三甲医院房产档案规范化管理探索

王 京，张雯，杜茹伯，高峰

（中日友好医院 保障部，北京 100029）

房产档案，是记录每一时期房改业务活动的重要史料[1]，也是中日友好医院房改房交易上市需要参考、利用的重要资料，为中日友好医院保障部房管科重要档案之一。本文就如何更好地规范房产档案管理使其得以有效利用做了初步探索。

1 规范房产档案的重要意义

中日友好医院1984 年建院到2022 年，先后经历过近十次房屋分配，原始的基础房屋档案记录了分房的全过程，不仅具有一般档案的原始性、价值性，还具备其本身的真实性、专业性，在历次的分房过程中发挥了重要作用。缺少了房产档案信息，就缺少了后续我院房改房上市交易的历史依据，准确的房产信息是保证后续房产上市交易顺利完成的凭证、依据。例如曾经有一位80 多岁高龄的老房主因为年岁已高，急于将房屋上市交易，但由于交易过程中最初的原始购房协议丢失，导致房屋交易中断，老人非常着急，这时房管科的房屋原始资料发挥了重要作用，解决了老人的燃眉之急，大大提高了效率。

2 我院房产档案管理中存在的问题

2.1 归档流程不够规范、系统

由于房管科部分档案清理、分类等没有明确标准，且经历数次搬迁，导致房改档案中有价值的与无价值的档案混淆在一起，给后续利用房改档案资料带来了困难。

2.2 原始档案的不完整性

一套房屋从竣工交付使用起，其寿命数十年甚至逾百年，在这期间不仅房屋的产权性质通过房改售房或其他方式有所变化，其房屋维修状况等都会发生变化[2]，因此房产档案应当具备成套性、完整性。但是随着房管科人员变动、办公场所数次变迁，有些原始档案或多或少存在缺失，导致部分档案不具备应有的完整性。

3 我院房产档案规范管理探索

3.1 优化完善房产档案管理制度

为保证房产档案的完整性和后续可利用性，我科进一步优化了《房管科房屋档案管理工作制度》，我科通过制定行之有效的制度来约束行动，强化流程管理，明确档案收集范围、内容等。建立档案收集、分类、借阅、保管、保密等相关制度，确保房产档案的真实性、完整性。

3.1.1 档案收集：房产档案收集整理关口前移，专人负责。确凿真实的档案材料，不仅与居民生活息息相关，还可以为单位提供最原始、最准确、最完整的依据和参考凭证[2]。为了避免档案整理的不规范，我科尝试将关口前移，制订房产档案收集清单，依据清单开始产生文件资料，在收集资料阶段，尽量做到准确、及时、完整，不漏不丢。

3.1.2 档案分类：参考中日友好医院院办档案室归档原则，我们按照房产内容、时间顺序、保管期限等方法进行分类整理，方便后期查找调阅。按照内容分类是把和房产相关的比较杂的问题归类，适用于没有准确时间节点以及无法界定清晰期限的资料，例如历年分房过程中产生的各种上级文件以及分房委员会组成、房屋分配阶段调研名单等资料，其内容相对集中和统一。内容分类的优点在于全面涵盖特定时期内的业务范围，但也有其弊端，如内容繁杂，精度不够高。按时间顺序分类顾名思义就是根据资料产生的时间，依照时间前后顺序整理，其优点是时间脉络清晰，一目了然，便于查找。按保管期限分类可以分为永久、长期（三十年）、短期（十年），例如年度计划总结为永久，医院产生的重要文书文件为长期，上级重要文件为短期等等，这样可以使档案排放更加有针对性，对于即将到期的档案清理也带来了便利。

3.1.3 档案查借：根据借阅人需求提供查阅工具、协助进行查找，并及时进行登记。对于医院内部人员查阅，要求就地查阅与本部门人员相关的内容，如需借阅或查阅其他部门人员的信息应当得到部门领导以及分管院领导的签批后方可借阅或查阅。档案一般不外借，如果确有需要外借，需要部门领导及分管院领导签批，并做好登记，原则上三周返回，如需延期，需要办理延期手续，借出期间不得在档案上擅自抽页、涂改、圈画等。

3.1.4 档案保存：档案保存（含清理）在合适的场所和铁皮柜来放置档案，以保证档案的安全。分期、分批、分步骤对超期无价值的档案进行清理；对霉烂、潮湿的房产档案进行挑选，看看有没有修补的必要。

3.1.5 档案保密：房产档案涉及个人隐私信息，因此做好保密工作尤为重要。保密应内外有别，对如有需要，在遵守规定的前提下，提倡协作交流，便于提供利用，提高工作效率，严格履行审批手续，未经领导签批，谢绝借阅，任何人不得将档案带出。档案销毁时，不能当废纸私下处理，应当使用碎纸机一一销毁。

3.2 加强档案管理培训，提高工作人员的专业水平

我科定期参加中日友好医院院办档案室组织的各类线上、线下档案培训、问卷调查等学习，并且在培训后通过院办档案室的问卷调查答题等形式，考察人员知识掌握情况，不断提高工作人员档案管理专业水平。

3.3 房产档案的社会价值

随着房改房进入二三级市场后产权人不断变化[3]，房产档案也随之发生变化，因此档案归档时我院的房产档案是在整个业务过程中的真实信息记录。通过原始档案可以清晰地了解房屋的来龙去脉，档案原件作为房产档案的原始资料有着不可替代的作用[4]，加强和规范房产档案具有极其重要的社会意义，其记载的内容具有法律效力，无法替代。

房产档案科学化、规范化的归档，增加了后期使用者调阅的便捷性、准确性，同时让借阅者可以更加快速找到所需要的关键性内容，提高工作效率。房产档案的完整、真实可避免国有资产的流失，为国有资产保值增值提供了原始依据。房产档案规范化可更好地为我院职工和广大居民服务，房产档案的社会性得以彰显，体现了其重要的社会价值。

除对原始档案进行科学化、规范化的管理外，我们下一步将推进房产档案的数字化管理。进一步方便内部使用者调阅查询档案。随着科技的不断发展，配置或更新计算机、扫描仪等硬件设备，以购买服务的形式[5]将我科现有房屋档案以数据的形式建立数字化信息库，实现电子档案与纸质档案并轨管理，有利于加强对原件的保护[5]。这些想法目前还在探索阶段，下一步会逐步推进，尽快推进信息化、数字化。