保护罩。对电子档案进行加密操作是提高其安全性的重要方法，这样也可以最大限度地牵制员工的作业。公司可以利用一些密码或者特殊规律，把电子档案加工转化为密文而不是显而易见的档案，再把它的打开方式递交给特殊权限工作人员，这样的话，电子档案管理系统就会更加完备。

（2）规范签署文件的流程，增加其有效性。亲手签名、个人专有印章、手指印泥等都可以证明文件的可靠性，只要有一套规范的流程，就可以很好地预防有心之人的修改。此外，使用授权控制，还可以控制使用登录权限，防止无授权人员违规登录。

（3）完整的监控系统。企业花费精力和财力来建立一个企业独立的监控系统是非常有必要的，把本地网络和外部互联网完全隔绝起来，并严禁访问外网。硬件设备还应设置防火墙，这样才能更好地保证信息不被查询、篡改，能够提升电子档案安全性。除了企业自身，政府也应该投入更多资金来支持信息化安全的建设。

5 结语

电子档案的建设会成为将来社会发展的一个大趋势，我们一定要做好电子档案的安全工作，并且也要保障其可靠性，这两点也是我们在电子档案领域需要继续探寻的重难点。企业要把握这一发展趋势，迎接时代的挑战，在挑战中不断进步，针对问题，想好解决方案，将信息化与档案进行更加有机的结合，开创一个更优秀的电子档案管理模式，推动电子档案管理再进一步更好地发展。