差旅单据填报与审核信息化流程的构建——以福建省直×单位为例

陈森洲

（福建开放大学，福建福州，350013）

一、引言

福建省直×单位位于福建福州，从2015年起使用北京某公司提供的M3协同系统，不断加强单位内部管理的信息化建设，形成较为完善的业务审批流程。M3协同是一款远程移动办公软件，其拥有网页端和移动设备端且允许同时在线使用，是现阶段该单位推行无纸化办公、提高办公效率的重要途径。当前，推行网上财务报销一体化建设是大势所趋，但从财力、人力、业务量、信息孤岛一时间难以被打破等因素进行综合判断，该单位短期内加快财务信息一体化建设的可能性极小。构建部分业务报销的单据填报与审核信息化流程，成了财务处有效降低工作量，提升服务能力，切实为民办实事的重要举措。其中，差旅报销业务涉及每个教职工，最需要财务处与报销人员进行多次沟通。以该单位2021年为例，差旅费报销业务量约占全年总量的14.96%，尤其在每年例行开展全省各地的巡视工作时，业务量短期大增，极大增加了财务工作量。差旅费报销有相应的严格标准和程序，易于信息化构建。因此，探索构建差旅单据填报与审核信息化流程，具有深远的现实意义。

二、差旅费报销存在的常见问题与信息化解决的方案建议

（一）差旅费报销存在的常见问题分析

差旅费报销是财务报销工作的重要组成部分，在实际报销工作中常常存在以下几个问题。

1.报销不及时，影响资信

差旅费报销是依据单位差旅费管理办法，必须使用公务卡结算住宿费的一种费用类报销。它关系到全体教职工，涉及多个审批管理，是对已支出事项的结算，若未能及时有效地资金给付，可能给个人甚至是单位带来资信影响。出差人员由于各种原因不能尽早到财务处办理报销，而财务处也可能因其他工作繁忙，未能及时处理业务，更多的是双方在沟通、单据传输、补充或替换凭据上，耗费大量时间。

2.人工审核数据量大，难免出现工作差错

在报销审核过程中，除了基本票据审核外，还需要结合出差（含用餐用车情况）、派车单等审批流程，重点审核出差日期、出差人员的交通工具、住宿费标准、是否完成出差前审批等内容，财务人员面对大量基础数据审核，审核中，难免因疏忽大意而出现工作差错。[1]

3.填报信息不规范、不真实，影响会计信息质量

出差人员往往因工作繁忙而无法及时填报差旅信息、递交材料，填报信息时，存在因记忆模糊或未能正确理解差旅费管理办法而无法真实反映出差的实际情况，[2]不规范、不真实填报差旅信息，影响会计信息质量，也同时增加了财务工作量。

4.对报销标准的理解，存在前后不一致的情形

差旅费报销涉及对多方面政策的理解和有关流程的审核，尤其是财政政策与实际工作之间尚未建立统一的有效解读、深度链接，财务人员对差旅费报销口径的理解有时也存在前后不一致的现象。

（二）信息化解决差旅报销常见问题的方案建议

差旅费报销存在的这些问题，如果能将单据填报与审核进行流程梳理并加以信息化，流程规范化并得到及时审核，那么差旅费报销中的大部分问题也将迎刃而解。构建一套完善的单据填报与审核信息化流程，将差旅费报销的标准、规范明确在流程中，同时，让搭载流程的系统及时提醒出差人员进行数据的填报，再通过内嵌的信息比对、审核，最终自动生成报销金额。启用这一流程后，将更有助于提高差旅费报销的时效性，减少财务工作量，减少疫情防控期间的人员接触，同时也能最大限度地避免工作差错，有利于完善财务内部控制。

三、构建信息化流程的有利条件

（一）科技发展，构建信息化流程的软硬基础雄厚

技术的不断发展，尤其是通信、图文识别、信息交互、大数据等技术的高速发展，为差旅单据填报与审核信息化提供了强有力的支撑。党和国家大力支持和发展网络通信，大部分地区都覆盖了手机信号，可实现自由自在连接网络。同时，教职工手机等移动设备受设备厂商升级换代的影响，普遍用上了能连接4G或者5G网络的智能设备。这些设备，不仅能顺畅运行M3协同APP，而且都具备了信息化流程中所需的拍照、上传等功能。M3协同经过不断的迭代开发，在这个万物互联时代，已经具备更加智能、更加安全、更加高效、更加完善的特性，是一款可以定制能提供全场景的移动办公平台。

（二）省直×单位内控体系完善，教职工综合素养较高

近年来，该单位不断推进内部控制建设，形成了较为完善的内控体系。教职工综合素养较高，新入职员工均要求研究生学历，理解和支持学校内部控制较以往有了很大的改观。尤其是受新型冠状病毒疫情的影响，教职工使用M3协同的频率大大提高，对M3协同的使用均有了较为熟练的掌握。该单位已在M3协同上构建出差审批、派车单、机票订购等多个流程，也对教职工进行分组分类，建立了组织架构，为信息化流程的构建，提供了良好的条件。截至2022年7月31日，M3协同的APP为单位提供的授权数已占在职员工数的95%以上，完全覆盖可能的出差人员。

（三）现有差旅报销业务娴熟、规范，便于信息化

当前，省直×单位线下差旅费报销业务已形成了较为完善的报账流程，尤其是培养了一大批熟悉差旅费报销制度的职工。差旅报销业务虽然涉及多个业务流程，但其审核内容相对固定，且有统一的标准，大部分可以利用现代化手段进行自动审核，是实现差旅单据填报与审核信息化的重要前提。

四、构建差旅单据填报与审核信息化的基本假设

为进一步推动差旅单据与审核信息化流程的构建，基于福建省直×单位是执行《福建省省直机关差旅费管理办法》及其有关解读的实际，本文还作了以下假设：第一，对差旅单据填报与审核信息化流程进行构建，主要是指基于出差人员对报销单据的填报，并运用大数据技术加以信息化比对、审核，生成报销金额的流程。第二，该流程仅支持单人次的差旅费报销，暂不考虑多人次报销的情况。第三，教职工都拥有公务卡，同时差旅费支付要求中，除了住宿费必须使用公务卡结算，乘坐飞机需要定点采购或使用公务卡结算外，其余款项均按现金支付处理，所有涉及款项支付金额的填写均按实际数额结算。第四，能够提供完善的数据审核信息，至少包括1.全体职工的级别（含职务、职称）以及工资卡、公务卡信息；2.现行的差旅费管理办法中的交通工具乘坐等级、伙食补贴、住宿费等标准；3.审批人的签名样式；4.外单位开具单位发票的有关信息；5.能读取现有M3协调系统中的人员体系架构、出差人员审批、派车单、机票订购等流程信息。第五，出差人员在选择填报内容时，根据最贴合自身情况的内容真实填报。其中，会议培训期间是指出差人员报到后到离开前的期间。接到M3协同系统发出的短信提醒后，能及时进行差旅有关信息的准确填报。第六，根据通知具体指的是根据“邀请函、会议通知、培训通知”的文本内容。第七，经费审批依据该单位2020年度修订的审批管理办法，经费开支项目均都指定了具体的审批人。第八，财务处指定专人负责及时处理、解释报销流程出现的情况。

五、信息化流程梳理与设计

从出差人员的角度出发，笔者围绕填报内容、上传附件，提交流程、信息比对，人工审核、流程走向等情况，对差旅费报销业务流程进行了全面的梳理和设计，具体流程如图1所示。出差人员根据流程中的各功能模块预设的内容进行填写后，提交流程，流程经过大数据信息比对无误或经人工审核无误，提交给流程发起人继续流程的填写。流程运行结束后，报销人员打印包括信息化流程上的所有内容后再次审核签字确认，并连同差旅费用的原始票据一起按照规范粘贴后，递交到财务处。财务处人员进行差旅费报销的再次审核，审核无误后，在账务系统上进行会计凭证制作后，再到财政一体化系统中去完成款项的支付。

图1 差旅单据填报与审核流程图

六、信息化流程的填写要求和审核重点

笔者从多年的差旅费报销审核经验出发，结合报销过程存在的难点、易错点和最需要反复沟通事项等情况的实际处理，将差旅费报销的填写要求和审核重点在流程的功能模块作了进一步明确、细化，内容如下。

第一，（出发、返程）车船票填报模块：选择乘坐的交通工具后，填写出差的目的地，并上传车票，默认从福州出发。第二，关联或上传出差审批模块：流程开始时就将与此次出差有关的审批表在OA系统中进行关联或上传，包括出差审批表、派车单、机票订购单等已完成审批的表单。第三，出差事由选择模块：参加会议培训、一般性公务出差、前往别的市（县、区）继续出差、返程。其中，填报“前往别的市（县、区）继续出差”的，流程到达住宿费模块后，返回出发车船票填报模块。填报“返程”的，流程前往住宿费后，前往返程车船票填报模块。填报“参加会议培训”的，要上传会议、培训、邀请函等有关文件。第四，用餐情况选择模块：分早餐、午餐、晚餐三段，选择根据通知有提供用餐，会议培训期间自行用餐，自行用餐（含免费），协助安排就餐，按规定接待一餐。其中，协助安排就餐的需要上传用餐缴费的票据；会议培训期间自行用餐的，需上传自行用餐的有关凭据。第五，用车情况选择模块，分上午、下午、晚上，选择根据通知有提供接送站，会议培训期间提供用车、自行用车，接待单位协助提供车辆，本单位或其他省直单位提供车辆。其中，接待单位协助提供车辆的，需要上传用车缴费的票据。第六，支付模块：填写支付金额，选择公务卡支付，现金支付，转账支付。其中，填报公务卡支付需要填报刷卡人信息，并上传刷卡结算单据；填报转账支付的，需要提交对方单位的银行账户信息，内置机票定点采购公司的银行账户信息，可供勾选。第七，住宿费填报模块：填写住宿天数，选择所在市（县、区）后，上传住宿费发票。若是午休房，还需要上传情况说明。第八，生成报销金额模块：根据填报的公务卡支付，现金支付，转账支付的累计金额生成，并计算出报销总金额。[3]累计金额的规则为：填报的金额小于或等于（车票、住宿发票等）票面金额的，按填报金额生成；填报金额大于票面金额的，按票面金额生成。其中，用餐用车补贴根据相应的出差天数生成补贴金额，累计到现金支付中。第九，差旅费报销审批模块：选择需要先办理借款后再报销，直接办理报销，出差人员根据业务的实际情况选择具体经费预算项目后，由事先确定的负责人审批，其中，出差人员包含部门负责人的，还需上报分管单位领导审批。若是差旅费报销金额为5万元及以上的，再报分管处室领导审批，若是借款，则需报分管财务领导审批。该模块，审批人可查看当前整个流程的情况。第十，大数据信息比对模块（内嵌）：对上传的所有单据（含上传的所有文件）、审批流程进行智能识别、分类，根据系统预设的相关信息，充分应用信息交互技术，核验发票信息，比对出差人员乘坐的交通工具的等级，根据出差地点比对住宿费标准、伙食补贴标准，给予伙食费补助和市内交通费，检验公务卡消费信息等，进行综合比对，通过的规则如下：1.乘坐规定等级及以下的交通工具，车票金额大于或等于填写支付金额的。2.住宿费发票信息需要比对购买方信息、数量、单价、税收分类编码、发票代码、号码等，比对通过后，再根据出差地点、人员级别判断，发票金额大于或等于填写支付金额，且填写金额在住宿费标准及以下的。3.午、晚用餐填报“协助安排就餐”并上传用餐缴费票据或“自行用餐”的，按照出差地点的每人每天的伙食补助费标准，按出差自然天数给予补助；填报“会议培训期间自行用餐”，根据上传的用餐凭据计算累计金额。生成伙食补贴金额规则如下：累计金额在出差地点的伙食补贴标准及以下的，根据上传票据金额，超过的，按照出差地点的伙食补贴标准；其他情况不给予伙食费补贴。其中，到闽侯县、连江县贵安和长乐机场开展其他公务活动，当天往返的，给予发放伙食补助40元。4.上午、下午、晚上用车有填报“接待单位协助提供车辆”的，并上传用车缴费的票据或“自行用车”的，按出差自然天数给予每人每天80元包干使用的市内交通费；其他情况不给予市内交通费。5.公务卡消费比对，比对刷卡人信息与系统中的公务卡信息一致后，刷卡金额大于或等于填写支付金额的；6.完成出差事前审批，并在出差审批的期限内完成出差任务并返回福州的。其中，参加会议、培训需要费用自理的，还须要有单位主要负责人的事前审批。第十一，人工审核模块：对信息比对不通过的流程，将比对信息告知经办人和财务处理专员，以便双方进行沟通，出差人员修改补充后，可再次提交审核比对有关信息。财务处理专员审核无误后，也可以直接提交通过信息，直接生成报销金额。第十二，数据统计模块（后台）：对已审核无误的流程，可根据出差人员、出差事由、车船票情况、公务卡支付等信息，自动分为“现金、转账、公务卡”等三种方式生成报销金额和付款信息，并能根据需要汇总生成各类报销金额，可用于报销款项的批量支付。

七、结语

构建差旅单据填报与审核信息化流程，进一步明确报销标准和程序，朝着“业财融合”的方向迈出坚实的一步，不仅能节约时间，降低出错率，还能大大提高财务服务水平和效益。随着信息化技术高速发展，会有越来越多的单位进行财务信息化建设。以福建省直×单位为例，设计的差旅单据填报与审核信息化流程，不仅可以作为财务信息化建设的一种参考，也可以给其他费用类报销提供借鉴。面对事业不断开拓的新局面，推进费用类单据的填报与审核信息化，才能更好地落实“三提三效”工作方案，推动财务处工作“快、优、实” 发展。