血站采购与付款内控管理制度的构建探讨

徐丽娟 东莞市中心血站

内部控制管理是行政事业单位经营管理中非常重要的组成部分，血站属于公益性事业单位，必须建立内部控制体系，而血站的采购以及付款环节是血站内部控制管理工作的重要内容，对保障血液安全和供应，提升血站管理水平具有非常重要的意义[1]。但在相关研究中发现，血站在采购以及付款工作中，没有形成完善的内部控制管理体系，导致血站在实际管理过程中，存在很大的弊端，严重影响血站采供血工作的顺利开展。通过对当前血站内部控制管理工作重要性以及血站采购以及付款业务中存在的问题进行分析，探究实现血站采购以及付款制度的构建，为实现血站采购以及付款工作的体系化建设，提供路径支持。

一、血站内部控制管理工作的重要性

血站是经各省市人民政府、卫生主管部门批准的事业单位，血站分为一般血站和特殊血站[2]，本文所指的血站，包括血液中心、中心血站和中心血库，其主要职责是献血者招募、健康咨询体检、采血、成分制备、血液检测、血液供应以及医疗用血的业务指导等。血站核心目标是保障血液供应及血液安全，在采供血管理工作中，需要对自身管理工作的质量以及效率负责，血站的采购供应以及付款工作是内部控制管理中的基础内容，在血站经营管理的过程中，对保障内部控制管理质量的提升，保障血站的正常运作具有支撑作用。内部控制管理是血站经营管理中进行内部自我约束管理的一种方式，在管理的过程中对提升管理的质量以及管理的效率具有重要意义[3]。内部控制管理对约束事业单位内部管理流程、提升管理效率以及管理质量等具有保障性作用。血站作为我国医疗卫生体系中非常关键的组成部分，强化内部控制管理，从制度层面为实现血站管理质量以及管理效率的提升创造条件，更好地为我国临床医学发展提供服务。强化内部控制管理工作，有助于实现对物资采购过程的全面了解和掌握，优化程序，减少复杂繁琐的审批流程，增强采购的计划性和规范性，从而实现血站内部对采购以及付款业务的体系化管理。

二、血站采购以及付款业务中的问题

(一)采购及付款相关管理制度不健全

采购以及付款是血站内部控制管理中非常重要的组成部分，在血站内部经营管理的过程中，对提升管理的质量，实现管理效率的提升等具有保障性作用，但目前我国血站在采购以及付款业务开展的过程中，存在制度不健全、执行不到位、改进不及时等情况[4]。一是由于在管理的过程中，没有将采购以及付款业务进行精细化的划分，导致制度在构建的过程中，存在制度不健全、管理细化程度不足的情况，没有针对采购以及付款工作的实际情况进行制度的制定，导致相关制度在执行的过程中存在实用性不足的情况。二是在内部控制管理的过程中，对其责任制管理制度制定不健全，血站内部相关人员在实际的工作过程中，没有专人对采购以及付款业务进行负责，相关工作不能落到实处，存在管理效率低下以及管理能力不足的情况。责任制管理制度不健全，内部相关人员工作的积极性不高，严重阻碍管理的效率。

(二)监督管理制度不健全

监督管理制度在血站内部控制管理的过程中，能实现对采购以及付款工作的监督管理，确保各项管理制度的落实，在管理中保障相关采购以及付款数据的准确性，实现管理质量以及管理效率的提升。但目前血站在采购以及付款工作的管理中，忽视监督管理体系的构建，导致监督管理体系不健全，相关管理制度不完善，直接影响管理效率以及管理水平的提升[5]。一是由于部分血站中心在管理的过程中，其监督管理体系没有根据血站管理制度的改进进一步完善，导致在实际的管理工作中，其监督管理体系与血站内部控制管理工作之间存在配适度不高的情况，严重阻碍了血站内部控制管理质量的提升。二是部分血站在经营管理的过程中，忽视监督管理工作的重要性，忽视监管管理体系的构建，导致监督管理工作滞后于血站发展的实际情况，存在管理效率低下甚至监督管理工作落实程度不高的情况。

(三)采购以及付款计划性管理能力不足

采购以及付款工作是内部财务管理的重要组成部分，在管理的过程中，对实现内部资源的合理控制具有基础性作用。但在实际管理的过程中，血站存在对采购以及付款计划性管理能力不足的情况[6]。血站在内部控制管理的过程中针对经营管理中的实际情况，为采购以及付款工作制定计划性的方案，导致采购工作存在计划性管理能力不足的情况，在申报以及采购工作中，存在资源浪费的情况，增加血站不必要的开支，增加了管理的风险。

(四)信息化管理能力不足

大部分血站在采购以及付款管理的过程中，仍采用传统的方式对采购以及付款等工作进行记录和管理，在信息记录中采用人为纸质版记录，容易出现数据准确性不足以及保存时效较短的情况，且在对相关采购数据以及信息查询的过程中，时间较长，效率较低，不利于管理质量以及管理效率的提升。同时在预算管理中，传统管理模式难以形成对财务数据的综合性分析，容易造成数据准确性不足的情况，同时不同部门之间信息共享机制不健全，数据不对等导致血站预算管理工作滞后。

三、血站采购与付款内控管理制度的构建

(一)健全血站采购、付款管理制度

1.实现血站采购、付款工作的精细化管理

血站在内部控制管理的过程中，实现对采购以及付款工作的精细化管理，在管理的过程中才能更好地落实相关管理制度，实现管理质量以及管理效率的提升。在财务物品的管理中，强化精细化管理模式，应用请购申请以及物品验收等层面制定精细化的管理方案[7]。比如在血站采购的请购申请中，组织开展相关部门的会议，协调沟通，集中获取采购需求部门的信息，对需要进行采购的物品进行核对，制定精细化的采购流程，指定各部门的采购人员，明确责任制管理，对采购过程中的流程、验收以及入库等工作进行明确，特别是要建立验收制度，强化验收工作，保障采购物品的质量，对需要的产品进行变更或退货处理，设定采购负责人，实现专人专项管理，确保采购管理工作的落实[8]。在物资的验收中，明确验收的时间、数量以及生产日期，并对相关的信息进行记录，有验收人员确认后签字，并同意发放至库，同时健全回收管理制度，明确回收的方式、变更或退款后的差价，对符合退货要求的产品标准进行明确。在付款管理的过程中，明确付款的时间、方式以及金额，并对其付款凭证进行保存，及时核对付款数额与凭证，对已完成付款的项目加盖“已付款”的标识，实现与未付款内容的区别化管理。

2.健全岗位责任制

在血站内部控制管理制度构建的过程中，为进一步保障相关管理工作的落实，提升相关人员工作的积极性，在内部经营管理的过程中，应健全岗位责任制管理，实现管理质量以及管理效率的提升。在血站内部经营管理中，实现责任制管理，应健全岗位责任制管理制度，将具体的责任以及义务同岗位管理的相关工作以及内容明确，由专人负责相关工作的开展，对开展工作的结果负责，制定健全的岗位责任制度，采用责权分离的方式，对责任人的义务和权力进行明确，在管理的过程中，强化管理效率的提升。在血站采购以及付款工作的开展中，做到采购和验收工作相分离，实现申报与审批相分离，并对不同的环节、不同的部门设置责任负责人，由责任负责人对相关工作负责。在管理的过程中构建科学的激励机制，实现薪酬水平与岗位付出的协调发展，确保责任管理人员个人价值能得到发挥，稳定员工工作的心态，用以调整企业成本结构。内部整体协调发展，才能更好地推动企业的前行。健全人力资源激励机制，激励责任管理人员提高责任管理工作的积极性，更加重视相应岗位的工作，不断提升个人的工作能力，不断提升自我专业素养以及业务水平。

(二)强化血站内部控制监督管理机制

建立健全相应的监督管理制度，制度是血站内部实现稳健运营的关键，为进一步提高内部控制管理质量和效率，首先应建立健全相应的监督管理体系。一是在管理中健全监督管理制度，协调血站采购以及付款内部之间各部门的关系，明确监督管理的内容，制度制定以各部门实际工作情况为基础，以保障监督管理制度符合各部门之间业务流程以及相应的管理活动。二是在制度健全的过程中，为保障监督管理制度得以真正的落实和实施，应完善责任制管理体系，以各科室、部门的主要负责人为责任制主要对象，采用自上而下的管理模式，将具体的监督管理责任落实在各部门负责人身上，由部门管理者针对各自部门具体的业务流程进行下级责任制划分，以便具体的监督管理制度能落实到各组织部门具体的管理工作中，方便各项业务活动的开展。三是在内部监管的过程中，构建健全的内部监管体系，明确各级部门组织架构，方便血站在经营管理的过程中能规范监管流程，从组织架构层面形成系统性的监督管理体系。

(三)强化采购以及付款计划性管理

计划性管理是指血站在对采购工作以及付款业务进行管理的过程中，针对血站发展的实际情况，制定预见性的管理方案，提前对采购以及付款工作的开展制定计划性的管理内容。采购以及付款业务的计划性管理，是内部控制管理中实现全面预算管理的重要表现形式。血站在经营管理的过程中，应对以往采购以及付款管理中的数据进行针对性的分析，制定预见性的管理方案，实现对资源的优化配置，在管理的过程中实现管理质量以及管理效率的提升。

(四)引进信息化管理平台，构建信息化管理模式

随着计算机科学技术和数字经济的发展，各行各业全面引进信息化管理。血站采供血业务工作也已基本实现信息化智能化管理，因此，为进一步实现血站全面管理质量以及管理效率的提升，在血站采购以及付款工作开展的过程中，应引进信息化的管理平台，在管理的过程中，将管理的相关信息数据，输入到信息化管理平台中，提升管理的效率以及管理的质量，有效避免手工管理造成疏漏，规范工作流程，使采购供应和付款工作更加高效和便捷。在信息化管理平台中，引进安全信息管理程序，确保相关信息数据的准确性以及安全性。采购信息化工程要始终把信息安全放在至关重要的位置，贯彻“积极防御、综合防范”的指导方针，坚持快速发展与安全可控相结合，进一步加强安全监控体系、密钥管理体系、网络信任体系的构建和完善，为保障采购、付款工作的信息化管理和发展提供安全保障。其次，在管理的过程中，加强对血站内部相关采购、付款人员信息化管理能力的培训，人力资源管理是血站内部经营管理中非常重要的组成部分，强化对人力资源管理能力的培养，使相关人员在实际的工作中，能更好地掌握信息化操作的技能，实现采购以及付款工作的信息化管理。最后将信息化管理技术应用于血站预算管理中，利用大数据技术实现对财务数据的整合，避免人为预算管理造成的数据误差，此外，创建血站部门信息共享平台，提升信息共享效率，保障预算数据的准确性。

四、结语

行政事业单位内部控制规范是机关行政事业单位为实现财务管理控制目标，通过制定制度、实施措施和制定程序，对经济活动的风险进行防范和管控。血站是卫生部或省、市人民政府卫生行政部门根据国家有关规定，结合本行政区域人口、医疗资源、临床用血需求等实际情况，结合当地区域卫生发展规划，设立的、且在本区域内是唯一隶属卫生行政部门领导的采供血机构。采购以及付款业务是血站内部控制管理过程中非常重要的内容，但目前我国血站在经营管理中仍存在制度不健全、监督管理体系不完善以及计划性管理能力不足的情况，严重阻碍血站内部控制经营管理工作的开展，为进一步实现血站采购、付款制度体系的构建，实现管理水平以及管理效率的提升，在血站内部采购以及付款工作开展的过程中，应从制度、信息化软件、人才等层面进行针对性的分析，实现血站内部控制管理中，采购、付款工作的高水平发展。