国企档案管理中现代化管理手段和服务方式

高建会

（凉山州雷波重点国有林保护局，四川 西昌 615000）

0 引言

档案作为持续推进企事业单位各项工作良好有序开展的重要依据，可对企事业单位的经营发展质量乃至国家各项事业的健康发展产生显著的促进性影响。目前，“十四五”规划时期，我国对于档案事业的建设问题给予了高度关注。从大环境方向来看，我国档案管理工作已经全面步入战略发展的关键时期，面临的机遇挑战较多。其中，国企作为持续推进档案管理工作进程的主力军，理应肩负起自身的发展责任，做好档案管理工作[1]。与此同时，国企应该主动立足于档案管理工作发展趋势，对新时期档案管理工作创新内容及发展要点进行统筹规划与合理部署，切实推动档案工作高质量、可持续发展。

1 国企档案管理工作原则

档案对于一个企业来说意义、作用重大，它不仅记录了企业的日常经营活动，更保存了大量对国家有价值的信息资源。企业档案涉及的内容广泛，包括企业经营方案、经营过程中的相关数据、涉及物资的补给情况、员工工资发放、财务、员工教育培训以及党政工团工作的信息等。国企档案管理工作应该坚持围绕党中央及国务院政策思想，联系档案工作实际持续深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，对党的十九大会议精神进行领悟实践，促进档案管理工作效能提升[2]。与此同时，国企档案管理工作应该坚持站立在新发展格局角度，协调推进国企档案管理工作有序开展。图1 为档案管理基本流程。

图1 档案管理基本流程

国企档案管理工作应该始终按照原则规范要求准确无误地将各项工作内容落实到位，一般来说，国企档案管理工作在工作原则理念的体现上，主要可以从以下两个方面进行研究。

（1）国企档案管理工作应该始终坚持党的领导地位不动摇，准确把握档案工作政治属性以及发展趋势。在实际管理过程中，国企领导人员应该始终将档案管理工作放在企业经营管理工作的重要位置，并逐步引导相关工作人员加强对档案管理工作的贯彻落实，促使国企档案管理工作始终处于安全稳定的状态当中。与此同时，国企档案管理工作应该贯彻落实以人为本的理念思想。其中，档案管理人员应该始终体现出档案工作为人民的工作思想，通过积极构建以人为本的档案管理体系以及资源保障体系，从根本上提高人民群众满意度。

（2）国企档案管理工作应该始终坚持将依法治党原则作为核心理念。在实施档案管理工作期间，档案管理人员应本着“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责及历史使命，应该始终在正确方向上积极引导档案工作深入可持续开展[3]。在此过程中，管理人员应该结合现阶段档案管理工作存在的问题，提高法治化与规范化管理水平，促进档案管理工作效能持续提升。与此同时，国企档案管理工作应该立足于改革创新角度，对新时期档案管理工作的发展趋势进行动态把握，并主动与新科技进行深度融合，促使档案管理工作可以实现横纵发展目标。需要注意的是，国企档案管理工作应该始终以安全为底线，利用新科技手段以及管理方式，全面增强档案风险防控能力，避免出现档案数据丢失或被盗窃等问题。

2 国企档案服务工作定位

2.1 把握企业档案服务工作政治定位， 保持档案服务工作正确方向

政治性是档案工作的重要特性。在企业档案管理工作中，档案工作的政治性应摆在首位，“党政军民学，东西南北中，党是领导一切的”，档案工作应肩负起“为党管档，为国守史，为民服务”的神圣职责和历史使命。同时，机要性也是档案工作的属性，企业档案本身包含国家秘密、商业秘密、知识产权、内部敏感信息等，关系到国家利益、企业利益，因此档案利用服务工作应从大局出发，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持以服务、保障为宗旨，坚决执行党关于档案工作的方针政策法规，坚持以国家利益为最高利益，实现档案工作社会效益与经济效益的统一[4]，确保党和国家秘密的安全，在政治上始终与党中央保持高度一致，确保档案工作的服务职能始终坚持正确的政治方向。

2.2 把握企业档案服务工作融入各业务系统，服务中心工作定位

企业各项活动、各个环节均产生档案，档案的质量和档案工作的水平体现一个企业经营管理工作的水平和质量。企业档案作为企业信息中最主要、最基本的资源，其重要性、权威性高于其他信息资源。档案工作要适应时代的变化，改变传统管理模式，将档案业务向前端、后端延伸，实现档案管理工作的前置，将档案工作融入企业各项业务系统中，在文件材料形成之前即提出档案管理的要求，在文件材料现行流转阶段加强监督和阶段性检查，在预立卷阶段做好文件材料归档业务指导，在归档后加强档案信息资源的开发和利用，紧紧围绕企业中心工作，开展文档一体化生命周期管理，将档案工作定位为连接企业科研、生产工作的纽带，把企业的科研、生产和管理工作串联起来，形成有机的、不可分割的整体，及时、准确地传递档案信息，并加强前端管理、过程管控，不断提高档案工作质量，为企业科研生产、经营管理提供优质、规范、高效的档案服务。

2.3 优化企业档案服务工作， 把握为企业提高经济效益的服务定位

不可否认，档案管理工作在企业发展中的作用越来越突出。在企业中，安全、质量、环保、审计等各项检查工作均离不开档案的支撑，企业档案管理工作的质量和水平是企业规范管理、合规经营的集中体现。可以说企业档案管理工作对于企业经济效益的影响是长远和隐性的，科学、规范的档案管理，高效、优质的档案利用服务可以提升企业经济效益和管理水平。另外，档案只有通过开发利用、发挥档案的利用价值才能产生效益，因此要把档案服务工作作为重中之重，着力加强档案信息资源的开发，采用多种方式提高档案的利用效率，切实发挥档案服务的功能，最大限度发挥档案的经济效益和社会效益。

3 现代化管理手段及服务方式在国企档案管理中的应用价值及意义

在当前国企档案管理工作的开展中，通过档案管理人员对现代化管理手段及服务方式的研究，所谓现代化档案管理手段具体指的就是基于信息技术的档案管理手段，通过这一管理手段的应用，可以使档案管理工作的开展中进一步提升其时效性及精准性[5]，并且可以降低档案管理工作开展中的复杂程度，有利于档案管理工作的开展。就目前现代化档案管理手段及服务方式的实际应用而言，其重要性及价值主要体现在以下几个方面。

首先，国企档案管理中现代化档案管理手段及服务方式的应用，可以有效降低档案管理工作人员的劳动强度，以此为基础可以进一步提高档案管理工作效率。其次，现代化档案管理手段及服务方式的有效应用可以更有效地保证文件的安全性，避免一些比较重要的文件出现丢失情况。再次，现代化档案管理手段及服务方式的应用，可以在档案文件的查找方面进一步提升其准确性及便捷性，通过信息技术的有效应用，可以对各种类型的档案进行快速搜索，为人们提供更好的档案服务。最后，现代化档案管理手段及服务方式的应用，可以有效提升档案信息的保密性，使档案信息可以在专用局域网中进行存储，且可以实行备份处理，同时可以进行加密程序的设置，只有具备一定的权限才能够进行访问，在此基础上也就可以有效提升档案保密性，满足档案管理的安全性要求。所以，在目前的国企档案管理中，现代化档案管理手段及服务方式的应用有十分重要的价值及意义，可以促使国企的档案管理取得更满意的效果。

4 国企档案管理中现代化档案管理手段及服务方式应用策略

4.1 提高工作人员对档案管理工作重视程度

为达到国企长足发展的目标，档案管理人员应改变传统思想，对档案信息资源进行企业共享。改变以往只重视收集和整理、让大部分档案信息只能存放在档案室内的情况，争取发挥档案信息的真实作用。只有先提高企业对档案管理工作的重视程度，才可以有效促进档案管理工作的改善和优化[6]。在提高档案管理工作人员对档案管理工作的重视程度时，需要先提高企业领导对档案管理工作的重视，通过改变领导对档案管理工作的传统观念和认识，将会直接影响到档案管理员工对自身工作的重视，有助于防范一些低级错误的出现，避免造成不必要的损失。

档案管理部门的领导需要认真制定管理员工的工作规范，促使员工能够遵守规则，增强责任心。此外，企业还需要对相关员工进行岗位培训，通过定期的工作技能培训和综合能力考试，使档案管理人员无论是在综合素质上还是工作技能上都有较大的改善，满足企业的发展需要，促进企业健康稳定的发展。

4.2 构建现代化档案管理制度体系

在国企档案管理工作的开展中，健全合理的管理制度是档案管理具体工作得以开展的基础，也是国企档案管理质量实现有效提升的关键与保障[7]，在具备完善合理的档案管理制度体系的基础上，才能够使现代化档案管理手段及服务方式在实际档案管理中得以有效落实，使其作用充分发挥出来。因此，作为国企档案管理工作人员，在实际开展档案管理工作过程中，应当提高档案管理体系建设重视，并且要积极进行档案管理制度体系建设。

（1）需要对一体化管理制度进行有效落实，促使现代化文秘制度和档案管理工作实行有效结合，可以提升档案管理工作的精准性，保证档案管理工作的开展更具有秩序性，也更具有科学性及合理性。同时，作为档案管理工作人员，在档案管理的时间段内，对于不同档案保存及上缴都需要实行记录。

（2）制定连带责任追究制度，并且需要有效落实，对国企档案管理改革工作的开展需要进一步细化，将具体任务分配到每个工作人员，在出现问题之后，需要进行问责，追究相关负责人的具体责任。

（3）积极落实监督管理制度。在当前的国企管理体系中，档案管理已经成为重要内容及组成部分，其中涉及的管理环节比较多，并且也比较关键，如档案分类存储、档案归类以及档案保密处理等有关内容，对于其中的每个环节都必须实行有效监督审查，对其中的安全隐患实行有效排查，并且将这些问题及时解决，在此基础上使档案管理的有效性及精准性得到保障，也就可以使档案管理取得满意效果。

（4）有效落实档案的安全防护管理。就目前国企档案管理实际情况来看，现代化管理手段及服务方式的应用虽然具有比较明显的优势，但也存在一定不足之处。例如，在对信息化管理技术进行应用过程中，可能会产生网络安全风险。所以，需要注意加强安全管理，进一步升级网络信息系统，提高其安全性，从而使现代化档案管理手段及服务方式的应用具有理想的网络安全基础与保障。

4.3 加强档案管理信息化管理技术应用

在新时代我国信息技术不断快速发展的背景下，基于信息技术的档案管理在目前国企档案管理中也逐渐得到普及，并且在实际应用中得到满意的效果。对于信息化档案管理系统而言，其中所涉及的相关技术应用比较多，如实际建设过程中会涉及信息挖掘技术、数据存储技术及数据安全管理技术等多种现代化技术的应用，在这些在信息化档案管理系统建设中都是必要的基础支持技术。基于此，作为国企档案管理人员，需要加强信息化档案管理技术及系统的开发，具体可以从以下几个方面展开介绍。

首先，需要对完善合理的信息交流机制进行合理构建，在利用信息技术的基础上进行信息化交流平台的建设，并且将相关的访问权限赋予管理人员，从而使管理人员在对档案信息进行访问时，可以依据自身全面对能够查阅的各种档案进行收集，以快速获取档案信息。其次，在现代化的档案管理系统中，需要对安全管理系统进行合理应用，对各种类型的档案信息加强安全管理[8]，以此为基础对各种不同的电子档案实行备份处理，以防止数据流失情况的发生。同时，对于备份信息需要在独立的局域网系统中进行存储，以防止非法入侵，使档案信息的安全性得到保障，增强档案管理效果。此外，档案部门应对档案信息及数据库进行权限设置，避免档案信息泄露流失，对于国企来说，机密信息一旦泄露，就会造成不可挽回的损失，因此相关人员必须全身心地投入到工作当中，充分重视档案信息安全问题，对于一些有需求的企业，可以通过申请来获取观看权限，如此既能很好地与其他部门共享信息资源，又可以保护档案的隐秘性。最后，应对硬件措施进行及时检修、更新，可以有效防止因机器损坏造成数据瘫痪。

4.4 加强国企档案管理队伍建设

对于国企档案管理中现代化管理手段及服务方式的应用，具体的工作实施需要档案管理工作人员执行，因而档案管理工作人员的能力及素质对现代化管理手段及服务方式的应用有直接影响，需要档案管理人员具备理想的素质及能力，因而需要进一步加强档案管理队伍建设[9]。作为国企档案管理部门，应当对档案管理人员加强教育培训，档案管理工作人员的水平高低在一定程度上影响国企的发展，因此提高档案管理人员的专业素养十分必要。应定期对档案管理人员进行专业考核，并对其进行专业知识普及培训、日常管理培训及时更新思想，使其跟上时代的发展，完善专业知识，增强专业技能，同时端正档案管理人员的态度，加强职业素养，使其热爱自己的职业，提高所有工作人员对档案工作的重视。应明确个人工作内容范围，责任划分清晰，培养其责任心和使命感。还应要求相关档案部门领导定期学习新的专业知识，做到与时俱进。而且在企业日常会议时，可以每次派出一位档案管理人员作为代表，参与企业会议，提出档案管理工作的需求与意见，并成立专门的研究小组，方便企业与档案部门的交流，这对档案工作的有序发展非常有利。另外，应制定奖罚分明的规章制度，激发调动档案工作者的工作积极性和创造性，进而提高档案管理效率，为企业发展进步奠定基础，达到促进国企健康发展的目标。

5 结语

综上所述，新时期国企档案管理工作对企业的发展来说愈发重要，企业要想在激烈的市场竞争中保持良好的竞争力，就需要重视企业档案管理的优化。在国企档案管理工作的实际开展中，为能够提升档案管理质量及水平，需要应用更加科学合理的管理方式及手段。因此，作为档案管理人员，需要对现代化档案管理手段及服务方式的应用加强重视，并且从多方面入手，以有效策略实现现代化档案管理手段及服务方式应用，确保档案管理工作取得理想成果。