浅谈如何做好新成立事业单位档案工作

文/上海市乡村振兴研究中心 张孟然

档案工作是一项基础性、支撑性工作，记录着企事业单位的发展历程，展现了单位管理工作的总体情况，是总结单位工作经验及教训的原始材料，对事业单位各项工作的开展起着服务作用。新成立事业单位尽早启动建档工作，对于从源头实现档案工作规范化、标准化，确保档案完整安全有着重要意义。

一、新成立事业单位启动建档工作的必要性

（一）有利于归档文件完整齐全。对于新成立事业单位来说，没有历史遗留问题，一张白纸的状态有利于其从建档之初就建立规范化、标准化的档案管理体系，为持续性开展好档案工作奠定基础。随着时间的推移，如果归档文件一直分散保存在各部门，很可能出现遗失或者遗忘，比如一些照片档案，如果不及时整理可能遗忘照片拍摄的时间、事件和人物，不能准确反映事件全貌。

（二）有利于规范业务工作流程。启动建档工作后将对单位党建、行政业务等各项工作进行梳理，结合单位实际情况，编制《文件材料归档范围和保管期限表》，对各部门工作中产生的文件资料是否需要归档进行明确，也对部门工作留痕管理提出要求，通过归档文件的质量，能够一定程度上还原业务工作的原貌，真实反映单位管理是否科学、业务工作流程是否规范，从而推进业务工作更好开展。

（三）有利于充分引起职工重视。新成立事业单位除了最初的领导班子和其他事业单位调动的人员，一般以新进人员为主，且应届生比例较多，应届生工作经验缺乏，若非档案专业，基本不了解归档要求。越早启动建档工作，职工才能越早了解档案管理的相关要求，提前做好收集和整理。档案工作功在平时，需要各个部门做好日常积累，才能在收集时做到应收尽收。

（四）有利于及时提供查找利用。当年的文书档案一般要求在第二年上半年之前完成归档，新成立事业单位各项制度、规范都不健全，只有提前谋划，尽早启动才能确保按期完成。同时，文件资料分散在各个部门，利用范围十分有限，不利于单位内部的信息资源共享，尽早完成档案整理归档，为领导决策、业务工作开展提供方便和借鉴。

二、新成立事业单位档案管理工作存在的问题

（一）领导重视程度不够。新成立单位工作纷繁复杂，领导的重心主要放在业务工作、团队建设等方面，更加追求工作中可见可量化的成绩，而档案工作成效在业绩中很难凸显，工作开展好坏对于单位影响较小，造成领导对档案工作缺少足够重视。然而建档工作量很大，特别是制订《文件材料归档范围和保管期限表》的过程中，需要单位上下每个部门的通力配合，一定程度上牵扯了业务部门的精力，如果没有领导班子的重视和支持，各部门的配合会大受影响，工作很难有效推进。财务档案和人事档案由于涉及“三重一大”事项，检查较为严格，基本能按要求完成。文书档案由于缺少有力的监管手段，一些新成立事业单位重视不足、缺少提前谋划，无法按时完成归档。

（二）档案人员经验不足。档案管理工作是一项复杂的系统性工作，兼具理论性和实践性。一方面，需要建立包括档案归档、保管、借阅、保密、销毁等一系列制度规范。对新成立事业单位来说，制度建设是个大工程，往往从最亟须的制度建设着手，对支部建设、行政内控、财务、人事制度一般都能及时建立，而档案工作专业性较强，如果没有专业的档案人员牵头负责，很难建立起完善规范的档案制度体系，一些单位即便建立了档案管理制度，也往往是为了应付检查、照搬照抄，没有形成完整的体系，难以发挥实际效用。另一方面，档案的整理归档、保管利用都需要耐心细致，花费大量时间，从收集整理分类，到装订录入上架，到后期的借阅管理、开发利用每一个环节都有严格的规范要求。新成立单位一般年轻人比例较大，虽然工作积极性、主动性强，但往往缺乏经验，没有老同志传帮带，没有规范的模版可供借鉴，依靠自己摸索学习难度较大，同时大部分档案员由办公室文秘兼职，没有专业背景，也没有足够的时间钻研学习，很难承担起初创阶段的建档工作。

（三）软硬件设施不到位。从硬件上来说，档案库房应与办公、查阅等用房分置，满足防盗、防潮、防火、防鼠、防尘、防光、防虫、防水“八防”要求，购置规范铁皮柜或密集架，同时满足承重要求。对新成立事业单位来说，如果是新建办公楼，一般会规划好档案室的位置，能满足相应要求。但部分单位办公用房依然是旧建筑，基础设施设备不够完善，不光难以满足三室分离的布局要求，甚至存在安全隐患。从软件上说，为了加强档案信息化管理，一般都采用“双套制”归档管理，需要购置档案数字化管理系统，同时要做好纸质档案的扫描工作，而这需要较大的资金和人力成本。一些规模较小的新单位认为自身档案不多，没必要为此花费大量成本，而等档案积累到一定程度发现查阅不便时，则需要花费更大的精力和成本；一些自收自支单位受制于预算经费，也不愿意为此买单。

三、新成立事业单位档案整理工作的规范流程

档案整理工作可以分为系统整理和局部归档整理两个部分。系统整理是立足单位全局进行综合性、系统性思考和谋划，科学制订单位档案分类方案、编制单位的《文件材料归档范围和保管期限表》就是系统整理，是做好档案整理的前提。局部归档整理是根据收集的文件材料之间的内在联系，以便于保管和利用为目的，进行的一系列条理化工作，是档案整理的具体内容。

（一）编制单位《文件材料归档范围和保管期限表》。1.准备工作。《文件材料归档范围和保管期限表》的编制是一项复杂且系统的工作，必须做好前期准备工作。一是强化组织领导。成立办公室和各业务部门代表组成的领导工作小组，明确牵头领导，由办公室主抓落实。二是借助外部力量。新成立事业单位缺少档案管理经验，可以积极争取档案部门业务指导、借鉴同类型兄弟单位工作经验，明确各类档案整理标准，帮助理清思路，提升业务能力。三是开展动员培训。召开专题会议集中学习国家档案局8号令和10号令，同时对照“三定方案”中的组织架构、工作职责、机构设置，以及本系统或上级主管部门印发的相关文件，加深理解。2.分工推进。由于目前尚未制订针对事业单位的文件材料归档范围和档案保管期限规定，单位办公室可根据实际情况选择国家档案局8号令或10号令的附表作为基础和参照，并将编制任务分解下发。以文书档案为例，保管期限表编制一般有机构分类法、问题分类法两种方式，采用机构分类的，应当根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门；采用问题分类的，应当按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。在具体编制过程中，可根据附表归档范围一栏查找是否存在相对应的业务工作，如果存在且情况相同则照抄；如果存在但需要修改，可进行相应的增删改；如果不存在则直接删除；如果不全面则按需要增加补充，特别是明确单位主要业务活动中产生的非红头文件，突出职能和特色。值得一提的是，附表中有许多如“重要的”“一般的”等较为笼统的表述，需要在编制时尽可能根据实际情况细化内容，最终形成本部门的“归档范围和保管期限表”。3.汇总定稿。办公室收集汇总各部门制订的“归档范围和保管期限表”，并做好内容检查，剔除重复交叉的部分，形成初稿。之后广泛征求意见，进一步修改完善，提交领导班子审阅后，形成定稿呈送上级主管部门审批备案。

（二）局部归档工作流程，以文书档案为例。1.收集。要求各业务部门对照单位归档范围内容，及时将办理完毕的文件材料汇总办公室，做到应收尽收、完整齐全真实。2.装订。将收集的所有文件材料修整后按件装订，用不锈钢订书钉在文件左侧装订，较厚文件可采用三孔一线装订方式。3.分类整理。对照单位归档范围和保管期限表进行归类排序，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。4.编号。按照分类方案和排列顺序逐件给档案编制归档号，一般事业单位没有全宗号，档号结构宜为：档案门类代码+年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，例如WS2022-YBGS-001。编制时在文件正上方居中空白处加盖红色归档章，填写对应档号。5.编目。按照《档案著录规则》的要求，录入文件级目录，录入完成后每年区分保管期限装订并编制封面。6.装盒上架。将整理好的档案按编号顺序及时装入档案盒中，并放置备考表。装盒完毕后按相应的分类次序上架排列。7.数字化加工。将整理好的档案逐件扫描，形成电子档案，方便查询和利用。

四、新成立事业单位档案工作优化举措

（一）提高全员档案管理意识。档案工作对历史负责、为现实服务、替未来着想。一个单位对档案工作的重视程度直接关系到档案管理成效。新成立单位领导干部应当充分重视档案工作，特别是将档案法规制度学习纳入年度学习计划，通过集中专题学习、自主重点学习等方式，在学习中加深对档案工作重要性的理解，从而在心底里认同档案工作的重要价值，牢固树立“档案工作人人有责”的档案责任意识，提高全体干部职工档案业务能力，促进档案工作融入日常业务工作，各部门养成定期收集整理归档的习惯，营造单位上下关心支持参与档案管理工作的良好氛围。

（二）完善档案管理制度机制。良好的开端是成功的一半。新成立事业单位应当将制度体系建设摆在首位，建立系统完备、科学规范、运行有效的档案管理制度体系，强化压力层层传导、明确责任分工，确保档案工作有序推进。一是强化组织保障。成立由主要领导任组长，分管领导任副组长，各部（室）负责人为成员的档案管理工作领导小组，明确档案工作归口部门和专职档案管理人员，专门负责档案的收集、整理、保管、查阅等工作，并要求各部门设置1名兼职档案管理人员，协调处理部门档案管理工作，形成归口部门统一管理、各部门协调配合、专职档案管理人员具体执行的档案管理工作格局。将单位档案工作作为一个有机的整体，纳入每年工作计划，与各项业务工作同谋划、同部署、同推进。二是健全制度措施。结合单位实际情况，可优先建立档案归档、保管、保密、安全、借阅、鉴定和档案员岗位责任制度，打牢档案管理工作规范化的基础。为加强对档案人员的管理，应及时建立档案人员奖惩制度，单位内部要定期组织检查和考核，奖优罚劣，对工作成绩突出的给予一定的物质和精神奖励，调动积极性，对于工作懈怠敷衍的采取适当惩罚，确保档案管理制度真正落到实处。后期可以从档案数字化管理、编研开发利用等方面进一步完善细化制度, 逐步形成全面、规范、科学的制度体系。

（三）加强档案人员队伍建设。针对大部分新成立事业单位档案管理人员经验不足、难以胜任初期建档工作重任的实际情况，应做好如下方面：一方面，单位应对业务培训给予充分支持，鼓励档案管理人员主动报名参与档案部门组织的业务培训，提升档案管理能力和水平；另一方面，档案部门应加强对新成立事业单位的关注，采取实操讲解的方式进行业务指导，增强指导的针对性和实效性，帮助新成立事业单位打好档案工作基础。同时，广泛组织业务观摩交流活动，在观摩学习中，增进档案员之间的交流联系，相互借鉴，促进共同提升。

（四）强化档案基础设施保障。新成立事业单位应严格按照《机关档案室基础设施建设标准》要求，合理布局，做到库房、阅览室、办公室“三室”分开，并为档案室窗户加固铁窗、安装遮光窗帘，配齐密集架或铁皮柜、空调、除湿机、灭火器、温湿度计、防虫防霉药物等必备基础设施，设置防火、防盗的监控系统，确保库房温度控制在14～24℃之间，湿度控制在45%～60%之间，并满足“八防”要求，有效保障档案实体存放安全。

（五）做好档案资源开发利用工作。一方面，主动服务，提高档案利用效率。引进档案信息管理软件，建立各类档案信息存储和检索系统，可以实现档案资源的快捷利用，有效提高档案利用效率。对档案员来说，应认真做好档案编目录入工作，保证信息完整，并定期对各部门借阅情况进行统计，做好跟踪管理，强化档案数字化安全管理，避免泄密事件发生；另一方面，挖掘内涵，开展档案编研工作。档案工作不只是“收管存”，更重要的是将原始的基础性记录通过编研加工成有利用价值的信息，为部门工作提供借鉴、为领导决策提供参考、为单位大局提供服务。例如，档案管理人员可以对利用档案取得突出效果的进行登记，编写《档案利用效果实例选编》，体现档案工作成效。

五、结语

对新成立事业单位来说，从初期的一片空白到建立规范完善的档案管理工作体系，是一项极具挑战性的工作，从制度建设、组织保障、设施配备、人员培训，到具体的档案收集、整理、保管、利用全过程，不仅需要领导的重视，更需要档案管理人员的辛勤付出。同时，也是机遇，没有历史遗留问题，只要将基础打牢、习惯养成，未来的工作将越走越顺利。