浅谈企业办公室工作清单化的必要性

文/北京住总科贸控股集团有限公司 焦春芳

在当前公司治理中，各类管理工具层出不穷，如PDCA、WBS、时间管理等，但相对于办公室工作而言，快速、准确、高效、规范更应该是衡量办公室工作的重要标准。根据笔者多年经验，清单工作法就是这样一个简单有效的工作方法，能够帮助我们更快地厘清工作思路、更好地解决问题，将有限的工作精力投入到更重要的事项中去，从而提高工作效率、保障工作效果、实现工作价值最大化。

一、清单工作法的主要内容

一般来讲，清单工作法是在工作开始前，将所有的准备事项全部列出，完成一项标记一项，直至达成工作目标。简言之，就是把要做的工作清楚记录下来，然后逐一去完成。这样形成的工作清单对后续类似工作又会起到借鉴参考作用。阿图·葛文德在《清单革命》一书中提出，清单的价值和意义就是为大脑搭建起一张“认知防护网”，弥补人类与生俱来的认知缺陷，尽可能解决人们工作中发生的各类错误，帮助我们持续、正确、安全高效地把事做好。

清单工作法的核心是制订清单。清单一词自古有之，《清史稿·时宪志一》中就有这样的描述：“现届本年八月十五日月食，谨将新拟用数推算得时刻食分方位，比较原推早见分秒，另缮清单进呈。”“清单”也是清代文书制度中常见的一个类型。清单工作法在各个行业和领域中比较常见，比较典型的有飞行安全检查单，从飞行前到发动机启动，再到巡航、着陆等，按照先后逻辑顺序罗列各个阶段飞行安全最重要的操作步骤，从而达到防止动作遗漏和操纵失误的目的，是飞行安全的最后屏障，自1935年波音公司制订出检查清单后一直沿用至今，确保飞机成为当今世界事故率最低的交通工具。此外，还有手术安全核对清单，包括19个检查项目，以确保术前、术中和术后所有安全措施都被严格执行，从而大大降低了手术感染比例。包括当下政府治理过程中，各类清单频频出现，如安全生产责任清单、支部工作清单等等。

达蒙·扎哈里亚德斯在《高效清单工作法》一书中提出了10种常用的方法，比如“四象限”法，也被称为“艾森豪威尔盒子”，主要用于在冲突性任务间分配时间，根据任务的优先级分成四个象限，对不同象限的工作任务采取不同的处理方式，达到工作最优化处理；比如“主任务清单”+“每日任务清单”，主要是将所有任务持续全部罗列，以确保不会遗漏和落项，再选择每日需要完成的工作内容，两者加以结合，达到解放大脑、集中精力持续推动工作进行的目标；再如项目清单法，主要是基于项目之间的关联性，将工作任务进行分类统筹，以便更加直观地了解正在进行的多个项目，等等。无论选择哪种清单工作方法，对我们大多数工作来讲，都具有一定的参考作用和特殊价值，能够帮助我们实现工作目标。

二、采用清单工作法的必要性

（一）办公人员短缺矛盾突出。办公室是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。但在实际工作中，办公室人员配备数量与其承担的重要职能却往往不相匹配，特别是在企业办公室，一人多岗的现象常见，在为企业开展工作提供各项服务保障的同时，办公室人员还要处理很多临时性突发性工作，充当救火队员的角色，被工作包围的办公室人员往往要同时推进多个事项，哪怕工作计划安排得再合理，临时授命的冲击力仍不容小觑。研究表明，人的大脑在压力之下最多只能同时记住7件事情，超过这个数量大脑记不住，犯错的概率就会变大。如果没有有效的工作记录和跟催，极容易发生工作漏项和延误，从而造成不必要的损失，作为简单易行的工作方法，清单工作法极其必要。

（二）确保工作规范的有力保障。严谨、高效是办公室工作的主要特点。快速、准确回复上级领导电话询问是办公室工作人员的基本要求，特别是涉及工作流程等程序化工作内容，有时单凭记忆是无法做到准确严谨的，又或者接电话者恰巧不是此类事项的经办人，这种情况下工作清单的重要性就体现出来了，我们只需按照清单所列事项，就能够提供快速、精准的答复。反之，如果没有工作清单，就会大大增加工作沟通成本，甚至出现含糊不清、不准确的情况，不但降低了工作效率，甚至造成问题累加，导致出现办公室工作不规范、不严谨的问题。从保证办公室工作标准化、规范化的角度来讲，清单工作法不失为一个很好的选择。

（三）有助于提高办公室工作质量。制订工作清单可以作为同类工作的有效参照。以会议管理为例，公司内部常见的有党组织会议、总经理办公会、董事会、专业委员会或领导小组专题会等，每类会议参会人员范围、所需会议材料、会场布置要求等各不相同，制订不同的会议清单，能够大大提升会议筹备质量，以会议清单做参考，能够有效保证会前、会中、会后的输出要求，避免发生漏人漏项等低级错误，即使临时换人不会乱了阵脚，参照清单按部就班即可，大大提高会议质量。在会议决议事项跟催督办中，如果事项清单实时共享，达到实时更新、动态管理的效果，无形中缩短了决策、执行以及解决执行过程中问题的流程，对于提高内部整个系统的综合效率大有裨益。

三、企业办公室工作常见清单的应用

清单工作法类型多样，使用场景各不相同，选择适合办公室工作的清单，才能真正起到解决问题、提高效率、推动工作的目的。企业办公室常用清单的根本遵循，就是办公室的核心职能。办公室工作看似杂乱无章、事无巨细，但也有着内在的规律。办公室主要职能有三个：一是决策的参谋、智囊作用；二是对上对下的服务；三是机要、保密工作。办公室的这三项工作职能，决定了采取何种清单工作方法。

（一）督导类清单。此类清单是办公室发挥内部协调功能的一类清单，多是记录某一事项过程性阶段性的内容，通常用以定期向决策人员反馈某些事项的落实情况、进展情况，是发挥办公室参谋智囊作用的一个重要手段，主要有三大类：一是会议事项跟催清单，对会议决策事项予以落实，清单内容包括需要落实的事项、责任部门、责任人、完成时限以及当前进展情况、备注等，是办公室人员督导工作落实和执行情况的常用表单。二是巡视巡察反馈意见落实清单。近年来，全面从严治党逐渐走向深入，巡视巡察工作成为常态，制订巡视巡察反馈意见落实清单成为办公室另外一项重要工作，内容一般包括反馈意见所属大类、大项、细项、问题表现形式、问题成因分析、解决措施、责任单位/部门、责任人、事项进展、是否完成、完成期限等等。三是专项（重点）工作督导清单。此类清单一般围绕公司重大战略或重要工作，以项目清单的形式出现。一般包括（项目）名称、主要内容、工作（阶段）目标、责任单位/部门、责任人、完成期限、项目进度展示等等，能够直观项目进度，为上级决策和项目综合研判提供依据。上述三类清单作用关键，是体现办公室工作价值的重要内容，是办公室清单的核心和关键。

（二）事务性清单。引用阿图·葛文德的《清单革命》，此类清单可看作为了避免“无能的错误”，是避免错漏项、降低工作失误制订的，主要应用于对上对下的服务场景中。此种清单主要包括两类：一是日工作清单。工作开始前，按照“四象限”法，用很短的时间将当日工作内容按照轻重缓急进行罗列并加以分类，完成一项销掉一项。此类清单工作内容以时效性、事务性强的工作为主，无须复杂的表单设计，但需要随时更新、记录，以确保工作无遗漏。二是总结性清单。一般当天工作结束后使用，通常是在对已完成办公室事务进行分类的基础上，按照时间顺序加以记录形成的清单。比如，将办公室事务按照办事、办文、办会三大模块进行分类，每个模块下再进行小类分解，按照相近原则将每个具体事项进行归类，按时间顺序填入其中，形成总结性清单。这类清单有利于快速查找同类事项，并从中发现事项发生的规律，也为阶段性工作总结、年度工作汇报等提供了翔实的基础资料。

（三）标准化清单。主要起到规范工作开展和执行检查的目的，保密和机要工作场景中经常用到。此种清单主要分为两类：一类是流程化清单。主要是将某项具体工作分解成若干工作环节，将每一环节工作标准和要求制订制式清单，按环节步骤完成清单所列内容，自然达成工作目标，比如机要文件流转、公文审核等程序性较强工作，能够确保工作的规范性和一致性。一类是检查类清单。将某项工作中所涉及的所有内容逐一列出，形成标准化工作清单，用以同类工作开展执行检查。比较常见的如会议材料清单，如党组织召开党员大会进行换届选举的清单，换届选举工作按照程序要求前前后后会产生很多文件，历时长、相对复杂，每个文件亦有固定格式要求，很容易发生漏项或文件错误。如果按照标准化清单一一进行比对，能够对会议各项文件进行很好的检查和把关，也有益于提前规划、充分准备。

以上是笔者工作中常用的三种清单类型，无论是对大事进行梳理，还是对小事进行“麻雀解剖”，都是工作实践中经验教训的积累。作为办公室“老人”，本人有为自己掉以轻心“埋单”的时候，所以审慎、严谨、务实、责任、担当依然是笔者认为的办公室人员要具备的基本素养。但无论何种方式方法，有效才是最好的选择，即使我们对办公室工作做出了“织网式”的清单梳理，但面对新形势、新要求、新挑战，不能一成不变、故步自封，要不断学习、拓宽知识结构，与时俱进掌握新的工作方法、创造新的工作方式，更好地适应新时代要求，以更加奋发有为的精神面貌做好本职工作。