利用网络问卷调查辅助建立内部控制制度<br/>——以科研财务助理制度为例

利用网络问卷调查辅助建立内部控制制度
——以科研财务助理制度为例

2022-03-12闫秀杰高级会计师陈波何煦李梦中国地震局地球物理研究所北京100081

商业会计 2022年4期

闫秀杰（高级会计师）陈波何煦李梦（中国地震局地球物理研究所北京 100081）

一、引言

建立内部控制制度不能仅满足于印成文件、说在嘴上、挂在墙上，还应当让业务相关的参与者都能充分了解制度的背景、目标、程序和具体要求，明确各自的岗位职责，自觉在办理业务活动的过程中遵守和维护制度，确保制度发挥应有的风险防控作用。

为完成制度建设任务，简单照搬其他单位的制度或者仅由管理层从本位出发拟订制度，不考虑单位实际情况；履行征求意见程序，仅针对有限的人员范围象征性地走过场，不注重倾听来自其他管理部门和被管理者的声音，对一些有针对性的意见和建议，不能合理吸收、有效利用；这种带有一定程度主观性和片面性的制度很难实现对业务活动的有效控制。当需要管理部门出面做出各种解释，管理部门之间或相互推诿或不同的管理者给出不同的解决方案、甚至同一管理者在不同的场合给出不同的解决方案时，使办理相关业务的人员无所适从、深感困惑，长此以往，不但影响一项制度的执行效力、增加管理成本，还会使被管理者对制度产生消极情绪，进而对其他内部制度的科学性与合理性产生质疑，从而削弱单位制度的整体公信力。

让制度发挥应有的控制作用，不仅需要牵头管理部门在围绕控制目标和业务活动特点开展深入细致的调研和模拟测试工作基础上拟订制度，还应注重发挥被管理者和其他协助参与管理者的建设性作用，鼓励他们从自身的业务需求和切身体验出发，提出有针对性的意见和合理化建议，为优化完善制度提供决策参考依据。有鉴于此，本文尝试在制度制订过程中开展网络问卷调查，宣传制度、吸纳意见和建议，实现内部信息的有效沟通，辅助建立科研财务助理制度。

二、网络问卷调查方法的优点及主要工作程序

（一）网络问卷调查方法的优点

网络问卷调查能够借助现有的网络信息技术条件，疏通单位内部信息上传下达的渠道，了解不同岗位人员的实际需求，传达管理层的意图，通过有效沟通改进工作，提升职工的获得感。

（二）网络问卷调查方法的主要工作程序

利用网络问卷调查辅助建立内部控制制度工作由编制制度征求意见稿、设计调查问卷、制作网络问卷、发放与收集网络问卷、答卷分析与成果利用五个阶段组成，具体流程见图1。编制制度征求意见稿是调查工作的基础，设计问卷是实现调查目标的关键，制作、发放与收集网络问卷是对当前互联网软件和即时通讯工具等资源的有效利用，答卷分析与成果利用可以充分吸收采纳各方建议实现完善制度的目标。网络问卷调查各阶段的具体工作内容、要求和目标见表1。

图1 网络问卷调查工作流程

表1 网络问卷调查各阶段的具体工作内容、要求和目标

三、利用网络问卷调查辅助建立科研财务助理制度

科研财务助理受托办理的大部分事项与单位的经济业务活动密切相关，建立科研财务助理制度有助于树立事前防范意识、确保事中控制效率和及时纠正不规范行为，从而有效降低内部控制风险。下文将介绍利用网络问卷调查向职工宣传科研财务助理制度的相关背景和管理要求，同时收集来自不同视角的决策有用信息，辅助建立科研财务助理制度的具体做法。

（一）编制制度征求意见稿

1.拟订制度初稿。根据国家和上级管理部门有关科研财务助理工作的政策和管理要求，结合单位的实际情况和控制目标，模拟科研财务助理业务相关的组织管理、岗位职责、选聘、费用负担、培训和考核等活动的决策、执行和监督工作的全过程，梳理每项活动的具体业务环节和涉及的人员，分析潜在风险和关键岗位，明确风险点。从强化岗位职责和服务能力入手，规范选聘、服务协议签订、日常管理和培训考核等业务环节，应对模拟业务活动办理过程中识别的风险，以制度条文的形式明确各方权责、规范操作程序、强化监管措施，拟订制度初稿。

2.征求部门意见。征求相关的科技、计划财务、人力资源、审计监督等管理部门负责人对制度初稿的意见，就各方职责与风险应对措施达成共识，初步建立管理部门间的协调和联动机制，理顺科研财务助理工作的业务活动流程和控制环节。

3.完成征求意见稿。依据相关部门的反馈意见，对初稿进行补充完善，形成制度征求意见稿。同时记录关键岗位和业务的潜在风险以及拟实施的控制措施中需要相关人员充分理解或希望得到反馈意见的内容和问题要点，作为设计问卷的素材。

（二）设计调查问卷

1.受访者分类。综合考虑科研财务助理工作涉及的管理与被管理、服务与被服务的关系，本次调查将受访者分为管理人员、项目负责人、项目组员和科研财务助理四类，以便获取不同岗位受访者反馈的有用信息。

2.编制调查提纲。梳理制度征求意见稿编制过程中记录的互动问题要点，对照关键环节和风险点，结合拟实施的控制措施以及希望传达给受访者的理念，编制调查提纲（见表2）。在调查的开始部分设置现实情况和客观需求两部分内容，引导受访者从科研财务助理管理与服务的真实体验和切身感受出发逐渐进入答题环节。

表2 科研财务助理工作调查提纲

3.设计调查问卷。为提高问卷调查以及后续统计分析工作的效率，以判断题、单选题和多选题为主设置题目。为弥补一些题目所列选项存在的局限性，在部分题目的选项末尾设置选择性填空题，并在问卷的最后设置一个开放式简述题。此外，还根据题目间的逻辑关系设置跳答题，以减少不相关问题对受访者作答的干扰。调查问卷共设置33个题目，具体题型情况见表3。

表3 科研财务助理工作调查问卷题型统计表

4.完善调查问卷。选择对科研财务助理工作有一定了解的管理人员和科研人员模拟试答问卷，测试问卷内容的全面性、客观性和交流互动效果，统计作答时间，并根据测试者的反馈意见完善问卷，力争做到内容平实、紧扣主题、逻辑清晰、省时高效。

（三）制作网络调查问卷

1.选择调查平台。本次调查选择问卷网（https：//www.wenjuan.com）作为网络问卷制作、发放和收集的平台。

2.制作网络问卷。在制作过程中，需要根据实际作答体验适当调整题目顺序。例如：为避免预设身份对受访者造成先入为主的影响，将问卷设计阶段安排在最前面关于受访者所在岗位的题目调整至问卷的最后。反复模拟管理人员、项目负责人、项目组员和科研财务助理四类岗位人员，测试所有可能逻辑状态下的答题路径，确保问答有序、交流顺畅。

3.调试网络问卷。利用电脑和手机测试不同网络环境下，通过QQ群发卷、答卷、交卷和收卷过程，确保在不同地点、使用不同设备的受访者都能顺利完成答卷并提交。

（四）发放与收集网络问卷

1.发放调查问卷。为尽可能地通知到更多的职工参与互动，本次调查选择利用单位内部一个以在职职工为主的信息交流QQ群和一个科研专项业务工作QQ群发放调查问卷。在正式发出问卷前，先在群里发布问卷调查的目的和预计用时等情况说明。考虑到上午11点到午饭前的一段时间是大部分职工完成上午工作的间隙，在此时间段内发出问卷可减少对科研工作的影响，关注问卷的职工也可以利用午饭时间进行相关的交流，提高参与调查人员的广度和反馈问题的深度。

2.过程互动。密切关注调查平台收集到的实时数据，适时向QQ群反馈答卷进程，解答受访者提出的相关问题。

3.收集答卷。按照预先设置的截止时间收卷，完成科研财务助理工作网络问卷调查的信息收集工作。

（五）答卷分析与成果利用

1.答卷用时统计。本次网络问卷调查共收到120份有效答卷，其中在发卷后5小时内提交112份、占比93%。能够在相对较短的时间内得到比较积极的响应，一定程度上反映了受访者对科研财务助理工作的普遍关注。答卷用时统计数据见下页表4，用时在7分钟以内的答卷占比80%，基本实现了少占用受访者时间的设计初衷。

表4 答卷用时统计表

2.受访者的岗位。受访者的岗位分布详见下页表5，参与互动的各类岗位人数与单位现有人员结构基本相符，使调查数据具有相应的代表性。

表5 受访者的岗位统计表

3.答卷分析结果简述。

（1）现实情况。120个受访者中的30人所在项目组正在聘用科研财务助理，其中聘用劳务派遣人员的受访者数最多，有23人；聘用在职人员的受访者次之，有5人；聘用在读研究生或退休人员的受访者最少，各有1人。劳务派遣身份的助理相对固定且签订了正式的服务协议。受访者对助理的工作总体满意。

（2）客观需求。120个受访者中的97人有聘用科研财务助理需求、占比81%，有需求的受访者数是正在聘用助理受访者数的3倍多，其中有需求的项目组员和项目负责人分别为53人和35人，两类科研岗位人员的需求意愿明显高于总体需求，反映出科研人员迫切希望通过聘用财务助理分担事务性工作。

有关助理身份的需求调查结果为，选择聘用劳务派遣人员的受访者数最多，有53人；聘用在职人员的受访者数次之，有22人；聘用在读研究生和退休返聘人员的受访者数最少，各有11人，与“现实情况”调查中正在聘用助理身份的调查数据基本相符。进一步分析发现，不同岗位人员对助理身份的选择存在显著差异，绝大多数项目负责人和项目组员从降低人员和管理成本角度考虑，希望通过购买服务的形式聘用不占团队指标的劳务派遣人员作为助理；管理人员更关注劳务派遣用人风险，希望尽可能用好单位内部现有人力资源，从而更偏向聘在职人员。

有关助理服务形式的调查结果为，选择专职服务项目组的受访者有54人，与其他项目组联合聘用的有43人。总体数据显示选择专职服务的人数多于联合聘用，从受访者岗位看助理和项目负责人倾向选择联合聘用，项目组员和管理人员倾向选择专职服务，具体数据为全部科研财务助理、57%的项目负责人、34%的项目组员和33%的管理人员选择联合服务。参与调查的科研财务助理渴望联合聘用以获得更多的工作机会，在拓宽业务范围、提升业务能力的同时取得更高的报酬。多数项目负责人希望通过联合聘用以较低的管理成本和场地资源获得相对满意的服务。多数项目组员希望专职助理承担更多的事务性工作，以提高自身的科研工作效率。多数管理人员认为专职助理相对熟悉各项制度要求和工作流程，了解项目团队的业务活动特点，办事效率更高。

有关服务协议签订的调查结果为，选择签订正式协议的受访者有89人，表明受访者普遍认同签订正式协议明确各方的权利与义务。在服务协议应约定的事项中，聘用周期、工作任务和薪酬三项认同率最高（在90%左右），反映受访者最关注的是在约定的聘期内付出的报酬能否获得相对满意的服务；对出勤要求和违约责任两项认同率稍低（在70%左右），反映受访者对助理保持在岗状态和实际工作中可能产生的违约风险有所关注；对考核标准和激励措施认同率最低（不足60%），除与单位尚未实施针对外聘人员的考核与激励措施有关外，也反映出受访者对考核激励机制在促进科研财务助理提高服务质量作用上的认识还有待提高，需要在制度规定和实际工作中加以规范和引导。

有关希望助理承担工作内容的调查结果为，选择承担财务报销工作的受访者占比97%，承担一般事务性工作的占比78%，参与科研业务的占比11%。调查数据反映出受访者对助理工作岗位的定位首先是与项目经费相关的服务，其次是围绕项目进程开展辅助服务，基本不要求参加项目研究工作。这种对科研财务助理岗位财务的、辅助服务的工作定位，使项目组联合聘用助理更经济可行，也对助理服务能力的专业化提出了更高的要求。

有关助理任职条件的调查结果为，责任心强、熟悉财务业务、友善沟通三项最基本的任职条件认同率最高（90%左右），有充分的工作时间、守约诚信两项确保工作时效和依规办事的要求认同率次之（75%左右），对科研背景的认同率最低（41%）。对科研背景要求不高的结果，与前一项“希望助理承担工作内容”调查中 “参与科研业务”选择比例较低的情况基本一致。

（3）选聘。120个受访者中认同建立助理人员信息库的占比86%，同意聘用结果备案的占比87.5%，希望自主选择助理的占比76%。调查数据反映受访者普遍支持建立并维护单位科研财务助理人员信息资源共享库，希望在助理选聘环节行使自主决策权。

按受访者岗位统计的自主选聘意愿数据分别为科研财务助理100%、项目负责人85%、项目组员72%、管理人员62.5%，其中科研财务助理从自身职业发展、收入保障以及与项目组的合作意愿等因素出发，全都希望自主选择服务对象；项目负责人从团队需求、人员管理和服务效率角度考虑，希望牢牢把握选择主动权；项目组员自主意愿有所降低，原因是没有选人决定权，只要能获得满意的服务，单位里指派也能接受；管理人员在日常工作中对助理的工作能力、态度、效率、诚信、守纪等方面的综合素质相对了解，希望向项目负责人推荐更适合的人选。

有关对外招聘助理组织部门的调查结果为，认同由人事部门统一组织对外招聘助理的受访者占比69%，不认同的31%均为科研岗位人员，出现这一结果的原因有三方面：其一，部分科研人员迫切希望拥有更多的用人自主决策权；其二，对单位正在执行的政策缺乏必要的了解；其三，对外聘助理可能发生的用人风险认识不足。

关于选聘结果备案受理部门的调查结果为，73%的受访者认同向人事部门备案选聘结果，反映大多数受访者认可人事部门作为科研财务助理管理工作的牵头责任部门。

（4）经费负担。120个受访者中选择由项目组承担助理全部费用的有97人，占比81%，其中所有管理人员和科研财务助理都认同由项目组负担全部费用。选择与单位共同负担费用的23个受访者中，有9人希望由单位负担全部费用，有14人希望由单位和项目组合理分摊费用。在一定程度上反映出随着科技体制改革走向深入，科学研究与服务支撑的岗位分工更加明确，科研人员希望由单位层面统筹提供事务性工作的人员和经费保障。

关于助理人员费（薪资与社保费用）来源的调查结果为，选择在劳务费科目列支的受访者占比95%，有5%的受访者由于项目劳务费科目预算额度的限制，选择在项目绩效、管理费或测试费等科目列支人员费。

（5）培训。120个受访者中选择需要培训的占比89%，反映出受访者普遍认识到培训对提高科研财务助理服务质量的积极作用。

关于培训组织部门的调查结果为，选择由财务部门组织培训的受访者占比80%，选择由人事、科技和项目组组织培训的比例均不足50%，反映出受访者更重视财务相关的政策变化和具体工作规定，希望财务部门通过针对性地组织政策、业务和案例培训，提高助理的工作能力、服务质量和效率。

关于培训费用负担调查的三个选项分别为管理部门、项目组和“谁组织谁负担”，实际响应人数均未达50%，响应程度不高除了与单位已开展的内部培训不涉及费用外，也暴露出现阶段单位和项目组层面针对助理开展专业技能培训工作还相对薄弱。

关于培训内容的调查结果为，选择培训财务管理内容的受访者占比99%，培训项目管理内容的占比92%，反映出财务管理和项目管理政策对科研财务助理工作的重要指导作用。

（6）考核。120个受访者中认同对助理进行考核的占比72.5%，认同比例不高的原因是单位现阶段尚未建立并实施针对助理岗位人员的考核。

关于考核组织部门和周期的调查结果分别为，选择由项目组组织考核的人数最多，占比82%；选择考核周期为1年的人数最多，占比54%。以此为依据，可以在制度中明确由项目组按年度开展对助理的绩效考核。

关于考核内容的调查结果为，选择考核工作质量和工作态度的人数最多，占比93%，反映受访者最关心的是助理能否以积极主动的态度、高质量地完成岗位工作；选择考核诚实守信、工作实效和遵守制度的人数次之，占比分别为87%、82%和80%，反映受访者在关注助理的工作效率和质量的同时，希望通过诚信和守纪方面的考核控制用人风险；选择考核出勤的人数占比72%，明显低于前五项，反映受访者更关注助理服务的实效而非持续的在岗状态。选择考核对项目组的贡献和专业能力的人数最少，占比分别为54%和1%，与“客观需求”调查部分“希望助理承担工作内容”和“任职条件”两项调查数据基本相符，反映受访者认为助理无需参与科研主业活动。

关于奖励措施的调查数据为，支持以额外绩效奖励、新聘期工资上浮的形式对考核优秀的助理进行薪资激励的受访者比例分别为67%和64%，支持物质和精神奖励的比例较低。

关于续聘条件的调查结果为，支持考核优秀优先续聘、考核合格可以续聘的受访者占比分别为78%和77%。

4.成果利用。问卷调查分析结果显示，现阶段科研人员对科研财务助理岗位存在迫切需求，单位应尽快出台制度，建立并维护单位的科研财务助理信息资源共享数据库，严格选聘程序、规范服务协议签订和日常管理，强化内部业务培训、鼓励外部技能培训，重视绩效考核、奖优罚劣。通过统一管理、集中办公，大项目设专职、小项目联合聘用、定期轮岗等手段，逐步培养一支专业化服务队伍，实现对科技创新工作的辅助支撑。

针对问卷调查中发现的部分科研人员制度意识不强的问题，需要管理部门开展面向科研人员、特别是青年科研人员的持续不断的政策宣传，全面提高项目负责人和项目组员的政策水平、责任意识和风险意识，规范自身行为，督促科研财务助理依规办事，从源头上降低项目资金风险。