新时代干部人事档案数字化的意义与路径探索——以浙江广播电视集团为例

罗新海/浙江广播电视集团

1 新时代干部人事档案数字化的重要意义

1.1 干部人事档案数字化的定义内涵

1.1.1 干部人事档案数字化的定义

《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870 -2017） 释义：干部人事档案数字化是指采用扫描仪等设备对干部人事档案进行数字化加工，将其转化为可存储在磁盘、光盘等存储介质上，并能够被计算机识别，数字方式可信、可取和可用的数字图像或数字文本的处理过程[1]。简而言之，就是将数字技术有效应用在传统的干部人事档案管理中，将传统纸质载体的档案信息转化为数字信息，以实现用数字化对干部人事档案材料进行管理和利用。

1.1.2 时代发展赋予档案数字化的新内涵

为了贯彻新时代党的组织路线，落实从严管理干部要求，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，2018年11月，中央办公厅出台了《干部人事档案工作条例》[2]。条例中增加了“干部人事数字档案”相关说明，明确了数字档案在利用、转递和保密等方面，要按照纸质档案相关要求管理[3]。档案数字化工作起始于原始纸质档案，最终成果是形成干部人事档案数字化资源库，并逐步实现档案资源数字化、管理规范化、使用便捷化，推进档案数字资源跨部门、跨层级、跨区域的共享利用。

1.2 干部人事档案数字化的实现价值

1.2.1 方便保存与查阅

现实中，各类单位干部人事档案堪称卷帙浩繁，调阅纸质档案费时费力，工作量大且效率不高。制作干部人事数字档案，可极大提高工作效率，减轻不必要的工作负担，加快组织人事工作整体节奏。若是档案存储地点发生变迁，或是受其他主客观条件限制，纸质档案难免出现丢失、遗漏或破损情况，数字档案则可有效规避。此外，查阅数字档案也可以避免辨认字符难、关键页数缺失等问题。同时还便于帮助新任领导到任后，迅速了解既有干部背景履历，快速熟悉人员，有效开展工作。

1.2.2 有效降低信息泄露风险

进一步完善干部人事档案的保密管理工作，其本身也是加强干部工作的重要组成部分和具体工作要求。一方面，纸质档案数量极为繁多，管理复杂。如遇有心人企图违规翻阅、调动甚至篡改相关档案，组织的人事信息就存在一定的泄露风险。另一方面，数字时代阅档者在网络空间留下的“蛛丝马迹”不会被轻易抹去，查阅数字档案可以最大限度降低信息泄露风险，更好确保干部人事档案信息安全。

1.3 便于追踪干部成长经历

数字时代，数据就是核心资源，足够的数据往往能够“量变引发质变”，进一步反映出更多内容。传统纸质档案虽记录了干部不同阶段的经历，但每一阶段的表述方式存在差异，可视化难度较大，很难一目了然地综合考察干部的学历变化、学术成果、工作业绩、奖惩情况等，难以直观立体地判断出干部在政治品德修养、理想信念教育、知识结构改善、能力素质提升等方面的成长进阶、发展路径。数字档案经过后台算法分析，匹配干部数据信息，形成干部画像、干部队伍分析等信息，实现全流程、可视化“数据识人”。

1.4 打通档案管理权限壁垒

在全面推进干部人事档案数字化工作后，只要获得相关分级分类授权，单位层面、省域层面乃至国家层面即可实现一键操作查档调档，即时获取管辖权限范围内的干部人事档案信息。通过数字平台建设撬动实际管理上的联动贯通，打通权限壁垒，提高管理效能，为加快干部工作系统性重塑、深化干部人事工作体制机制改革提供有力保障。

2 干部人事档案数字化面临的挑战

浙江广播电视集团（以下简称集团）成立于2001年11月，直属浙江省委、省政府，实行事业单位企业化管理。集团下辖10个电视频道、8个广播频率，以及中国蓝新闻、中国蓝TV、IPTV、新蓝网、喜欢听等新媒体渠道和平台。由集团出资平台全资、控股的产业单位共27家，现有在职员工7200多人。近年来，随着机构编制改革深入推进，集团事业在编人员逐年减少，本级企业聘用制员工、下属单位企业聘用制员工等企聘人员总数已远远超过事业编制员工。同时，在日常干部人事工作中，上级组织部门对干部人事档案数字化的要求也日益提升。作为企业化管理的事业单位，集团员工数量众多、用工层次相对复杂多样，实现干部人事档案数字化，是推动集团组织人事工作数字化改革的重要一环，同样也面临着艰巨的挑战。

2.1 传统干部人事档案管理的复杂性

近年来，集团干部人事档案管理总体上工作比较规范，内容比较完备，但在系统开展档案专项审核工作时，也主动发现了干部人事档案管理中的复杂问题。主要集中在两个方面：

其一，干部人事档案数目较多且存放不集中。集团干部员工人数较多、档案总量较大。目前集团干部人事档案室在存干部档案共2300余卷（含在职、离退休等），由省人才市场人事代理管理的集团企聘人员档案2400余卷，档案分散存放的客观限制给档案专审工作带来了一定困难。此外，近年来累计的干部档案散件材料多达4万余份，分类入档工作量巨大；其二，干部人事档案内容情况较为复杂。专审中我们发现不少处级干部经历较为复杂。由于客观历史原因，不少材料当年未生成或在转调过程中遗失，外调、补充原始档案材料工作量大、工作难度高，集团人事管理部门通过查漏补缺，千方百计补回档案材料5000余份。在解决这两类问题时，我们更加深刻认识到干部人事档案数字化的重要意义。

2.2 干部人事档案数字化的现状与难点

为逐一攻破集团干部人事档案管理的难点痛点，在解决实际问题时，我们探索迈上了干部人事档案数字化之路。干部人事档案数字化是一项系统性工程，对过去不少工作是一次系统性重塑，这离不开高效的管理、成熟的技术、专业的队伍等方面的支撑。主要存在三方面提升空间。

2.2.1 数字化应用程度有待进一步提高

2019年，集团通过招标，在社会专业技术公司的帮助下，搭建了干部档案管理信息系统，完成了处级干部和事业编制科级干部档案数字化扫描制作近600卷14.6万页，录入目录5.2万条，实现了数字档案采集、网络借阅、审批及查询利用等功能。不过，实际操作中，数字化应用程度仍待提高。一方面，大部分企聘身份的科级干部人事档案存放在人才市场，没有实施统一的数字化管理，查阅调取档案信息需派专人到人才市场。另一方面，日常工作中人事干部更倾向于到干部人事档案室查阅纸质档案，数字化管理的优势没有充分体现。

2.2.2 设备及硬件条件有待进一步改善

集团干部人事档案总量大，对设备和硬件场地要求相对较高。2020年，干部人事档案库房升级改造，物理隔断了档案库房和阅档区，并配套了七氟丙烷气体灭火装置，大幅提升了干部人事档案的安全保管条件。但对照更高要求，档案数字化专用办公区域配备仍然不够完善，暂没有专门的数字档案库房，现代化办公设备有待进一步优化。

2.2.3 专业队伍建设有待进一步强化

集团干部人事档案管理队伍主要存在三个“缺乏”。一是缺乏档案学专业的科班人才，现从事干部人事档案管理的工作人员，均为其他专业出身的人员在工作中边学边干，属于“半路出家”。二是缺乏数字化专业人才，干部人事档案数字化是一项技术性很强的工作，需要较为成熟的技术团队支撑保障，集团在这方面缺乏专门的技术人才和技术体系。三是缺乏干部人事档案管理专职人员，现从事干部人事档案管理的工作人员均为多岗位兼职，既要从事档案管理，又要兼顾其他综合性工作，专业化水平仍需进一步提高，工作精力需要进一步保证。

3 干部人事档案数字化的路径探索

基于集团干部人事档案管理实际，加快推进干部人事档案数字化，有助于逐步攻克传统档案管理上的堵点难点。比如，档案专审工作中，人事管理部门可进一步集中力量、突出重点，对分开存放在集团干部人事档案室和省人才市场的档案，通过数字化手段同步开展专项审核，降低工作难度。基于此背景，集团加快推进了干部人事档案数字化建设。

3.1 干部人事档案数字化推进路径

集团党委始终高度重视干部人事档案数字化工作，特别是自2019年以来，逐步加快推进干部人事档案数字化制度建设、平台建设、队伍建设这三大关键环节，系统性谋划集团干部人事档案数字化的实施路径，扎实推进干部人事档案数字化进程。

一是高标准推进制度建设。集团人事管理部门认真学习贯彻中共中央组织部、省委组织部关于干部人事档案管理及其数字化的一系列决策部署，贯彻落实集团党委关于组织人事工作特别是干部人事档案管理的一系列工作要求，对标对表中央和省里的有关制度要求，不断健全完善集团干部人事档案管理及数字化相关制度。研究制定了“干部人事档案数字化录入”“干部人事电子档案查询”“干部人事档案室门禁管理”“干部人事档案室保密管理”“干部人事档案消防管理”等一系列规范举措。2022年起，还专门在干部人事档案室设立了“电子查档区”“问询区”“专审区”“办理区”，相关制度“上墙上桌”。

二是高水平实施平台建设。集团从加强干部人事档案基础设施建设上着力，配备了数字化专用电脑、工作站、一体机、扫描仪等专用设备。积极谋划推进干部人事战线的数字化改革，通过招标继续与社会技术公司合作，新建了集团人力资源管理系统，并研究开发了干部人事档案管理应用模块，从档案信息采集、常规业务处理、电子查档阅档三个功能需求切入，力求打通集团干部人事档案管理与其他干部人事工作板块之间的信息壁垒，推进数据共享、互联互通，更好确保干部“精密智选”，努力实现更高水平的干部人事管理数字化工作。

三是高质量强化队伍建设。集团在推进干部人事档案数字化工作中，始终把人才队伍建设摆在核心位置，通过队伍能力提升来实现工作的蝶变跃升。积极组织组工干部参加上级开展的一系列干部档案管理业务培训，并通过干部人事档案管理相关考试，丰富理论知识，提升能力本领。配齐配强干部人事档案室的工作力量，补充干部人事档案管理队伍人员，还从集团一线单位抽调相关骨干人员帮助做好档案专审及数字化工作。此外，在集团大力开展的“蓝巨星优才”计划等校园招聘中，积极发现相关人才，多措并举补充和强化集团干部人事档案数字化队伍建设。

3.2 干部人事档案数字化建设的进一步思路构想

中共中央办公厅、国务院办公厅2 0 2 1 年印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出：到2025年，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型[4]。这为集团干部人事档案数字化工作提供了思想指南和路径方向。下一步，集团干部人事档案数字化工作将从以下四个方面重点突破。

一是在管理理念和管理模式方面，牢固树立数字化的管理理念，创新应用数字化的管理手段，思想上更加重视数字化工作，用现代化的干部人事管理科学系统来不断优化完善干部人事档案管理模式。二是在专业队伍建设方面，不断优化完善集团干部人事档案管理专业队伍，瞄准懂档案、懂技术、懂管理，更懂广播电视业务、媒体融合发展的专业性、复合型人才，充实到干部人事档案管理队伍中来。对外，积极组织干部员工外出参加上级机关的业务学习培训；对内，邀请专家来集团讲座，为集团干部人事档案管理战线的广大干部员工培训授课、充电赋能。三是在平台建设方面，不断优化升级干部人事档案数字化系统，完善档案数据库建设，加快实现集团干部人事档案数字化系统与上级组织部门和集团人事战线的“上下贯通、左右联通”，通过分级开放和查阅授权，努力实现最大化的数据共享，提高工作质量和效能。四是在动态管理方面，内容层面，通过数字化手段和传统管理方式相结合，对干部人事档案动态化更新、实时性补充，确保内容准确完整；制度层面，根据新形势新要求，在干部人事档案数字化工作实践中不断总结经验，优化完善制度。同时，不断强化保密意识，严格做好保密管理。

干部人事档案数字化不断深入推进，不仅更加精准高效地完成干部人事档案专项审核等工作，也有利于在干部教育培养、选拔任用、监督管理上发挥出更大作用。特别是在大力培养选拔年轻干部上，干部人事档案数字化可以起到长期追踪培养年轻干部，深入了解干部的个人经历与能力，提高后续选任干部工作质量的重要且独特的作用。

人才是第一生产力，人才是第一资源，人才是竞争之本。浙江广播电视集团党委高度重视人才工作，大力支持和充分保障干部人事档案管理及其数字化工作，集团人事管理部门坚持以高标准和实作风扎实做好干部人事档案及其数字化工作。而从推进组织人事战线数字化改革，进一步提升工作质效的角度来看，本文认为，数字化就是下一步干部人事档案管理工作的重点攻坚方向。一方面，着眼当前，随着干部人事档案数字化的推行，有利于进一步完善干部人事档案专项审核工作，确保工作成效；另一方面，放眼未来，干部人事档案数字化也能在“夯基固本”的层面，为组织人事工作赋能强基，有利于在“两个先行”中推进组织人事工作数字化改革，有利于全国和全省层面干部人事统筹管理、整体智治，有利于进一步深化干部人事制度改革，推进事业发展。