智能时代电子发票对企业财务的影响

徐德连

（重庆工商大学 重庆 400067）

随着智能时代的到来，电子发票已经在我国的许多行业得到了应用，对我国的经济和财务工作产生了深刻的影响。因此，在智能技术飞速发展的背景下，研究电子发票在企业财务中的影响及发展具有重要意义。因此，本文从电子发票的兴起原因、现状等出发，重点研究了电子发票对企业财务的影响，并提出了相应的建设性意见。

一、我国电子发票的发展现状

（一）电子发票兴起的原因

我国电子发票的快速兴起主要有四方面原因：一是改革开放以来，我国经济飞速发展，信息化时代的到来促使传统的纸质发票面临革新，而电子发票的产生也正是信息化时代发展的产物，进一步促进税务信息化的建设与发展。二是随着智能时代的到来，大数据、云计算技术快速发展，为电子发票的发展提供了技术上的支持，能够保证电子发票的可靠安全，同时依托于互联网技术，使得电子发票的管理更加高效便捷。三是我国对电子发票的推行提供了政策上的支持，国家自2011年以来颁布多项政策法律，全力推进电子发票的发展，明确表明电子发票与纸质发票具有相同的法律作用。四是近年来由于提倡可持续发展经济，低碳环保理念，越来越多的企业和消费者倾向于电子发票，使用、推广电子发票可以节约大量纸张、减少树木砍伐量，能为我国环保事业做出贡献，也顺应了时代的发展。

（二）电子发票的现状

国外电子发票起步较早，现今发展已经较成熟，而国内的电子发票起步晚、进度慢，市场规模还有待拓展。2011年，我国开始对电子发票的发展开始了研究和讨论；2013年2月国家税务总局发布《网络发票管理办法》（国家税务总局令第30号），为有效惩处和制止制售、使用假发票等违法行为、进一步规范和加强我国发票管理和电子发票的发展奠定了基础；2013年7月京东商城开出我国第一张电子发票。随后，从个人运用到企业运用，从最初的电子商务场景下的试点到现在深入渗透到许多行业，电子发票的应用范围越来越广，开票量逐年上升。据统计，2013年我国电子发票开票量大约为600万份，随后逐年上升。2017年后电子发票开票量开始大幅度增长，到2020年已增长到246亿份。据有关机构预测，2022年预计我国电子发票开票量将达到545.5亿张。另外，为了全面推进税收征管数字化升级和智能化改造，降低征纳成本，2021年11月30日，国家税务总局广东省税务局、上海市税务局、内蒙古自治区税务局分别发布《关于开展全面数字化的电子发票试点工作的公告》，在试点区域全面开展电子发票的试点工作，税务机关依托全国统一的电子发票服务平台，24小时在线免费为纳税人提供全电发票开具、交付、查验等服务，以实现发票全领域、全环节、全要素电子化。由此可见，随着电子发票运用不断扩大规模，它已成为实现企业信息化的重要组成部分，推动了税务信息化的发展进程，并对企业财务产生了重大影响。

二、智能时代电子发票对企业财务的影响

（一）电子发票对企业财务的积极影响

1.降低了企业成本。对企业来说，使用电子发票最直接的好处就是操作更加便捷迅速，并为企业节约开票成本。首先，电子发票可以实现开业开票一体化，纳税人已经不再需要预先领取专用税控设备。发票信息生成后，系统通过“赋码制”自动分配唯一的发票号码，通过“授信制”自动为纳税人赋予开具金额总额度。通过这种形式新办纳税人可实现“开业即可开票”，使得领票流程更加简化，由此可以节省企业的领票成本。其次，纸质发票的开具需要耗费大量的人力成本，财务人员核对发票信息准确无误后，需要手动操作电脑、税控机、打印机等来完成发票的开具。而电子发票可以省去大量的人工操作部分，它是纸质发票的电子版本，直接反映在网络载体上，省略了传统纸质发票的印制环节。这不仅减轻了财务人员的工作负担，节约了人力成本，还为企业节省了专用设备采购和日常维护的费用支出。另外电子发票存储在电脑上，不需要定期整理保管，不仅节省了企业人力和仓储成本，也避免了发票丢失或损坏而给企业带来的不利影响。同时企业可以通过电子发票服务平台在线查询，不再需要邮寄发票或退换发票，这也节省了企业的相关运输成本。

2.改进财务工作流程，提高工作效率。相较于纸质发票而言，电子发票不仅简单方便，而且更加快捷。企业可以通过电子发票服务平台进行发票开具、交付、查验以及用途勾选等一系列操作，享受“一站式”服务，大大提高企业的财务工作效率。纸质发票的开票流程比较繁琐，整个财务工作流程都需要人工手动进行，首先是财务人员汇集整理发票信息，然后进行手动录入凭证、财务核算以及编制报表等一系列工作，工作量巨大，可能会出现差错，大大降低了企业财务工作的效率和质量。而电子发票的出现解决了这一问题，依托于网络技术，通过电脑软件便可以自动进行发票信息整理、记账凭证汇总等相关工作，大大提高工作效率。并且通过开放电子发票服务平台接口方案，鼓励规模较大、信息化程度较高的企业与其ERP等财务软件直接对接，实现发票报销、入账、归档一体化操作，大大提升企业财务的工作效率。另外，随着人工智能的出现，电子发票的全面普及，未来可以利用财务机器人代替人工操作，使企业电子发票信息传递和交流更加便捷，大大降低人工成本，减少工作差错，提升财务效率，降低财务风险。

3.规避财务风险，提高办税效率。企业的电子发票系统可以与ERP系统进行业务财务关联，在业务发生时，企业便可以直接取得相关业务的发票，保证发票开具的及时性和真实性，使得企业可对当期开具的所有发票及时有效地进行整理汇总，当出现假发票时也能及时发现、及时处理，确保发票真实有效，规避了财务风险。同时电子发票使得纳税信息能够实时同步，在最大程度上杜绝了“恶意红冲”和虚开发票等情况，增加了风险管控手段，处置更加及时高效。可以通过网络及时有效地开具电子发票，这使得财务人员可以方便快速地浏览信息，进行信息的对比和导入。除此之外，企业财务人员可以通过线上远程报税系统，快速便捷完成企业的纳税申报，无需到税务大厅领取发票就能进行税务办理，解决了办税时间地点冲突的一系列问题。同时电子发票服务平台也提供了征纳互动相关功能，纳税人在开票、受票等过程中，平台自动接收纳税人业务处理过程中存在的问题并进行智能答疑，纳税人对开具金额总额度有异议时，也可以通过平台向税务机关提出。通过网上进行税务办理和咨询，实现了办税“零接触”，这既提高了办税效率，也避免了因疫情原因而推迟办税情况的发生。

（二）电子发票的不足之处

1.存在安全隐患。目前，电子发票由于其特有的优势在我国的应用越来越广泛，但也不可避免地存在一定的问题。其中，电子发票的安全问题在企业财务工作中需要重点关注并且及时防范。我国的电子发票起步较晚，安全机制还不健全，因此信息数据泄露的风险较大。一方面，电子发票可能会加大暴露个人以及企业信息的风险，给个人和企业带来极大的困扰。因为电子发票的开具、存储以及归档都是通过互联网在线完成的，企业纳税人的信息以及开具发票的查验信息都有相应的记录，一旦保密机制受到侵害，那么个人或者企业信息有可能被泄露。另一方面，电子发票数据信息的安全性也存在一定的隐患，一旦电脑存在病毒，或者企业的电子发票系统被侵入而导致数据信息的恶意篡改，相关机密数据就面临着暴露的风险，企业很可能因此遭受重创，面临巨大的财务风险。

2.存在真伪难辨及重复报销的风险。电子发票是信息时代的产物，它主要依靠的是网络技术的发展，提倡无纸化办公模式，主张减少资源浪费的理念。由于它的成本低、效率高、方便快捷等优势促使许多企业开始使用电子发票。目前除了安全性有待提高的问题外，电子发票本身还存在一些缺陷亟待改进。以往财务人员可以通过纸质发票上的痕迹发现发票金额是否真实、签章是否异常等问题，从而直观地鉴别出发票的真假。而电子发票是存储在电脑上的，不法分子通过网络技术操作可以篡改金额抬头等信息，财务人员在国家税务总局查验时如果不仔细核对，可能无法准确判断打印出的电子发票的真假，从而影响财务数据的真实性。而且电子发票与纸质发票不尽相同，电子版本出具的发票打印次数不受限制，不具有唯一性，一旦电子发票开具成功，便可重复打印，且打印出来的电子发票也不再需要加盖发票专用章，加大了识别该发票是否重复报销的难度。因此许多企业或个人便利用电子发票这一特点重复报销，导致企业财务还存在一定的重复报账风险。

3.内部控制亟需加强。内部控制是企业经济活动有效运行的重要保证，是企业经营发展不可或缺的环节。为了规避企业财务风险，内部控制制度中明确规定了不相容职务原则，即人员之间相互牵制、相互监督，不能由一个人完成所有经济业务。内部控制明确要求会计与出纳工作相分离，稽核、会计档案、保管和收入、费用、债权、债务明细账的登记工作不能由出纳兼任。电子发票信息审核、开具以及报销等相关工作都要由不同人员处理，才能保证其内部控制的有效性。而电子发票存在的一票重复报销问题可能会导致财务人员审核困难，使得企业的内部控制执行效力大打折扣。并且随着智能时代的到来，机器人会逐渐代替人工进行大批量简单的业务处理，开具电子发票的工作也由此被代替，这虽然节省了人工消耗，但很可能使得企业的内部控制失去作用。由于机器人不具备人的自然属性，是绝对理性的，内部控制对于机器人无效，也就不能实现相互牵制，使得企业财务面临内部控制失效的风险。

三、对电子发票财务应用的建议

（一）加强电子发票安全管理

电子发票的运用越来越广泛，成为企业财务中不可或缺的关键环节，因此如何保证电子发票的安全是企业目前亟待解决的重要问题。企业必须重视其安全问题，对安全管理方面加大技术资金投入，建立健全电子发票安全管理体系，派专业人员进行管理，确保能在第一时间发现并有效处理企业电子发票的安全问题。随着大数据智能化技术的不断发展，电子发票系统还可能需要与企业的ERP系统、业务系统、财务系统和金融支付系统等进行对接，整个过程环环相扣，一旦电子发票系统遭到破坏，那么企业的信息、资金安全便会受到威胁，因此电子发票系统的安全性尤为重要。企业必须重视对电子发票系统进行日常的维护和管理，定期检查是否存在纰漏，保证企业的信息及资金安全，从而有效地提高电子发票的安全性和使用效率。除此之外，电子发票是信息时代的产物，主要依赖于网络生成，因此保障企业的网络安全也是不可忽视的，相关工作人员要提高警惕，时刻保持危机意识，避免网络系统被恶意篡改或侵入等行为。企业可以有效利用区块链技术来保障电子发票的安全，区块链可以对信息进行多层保密，且一旦篡改也会留下痕迹，有迹可循，从而加强电子发票信息数据的安全性，避免企业因为机密的泄露而发生巨大损失。

（二）建立电子发票报销管理系统

企业在使用电子发票过程中比较突出的问题是财务人员无法有效地分辨发票的真实性，以及电子发票重复报销的这一难题。在业务量较小、开票量较少的中小企业中，财务人员可以在报销前通过建立Excel表格录入详细的电子发票票据基本信息，方便报销时查询票据的编号、类型等数据，从而解决重复报销问题。而在业务量较大、开票数量多的企业中，可以建立电子发票报销管理系统，并将其与票据管理系统相关联。企业财务人员可以在报销管理系统中根据电子发票信息，录入发票号码等相关内容后点击查验发票的真伪，同时要仔细核对金额内容是否真实正确。该系统能够自动更新识别新录入的发票，通过自主查验相关信息是否有重复来检测该发票是否已经被使用过，并将结果反映到票据管理系统中，如若发现这种重复使用，则该系统便会及时地提醒相关财务人员进行核实查验；若未发现重复使用便可以直接入库。通过这种方式可以大大减轻财务人员的工作量，提高财务工作的效率，从而有效避免重复报账现象的发生。

（三）改进内部控制，建立管控机制

时代在进步，市场及政策也不是一成不变的，新技术的产生和发展必然影响着企业未来的发展。企业也需要与时俱进，根据相关市场及政策变化及时改进其内部控制制度。随着智能时代的到来，人工智能将逐步代替企业财务人员对简单、大规模、程序性业务进行处理，电子发票的处理也会逐渐智能化，这不可避免地使企业内部控制出现一些问题。因此企业需要及时改进，可以建立适应人工智能环境的内部控制系统，有效进行风险的管控。但目前我国人工智能技术的发展还不是很完善，很可能会给企业带来一定的风险。目前，机器人只能替代人工进行一些简单的业务操作，可以根据设置好的程序完成电子发票的生成、存储、整理及归档等具有逻辑性、重复性的工作，但是不能识别电子发票与相关业务内容是否符合。对于这些风险是不能依靠机器人自身来发现并解决的，还是需要专业的风险管控人才进行处理，因此企业应该建立相应的管控机制，督促工作人员时刻保持应有的风险意识，培养一批专业风控管理人才，在发现问题时能够及时有效地进行处理，避免因为处理不及时或者不当而使得企业遭受一定的损失。

四、结语

综上所述，在智能时代飞速发展的背景下，广泛使用电子发票已成为未来的发展趋势。本文概括了电子发票的兴起原因和发展现状，研究了电子发票对企业财务的影响，并在此基础上针对其不足提出了一些建议。研究结果表明，电子发票不仅能够降低企业成本，而且能够改进企业财务工作流程，提升其工作效率，同时还可以降低企业面临财务风险的可能性，优化办税时间效率，对企业财务都起到了一定的积极作用。但是，电子发票在企业财务应用上也有待改进之处，其中包括安全隐患、重复报销以及内部控制等问题。针对这些问题，本文提出了加强电子发票安全管理，建立电子发票报销管理系统以及改进内部控制等建议。在未来，还需要深入研究电子发票对企业财务的影响，使其运用更加便捷有效，给企业财务带来更多的积极影响。