电子信息档案管理工作的路径及风险控制措施——以农业科学研究所为例

文/莆田市农业科学研究所 林秀霞

农业科学研究所是将农业技术研究及研究成果逐步进行转化的重要机构，纵观我国农业科研院所的业务内容，可以发现，在其工作实践当中，会产生大量的档案信息，这些信息内容包含科技成果等科技档案，也包含工作会议、规章制度等文书档案。由于农业科学研究所属于科研型的事业单位，在其日常管理之中，通过对现有信息内容展开高效管理，对于单位的行政管理与科研工作开展都具有积极作用。随着计算机等现代化的办公设备在档案室管理中的影响，各类档案的电子信息化得以发展，在信息技术的支撑之下，电子信息档案管理的拥有范围变得更加宽泛。以莆田市农业科学研究所为代表的一些科研单位，虽然电子信息档案管理凸显出了不可忽视的优势，但也带来了一定的应用及风险控制层面的问题。当下，如何解决好这些问题，才能促使农业科学研究所充分发挥自身的职能，为我国农业发展提供优质服务。

一、农业科学研究所电子信息档案建设概述

随着现代农业的不断发展，农业科学研究所作为技术提供部门，承担着重要的使命。比如莆田市农业科学研究所主要职责是承担农业新技术研究、农业科技新成果示范推广、农业科学新技术普及与培训等任务，从而为当地的农业生产提供各类技术服务。长期以来，都取得了较好的成绩。与此同时，农业科学研究所在日常的工作实践中积累了大量的文献资料，如何对这些文件资料进行管理，成为农业科学研究所需要着重考虑的独立课题。在实际的工作过程中，所有的打印资料都需要依据其分类进行规范化的整理。在当前阶段，对于档案整理有案卷目录编制、卷内目录检索等方式。通过多样化的档案资料存储方法，可以实现随取随用的效果。随着信息技术、网络技术的不断发展，国内多家农业科学研究所尝试将信息技术与档案管理相融合，构建起电子信息档案管理的新模式，这对于提高档案管理效率、提升档案服务水平具有重要意义。但是现如今，有部分农业科学研究所受经费、管理人员等多方客观因素的影响，导致档案信息化管理仍存在水平较低的问题，或是档案信息化管理开展较难等问题，这些问题需要进一步展开研究与探索，以解决当下存在的问题。

二、电子信息档案的特点

在实际的档案管理工作中，借助电子信息技术完成档案信息化，具有传播速度快、信息收集快、开放性强、来源广泛、形式多变等多方面的特点。在实际的档案管理工作中，借用电子信息的特点展开相关的档案管理工作，可以最大限度上对电子信息展开开发与利用，大大提升农业科学研究工作效率。但在档案管理工作开展过程中，电子信息本身具有真实性与可靠性验证较为困难的问题，因此在实际的开发与利用中，需要重点关注，并随着档案的发展进行有效调整，以确保档案信息的完整性、及时性、准确性。

随着社会需求的不断增加，对于电子信息的科学开发与利用成为档案管理工作规范化开展的重要保障，也是档案信息化价值有所体现的重要前提，这在传统的档案管理中是难以展现的。在诸多内外部环境因素的变化以及需求发展的推动之下，如何加强对电子信息档案管理开发与利用成为当前研究的重点课题。

三、电子信息档案管理的应用价值

要想对电子信息档案管理中的风险问题做出有效控制，首先要明确电子信息档案管理在农业科学研究所业务中的实际价值，促使风险控制工作具有较强的针对性。电子信息档案管理在实际业务中的应用价值如下：

（一）提升办公效率。农业科学研究所作为特殊的事业单位，在档案管理过程中，借用电子信息技术，可以依靠其自身所拥有的强大信息处理能力以及极速运算速度等优势，有效提升办公效率。电子信息在档案管理中的应用，可以对传统纸质档案管理中所存在的弊端进行优化，同时对于一些大量耗费人力物力的问题可以借用电子技术进行完善，将人们从重复的操作中脱离出来，有效解决信息更新不及时、档案整理繁杂等传统档案管理的困境，同时避免传统档案管理模式下，人工收集档案信息过程中出现的疏漏问题，有效提高档案信息的精准性与可靠性。

（二）保障档案安全。虽然现如今网络技术仍存在一定的不稳定因素，但是基于网络技术展开档案共享，无疑对信息传递增添了新的安全保障。在传统档案管理中，资料的运输与管理等环节，将受到外部及人为因素的影响，但是借用电子信息技术完成档案的传递，将打破这一制约，无形中提升了信息传递的安全性。

（三）实现资源共享。传统的纸质档案具有较强的应用性能，但是其在进行档案查阅时，会存在不便利的问题，导致各类档案闲置在档案室中，难以及时为各科室以及人员的使用提供便利。对于农业科学研究所而言，档案调动是较为频繁的，对于纸质档案来说，存在信息量过大、查阅不便等问题，借用现代化的电子信息技术开展档案管理工作，可以实现各单位以及科室之间的信息交流与传递，实现档案资源之间的实时共享。网络技术与计算机设备在档案传递的过程中，将为信息共享提供桥梁，这将推动档案管理更加适应现代社会的发展，同时也能满足农业科学研究所的工作创新要求。

（四）实现便捷存储。随着信息档案管理方式的不断应用，传统的文件载体不断被取代，借用信息技术与网络技术，将档案信息存储在网络、计算机、硬盘等新媒介之中，不仅对传统纸质档案保存困难、易受损等不足进行了弥补，同时有效节约了储存空间与纸质资源，实现了信息便捷存储。因此，电子信息档案所具有的优势包含便捷存储。

四、电子信息档案管理存在的风险

（一）数据安全风险。利用信息技术展开档案管理具有传统档案管理不可比拟的优势，但是在实际应用过程中，仍存在一定的安全风险。这是因为电子信息往往存储于计算机、网络、硬盘之中，一旦计算机设备遭遇停电或者网络病毒等突发事件，很容易出现档案信息丢失、损坏、泄露等问题，甚至有人为了获取事业单位的机密文件，会安排黑客使用不法手段侵入事业单位的计算机系统之中，对信息档案进行盗取。这种情况下，单位的档案文件将面临极大的安全风险。这些数据安全风险，也困扰档案信息化管理的最主要风险。

（二）档案管理风险。与传统纸质档案管理相比，电子信息档案管理起步较晚，且在档案载体上存在较大差别，这就导致原有的档案管理方式难以适应电子信息档案管理需求。由于档案信息化发展较快，而相对应的管理体系并没有得到同步更新与发展，这就导致档案管理存在风险与漏洞，电子信息档案管理出现一定的风险。除此之外，在农业科学研究所中，档案管理人员普遍存在信息化档案保护意识不强、计算机水平不高、风险防范技术缺乏等问题，这就导致电子信息档案管理中，风险预测、评估、防范等能力不足，且短期内难以针对性解决。

五、电子信息档案管理的风险控制措施

我们要看清电子信息档案在农业科学研究所的应用优势及管理优势，从而充分发挥其优势。但与此同时，我们也要意识到，任何一种管理模式都不存在万无一失，由于电子信息是基于互联网的，而由互联网的性质所决定的保密风险，一直是各地农业科学研究所在电子信息档案管理工作中所面临的现实困境。当前阶段，随着电子信息技术的不断优化与完善，档案管理水平也得到有效提升。但是，即使现阶段农业科学研究所的电子信息档案管理工作采用了更为先进的加密技术，不容易受到网络的侵害，但是随着技术的不断发展，导致加密手段的安全性不会长久存在。基于以上背景，在农业科学研究所电子信息档案管理过程中，需要将加密管理工作作为主要的风险控制方向。要意识到，如果缺乏行之有效的预防风险预案，那么极其容易导致农业科学研究院中的电子信息档案遭受到损坏或窃取，从而给单位造成无法弥补的损失，以下是有关于风险规避的努力方向：

（一）关注电子信息档案存储安全问题。从农业科学研究所本身来说，需要对本单位电子信息档案存储安全问题给予重视。首先，从安全系统而言，需要电子信息档案存储的载体具有更强的安全系数，并要求所有操作人员对于电脑病毒可能对计算机系统产生的巨大破坏性有所认知。之后，相关的技术人员需要针对现阶段已有的病毒传播方式与频率以及现存的风险，构建相对应的防范机制。农业科学研究所中的档案管理工作，需要定期使用杀毒软件进行病毒查杀，从而使系统得到较强的保护。同时，要具备充分的预见性，在日常的管理工作中，要以网络安全报警系统的不断优化作为最终的工作目标，在发现电子信息档案受到侵害的苗头时，及时进行有效处理。各农业科学研究所需要定期对正版软件展开维护与升级，从源头上避免可能出现的系统崩溃。定期对软件进行优化升级，在发现系统出现被破坏的风险时，及时采取处理措施，将损失消灭在萌芽状态。外部浏览档案信息时，需要经过申请，得到允许之后才能对档案信息进行传递与浏览。除此之外，农业科学研究所需要对电子信息档案进行备份，避免系统出现瘫痪后造成电子档案损失，同时充分发挥备份的作用，确保信息档案的安全性。

（二）关注电子信息档案管理者的个人素质。不管是传统的档案管理还是电子信息档案管理，都是以人为本，因此从这个角度来看，作为农业科学研究所的信息档案管理者需要具有较高的计算机网络工作原理知识储备以及科学管理操作的意识。此外，要不断加强自身的档案安全管理意识，这是电子信息档案管理应用过程中开展风险控制的关键。在前期准备工作中，构建电子信息档案需要对相关人员展开严格培训，在培训合格后方能进入岗位。在相关人员上岗之后，需要定期对其进行先进技术以及安全意识等知识的培训，以确保本电子信息档案管理者具备较好的操作水平以及安全意识，能够随着电子信息技术的不断优化，更新自身的知识，以应对电子信息档案管理过程中出现的新问题、新情况。

（三）电子信息档案管理工作制度的完善方式。在实施档案管理的过程中，最为突出的作用就是具备合理化应用与沟通，因此构建更为完善的电子信息档案工作模式。以莆田市农业科学研究所为例，受传统观念以及传统的管理方法影响，单位领导层很注重科研项目带来的经济效益，对档案管理工作重视度不够，导致农业科研院所之间的沟通并不充足，且各部门之间的交流也显不足，导致实际的档案管理过程中，存在部门之间各自为政的现象。在新时代大环境下，应用电子技术完成档案管理，可以促使各部门以及各单位之间实现资源共享，对于人力成本以及财力、物力成本都能有效解决，为了充分发挥制度保障的作用，需要从宏观层面制订相对应的风险控制工作制度，相关人员依据规章制度开展工作。比如在电子信息档案查阅与操作时，只有具备档案管理资格的相关工作人员才能对系统展开操作。此外，对于系统要设置不同的管理权限，从而充分发挥领导层面的示范与监督功能，要激励工作人员开展自我监督与相互监督工作，从而提高电子信息档案管理工作的安全性。

六、结语

电子信息档案管理应用在农业科学研究所的业务之中，可以实现电子信息档案与传统档案管理相结合，以此来提升当前单位的档案管理工作水平及效率，从而为基层科研工作以及不断变化的科学技术转化提供有效帮助，这是未来农业科学研究所事业单位在其发展过程中的必经之路。正因为有先进技术的不断运用，农业科学研究所本身要充分对电子信息档案建设状况有所认识，并明确电子信息档案建设中存在的潜在价值，从而基于电子信息档案自身所具有的特性，制订相对应的风险控制策略，为未来的科研信息化建设奠定良好基础。