关于新时期文书档案管理工作的思考

2022-03-07李美玲

兰台内外 2022年4期

摘要：文书档案管理是资料管理工作中最重要的一部分，文书档案管理的效果不仅直接影响到单位档案管理工作的质量，而且还关系着单位的整体管理水平。档案资料为单位开展各项工作打下了坚实的基础，是上级领导决策工作的重要依据。在我国文书档案已经逐步走向信息化、网络化的大趋势下，如何切实做好对文书档案信息的管理，使其管理规范化、程式化、数字化、网络化，不断适应办公室信息管理工作变化的要求，是我国档案管理人员值得深入探索的一个课题。

关键词：新时期;文书档案;管理工作

文书档案管理工作对促进单位的稳定和可持续发展，具有非常重要的指导意义，不仅能够准确记录企业的变迁和发展历史，还能够确保企业良好的发展趋势。对于加强企业文书档案管理工作的规范化，主要是从加强文书档案管理工作的信息化和体系建设、注重文书档案管理人才和队伍建设以及构筑健全的文书档案管理体系和制度等多个角度入手，确保了企业文书档案管理工作的合理性、规范化，在此基礎上推动了企业的快速成长。

一、文书档案管理的意义与主要特点

1.文书档案管理的意义

文书档案管理工作是一个单位在其发展中的重要工作记录，单位的管理和发展都离不开对其文书档案的保存和管理，这是确保单位健康发展的重大前提。目前，文书档案管理开始在各类单位中发挥出愈发明显的作用。文书档案管理工作具有许多特点，如具有很强的服务性、技术性以及政治性较为复杂，其在日常工作开展阶段有十分重要的指导作用。近年来，随着我国企业规模和数量的不断扩大，企业内部档案记录工作有了更加具体的目标，面临着更为复杂的要求。在信息化时代，文书档案管理工作的管理方式和管理内容发生了较大改变。相关档案文书管理工作者必须认识到问题的严峻性，加强制度和方式创新，做到与时俱进，提升和改善文书档案管理工作的有效性和科学性。

2.文书档案管理的主要特点

（1）专业性

档案文书管理涉及企事业单位日常工作的各项记录。比如，单位工作计划、年度总结等，这些内容的专业性都是非常强的，也就增加了管理工作的专业性要求。

（2）保密性

由于企事业单位内部运行生产记录都关系着其发展的具体信息，具有极强的隐蔽性，因此文书档案管理工作不是一项能够随意对人公布的隐秘性事业，它对于管理者具有较强的道德要求，要求管理者不随意透露单位内部的各项生产记录，保密性较强。

（3）阶段性

除了以上两点之外，文书档案管理本身还具备较强的实践阶段性。现阶段，大部分企事业单位都已经配备档案管理职能科室，为了能够有效保证单位档案文件资料具有相对连贯性、完整性，通常会以一年或半年时间作为一个管理周期，对该项目的文件资料进行归档管理。

二、文书档案管理工作规范化的影响因素

1.技术因素

就目前情况来看，一些企事业单位对档案管理还没有引起足够重视，没有认识到文书档案管理工作的意义和重要性，因此对于文书档案管理仍然采取人工操作的管理模式，在对文件的查阅、储存、整理以及档案资料的搜集等多种操作上，手续都很繁杂，而且档案的保管困难、差错率较高、管理效果低。除此之外，在文书档案管理工作中，由于管理人员信息化水平不高，所以大部分文书档案材料无法实现有效共享，直接导致我国的文书管理水平下降。

2.人为因素

现阶段，一些企事业单位中普遍缺乏专门负责文书档案管理工作的人员，大多是由秘书或者行政人员兼职，这些人员未曾经过相关专业技术培训，大多不具备相关专业背景，不仅对文书档案管理的操作基础和理论知识认识较低，对文书档案管理工作的意义和重要性更没有明确的了解。同时，因为大多数文秘人员的主要任务就是对档案资料进行管理，虽然在档案资料的管理和工作之间存在着一定联系，但是大多数单位只是把文书资料和档案的管理工作单纯停留在形式上，并没有切实针对文书资料和档案工作进行管理。

3.观念因素

企事业单位的文书档案管理工作，主要目的是对所有文书信息资源进行搜集、整理、归纳以及整合，便于其提取和应用。现阶段，我国大多数中小型企业在推动文书档案管理工作中的“重藏轻用”观念十分严重，大多企事业单位的档案管理者把工作重点放在对文书档案的保管、整理上，没有高度重视对文书档案的内在价值进行合理发掘、利用。

三、文书档案管理工作存在的问题

1.相关单位的配合力度不够

文书档案管理工作涉及企事业单位发展的方方面面，因此需要各级相关部门和领导做到积极配合和协调，但是目前我国大部分企事业单位对文书档案管理工作认识不足，导致部分单位、部门为了保证自身利益，没有做到切实配合工作。比如，当进行文书档案归档工作时，按照我国相关法律法规规定，上交文档必须做到格式统一，并有明确上交期限，但有些部门对档案的上交存在拖延，甚至档案规格不符合标准，这为企事业单位档案管理工作带来了非常大的难度和阻碍。同时，也由于部分文书档案管理工作者对自身职业缺乏专注和热情，导致了他们对相关档案的归类和整理工作并不认真，甚至发生了丢失或错误归档的情况，即使没有在短时间内带来危害，但长期发展必然会为单位发展带来一定阻碍。

2.文书档案管理体制不完善

就目前我国对于文书档案管理工作的现状来看，现在大多数单位的文书档案管理工作制度依然深受传统党政机关档案管理制度的影响，无法充分理解“藏”与 “用”的关系，往往是重藏轻用，使档案工作丧失了它应具有的职能。同时，单位在开展文书档案管理工作时通常是上级要求指示，下属执行，但是往往领导只抓大头、框架，对细化部分没有引起高度重视。比如，对于档案规章制度的建设和完善这项工作就很少被人重视，很大程度上也会影响到对于文书档案管理工作的规范性、时效性以及实用性。除此之外，工作制度的不健全也直接反映了文书档案管理者的工作态度与侧重点，一般都倾向于把工作重点集中到档案信息的搜集、整理、保存等前期的业务上，忽略了对于文书档案管理工作的服务性，降低了其工作的有效率。

3.文书档案保存与管理工作人员专业技术素质欠缺

文书档案管理者的综合素质低下也是当前档案管理工作的一个重大问题。首先，管理者的综合素质直接决定其对文书档案管理的认识和理念以及业务技巧是否完全符合规范。如果档案管理者的综合素质达不到规范的要求，那么必然会造成文书档案的管理工作陷入混乱，使得他们不能够更加有条理地进行文书档案管理。其次，管理者的专业素质不高还主要体现在其对计算机的运用上。进入21世纪，社会经济和信息化建设进程越来越快，熟练掌握计算机相关技术已经成为现阶段对于人才的基本要求。如果档案管理者不能够熟练使用电脑，势必会严重降低文书档案管理的实际工作效率。

4.对文书档案管理的思想认识不足

据有关调查研究表明，企事业单位许多职工都对于文书档案管理非常陌生，只是大致听说过。许多单位对于文书档案管理工作还缺乏必要的认识，不了解具体的工作流程，因此并没有将文书档案管理工作完整纳入信息化管理系统中。他们认为文书档案管理工作不会对单位带来经济效益，文书档案工作随便做做就好，在这种错误思想领导下，造成了文书档案管理人员工资待遇低、工作热情差、单位对软硬件资金投入不足的情况，种种弊病为单位的长期生产环节的记录带来困难，必然会為其健康发展带来阻碍。

5.归档制度不够完善

对于基本的文书档案管理工作来说，档案的快速归档能够有效提升工作效率，但是由于企事业单位的诸多原因，导致各类档案文件并不能实现及时上交和保存，还有些企事业单位没有创设专门的档案管理室，造成没有足够空间存储需要保存的文书档案。还有一些文书档案管理员面对烦琐的文书档案工作，产生了懈怠心理，工作不认真且缺乏系统和逻辑性，导致文书档案出现归档错误或丢失现象。这些原因的产生，总体来说还是单位规章制度不够健全和完善所造成的，没有科学合理地规范档案管理的流程和工作模式，对人员的分配管理也不明确。

四、新时期提高文书档案管理水平的措施

1.需要创新文书档案管理理念

作为一个企事业单位的领导者，其管理能力直接影响着整个企事业单位发展。所以，我国各级企事业单位管理层都应该充分认识到在信息化背景下进一步创新文书档案管理工作的重大意义，树立单位文书档案管理信息化的工作观念，并且应该积极地采取切实可行的措施，在文书档案管理工作中进一步落实新的信息化工作观点，自上而下带动单位所有文书档案管理人员认识和牢固树立文书档案管理信息化的工作观念。

2.制订完善的文书档案信息化管理制度

建立健全文书档案管理体系制度，是对企事业单位切实推行文书档案信息化管理的一个重要制度保证。文书档案的管理任务，不断加大对文书档案的信息化管理执行力度。需要特别提醒的是，由于各企事业单位的实际发展状况差异巨大，所以企事业单位制订的文书档案信息化管理制度应该与本单位的实际发展状况相一致，这样才能充分发挥文书档案信息化管理的实效作用，更好地支持本单位其他工作的展开。其中主要包括两个层次：一方面重点是单位内部制度的建立，以落实领导职责为依托而建立的相应体系，主要是为了实现对电子档案的管理目标而提供支撑;另一方面针对我国档案管理体系，为适应当前经济社会的发展和档案在执行过程中管理的需求，档案管理人员要按照单位实际情况，对现有制度的横向与纵向做出改善，保障制度行之有效，不断对现有管理体系进行评审，针对存在的漏洞和缺陷做出改善，保障了该体系的完整性与效用。

3.提升文书档案管理人员素养

无论是哪个环节的管理工作，都离不开人，企事业单位的文书档案管理工作亦是如此。与相关的培训机构合作，定期组织文书档案管理工作的专业性培训，让档案管理人员对现阶段的工作方式和岗位技能有更深刻的认识。随着科技发展，文书档案管理过程中使用的设备功能也越来越复杂，只有通过不断培训学习，才能确保档案管理人员的综合素养满足当代的文书档案管理需求。

4.开展技术创新，提高服务质量

随着我国经济社会进步和发展脚步的不断深入，传统的档案管理思想已经远远不能适应当前企事业单位的需求。所以，树立现代化的档案管理观念，开展科学技术创新，提升服务质量是不可忽视的。单位的档案管理者要将网络信息技术的现代化管理充分利用起来，以计算机、互联网作为传播载体，逐步实现档案信息管理工作的自动化、智能化。对于存在的问题一定要及时处理，把技术性接口和系统性接口问题都彻底解决。此外，为了更好满足各部门文书档案管理工作的根本需求，单位还必须要将档案管理的软硬件设备纳入信息化建设的总体规划中，从根本上保障和提高其管理服务质量。

5.强化部门间合作

各部门之间收集的具有一定经济利用价值的档案资料都是档案管理的主要资料来源，因而对于文书档案的管理机构就应该尽快充当好各部门之间沟通的桥梁，妥善处理各部门之间的关系，不断提升收集的档案资料质量。在工作中做到积极主动，掌握单位内部产生的最新数据资料和相关信息，并认真思考对于档案材料的搜集和管理如何围绕中心工作的目标来开展。

6.文书档案实现办公自动化

信息化时代的来临，促进了我国电子文件、现代化办公等新技术的普及。档案的管理活动就更加迫切需要实现信息化和现代化。在文书档案管理的综合运行中增强信息化服务，这是档案管理各个领域适应时代变迁所做出的必然选择。在完善文书档案资料信息系统建设的基础上，还应当积极将信息化管理应用引入到文书档案管理中，实现对文书档案的管理自动化。首先，应该严格规范各类文书档案资料管理信息的录入，保证档案资料和信息的安全性，对文书档案中的电子资料信息应当进行严格监管，必要时应当实施内外部网络隔离，确保文档资料和信息的安全。其次，建立一套完善的档案管理制度，推动文书档案工作的办公自动化。

五、结束语

总之，文书档案管理工作是我国现代企事业档案管理工作的重要组成部分，不仅需要设置专人专管，还需要不断更新服务设备，保证管理技术的科学和合理性。在今后的企事业单位文书档案的管理工作中，单位各级人员都会根据自身的需要不断学习更多新的有关管理知识，对于文书档案的管理工作要有正确认识，不断优化文书档案管理的工作体系和流程，提高文书档案管理的有效性。

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