农网工程档案收集整理过程中存在的问题及对策

侯志光 季亚飞/国网诸暨市供电公司

自实施农村配电网升级改造工程以来，农村地区电网设施不断优化，供电能力不断增强，停电时间显著降低。截至2020年底，全国农网供电可靠率达到99.843%，实现了从“有电用”到“用好电”的转变，为实现乡村振兴战略提供了坚实的保障。农网工程档案是农网升级改造工程的重要印记，见证了农村用电水平逐步提高的过程，也为后续运维利用提供了依据。农网工程档案包括工程项目依据性文件材料、管理性文件材料、招投标材料、工程勘察前期材料等数十项文件，具有极强的专业性，且数量繁多，大到变压器、配电房，小到电线杆、绝缘瓷瓶等，都需要完整的采购材料、参数清单等。因此，需要构建科学的管理机制，制定统一的标准规范，确保资料收集完整齐全，整理规范有序。

1 农网工程档案的特点

1.1 档案收集周期长

农网工程项目由上级单位按批次逐年下达计划，单个项目建设规模不大，但是涉及内容较多，时间跨度大，管理链条长，一个农网工程从项目立项、可研、设计、建设到竣工验收往往要花费几个月时间。有些涉及政策处理项目，甚至会持续一两年，而档案收集工作必须从立项阶段就要开始，覆盖工程管理全过程，漫长的收集周期极易造成资料丢失、损毁等情况发生。比如诸暨市草塔镇上下文村高压线路改造工程，因在征地政策方面存在纠纷，导致项目长期搁置，最终从立项到竣工花费2年多时间，一些前期的勘察材料因保管不当已经丢失。

1.2 档案涉及单位多

农网工程档案的收集整理不仅需要建设单位或施工单位的全程参与，还需要设计单位、监理单位等共同完成，有些情况下，施工单位或设计单位均不止一家，相互之间的配合尤为重要，缺少任何一方的资料都会影响档案的完整性。在很多情况下，农网工程的实施还涉及属地镇街，比如一些项目占用农田、电线通道树障清理等需要政策处理的项目，需要镇街提供政策处理的相关资料，比如青苗赔偿协议、占地补偿协议等等，在收集农网工程档案材料时往往会遗漏为部分信息。

1.3 档案专业性强

农网工程项目中包含工程项目依据性材料、项目管理性文件材料、工程勘察前期材料、工程开工材料、过程材料、竣工材料、设备材料、财务审计材料、总结评价材料、工程声像及电子文件等[1]，大多数都是技术方面资料，具有很强的专业性，工程技术人员缺乏档案收集意识，档案管理人员缺乏专业知识，如何配合做好农网工程档案的收集工作，是档案管理部门和农网工程主管部门首要考虑的问题。

2 农网工程档案收集过程中存在的主要问题

2.1 材料归档不及时

按照规定，各单位在完成各自职责范围内工作后，要在1个月之内将形成的文件材料整编后向档案管理部门移交，工程项目档案应该在竣工验收后3个月内向档案管理部门移交，并执行严格规范的交接手续。但由于农网工程参建人员、单位众多，且流动性强，工程周期较长，多数情况下，档案收集工作不能与工程项目同时开展，各参建单位、部门往往要档案管理人员多次催促才能陆续把资料归档，甚至出现工程竣工一年多时间才移交相关档案资料的情况。

2.2 材料归档不完整

在档案整理过程中，我们发现，很多应该要归档的重要档案资料缺失。比如各种原材料及构件出厂证明、质保书、出厂实验报告等，由于没有专人负责收集，很多被遗弃在施工现场，等档案人员提醒去收集时，已经无法找到完整的材料或被严重损毁；水泥、钢材等原材料的使用部位没有编制跟踪台账，导致在后续审计、利用时不能提供使用场合，位置等；“青苗赔偿”相关材料收集较少，与地方政府或村、镇产生的协议、手续、当事人身份信息及赔偿金额的签字材料缺失。比如2007年诸暨店口镇10千伏牛皋线改造工程，因铁塔、电杆占用农田，国网诸暨市供电公司与店口镇政府签订了补偿协议，由镇政府负责将补偿款分发到各村各户，虽然与镇政府签订的协议有归档，但具体款项明细及镇政府与各村、村民之间的协议没有副本保存，到工程后期仍然有村民就青苗补偿问题进行信访，施工单位无法第一时间拿出相关证明材料，拖慢了整体的施工进度。

2.3 档案材料不规范

农网工程档案大多保存在当地县级供电企业，受人员配置影响，档案力量薄弱，从事档案管理工作的人员都是从业务或行政岗位人员中抽调。农网工程参建单位对材料收集方面不够重视，一些档案的形成不符合归档要求，比如，部分书写材料使用圆珠笔、铅笔，纸质签名材料存在代签现象，要求原件归档的文件用复印件代替，记录表格形式不统一，存在涂改现象等，给后续档案利用带来了不利影响。

2.4 信息化建设水平不高

新修订《档案法》明确，企事业单位应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全[2]，电子档案与传统档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。《国家电网有限公司档案管理办法》规定，生成环境、制发流程、生效签署、校验措施、安全防护、参数要素等符合国家规定的原生电子文件，并通过真实性、完整性、可用性、安全性检测的，可仅以电子形式归档，来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案与传统档案具有同等效力。从信息化建设方面看，农网工程档案管理工作还有很多要提升改进的空间[3]。农网工程始于1998年，全社会信息化水平不高，档案多采用实体形式，但在当前信息化已经成为主流的情况下，大多数县级供电企业档案管理方式还是以传统的纸质档案为主，已经不符合新时代信息化的要求。

3 对做好农网工程档案收集整理工作的策略方法

针对农网工程档案的特点和当前的管理现状，各供电企业需要做好谋划，高度重视农网工程项目档案收集、整理工作，将档案管理工作作为农村电网升级改造工程管理的重要组成部分，打造系统完备的档案收集整理机制，从服务电网发展与依法治企、留存珍贵记忆、传承企业优秀文化的高度，开展农网工程项目档案收集与整理工作。

3.1 完善农网工程项目档案管理体系

一是健全农网工程档案归档全流程管理机制。按照“谁主管、谁负责”“谁形成、谁负责”的工作要求，将农网工程档案的收集整理工作与农网工程的实施过程结合，让档案工作为工程管理服务。将国家档案局关于工程项目管理“四同时”要求认真落实到位，国网诸暨市供电公司要求在项目申请立项时，就开始项目文件的形成、积累和整理工作，建立健全项目档案管理组织机构，明确责任，统一要求按照项目文件形成的先后顺序和项目建设阶段性完成情况，进行项目文件材料收集、整理、归档，做到有序收集、有效管理、同步验收。

二是明确农网工程档案责任主体及考核制度。明确办公室作为全局工作的中心枢纽，负责制定本单位档案工作的相关制度标准，并负责落实；农网工程项目主管部门是工程的具体管理部门，要负责对农网工程项目档案材料的牵头管理和组织协调，并将农网工程项目档案管理作为工程管理的重要组成部分进行落实；各参建单位、监理单位、物资供应单位要按照分工，完成各自业务范围内产生的档案材料的收集整理工作。制定农网工程档案管理考核奖惩办法，对农网工程档案管理工作加强考核奖惩，倒逼各参建单位、部门重视档案工作。对移交不及时，归档不完整的部门，提出考核意见，将档案工作纳入农网工程各参建单位负责人业绩考核的重要内容，根据项目完成情况开展档案工作考核评价，做到一项目一考核，并加强考核评价结果的应用。

三是统一农网工程档案收集归档标准。国网诸暨市供电公司制定农网工程档案管理指导手册，实现统一的业务模式和归档标准，根据国家电网有限公司统一设计，做到组织模式、运作机制、业务标准的规范统一，确保农网工程项目档案工作高效有序。将农网工程改造项目分为35千伏及以上工程项目、10千伏及以下农网工程项目，分别参照《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》《20千伏及以下新增城镇和农村电网改造升级工程文件材料归档整理指南》要求，做好文件材料的收集整理、归档验收工作。采取“综合卷+单项卷”方式，建立农网工程项目档案“标准卷”模式，简化分类整理，最大限度提高工作效率。综合性文件包括依据性文件、管理性文件、招投标文件、财务审计文件、总体验收、评价、创优文件、监理文件、声像文件等，单项工程包括设计文件、施工文件、竣工验收文件、设备文件、工程照片文件等，并对每种文件的保管期限按要求进行明确，进行清单式管控，确保档案材料收集完整。

通过完善农网工程档案管理体系，国网诸暨市供电公司农网工程档案收集整理工作取得良好效果，2021年全年完成农网升级改造工程314个，形成档案1247卷，归档及时率达到100%，完整率达到99.4%。

3.2 提升农网工程档案信息化水平

信息化、数字化的时代已经到来，《国家电网有限公司档案工作“十四五”发展规划》提出，要深化档案信息化建设，推动档案工作数字化转型。农网工程档案信息化主要是将原来以实体保存的招投标文件、合同、会议纪要、审计意见、图纸等材料变成以电子文档等形式保存，节省存储空间，方便调阅。

国网诸暨市供电公司以构建新型电力系统为契机，推动档案工作数字化转型。一是实行农网工程档案收集电子化。农网改造工程自1998年开始，初始阶段不具备数字化条件，只能以实体档案形式保存，不仅不利于收集整理，在借阅和利用方面也带来极大的不便。在当前数字化的浪潮下，公司持续推进存量档案数字化，增量电子化，明确农网工程项目档案在移交时同步移交电子版。二是要做好电子档案安全工作。农网工程建设事关居民生活与农村经济发展，涉及国家机密和安全，数据信息必须要在国家制定的信息安全整体框架进行。档案信息化是农网工程档案发展和应用的方向，在保证数据安全的基础上实施。档案管理人员需要对工程档案材料进行定密，按照密级进行定向公开和共享，按照密级形成防护墙，确保农网工程档案信息安全。三是制定电子档案归档标准。结合《电子文件归档与电子档案管理规范》《国家电网公司电子文件管理办法》等制度要求，结合农网工程项目管理信息化实际，制定电子档案归档标准，并严格落实。

3.3 加强农网工程档案人才培养

农网工程档案管理人员在农网工程档案资料收集、整理、归档和使用方面起着关键作用，高标准档案管理需要高素质人才。农网工程档案管理人才培养要和全省其他行业档案管理人才培养机制接轨。

一是建立专兼职档案员队伍。国网诸暨市供电公司直接从农网工程项目主管部门抽选优秀人才，专门从事农网工程档案收集整理工作，在各个参建单位（部门）中选取对农网工程有一定了解，熟悉项目基本情况的人员作为兼职档案员，负责收集整理本部门在农网改造过程中产生的档案材料，并及时移交到农网工程项目主管部门档案员，统一汇总后，移交档案室存档。比如，国网诸暨市供电公司在2020年农网改造的过程中，通过划分网格，组建1+N档案管理员队伍，即1个农网改造项目配备1名专职档案员和N名兼职档案员，在实现农网工程档案管理全流程覆盖，确保档案材料档案完整、归档及时。

二是加强档案人员培训。电力企业档案管理人员流动性强，新进档案管理人员大多靠自己摸索，从而掌握档案管理方式方法，这个过程需要较长的时间，往往刚刚上手档案管理工作，就面临岗位调动的情况。国网诸暨市供电公司加强档案专业人员交流互动，建立“传、帮、带”工作模式，组织离退休人员参与宣传活动，结合自身工作经历，讲解、交流档案管理经验，传承优秀传统，激发档案人员工作热情。邀请市档案馆专家为专（兼）职档案员授课，学习新修订《档案法》和各种档案管理规章制度，提升业务能力水平。在各个部门选取专门人员作为档案管理后备人员，参与日常档案管理工作与培训，解决档案管理人员青黄不接的问题，确保档案管理工作能够顺利开展。同时，开展档案管理人员“下工地”“下基层”活动，让档案管理人员了解各种档案的形成过程，对档案有更直观的认识。2020年以来，公司累计邀请系统内外专家12人，组织开展档案专业培训17次，对42名专兼职档案管理人员进行系统培训，学习宣贯新修订《档案法》，将档案收集意识传递到每个基层员工。

三是要建立档案人员激励机制。很多业务部门将档案管理视为闲职，远离核心业务，造成优秀年轻人不愿从事档案工作。国网诸暨市供电公司建立健全项目档案管理激励约束机制，提高对档案工作的重视程度，完善档案人才评价机制，提高档案管理在公司管理中的地位，激发档案管理人才的创造力，落实档案管理人员的职称评审，让档案管理人员有岗位自豪感，荣誉感。目前，公司针对档案工作出台激励措施15条，充分激发档案岗位人员干事创业热情，有效提升了档案工作管理质效，为做好农网工程档案管理打下良好的基础。

4 结束语

党的二十大报告提出，要全面推进乡村振兴，统筹乡村基础设施和公共服务布局，建设宜居宜业和美乡村。农网改造升级工程是利国利民的民生工程，是农村地区重要的基础设施工程，对改善农村生产生活条件、促进农村地区经济发展具有十分重要的作用。做好农网工程档案管理，是提升农网工程管理水平的重要抓手，我们要以高度的使命感和责任感，将农网工程项目档案管理好、整理好，保障农网工程项目有序推进。