高校院系办公室行政精细化管理的方法研究

文/黄百灵（电子科技大学生命科学与技术学院 四川成都 610054）

一、精细化在高校院系办公室管理中的重要性

近年来，随着高校改革实施的深化，办公室在高校院系管理运营中的作用也日益凸显，办公室肩负的协调高校院系各部门工作以及管理组织职能，在高校发展的新时期起着重要的枢纽作用[1]。基于高校院系办公室的独特地位和其重要性，在高校深化改革的大背景下，形成了办公室管理精细化这一概念，使办公室管理精细化在高校院系得到广泛的普及和推广。

办公室职能的特殊性决定了高校院系办公室工作的 特点:

1.工作任务重、事情多而杂。一方面，高校院系办公室承担着起草文案稿件、各部门工作和会议的统筹、组织协调、监督检查、信息的上传下达以及安排接待等大量的日常性工作任务；另一方面，办公室还要承担大部分的额外临时性和应急性的任务，常常需要“早到晚退”[2]。

2.工作要求高、难度大。由于高校院系办公室人员长期忙于事务性工作，在深入实际、调查研究、素材掌握以及分析问题等方面缺乏实战经验，常常导致调研工作脱离现实，无法及时提供全面准确的调研材料，作为参谋助手的作用十分有限。

3.工作责任大、影响面广。高校院系办公室工作性质和地位特殊，工作头绪繁多、任务重，即使是小事处理不当、把握不好也会变成大事，甚至会影响到机关其他各部门的正常运转，有损领导的威信和单位的形象[3]。

综合上述因素来看，办公室管理科学化、规范化和精细化是高校院系办公室长久深入发展的必由之路。可以节约行政成本支出，提高高校整体的工作效率和管理水平。

二、高校院系办公室行政精细化管理的方法

1.明确岗位职责

由于办公室工作性质和地位的特殊性，其办公室管理工作应当最具备时效性和针对性[4]。但是长期以来办公室随机的工作岗位设置导致其职责设置出现重叠或空缺的现象，通俗来讲，一方面一些办公室事务可能会出现两个以上的工作岗位同时处理同一件事情，造成人力成本支出不必要的浪费。另一方面，一职多岗的情况下，还会出现一些办公室事务衔接上的缝隙，一旦事务出现差错或失误造成负面影响，难以追究到具体某个人的责任，在一定程度上会影响办公室人员工作的积极性，使之缺乏主动性，大大降低了办公室管理工作的效率，拖慢了原本可以顺利完成的工作进度。除了日常事务的意外重叠或空缺外，办公室管理岗位的职能分工不清也会带来不良影响[5]。综合上述多方面因素，高校院系办公室在设置岗位职责时，应当结合横向和纵向上的需求，充分考虑到其他多方面因素的影响，根据不同工作岗位上的工作性质和需要，明确制定详细的岗位职责，同时指定办公室专人负责为领导提供工作服务。通过明确详细的岗位职责的设置，提高办公室工作的时效性和针对性，提高办公室管理水平和处理工作事务的效率，使办公室工作实现由杂乱无章到有条不紊、由繁琐复杂到简单清晰的转变。

2.人员各尽其职

若要使高校院系办公室工作人员各尽其职，首先应该提高他们的自身素质，不断强化每位工作人员的精细化 意识[6]。

实现高校院系办公室工作人员办公室管理精细化的前提是每个工作人员都具备良好的心态、认真的工作态度、足够的知识储备以及专业的办公室技能。从根本上讲，办公室管理工作的精细化就是把办公室每个工作人员的职业素养和专业技能充分实践到日常工作中。因此，实现高校院系办公室管理工作的精细化，首先应不断提高在职工作人员的职业素养和专业技能，同时在此基础上引进一批具备高职业素养和高专业技能的专业化人才。同时还要注重内部细节的管理，可以对每个月的工作任务进行量化，将工作任务精细化分解，使办公室管理工作中的每个环节和步骤都与相应负责的工作人员一一对应。通过这种专业化人才的培养、引进和内部细节的管理实现真正意义上的办公室管理工作的科学化、标准化和精细化。

3.为学校的中心工作提供优质服务

培养人才是高等学校的中心工作。高校院系办公室人员应该成为学校工作的热心人，学校中心要学会培养优秀人才，只有这样，学校才能真正的发展成为人才学校。高校院系办公室人员在教学、科研、学生工作、后勤服务等这些看似简单的工作中，实现了为学校中心工作服务的指导思想。要经常走到教师、学生、后勤工人中，倾听他们的心声，去了解他们的困难，帮助他们解决难题，将广大师生和工人们的心声整理反馈给相关领导，再由学校进行处理解决。办公室人员在为师生、员工服务的同时，也在他们和校领导之间起到了桥梁纽带作用，为他们提高了很大的方便，为学校中心工作起到了保驾护航的作用。办公室人员应在原有的工作上进行创新，要精心设计和组织体现高校院系特色、喜闻乐见的活动载体，吸引更多的员工参与，在参与过程中去学习更多的、新颖的知识，更多的去感染、教育，去调动职工们的积极性，挖掘他们创新的潜能，不断丰富思想政治工作的内涵。

4.完善高校的规章制度

正所谓“无规矩不成方圆”，在实现高校院系办公室管理精细化的过程中必须要制定和完善高校的规章制度。一个高校的规章制度不仅体现着该公司的经营准则还体现着其内部的管理制度建设，因此，健全和完善高校的规章制度势在必行。高校院系应当在做到办公室管理精细化之前，对管理制度和标准进行细化精准的处理，改变之前办公室管理模糊和雷同化的局面，制定出具体流程和环节的管理制度，并明确出每一个具体的流程和环节的责任，责任到人，最终形成一套完善、科学合理的内部规章制度，并以其为办公室管理工作中的重要依据。

每一位工作人员都能在日常的工作中时刻遵循规章制度，依照单位的具体目标和计划进行统一规范的行动和工作。在高校形成内部统一规范的管理制度，能够使办公室管理对各个管理要点全面覆盖，一改前期模糊的管理现象，形成权责明确的办公室管理新局面。便于高校管理者分析办公室管理中出现的问题，并在短时间内找到问题的源头，提高办公室管理的时效性，有利于高校更好地实现自身的战略目标。

三、结语

近年来，随着高校改革实施的深化，办公室在高校管理运营中的作用也日益凸显，办公室肩负的协调各部门工作以及管理组织职能在高校发展的新时期起着重要的枢纽作用。基于办公室的独特地位和其重要性，在高校深化改革的大背景下，形成了办公室管理精细化这一概念，使办公室管理精细化在各个高校院系得到广泛的普及和推广。随着社会经济的快速发展，高校院系遇到了前所未有的机遇和挑战，在此背景下，高校若要抢占先机，必须最大限度发挥自己的优势，首先应该从办公室管理上做出革新，办公室在高校院系办公室管理中的职能和地位至关重要，办公室管理精细化是高校院系管理发展的必然趋势，只有实现办公室管理的精细化，才有可能从根本上提高办公室管理效率，降低办公室管理成本支出，达到更好的办公室管理成效。

但目前高校院系办公室管理中存在办公室管理人员思想观念落后、人员职业素养和专业技能不高，导致办公室管理效率得不到有效提高等问题。办公室管理工作人员及行政组管理织道德失范，行政观念落后，办公室管理职能配置不科学，办公室管理人员竞争和激励机制发生扭曲，办公室管理运行机制不畅。而出现这些问题的根本原因是办公室管理相关的规章制度不完善。

要做到高校院系办公室管理精细化应该制定科学合理的办公室管理岗位设置，明确细化岗位办公室管理人员的职责和权力，通过明确详细的岗位职责的设置，提高办公室工作的时效性和针对性，提高高校院系办公室管理水平和处理工作事务的效率，使办公室工作实现由杂乱无章到有条不紊、由繁琐复杂到简单清晰的转变。从培养和引进两方面提高办公室管理工作人员的职业素养和专业技能，提高高校院系办公室管理人员整体素质，增强每一位办公室工作人员的精细化意识，通过增强每位办公室工作人员的精细化意识，可以更好地创新和发展办公室管理工作，实现办公室管理工作的精细化、规范化、科学化和创新性。使每一个高校院系办公室管理人员都能各尽其职，完善高校院系办公室管理相关的规章制度，健全监督机制，有效地提高高校院系办公室管理效率，使高校院系办公室管理做到科学化、标准化和精细化。