江西省高校档案馆网站建设与服务现状调查研究

文/江西师范大学 乐淑芳

随着网络技术的迅速发展，社会信息化程度的提高，高校档案馆网站作用越来越突显，不仅是高校档案信息宣传的重要窗口，更是档案利用的重要途径。为了解江西省高校档案馆网站建设、运营与服务状况，笔者通过网络调查方式，对江西省高校档案网站进行调查，以统计和分析网站存在的问题,提出相应的解决方案。

一、江西省高校档案馆网站建设现状

（一）网站设置情况。教育部备案信息统计，2021年江西省高校为105所，其中本科院校45所，包括南昌大学、江西师范大学、江西财经大学、江西农业大学、华东交通大学、南昌航空大学等27所公办高校和江西科技学院、南昌理工学院等18所民办高校，另有大专院校60所。本文以45所本科院校作为研究对象，调查分析江西省高校档案馆网站建设与运行现状。利用百度搜索引擎以“高校名称+档案馆（室）”为检索词进行搜索，通过访问高校网站找到档案馆网站链接，共查询到有相关独立档案馆网站19个，其中公办院校17个，民办院校2个，占本科院校比例的42%。

（二）网站功能版块统计分析。通过对江西省高校档案馆网站的调查，我们发现网站的版块内容主要包括信息宣传性内容、档案服务性内容、资源建设性内容、互动交流内容及网络导航五个方面。信息宣传性内容主要是指介绍档案馆及馆藏情况、发布相关通告信息等内容，如机构介绍、新闻快讯、公告、工作动态等栏目。所有网站都设置了宣传性内容，只是对应的栏目内容或名称不同。例如江西师范大学档案馆设置了本馆概括（下设本馆介绍、全宗介绍、工作人员）、新闻快讯等；江西财经大学设置了中心概括；华东交通大学设置了本馆介绍、工作动态。通过设置这些宣传性栏目，可让访问者快速了解档案馆的大致情况。档案服务性主要包括档案利用指导服务（如业务指导、服务指南、利用指南）、档案利用申请服务（档案利用服务平台）、档案在线查询服务（如综合档案查询服务、毕业生档案去向查询等）三方面。江西省高校档案馆网站都设置了利用指导性服务版块，比如江西师范大学、南昌大学等档案馆网站设置了服务指南栏目；江西财经大学档案馆网站、华东交通大学档案馆网站设置了“毕业生档案去向查询”“综合档案查询系统”；南昌航空大学档案网站设置了远程利用服务系统，通过注册登录，提交申请信息，查询到所需档案，最后可以通过现场取件、快递邮寄或电子邮件三种方式获取所需档案，极大地方便了档案利用者。资源建设性内容主要是指档案馆通过的馆藏档案资源，进行档案的开发与编研，形成一系列的汇编成果，将这些编研成果公布在档案馆网站上，例如：档案展览、编研成果、数字展馆、百年校史等。通过对这些档案网站资源的查询，查询者可以直接获取该校的校史信息或特色档案等。19所江西高校档案馆网站只有个别网站没有资源建设性版块。互动交流内容主要包括：传统交流工具有联系电话、信函等；现代交流工具有QQ、论坛、E-mail、微信公众号等。在线互动功能为访问、利用者提供在线答疑。19所高校档案网站中有17个网站设置互动交流内容，只是形式不同，例如江西师范大学联系交流方式是QQ、电话，华东理工大学档案馆交流方式是电话、地址、邮箱、微信。网络导航，包括站内导航和友情链接，可以方便快捷地链接相应的网站信息。调查的19所高校档案网站中，设置网络导航的学校有10所，占开通档案馆网站的53%。其中南昌航空大学档案馆网站网络导航比较系统，有快速导航（网络管理软件、馆长信箱、网上校史馆和校友文化推广会）和友情链接（不但有校内站点链接，高校档案馆链接还有上级部门链接及其他）。

二、江西省高校档案馆网站存在的问题

（一）信息更新不及时。网站包括两方面：1.网站栏目设置、背景图片信息等；2.网站内容信息。因此，网站更新既包含适时对网站栏目设置、背景图片更新，让用户对网站保持新鲜感，提高访问量，也包括对网站过时信息或错误信息的清理和更正，及时发布新的信息资源，保证信息的准确畅通。从江西高校档案网站看，网站更新主要是公布新闻、公告，对其他内容涉及的很少。以江西师范大学为例，更新的内容主要“新闻快讯”及“通知公告”栏目。

（二）互动性不强。在线互动主要有设置电子邮箱、电话、在线留言、微信、微博等方式实现交流互动。从这17所高校档案馆网站设置的互动方式效果看，互动性还不强。例如南昌大学档案馆网站有“在线客服”及联系电话，但是在线客服无法提问。江西师范大学公布的是QQ及联系电话，而QQ需要加好友。南昌航空大学是在线答疑互动方式“馆长信箱”，并不是实时互动。

（三）服务功能不理想。档案馆网站建立的目的之一就是更好地为广大师生提供信息服务，为此，网站应该进一步强化服务意识，增强网站的服务功能。从调查的19所高校档案馆网站来看，只有9所学校开通档案远程查询，主要包括毕业生档案去向查询和综合档案查询。“毕业生档案去向”可以通过学生姓名、学号、身份证号查询到毕业生档案寄往何处。然而综合档案查询这块效果并不理想，部分高校虽然设置了“档案利用服务平台”“档案管理软件链接”等，但均无法点击，无法实现真正意义上的远程自助查询。

（四）网站信息资源、特色档案展示不丰富。档案信息资源建设是高校档案馆网站建设的重要部分。江西高校档案馆信息资源建设正在逐步推进。江西财经大学档案馆网站数字展馆形式新颖，通过AR形式走进数字校史馆、数字校友馆、数字中国税票馆，给人身临其境的感觉，能够吸引更多的浏览者。但是江西大部分高校档案网站上的校史、名人档案、编研成果展示，只是通过简单文字、图片进行展示，视频、动画等多媒体形式不多，网站信息资源不丰富，展示学校文化和特色的档案内容不多，展示档案编研成果较少，档案在线展览形式单一。因此，对浏览者缺乏吸引力。

三、江西省高校档案馆网站建设改进对策

通过对江西省主要本科高校档案馆网站建设、运营现状与存在问题的分析，大多与资源投入不足、思想不够重视、特色档案展示少、资源未共享等原因有着密切联系。因此，本文提出以下建议：

（一）学校领导要重视，为档案馆网站建设提供资金及技术保障。学校领导要认识到高校档案网站建设的必要性和重要性，在资金上给予大力支持，提供资金保障。档案网站的建设和维护涉及档案专业知识、计算机网络技术专业知识的交叉。因此，高校档案管理部门应注重培养既掌握档案管理专业知识，又熟悉计算机网络技术的复合型人才。只有在资金和人才的保障下，档案工作人员才能更好地建设档案网站，从而更好地宣传高校档案，更加方便快捷地利用档案。

（二）转变思想观念，改进服务方式。档案馆网站不仅仅是学校宣传的工具，更是提供档案利用的有效途径。一方面，在建设档案馆网站时应考虑到提供档案利用服务，设置相应的服务栏目，如毕业档案去向查询、学籍档案查询、名人档案、科研成果查询等；另一方面，档案网站与档案管理系统对接，通过设置相应的查询条件如身份证号、学号等信息，档案利用者可以查询到所需档案，实现真正意义上的远程自助查询。

（三）加大档案信息开发，注重特色档案展示。

江西高校档案馆需加强对档案资源的综合开发，通过现代化技术手段，制作成形式多样化的特色档案专题、音频、视频等丰富的档案内容，凸显学校文化特色与馆藏特点，既传承了学校文化，又增强了档案的影响力。

（四）加强资源整合，实现资源共享。一方面，各高校在档案馆网站建设中，学校应该整理规划设计和统一标准规范，建立一个灵活、安全、可靠、稳定的数据采集和交换平台，使各部门的归档信息能够及时准确汇总到档案馆，实现学校资源的共享；另一方面，江西省高校档案馆应加强合作与交流，建立统一的档案信息资源集合，共享档案馆网站。如各高校档案馆红色档案信息资源通过整合，建立集合资源，共享江西省各高校档案馆网站，充分发挥档案的历史教育和爱国主义教育功能。