推进事业单位档案管理工作规范化的研究

林小艳

（广西钦州市钦南区康熙岭镇社会保障服务中心，广西 钦州 535012）

0 引言

档案是事业单位开展社会管理活动和经营建设的重要记录，是各阶段单位工作成果的信息汇总，对单位内控制度建设、职工人事调动、制定未来发展规划等多方面有着非常重要的支持作用。在最初成立事业单位的时候，就有档案管理工作的存在，档案管理与单位未来发展有密切关系。档案管理涉及党群工作、社会保险、人力资源、科研工作等内容，占据着事业单位经营过程的举足轻重地位，事业单位稳定运行肩负关键责任。档案管理质量会影响到未来事业单位的发展运营，事业单位未来发展与档案管理质量两者之间存在很大关联，档案管理质量的提高能直接提升单位多方面的工作效率，同时也是评估工作的重要信息依据。因此，做好档案管理工作意义重大，事业单位与档案管理是相互推动、相互影响的关系[1-2]。

1 档案管理规范化重要意义

开展档案管理工作时，事业单位不仅涉及一些如工作人员调动、考察、晋级、退休等基础性资料，档案管理工作还关乎每位工作人员切身利益，同时也是记录事业单位作出的重大决策、面临的某个时期一些阶段性问题。建立更加科学和完善的规范化档案管理制度，是奠定事业单位良好制度基础的关键，可推动事业单位进一步可持续稳定的发展，对事业单位的工作效率达到有效的提升。开展事业单位各方面的工作过程中，会涉及各类别的档案信息，因此需要对形式多样、种类繁多的信息数据进行合理分类以及精准的记录，确保能提供更加科学和全面的数据来支持事业单位未来发展需要。

2 档案管理规范化实践面临的问题

2.1 缺乏对档案工作重要性的认识

事业单位的建设发展、资源配置、经营规划等工作的不断改革，现代化社会的进程迈进了新的关键时期，事业单位不断发展转变其所承担的社会责任。长期以来受到内控管理思维影响，单位管理阶层更加重视到经营效益的提升和发展，使得档案管理的重要性多少有所忽视。档案工作者出现一些不重视规范性和统一性的要求，表现出缺乏科学、长效的管理模式，造成档案的价值不能够得到有效的开发利用，阻碍了一定程度上的信息管理技术和思维的应用[3]。

2.2 态度层面上的问题

档案管理工作质量是事业单位决策制定水平的直接影响因素，档案管理部门工作质量与效率提升能推动其他方面工作稳步向前。在开展档案管理的整理过程中，工作人员会存在效率过低、缺漏的问题、有限时间内不能有效的整理等方面的工作态度上不规范，导致影响到后期的查阅[4]。

2.3 体系问题

大部分事业单位在现阶段的发展过程中，仍然缺少科学全面的档案管理体系，或者一些体系设定存在漏洞，造成后期工作标准制定停滞。还存在着档案管理模式单一，仅以文本记录和账目记录为主实现简单的数据保存，工作模式相对落后，不能够跟随时代与时俱进满足事业单位目前发展需求，降低了新时代档案管理工作效率。大部分事业单位档案管理涉及的信息量管理是比较庞大的，因此需要对不同发展情况的单位设定不同档案管理体系，进一步提升科学性和便捷性。

2.4 保障和监督机制需要进一步完善

在内控管理制度改革优化方面事业单位取得一定成果，但工作创新意识仍旧相对薄弱，造成配套工作保障和监督机制缺位，因此在档案信息整理工作中出现管理空白和交叉的问题。事业单位档案管理制度在新形势下内容不够细化、更新速度慢，出现档案管理工作制度无据可依。另外，在并不非常健全的内部激励机制，绩效考核和奖惩机制对接并不全面，档案部门进行深入改革出现阻力，导致信息管理体系建设的规范化进程发生迟滞[5]。

2.5 档案信息化管理相对滞后

随着信息技术的发展，档案服务需求和目标都出现很大的变化，为了更好的服务于现代化的档案管理，需要事业单位加强档案的信息化建设。而现阶段全面信息化建设成本较高，导致即使管理部门能够认识到信息化的重要和必要性，也因为成本问题、软硬件设备维护管理难度大，信息化建设仍旧存在相对滞后的问题。另外，整体的信息技术运用于档案管理革新速率很快，但相关设备更新慢，平台服务功能不能快速拓展和调整，一定程度上限制了信息化、规范化的档案管理发展步伐。

2.6 管理队伍配置不合理

规范化的档案管理体系建设需要有配置专业性强的人才队伍，才能有效落实管理改革和创新战略。而多数事业单位档案管理员规范化档案管理工作能力需要进一步提高，综合素质偏低也需要不断提高，目前状况不利于档案管理工作创新发展。在知识经济的背景下，事业单位需要重视人员队伍工作素质专业性建设。目前从档案人才教育管理和引进的实践中看，存在管理人员业务能力不均衡、工作人员身兼数职无法专心投入到档案管理工作、队伍配置结构的不合理等问题，造成档案信息管理与开发缺乏人才上的支持[6]。

3 现代档案特点和管理趋势[7]

3.1 现代档案显著特点

现代档案的一些显著的特点主要体现在：①种类多样数量激增，由于社会的发展与科学技术的进步，档案数量与日俱增，从20 世纪40—50 年代开始以空间技术、电子计算机技术广泛应用的第三次科技革命浪潮兴起，推动了科学技术迅猛发展，社会分工更加精细，社会职能作用不断扩大，在这技术和社会背景下科学技术档案以及其他专门档案数量成倍增长，导致档案种类不断分离分化，档案的多样性和档案管理范围不断扩大。②内容繁杂及来源广泛，现代社会职能活动越来越广泛，各单位的交流与联系不断扩大，出现档案的来源非常分散和广泛，档案内容也非常的丰富。档案记录涵盖了从过去到现在的政治、经济、文化教育、科学技术等多方面情况。科学发展的综合性、相互渗透和分化的特点，社会与科学、经济关系日益密切都会反映在档案内容上，这也是档案内容繁杂和来源广泛的重要原因。③载体形式多样，传统纸质档案在现代社会尽管还占据主要地位，但包括声像档案、缩微档案、电子档案等大量特殊载体形式的档案出现，特别是电子档案的广泛普及推动档案管理整体工作的变革。档案载体形式变化又促进人们开发档案信息传递、长久保存和信息化利用的新技术和方法。④社会对档案需求剧增，在信息时代当中社会活动对信息需求空前增加，各行业都要求能够快速全面的获取准确的信息，档案是一个重要信息来源，越来越受到人们关注，社会对档案信息的传递、存储、开发利用提出更高要求。现代档案显现出的门类广、数量大、形式多样、内容复杂的特点，以及社会对档案需求增加，档案管理工作有了新的要求，推动档案管理的变革和发展。

3.2 现代档案管理发展趋势

3.2.1 由档案实体管理发展到档案信息管理和组织

随着信息社会的发展，人们对档案实体的收集、整理和保管工作逐步发生变化，从对档案实体的管理深入到对档案信息的组织与管理。当前，档案信息的组织与管理涉及档案的检索、档案编研与开发利用，这几项工作已发展成相对独立的档案管理工作。

3.2.2 档案管理方法面向数字化发展

档案管理数字化是指通过计算机等信息化技术，生成数字档案信息，或通过数字化技术把存贮于传统介质上模拟档案信息转化为数字信息，便于档案信息网络传输与共享，纸质档案数字化工作流程如图1 所示。数字化档案是档案网络化的必要前提，随着信息技术在各行业的普及，档案管理数字化与网络化打破长期以来的纸质环境形成的封闭、传统的档案管理模式，档案管理网络化是大势所趋。档案管理数字化极大提高档案管理效率，为信息化档案信息组织、开发和利用奠定了基础。

图1 纸质档案数字化工作流程

3.2.3 档案管理工作的社会服务和公共性越来越突出

在我国政府职能转型与电子政务建设的过程中，加强政府公共管理职能被普遍关注，相应的拓展国家档案管理的社会服务功能，突出其公共性的呼吁日益高涨，公共档案馆概念和名称被人们认可。档案管理是面向社会提供全方位的信息服务，是相关组织在公务活动中形成的公共档案以及其他反映社会各阶层活动的档案材料的管理工作。加强档案管理的社会化服务功能基础上，能使档案资源真正发挥其公共社会服务性价值。

4 推进档案管理规范化体系建设原则

4.1 资源为王，维护档案的真实与完整性

只有以丰富的档案资源为依托，才能切实提升档案资源信息开发整体水平。规范化档案管理体系建设应当坚持以保证档案客观、真实、完整为前提的原则，不能随意修改、增删档案信息，做好原始档案的备份、保存工作。在电子公文处理系统中，机关事业单位设置的操作日志应符合安全要求，通过规范的制度，保障电子档案的真实性、完整性。

4.2 信息组织和信息激活原则

档案信息资源的开发利用前第一个工作是让档案信息资源结构合理有序化，建立检索系统。有用的档案信息蕴藏在数以亿计档案案卷当中，信息是杂乱、分散、不集中、不系统的状态，这些原始信息需要经过有序的处理成为能被充分利用的档案信息。若能利用档案信息有序化的查询思维，了解档案信息概貌，将可很大程度上提高档案信息利用效果。

信息激活是档案信息资源开发利用是最高目标性原则，也是最基本的原则。为能有效利用档案信息，需要进行浅加工和深加工，不断提高档案信息开发层次，将档案潜在有用信息挖掘出来，发挥出档案最大现实价值和效益。激活档案信息的主要方法有3 种：①信息浓缩与提炼，把杂乱、分散信息进行分析、筛选、加工处理，生成浓缩的、新的档案信息，提供给使用者如概要、文摘、述评、专题汇编、综述等，专题化和系统化的档案信息。②信息的分解与析出，对档案案卷和文件除了进行标引、著录外，还需要尽可能的将许多数据和信息单元分解开、单独析出，尽可能最大限度提取和揭示出档案中信息，为利用者提供现实价值。③知识综合归纳，对于某专题档案信息进行整理、收集、分析的研究基础上，去伪存真、去粗取精，由表及里、由此及彼，经过综合归纳、逻辑推导、总结评价方法将分散芜杂信息转化为成果形式展现出来，大大超过原有的价值。

4.3 整体效益原则

市场经济的大背景下，不讲效益、不计成本的档案管理思路是行不通的。档案信息资源的开发利用就是为了达到更好的社会效益和经济效益，这就涉及投入与产出的经济效益关系问题了，只有产出大于投入才是有效的工作方法。需要做好的就是务实态度，切勿好高骛远，必须遵循科学的投入产出规律，同时发挥长远效益思维，采取积极有效措施。机关事业单位对于需要永久保存的档案信息日趋越多，在设计和落实档案管理标准、规范时，应依据档案信息评估价值进行确定保存周期。

4.4 统筹兼顾与科学规划原则

在档案管理当中应当立足与现代化技术，与时俱进选择成熟、合适的技术模式，不断更新配套管理制度和思维，优化信息化资源配置。开发利用工作中，统筹兼顾，立足于事业单位发展需求，注重档案管理责任性、时效性和统一性。责任性原则要求事业单位工作职责，减少冗余、不必要重复的归档，明确立卷归档重点。时效性原则要求对档案记录时间和保存周期方面有规范化的处理方法。统一性要求档案分类统一性，档案性质的不同做好分类整理工作，确保工作流程的规范[8]。

5 构建档案规范化的有效路径

5.1 完善工作体系，优化档案管理模式

事业单位在开展档案管理工作中需要建立适合本单位发展特色和要求的档案管理体系，不断调整与优化档案的管理制度。社会公共服务和管理模式在新时期发生了多元的转变，对档案管理制度、思想、技术等方面都提出创新要求，事业单位需要准确定位发展路径和目标，转变传统的管理思维，强化制度引导。通过多渠道方式，提高档案工作相关配置资金投入，落实专款专用原则，促进档案管理基础建设制度的制定。对于重要信息严格管理，确保档案后期分析工作的正常开展，另外对于虚拟重要信息需要确保完整性和科学性。完善的工作体系是制定和实行现代化档案管理机制的重要基础。

5.2 强化档案管理的规范化建设

为确保档案管理工作能够依据相关规章制度履行具体内容，相关管理人员需要加大力度监督日常管理工作。必须以法律法规作为基本依据开展档案管理工作，强化工作人员道德感与责任心，建设更加完善与科学的档案管理工作模式[9]。充分遵守相应的规章制度以及树立更加完善的岗位职责，明确划分工作人员的职责范围，同时提高保密性原则，是档案管理工作制度建设的可持续性开展的必要保障。

5.3 建立健全的管理和监督制度

推进单位档案管理规范化全面实行当中，应建立更加完善的档案管理体系和制度，形成常规约束机制，在实践工作中更具有可靠性、针对性的参考意义。事业单位需要从宏观角度上管理和组织，统筹档案各项收集、记录、调用和整理流程，明确管理范围和工作人员职能范围，建立协调性、统一性的管理制度，形成制度化工作体系。另外，基于单位整体内控管理目标，建立档案管理追踪机制，强化保障制度和工作监管，搭建内部协调管理和高效沟通的渠道，助力事业单位现代化建设。

5.4 搭建信息化档案整合与服务平台

信息时代科技高速发展下，事业单位需要深入运用技术革新对档案工作产生的有利方法，加速现代化技术应用、引进新技术新方法，搭建信息化档案系统。事业单位需要明确档案管理的需求，结合信息技术软硬件设置设备，通过互联网进行档案数据收集、整理和传输。在信息化档案管理系统运行维护方面，应当加快纸质档案转为数字化档案的效率，依据规范的档案信息进行归类、存储和整合。在信息安全方面，做好数据备份和数据保密的访问权限工作。建立档案数据库，利于大数据分析，深入挖掘档案资源，为档案利用者提供高效使用、高价值的便捷服务。

5.5 健全内部激励机制，加大投入建设档案管理队伍

事业单位档案管理工作要形成标准化、规范化的管理工作模式，还需要加强档案管理人才队伍的投入和建设。事业单位应加强工作队伍的培训和教育力度，组织专业技术管理培训、档案管理创新改革经验交流、举办职业素养教育活动、开展优秀工作者专题演讲会等形式拓宽工作人员的继续教育。调整绩效奖惩制度和考核制度，优化内部激励机制，调动工作人员树立规范化参与档案管理工作的积极性。

6 结语

为了能更好履行社会各方的治理责任，事业单位需要正确、全面的认识到当前时期档案信息资源开发重要的价值。档案管理也属于一种信息管理方式，不仅是对档案进行存储和收藏，还需要进行档案分类管理，档案资料数量是非常庞大的且一直在无时无刻的增加。因此档案管理工作量相当巨大，对于准确性和处理速度有很高要求，这就需要全面推进规范化、标准化的档案管理模式建设，形成高效和规范化的管理格局，深入挖掘档案资源的价值，为社会服务、民生保障、经济建设等各方面提供信息支撑。