教体局单位人事档案管理策略研究与思考

甘金萍

摘要：现代化人事档案管理机制和管理运行策略离不开信息技术支持，人事档案需要进行理念创新，发挥面向内部管理的服务升级作用，为单位管理决策提供数据帮助。教体局作为分管教育体育的政府部门，在档案管理方面面临信息混乱、管理机制落后等问题。在后续的管理升级中，教体局需要不断进行管理理念更新，通过引入信息管理技术，实现管理优化，提升管理效率和管理质量。

关键词：教体局;政府部门;档案管理;人力资源

人事档案管理在现代档案管理当中已经脱离了传统单纯信息记录的管理方式，开始进入到重要的数据资源管理领域当中。传统档案管理机制除了需要对档案管理模式等进行不断革新，还需要进一步进行档案管理理念的创新，认识到档案管理的创新思路和其在现代化单位内部管理的重要支持价值，才能够真正使人事档案管理实现全面更新，更好地为单位高效管理提供服务。

一、教体局人事档案管理的基本情况

教育体育局（以下简称“教体局”）使各地教育、体育工作的主管政府工作部门，在内部档案管理当中涉及到的档案环节众多。由于分管类型较为特殊，档案管理主要包含内部档案和外部档案两个工作系统，其中外部档案主要是指分管学校教育系统的信息档案，内部档案则是指内部人事档案等。受限于传统管理模式影响，纸质、人工档案管理模式管理混乱复杂，导致管理效率不高，管理过程问题严峻。结合档案管理实际情况，目前主要存在的人事档案管理主要面临几个问题。

（一）传统纸质档案存在材料不全问题

目前教体局在人事档案管理方面仍然沿用纸质档案管理方式，部分档案在存储过程中由于调取、调阅不规范，导致容易出现档案资料遗失，最终在进行人力资源统计中，常常出现资料不全的问题。

（二）档案信息搜集整理不够及时

纸质档案管理模式中，档案信息无法第一时间进行更新，对于调岗、离职或者新入职职员，档案管理无法第一时间完成档案数据的搜集和实时更新，档案管理存在较强的滞后性问题，最终影响人事档案管理的整体效率。

（三）档案管理部门缺乏现代化档案管理意识

档案管理的 工作是一项内容繁琐、细节众多、标准化要求较高的工作，工作目标不仅仅是完成数据资料的档案统计，更重要的是对于档案信息的整理和优化，能够及时进行档案更新，能够对档案调用和档案流动进行有效管理，保证档案使用中各个细节能够在管理掌控之中。但就目前教体局内部的档案管理工作情况来看，大部分档案管理人员存在人浮于事现象，缺少对于档案管理工作的正确认知，为形成管理价值观，很难投入管理热情。人事档案管理项目则较为被动，管理人员很难主动积极参与到档案的搜集和管理当中，导致档案管理较为混乱。档案管理意识的缺失也是造成其他档案管理环节问题的根本问题。

二、教体局需进行人事档案管理的重新认识

（一）人事档案管理需要有信息化支撑

人事档案是重要的管理决策型档案，对于单位内部来说，人事档案能够为后续内部管理决策提供数据支持，新时代档案管理需要注重质效同步，利用积极的技术创新来推进管理机制创新。教体局单位内部的档案管理混乱，需要引入信息化技术手段来进行档案管理机制的建设和创新，通过信息技术来为人事档案管理提供高效率的基础性支持，使人事档案管理能够实现面向整体人力资源的统筹规划，合理安排。

（二）充分发掘人事档案管理的决策价值

人事档案管理不是冷冰冰的孤立数据，而是能够参与到管理决策当中的信息支持，教体局政府单位在内部管理方面应当充分学习借鉴现代化企业管理经验，认识到人力资源在岗位运行和内部战略实现方面 重要价值，进而将人事档案管理与内部战略决策进行相互整合，例如从人事档案管理角度出发，开展内部职员的绩效考评，结合教体局的服务工作成绩和战略目标，来实现人员管理的优化，降低不合理问题出现的频率，更好地实现管理机制的创新。

（三）持续优化内部配置

教体局在管理改革当中应当以内部结构优化为前提，利用人事档案管理的创新方式，来实现配置层面的优化、一方面，教体局人事档案主要对当前人力资源情况进行全面记录，通过人事档案能够对当前职工工作情况和未来的岗位职能配置等进行管控，体现人力资源配置的科学性和前瞻性;另一方面，依托不同的人才特点，制定相应的发展策略，帮助人才实现自我价值提升，引导人才能够更好地投入到岗位工作当中，实现人力资源的岗位能力优化。

三、教体局人事档案管理优化可采取策略

（一）进行数字化档案管理技术应用

数字化档案管理作为现代信息技术的重要成果，教体局需要将其应用到认识档案管理当中，为档案管理优化提供服务。首先，教体局需要进一步完善归档服务，利用信息技术开展程序层面的细节优化，档案管理人员需要结合教体局的实际工作情况，利用数据库平台，进行档案的搜集和不断更新。其次，要建立起档案汇报制度，档案管理人员在开展数字化档案管理当中，需要利用内部通信平台进行实时的信息回报和反馈，通过与相关负责人进行沟通，提升负责人对于档案管理工作的重视程度，引导单位内部形成良好的人事档案管理氛围。

（二）开展依托人事档案管理的内部信息建设

数字化人事档案管理系统建设需要与之配套的内部信息化管理系统，针对类别系统来实现技术优势推进。教体局在内部管理方面可以学习借鉴现代企业管理当中所采用的内部控制机制，通过加强部门之间的联系，利用共享数据平台的方式，打破部门之间的信息壁垒。教体局在进行建设中，也可以根据人事档案和所涉及到的部门信息需要，搭建内部信息系统，利用规范化的数据平台，来实现及时的内部管理信息数据沟通。相关部门能够依托平台数据第一时间完成数据上传，并利用后台管理机制，针对性开展档案管理信息的数据比较。教体局在后续的管理当中可以搭建信息化服务阅览室，针对各个部门的档案数据信息阅览需求，为其提供信息调用和信息更新上传服务，使人事档案的信息化管理更具流通性，也更为便利。

结束语

人力资源管理在教体局的档案管理当中举足轻重，人事档案在管理当中应当以人力资源管理和内部管理決策为导向，进行管理模式创新，为教体局在管理决策方面提供优化策略，奠定教体局政府服务职能不断升级的基础。

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