“互联网+”时代高校毕业生档案的现代化管理策略

贺小芹

摘 要：互联网作为信息时代的产物以及主要的工作工具，正在深刻地改变和影响着人们的正常生产生活和工作学习方式，与传统社会各种形态结合形成的互联网+已经成为一种新业态。互联网+背景之下，为高校毕业生档案管理工作提出了全新要求，并且带来了全新的工具。高校毕业生档案管理工作开展过程中，通过融入信息化技术，是推动毕业生档案管理工作网络化智能化的需求。借助互联网技术能够大大提升毕业生档案管理工作效率和工作质量。本文结合实际工作经验，在对互联网+概念深入探讨的基础上，分析了高校毕业生档案管理工作的问题，并论述了互联网+背景下高校毕业生档案现代化管理的工作策略。

关键词：互联网+;高校毕业生;档案管理;存在问题;管理策略

高校毕业生的档案当中往往包含了学生的学习信息、入学登记、毕业登记体检表、奖惩记录、党员或者团员材料、就业通知书以及各类社会实践材料等翔实的档案信息，准确地展示了学生在高校期间的学习成绩、身心素质、心理素质、实践能力和综合表现。对于高校毕业生来说，档案既是一种记录，同时也是一种展现自我的机会，伴随其一生，不可或缺。当前高校毕业生档案管理工作还存在着一定问题，与互联网+时代背景互相融合，档案管理一直沿用传统的人工管理方式，信息化技術应用程度相对较低，这对提高毕业生档案管理的效率、信息的传输效率产生一定影响。所以就需要我们不断加强信息技术与高校毕业生档案管理的针对性结合，利用互联网+平台，全面翔实地记录毕业生的各项学习经历，准确地反映其综合能力。支持学校人才培养和教学方案的有效改进，同时为企业人才选拔提供更多翔实地信息。

一、目前高校毕业生档案管理工作面临的几点问题

1.档案管理技术和制度建设比较落后

当前计算机技术、互联网技术尽管在高校的教学管理领域得到了很好的普及，但是对照互联网+的相关要求，不管是在技术方面还是在制度建设方面，都存在着一定滞后性。在很多高校的毕业生档案管理体系当中，管理工作仍然以传统的技术手段和管理模式为主，信息采集技术比较原始，信息和数据的收集以及录入过程还主要依靠手动操作方式。很多毕业学生的档案信息主要记录在Excel等非结构化的数据表格当中，造成了很多档案当中的核心信息内容时效性相对较差，更新速度较为缓慢，很多内容存在着错误或者信息不对称，信息更新不到位的现象。例如，在对毕业生的学习成绩、考试数据、学习等相关信息进行收录过程中，传统的档案管理方法主要采用一级一级间的工作对接，这会大大增加工作时间，工作效率低下，很多及时性的信息得不到有效记录，往往被耽误，成为无效信息。另外在传统的档案管理模式之下，各项信息沟通交流不顺畅不对称，很多信息得不到有效传播，单纯地采用电话、文件、邮件、告示等几种方式进行收集，对于一些学术信息考核反馈结果无法全面掌握，也不能进行有效沟通。另外高校毕业生档案管理工作并没有形成完善合理的管理制度，不管是在信息采集、数据录入，还是数据审核等方面，对相关工作人员的约束作用相对较小，并没有形成完善的监督机制，经常会因为信息录入不到位，造成毕业生的信息失真。

2.档案管理人员的专业素质有待进一步提升

高校毕业生档案管理水平和管理质量与管理工作人员的专业素质密切相关，其管理水平的高低、信息化能力的好坏决定着毕业生档案管理的水平。当前高校毕业生档案管理工作开展过程中，所面临的问题主要包括了所配置的档案管理人员的学历层次相对较高，但是信息化素养一般，有些工作人员根本不是档案管理专业出身，对信息化技术档案管理的专业知识认知不到位。另外新招录的档案管理人员数量相对较少。出现这种情况，主要是因为高校只注重教学管理，对档案管理重视程度不高，专业人才建设不到位，整个工作队伍的信息素养不高，造成了档案管理工作队伍专业素质低下，无法更好地应对互联网+背景下对高校毕业生档案管理工作提出的新要求。

3.档案管理质量低下

由于现代化信息技术的应用不到位，以及档案管理人员的工作能力相对较差，专业素质不到位，管理制度建设不到位，造成了高校毕业生档案管理工作存在着一定的质量隐患，当前所面临的主要问题是档案资料鉴定的不确定性。例如不少高校毕业生档案管理技术相对较为落后，造成信息更新速度较为缓慢，比较滞后，不能够鉴定某一个时间点的具体信息，在信息鉴定过程中，往往需要花费更多时间。甚至在很多高校毕业生的档案当中，用于管理人员的专业素质相对较差，档案信息资料收集不规范，各项有价值的信息无法得到有效归档处理，造成很多错误信息没有及时补救更新，一些档案管理人员还会对某些档案信息的真实性选择性忽略，弄虚作假。

二、互联网+背景下高校毕业生档案现代化管理对策

1.明确高校毕业生档案管理的优化方向

高校毕业生毕业之后，档案会随着个人转到用人单位，档案当中的很多内容，如对学生毕业之后的考核职称评定、人才选拔晋升等有着十分重要的影响。通过完善的档案可以更好地获取毕业生在学习期间的具体成绩奖罚情况，同时也能够记录毕业生在工作之后的相关信息。从这个方面来看，高校毕业生和用人单位对档案有着长期保存的共性需求。基于互联网+思维模式人才中心应该加强与高校的有效联系，指导高校充分利用互联网技术和计算机技术，将档案资料以数字化的形式更好地保存下来，借助互联网实现信息资源的互联高效共享，构建完善的档案管理数据库，改变过去以纸质档案管理为主的方式。同时还应该积极鼓励相关工作单位，积极应用数字化的档案管理系统，保障档案信息的储存传播更加高效，能够实现网络化，为用人单位提供各种便捷的信息查询服务，避免信息查询过程中的时间耽误这种保证精确快速的档案服务。

2.强化高校毕业生档案记录的专业技能和职业道德

在新时代背景之下，高校人才培养目标应该从德、智、体、美、劳全面发展等几个方面入手，保障培养出来的高校毕业生专业素质过硬，具有良好的德行和品质，真正成为社会主义建设者和接班人。在人才培养过程中，除了要加强智力和能力培养之外，也需要更加关注思想道德教育。所以在高等教育开展过程中，当地的人才中心应该加强与高等院校的有效联合，指导高等院校按照立德树人的实际要求，毕业生档案管理记录内容也需要进行有效优化，除了原先的高考记录信息、大学课程成绩、社会实践、企业实习毕业生登记表以及党团组织相关信息之外，还需要增加新的内容，比如毕业生的技能竞赛获奖信息、顶岗实习企业评价、创新创业记录、政治素质和道德评价。通过将这些内容以电子化形式向用人单位呈现，能够更好地展现该名毕业生的综合素质和专业实践能力。所以就要求高校的主管部门加强对本校档案管理部门的有效改革，应该体现出实践导向的相关特点，要将学生在实现过程中的德行、参与技能竞赛的情况、发明专利科技制作以及具体的获奖情况都纳入重点收集范畴当中，进行专门的记载和保存实时更新记录。

3.指导高等院校尽快实现档案系统的智能化和数据化

未来高校毕业生档案管理工作开展过程中，应该基于互联网+思维模式，必须以信息化发展为背景，要求高校能够结合自身实际情况引入数据挖掘技术，大数据技术、智能识别技术，构建专门化的高校毕业生档案管理信息系统，保证整个档案管理工作的系统性和精密性。同人才中心还需要指导院校将高校毕业生的档案管理工作纳入智慧校园建设的总体发展规划当中，并划拨出专项资金，加快开发和建设高校毕业生的档案信息系统。在信息系统构建过程中，应该从深层次的数据分析和大数据库的建设等几个方面入手，对档案信息进行针对性的分类和有效的数据挖掘。一方面应该加快构建以大数据为主要需求内容的数据资源框架，选择图片、音频等数据载体，构建以人为本的用户管理体系，针对不同毕业生的差异建立具有差异化的权限列表。另一方面在数据挖掘过程中，要保证相关数据的安全性、隐私性、真实性，根据隐私的等级给予不同级别的安全保护，并针对不同用户的需求来设置相应的使用权限、使用密码等相关验证信息，为毕业生和就业单位提供更加准确快捷的检索途径。最后一方面应该加快构建共享性的档案管理系统。高校毕业生档案管理系统建设过程中应该保留专业的数据接口，为后续整个系统的高效共享奠定坚实基础，降低运行成本。

4.加快构建专业化的档案管理工作队伍

随着高校毕业生档案管理工作越来越规范化和细致化，很多高校毕业生的档案往往需要从各个院系再转移到学校的档案管理室，整个信息的接收保存和查询过程中都可能会让现有毕业生的档案管理工作发生质变化，所以除了保证整个档案管理系统硬件基础设施建设完善之外，还要求院校能够集合人才中心的时机需求加快构建专业化的高校毕业生档案管理工作队伍。对于综合性高校，应该要求其在二级院校当中构建专门的档案管理机构，同时还应该配备专业化的档案管理人员和系统维护人员，并构建完善的管理机制、奖惩机制和专项预算机制，规范档案管理人员的工作行为，要对授权范围作出明确，落实各项责任，将个人责任落实到档案管理人员身上，加强对整个档案管理队伍的针对性培训。另外档案管理人员还需要做好本职工作，确保档案管理软件系统始终处于正常运行和安全运行的状态，及时做好毕业生信息的更新工作，实现对毕业生各项信息的动态化管理。

同时在数据挖掘和数据处理过程中，还应该进一步寻找不同档案数据之间所存在的逻辑关系，要从更多结构性数据，非结构数据和半结构数据当中挖掘出更有价值的信息，从多样化角度评价高校毕业生的综合能力，更高地满足人才中心和用人单位对档案信息的需求。

5.建立档案管理宣传激励机制

针对当前很多高校毕业生，对档案管理意识淡薄，认知不足，毕业生对档案管理的具体内容作用了解不够、认识不足的情况，人才中心应该参与到高校档案管理部门的各项工作中，应该通过各种渠道加强宣传和教育，形成完善的工作机制。在对高校毕业生进行职业规划或者就业培训过程中，应该重点加强毕业档案重要性的宣传教育，形成良好的工作机制。高校学生在入学时就需要开展档案普及教育，同时在对学生就业指导过程中，应该对档案的内容进行深度解读，并借助校报、校园广播、公共选修课程、学校宣传板等多种方式，能够让学生了解档案的具体内容、工作的重要性，让学生能够充分了解档案的具体工作内容、政策法规，以及对一个人成才发展的重要性。最为重要的是应该加强对相关教育工作人员的专业技能培训和有效激励。高校的辅导员作为学生档案收集审核的第1把手，要加强对辅导人员的档案知识的有效普及，并进行系统化培训，要将档案管理工作纳入班主任辅导员年度工作任务考核目标当中，设立相应的表彰项目，通过有效激励提升档案管理工作人员的积极性，确保档案数据的真实。

6.优化高校毕业生档案管理操作流程

在很多高校档案管理工作队伍当中通常是由专职的党员管理人员和在校的勤工俭学学生构成，专职的学生档案管理工作人员数量相对较少。在实际的毕业生档案管理工作开展过程中，由于每一名工作人员都有自身的工作习惯和工作方式，学生兼职档案管理人员相应的工作能力得不到有效的保障，工作效率低下，造成了档案管理当中缺乏专业性和统一性，这不仅会让高校毕业生的档案管理工作变得十分混乱，影响到工作效率，也经常会造成各种有价值的档案信息资源丢失损坏，引起材料和时间方面的浪费。所以在互联网+背景之下，就需要加快构建完善且合理与当代科学技术发展相适应的档案管理流程，实施统一化的档案管理标准。高校毕业生的档案管理工作往往包括了材料收集整理，登记移交，要结合学校的实际情况，制定符合本高校毕业生档案管理的各项工作细则。考虑到很多高校毕业生在整个学习期间会参与到大量的社会实践活动，特别是在实践教学环节，学生往往会进行顶岗实习，因此人才中心建议院校将学生的社会实践环节应该纳入档案管理流程当中，对档案管理工作所涉及的这些环节都应该进行有效的规范，包括高校毕业生档案资料的收集、归档时间、归档方式、归档范围、工作内容、工作质量和工作数量，确保档案信息的真实性完整性，全面展示该名学生的实际情况。档案管理所涉及的各项工作内容，应该结合人才中心对档案内容实际需求和高校的具体人才培养方案，将档案的工作范围进行适当的拓展，将思想政治教育、心理档案、技能竞赛档案、诚信档案、个人发展材料通通纳入高校毕业生档案管理工作范畴当中，实现统一收集统一管理，录入到学生的档案管理系统，切实提高档案管理的连贯性和真实性，同时也能够进一步反映该名学生在大学期间的实际学习情况。

三、结语

综上所述，高校毕业生的档案管理工作能够为衡量学生的综合素质以及企事业单位的人才选拔提供良好的信息依据。在当前互联网技术深入发展应用大背景下，將互联网信息技术引入高校毕业生档案管理系统，是提升档案管理质量、管理效率的重要手段。鉴于当前高校毕业生档案管理工作所存在的诸多问题，需要发挥当地人才中心的职能作用，辅助和引导高校毕业生档案信息化建设的具体方向，进一步优化档案管理的具体内容、工作手段、工作方法、构建完善的管理机制，保障各个部门能够协同配合，多措并举，切实提高高校毕业生档案管理质量和管理效率。

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（作者单位：陕西省黄陵县人才中心）